Zdalne monitorowanie terapeutyczne w ośrodkach „ Physitrack ” i „Raintree”

W skrócie

• RTM wymaga jednego zintegrowanego modelu operacyjnego. System „ Physitrack ” obsługuje rejestrację, aktywność, czas pracy personelu medycznego oraz dokumentację rozliczeniową, natomiast Raintree zapewnia obsługę logowania jednokrotnego (SSO), przypisywanie planów leczenia (HEP), uruchamianie usług telezdrowotnych oraz wprowadzanie danych do kart pacjentów.
• Kody CPT 98975, 98985, 98977, 98979, 98980 i 98981 zależą od udokumentowanego przygotowania, liczby dni monitorowania, czasu poświęconego na prowadzenie leczenia oraz interakcji z pacjentem w czasie rzeczywistym.
• Physitrack a firma Raintree pracuje nad stworzeniem interfejsu dostosowanego do potrzeb użytkowników, umożliwiającego rejestrację i monitorowanie statusu na podstawie kart pacjentów. Projekt obejmuje również oddzielne rejestrowanie czynności i czasu pracy personelu medycznego, dokumentację rozliczeniową opartą na kartach pacjentów, opłaty potwierdzone przez personel medyczny oraz raportowanie w ramach sieci.
• Grupy z sieci Enterprise Raintree mogą skontaktować się z nami pod adresem Physitrack, aby uzyskać pomoc w zdefiniowaniu modelu bez konieczności pobierania treści zastrzeżonych ani podejmowania formalnych zobowiązań.

RTM jako model operacyjny, a nie funkcja rozliczeniowa

Model RTM funkcjonuje jako model operacyjny, w ramach którego każde zgłoszenie można prześledzić na podstawie dokumentacji medycznej. Dane dotyczące aktywności pacjenta służą do obliczania liczby dni objętych monitorowaniem. Dokumentacja medyczna sporządzana przez lekarzy zawiera informacje dotyczące czasu poświęconego na opiekę oraz wymaganych interakcji, natomiast dokumentacja rozliczeniowa łączy te dane z proponowanym kodem CPT. Lekarze potrzebują również aktualnych danych dotyczących aktywności pacjenta, aby móc oceniać postępy i w razie potrzeby dostosowywać przebieg leczenia.

Rozproszone, niezależne rozwiązania osłabiają tę skuteczność. Pacjent może wykonać czynności kwalifikujące na jednej platformie, podczas gdy lekarz rejestruje czas poświęcony na ich weryfikację gdzie indziej. Jeśli pracownicy działu rozliczeń będą później odtwarzać kryteria kwalifikacyjne na podstawie pamięci lub arkuszy kalkulacyjnych, dokumentacja medyczna może nie potwierdzać jednoznacznie wybranego kodu. Opóźnienia w weryfikacji zmniejszają również przydatność kliniczną danych dotyczących czynności i objawów.

Obecnie platforma „ Physitrack ” obsługuje rejestrację w programie RTM i automatycznie rejestruje działania kwalifikujących się pacjentów. System „ Physitrack ” rejestruje również czas pracy personelu medycznego oraz gromadzi dokumentację rozliczeniową do weryfikacji. Obszar roboczy RTM działa obecnie poza systemem kartotek medycznych Raintree.

Raintree wspiera przebieg pracy klinicznej w placówce dzięki funkcji pojedynczego logowania, przydzielaniu pacjentów do programów HEP oraz uruchamianiu usług telezdrowotnych. Istniejąca integracja umożliwia również zapisywanie plików PDF z programami oraz odpowiednich danych z kart pacjentów z powrotem w systemie Raintree. Placówka musi skoordynować te zadania za pomocą jasnych procedur operacyjnych, tak aby lekarze i pracownicy działu rozliczeń korzystali ze spójnej dokumentacji.

Natywny widok RTM w systemie Raintree pozostaje kierunkiem projektowym, do którego dążą firmy Physitrack i Raintree. Dopóki model ten nie zostanie wdrożony w systemie, placówki powinny określić, kto dokonuje przeglądu działań, kto rejestruje czas oraz w jaki sposób dokumentacja rozliczeniowa trafia do kartoteki pacjenta.

Dlaczego RTM przestaje działać bez zintegrowanego przepływu pracy

Niespójne dane mogą sprawić, że uzasadniona praca w ramach programu RTM stanie się roszczeniem trudnym do uzasadnienia. Pacjent może realizować działania kwalifikujące w placówce „ PhysiApp ”, podczas gdy fizjoterapeuta pracuje głównie w placówce „Raintree”. Jeśli podczas przeglądu dokumentacji klinicznej lekarz nie ma wglądu w aktualny status progowy, może przeoczyć niezbędną wizytę kontrolną lub podjąć decyzję na podstawie niekompletnych informacji.

Czas poświęcony przez personel medyczny stanowi drugie źródło błędów. Fizjoterapeuta może rejestrować czas trwania wizyty w jednym narzędziu, a interakcję z pacjentem w czasie rzeczywistym dokumentować w innym. Pracownicy działu rozliczeń muszą następnie ustalić, czy zapisy te odnoszą się do tego samego epizodu leczenia i tego samego miesiąca rozliczeniowego. Niewielkie różnice w datach, stanie pacjenta lub zarejestrowanym czasie trwania wizyty mogą sprawić, że wniosek o refundację nie będzie miał jasnego łańcucha dowodowego.

Rozliczanie z mocą wsteczną wiąże się z dodatkową pracą i niepewnością. Pod koniec miesiąca pracownicy działu rozliczeń mogą być zmuszeni do porównania dzienników czynności, notatek w kartach pacjentów oraz wpisów lekarzy przed zaproponowaniem kodu. Gdy dane w dokumentacji nie są zgodne, placówka musi wstrzymać się z wysłaniem wniosku o refundację, pominąć kwalifikujące się zabiegi lub przedłożyć dokumentację, której uzasadnienie podczas kontroli może okazać się trudniejsze.

Działalność w wielu placówkach potęguje te problemy, ponieważ każda klinika może opracować własne rozwiązania tymczasowe. Jedna placówka może weryfikować progi co tydzień, podczas gdy inna czeka do końca miesiąca. Kierownictwo operacyjne ma wówczas trudności z porównaniem wyników, ponieważ placówki stosują różne procedury weryfikacji i standardy dokumentacji.

Sprawdzony model RTM wyznacza jasnego odpowiedzialnego za każdy etap i zapewnia powiązanie dokumentacji pomocniczej z konkretnym przypadkiem opieki. Bez tego powiązania lekarze tracą czas na odtwarzanie czynności, które już wykonali, a pracownicy działu rozliczeń muszą podejmować decyzje na podstawie dokumentacji zebranej po fakcie.

Kody RTM CPT oraz zasady, dzięki którym można je uzasadnić

Uzasadnione rozliczenie RTM zależy od dowodów spełniających progi określone dla poszczególnych kodów CPT. System „ Physitrack ” musi dokładnie rejestrować kwalifikujące się czynności pacjenta oraz czas pracy personelu medycznego, natomiast karta Raintree musi zapewniać personelowi medycznemu i pracownikom działu rozliczeń dostęp do tej samej dokumentacji.

• Kod CPT 98975 obejmuje wstępną konfigurację i instruktaż dla pacjenta. Placówka medyczna może zgłosić ten kod raz na każdy epizod opieki, gdy pacjent otrzyma urządzenie lub oprogramowanie wraz z niezbędnymi instrukcjami umożliwiającymi mu udział w programie.

• Kod CPT 98985 obejmuje dostawę urządzenia, gdy pacjent rejestruje aktywność przez okres od 2 do 15 dni w ramach 30-dniowego okresu. Rejestr aktywności musi potwierdzać liczbę dni monitorowania powiązaną z wnioskiem o refundację.

• Kod CPT 98977 obejmuje dostawę urządzeń do monitorowania układu mięśniowo-szkieletowego, gdy pacjent rejestruje aktywność przez co najmniej 16 dni w ciągu 30 dni. Zintegrowany system pozwala personelowi sprawdzić, kiedy pacjent przekroczy ten próg, bez konieczności odtwarzania danych dotyczących aktywności po zakończeniu miesiąca.

• Kod CPT 98979 obejmuje od 10 do 19 minut nadzoru nad leczeniem w ciągu miesiąca. W ewidencji czasu należy uwzględniać kwalifikującą się pracę klinicysty związaną z nadzorem nad leczeniem, a nie czas, jaki pacjent poświęca na wykonywanie ćwiczeń.

• Kod CPT 98980 zaczyna obowiązywać, gdy czas poświęcony na zarządzanie leczeniem w danym miesiącu osiągnie 20 minut. Kod CPT 98981 obejmuje każde kolejne 20 minut kwalifikującego się czasu poświęconego na zarządzanie leczeniem.

Aby dzień został uznany za monitorowany, pacjent musi wykonać co najmniej jedno zadanie w aplikacji. Otwarcie linku lub przejrzenie pliku PDF z programem nie kwalifikuje się. Korzystanie z materiałów edukacyjnych w aplikacji może się kwalifikować, o ile materiały te stanowią część planu opieki. Rejestracja działań i informacje w karcie pacjenta muszą zatem być zgodne co do tego, co pacjent zrobił i kiedy to zrobił.

Kody dotyczące prowadzenia leczenia wymagają również co najmniej jednej interakcji z pacjentem w czasie rzeczywistym w ciągu miesiąca. Automatyczne wiadomości, bierna analiza danych oraz zarejestrowana aktywność pacjenta nie zastępują tej interakcji. W dokumentacji rozliczeniowej należy odnotować zarówno tę interakcję, jak i łączny czas poświęcony przez lekarza na prowadzenie leczenia.

Oprogramowanie może obliczać progi i gromadzić dowody potwierdzające, jednak odpowiedni kod powinien zostać potwierdzony przez licencjonowanego pracownika medycznego. Placówki powinny również stosować wymagania poszczególnych płatników oraz weryfikować swoje podejście we współpracy z zespołami ds. rozliczeń i zgodności. Zintegrowany system „ Physitrack ” oraz procesy robocze Raintree wspierają tę weryfikację, łącząc aktywność pacjenta, pracę personelu medycznego, dokumentację medyczną oraz dowody rozliczeniowe z tym samym epizodem opieki.

Do czego służy natywny widok RTM w Raintree

Obecna integracja platformy „ Physitrack ” z Raintree nie obejmuje natywnego widoku RTM opisanego poniżej. Firmy „ Physitrack ” i Raintree pracują nad wdrożeniem tego modelu, jednak funkcje te nie są obecnie dostarczane ani dostępne w sprzedaży.

Rejestracja bezpośrednio w systemie Chart za zgodą lekarza

Dzięki natywnej integracji lekarz mógłby rozpocząć proces rejestracji w programie RTM bezpośrednio z poziomu karty pacjenta w systemie Raintree. Oprogramowanie mogłoby przesłać dane pacjenta i informacje o epizodzie choroby do serwisu Physitrack, podczas gdy lekarz potwierdzałby kwalifikowalność pacjenta, udzielałby mu informacji oraz zatwierdzałby rejestrację. Zatwierdzenie przez lekarza pozostałoby częścią dokumentacji medycznej, a nie stałoby się zautomatyzowanym etapem administracyjnym.

Monitorowanie stanu w wykresie

Planowany widok miałby przedstawiać postępy w programie RTM w miejscu, gdzie lekarze już przeglądają dokumentację pacjenta. Lekarz mógłby sprawdzić status uczestnictwa w programie, liczbę kwalifikujących się dni monitorowania, zarejestrowany czas poświęcony na opiekę oraz to, czy w danym miesiącu miała miejsce interakcja w czasie rzeczywistym. Wskaźniki te ułatwiłyby przegląd kliniczny i rozliczeniowy, nie traktując jednak przekroczenia progu jako automatycznej decyzji rozliczeniowej.

Oddzielne zapisy dotyczące aktywności pacjenta i czasu poświęconego przez lekarza

W proponowanym schemacie postępowania działania kwalifikujących się pacjentów byłyby rejestrowane oddzielnie od czasu poświęconego przez lekarza na prowadzenie leczenia. Zrealizowane w aplikacji działanie mogłoby być zaliczane na poczet dni objętych monitorowaniem, podczas gdy przegląd i komunikacja ze strony lekarza wchodziłyby w skład czasu poświęconego na prowadzenie leczenia. Oddzielenie tych zapisów pomogłoby uniknąć pomyłkowego traktowania danych dotyczących zaangażowania pacjentów jako pracy lekarza.

Dokumentacja rozliczeniowa dołączona do karty pacjenta

Wersja, nad którą obecnie pracujemy, miałaby zapisywać ustrukturyzowane dane RTM bezpośrednio do karty Raintree. Dokumentacja mogłaby obejmować daty kwalifikujących się działań, udokumentowany czas pracy lekarza, interakcje z pacjentem oraz szczegóły dotyczące włączenia do badania. Pracownicy działu rozliczeń mogliby przeglądać dokumentację uzupełniającą bez konieczności odtwarzania danych za dany miesiąc na podstawie eksportów lub z oddzielnych systemów.

Rejestracja opłat potwierdzona przez lekarza

Physitrack może zaproponować odpowiedni kod, gdy udokumentowana czynność spełnia odpowiednie kryteria. Licencjonowany lekarz zawsze weryfikowałby dokumentację i potwierdzał kod przed zaksięgowaniem opłaty. Oprogramowanie porządkowałoby dokumentację i wskazywało możliwe kody, ale nie podejmowałoby samodzielnych decyzji klinicznych ani rozliczeniowych.

Raportowanie na poziomie sieci

Operatorzy prowadzący wiele placówek potrzebują spójnego obrazu sytuacji we wszystkich lokalizacjach, bez ograniczania lokalnego nadzoru klinicznego. Planowana warstwa raportowa miałaby agregować dane dotyczące rekrutacji pacjentów, monitorowanej aktywności, weryfikacji przez personel medyczny oraz potwierdzonych informacji o opłatach w całej sieci. Kierownictwo operacyjne mogłoby identyfikować różnice w przebiegu procesów między poszczególnymi placówkami, podczas gdy każdy licencjonowany pracownik medyczny zachowałby odpowiedzialność za weryfikację i potwierdzanie dokumentacji na poziomie pacjenta.

Proponowane zmiany w systemie CMS na rok kalendarzowy 2027 oraz argumenty przemawiające za wdrożeniem rozwiązania RTM dostosowanego do potrzeb placówek medycznych

CMS zaproponowało kilka zmian w zasadach dotyczących programu RTM na rok kalendarzowy 2027, ale żadna z nich nie ma jeszcze charakteru ostatecznego. Placówki powinny zweryfikować ostateczne przepisy u swoich doradców ds. rozliczeń i zgodności z przepisami przed wprowadzeniem zmian w zakresie kwalifikowalności pacjentów, zatrudnienia, dokumentacji lub procedur rozliczeniowych.

Propozycje te ograniczyłyby uprawnienia do korzystania z usług RTM wyłącznie do stałych pacjentów i wprowadziłyby wymóg oddzielnego zgłaszania wizyty wstępnej. CMS zaproponowało również, aby płatne usługi RTM były świadczone przez personel kliniczny zatrudniony przez placówkę rozliczającą, a nie przez zewnętrznych wykonawców. Kolejna propozycja zakładałaby połączenie 17 istniejących kodów CPT dotyczących usług RPM i RTM w cztery kody HCPCS typu G.

Propozycja dotycząca zatrudnienia ma najbardziej wyraźne konsekwencje operacyjne. Jeśli CMS ją przyjmie, pracownicy zatrudnieni przez dostawców usług mogą utracić uprawnienia do wykonywania płatnych zadań w ramach programu RTM w imieniu placówki medycznej. Usługa oparta na zlecanym na zewnątrz monitorowaniu mogłaby wówczas wymagać nowych rozwiązań w zakresie personelu, nadzoru i dokumentacji.

Model oparty na placówce zmniejsza to ryzyko, zapewniając nadzór ze strony personelu medycznego zatrudnionego w placówce. Oprogramowanie może śledzić kwalifikujące się czynności, gromadzić dowody i sugerować odpowiedni kod, ale to licencjonowany pracownik medyczny potwierdza wykonaną pracę i podejmuje decyzję dotyczącą rozliczenia. Firmy Physitrack i Raintree dążą do wdrożenia właśnie takiego modelu.

Proponowana konsolidacja kodu G mogłaby również wpłynąć na sposób, w jaki placówki medyczne definiują przepływy pracy i usługi sprawozdawcze. Placówki powinny unikać sztywnego kodowania obecnych założeń CPT w odizolowanych narzędziach. Zintegrowany przepływ pracy pozwala na dostosowanie logiki kodowania przy jednoczesnym zachowaniu podstawowych danych dotyczących czynności pacjenta, czasu pracy lekarza, zapisów interakcji oraz zatwierdzeń klinicznych niezbędnych do poparcia wniosku o refundację.

Dostosuj natywny model Raintree RTM za pomocą Physitrack

Grupy Enterprise Raintree mogą pomóc firmie Physitrack w zdefiniowaniu natywnego modelu RTM jeszcze na etapie jego tworzenia. Uwagi kierowników działów klinicznych, operacyjnych, rozliczeniowych i ds. zgodności z przepisami mogą wpłynąć na sposób, w jaki lekarze zatwierdzają rekrutację pacjentów oraz w jaki zespoły rozliczeniowe weryfikują dane dowodowe z wielu ośrodków.

Udział nie wymaga pobierania plików zastrzeżonych ani formalnego zobowiązania. Bezpośrednia rozmowa z Physitrack pozwala Twojej placówce przedstawić wymagania w oparciu o aktualny stan kadrowy oraz procesy związane z dokumentacją medyczną i rozliczeniami.

Trwałe przychody z RTM zależą od powiązania aktywności pacjentów z oceną lekarza i dokumentacją rozliczeniową już na etapie projektowania modelu operacyjnego. Późniejsze wprowadzanie tych powiązań może wiązać się z pracą ręczną i pogorszeniem jakości dokumentacji.

FAQ

Co sprawdza się dzisiaj, a co pozostaje w sferze projektów?

Obecnie platforma Physitrack obsługuje rejestrację w programie RTM, rejestrowanie działań kwalifikujących, śledzenie czasu pracy personelu medycznego oraz dokumentację rozliczeniową poza kartoteką Raintree. Raintree obsługuje funkcję pojedynczego logowania, przypisywanie planów HEP, uruchamianie usług telezdrowotnych oraz zapisywanie danych z powrotem do kartoteki. Physitrack i Raintree opracowują natywny widok RTM, który pozwoli na włączenie do kartoteki informacji dotyczących rejestracji, statusu monitorowania, dokumentacji, potwierdzeń opłat oraz raportów sieciowych.

Kto zajmuje się monitorowaniem i zatwierdzaniem rozliczeń?

W ramach planowanego modelu działania pracownicy medyczni placówki będą analizować aktywność pacjentów i kierować procesem leczenia. System „ Physitrack ” rejestruje kwalifikujące się czynności oraz czas pracy personelu medycznego, a licencjonowany pracownik medyczny zatwierdza każdy kod rozliczeniowy. Dzięki potwierdzeniu klinicznemu placówka zachowuje odpowiedzialność za decyzje rozliczeniowe, a dokumentacja jest zgodna z zasadami i może zostać obroniona w razie potrzeby.

Co się dzieje, gdy pacjent nie może korzystać z aplikacji?

Aby dzień został uznany za monitorowany, pacjent musi wykonać co najmniej jedno zadanie w aplikacji. Jeśli pacjent nie może korzystać z aplikacji, placówka powinna wybrać inną odpowiednią ścieżkę opieki i nie może uznawać kliknięcia w link ani otwarcia pliku PDF za zadanie monitorowane. Materiały edukacyjne z „Planu opieki” przeglądane w aplikacji mogą być zaliczane, co daje personelowi medycznemu dodatkową opcję kwalifikującego się zadania w stosownych przypadkach.