Oprogramowanie do zarządzania klinikami dla sieci gabinetów fizjoterapii w Indiach

Czego faktycznie oczekują od oprogramowania wielooddziałowe kliniki fizjoterapii w Indiach

Większość właścicieli, którzy rozszerzają działalność z jednej kliniki do kilku placówek w Chennai, Bangalore i Bombaju, zaczyna od poszukiwania jednego narzędzia, które spełnia wszystkie funkcje. Kliniki wielooddziałowe potrzebują jednak dwóch rodzajów oprogramowania, które współdziałają ze sobą: systemu zarządzania kliniką do obsługi operacyjnej oraz platformy do ćwiczeń służącej opiece klinicznej. Żaden pojedynczy produkt nie radzi sobie dobrze z obydwoma zadaniami, dlatego w niniejszym przewodniku wyjaśniamy, jak wybrać i połączyć te dwa rozwiązania.

System zarządzania kliniką obsługuje recepcję. Rozwiązania PhysioCare PMS, PhysioSoftware i PhysioDesk zajmują się planowaniem wizyt, rozliczeniami oraz dokumentacją pacjentów, która jest zsynchronizowana między wszystkimi placówkami. Platforma do ćwiczeń i motywacji, taka jak Physitrack inaczej. Tworzy programy ćwiczeń do wykonywania w domu, udostępnia je pacjentom za pośrednictwem aplikacji i monitoruje, czy faktycznie je realizują.

Kategorie te służą rozwiązywaniu odrębnych problemów i nie konkurują ze sobą. System zarządzania zapewnia porządek w oddziałach, natomiast Physitrack spójność opieki klinicznej we wszystkich oddziałach.

W niniejszym przewodniku omówiono kolejno każdy z tych elementów: rolę systemu zarządzania w zakresie dokumentacji, rozliczeń i planowania, sposób, w jaki Physitrack programy ćwiczeń i dane dotyczące przestrzegania zaleceń we wszystkich oddziałach, a także sposób, w jaki te dwa elementy łączą się w jeden proces roboczy.

Scentralizowane rejestry pacjentów i harmonogramy wizyt we wszystkich oddziałach

System zarządzania praktyką stanowi operacyjny kręgosłup kliniki posiadającej wiele oddziałów. Przechowuje dane demograficzne pacjentów, zarządza kalendarzami wizyt we wszystkich lokalizacjach, obsługuje rozliczenia i fakturowanie oraz zapewnia synchronizację danych, dzięki czemu pacjent leczony w Chennai w zeszłym miesiącu jest prawidłowo rozpoznawany, gdy umawia się na wizytę w Bangalore w tym tygodniu. Bez jednej wspólnej warstwy danych każdy oddział funkcjonuje jak odizolowana wyspa, a pracownicy recepcji tracą czas na uzgadnianie zduplikowanych plików lub śledzenie historii płatności w różnych lokalizacjach. Właściciel sieci placówek powinien w pierwszej kolejności scentralizować tę warstwę, ponieważ planowanie wizyt, rozliczenia i raportowanie opierają się na jednym wiarygodnym źródle danych.

W przypadku indyjskich klinik fizjoterapii trzy systemy pojawiają się wielokrotnie, a każdy z nich jest dostosowany do innego typu klienta.

System PhysioCare PMS jest przeznaczony przede wszystkim dla sieci klinik z wieloma placówkami, które potrzebują raportów na poziomie poszczególnych oddziałów oraz scentralizowanego rozliczania w ramach jednego panelu kontrolnego. Najlepiej sprawdza się w przypadku właścicieli prowadzących trzy lub więcej oddziałów, którzy chcą uzyskać skonsolidowane sprawozdania finansowe.

PhysioSoftware obejmuje funkcje planowania, prowadzenia dokumentacji i fakturowania, a dzięki prostemu w obsłudze interfejsowi nawet mniejsze zespoły szybko się z nim oswajają. Najlepsze rozwiązanie dla klinik rozszerzających działalność z jednej lokalizacji do dwóch lub trzech, które nie dysponują dedykowanym zespołem administracyjnym.

PhysioDesk koncentruje się na organizacji pracy recepcji i zarządzaniu wizytami, a system rozliczeniowy jest dostosowany do indyjskich przepisów podatkowych i standardów płatniczych. Rozwiązanie to najlepiej sprawdza się w gabinetach o dużym natężeniu pracy, działających w jednym mieście, gdzie najważniejsza jest wydajność pracy recepcji.

Indyjskie narzędzia do zarządzania praktyką z tej kategorii zazwyczaj pobierają opłaty za każdy oddział lub za każdego aktywnego lekarza. Większość z nich oferuje miesięczną subskrypcję w wysokości kilku tysięcy rupii za lokalizację, z planami taryfowymi, których koszt rośnie wraz z dodawaniem użytkowników lub lokalizacji. Opłaty instalacyjne oraz dodatki, takie jak przypomnienia SMS-owe czy płatności online, różnią się w zależności od dostawcy, więc podana cena subskrypcji rzadko odzwierciedla pełny miesięczny koszt. Funkcje związane z obsługą podatków i zgodnością z przepisami różnią się w zależności od produktu, dlatego należy potwierdzić aktualne stawki bezpośrednio u każdego dostawcy, zamiast zakładać stałą kwotę. U wszystkich dostawców opłaty za warstwę operacyjną są uzależnione od wielkości praktyki i należy je uregulować przed dodaniem usług klinicznych.

Spójne programy ćwiczeń domowych oraz monitorowanie ich realizacji we wszystkich oddziałach

Physitrack moduł Twojej kliniki służący do przepisywania ćwiczeń i angażowania pacjentów, a jego zakres działania celowo na tym się kończy. Nie zajmuje się rozliczeniami, planowaniem wizyt w recepcji ani zadaniami administracyjnymi, za które odpowiada system zarządzania praktyką. Zajmuje się natomiast pracą kliniczną, która rozpoczyna się w momencie, gdy pacjent opuszcza gabinet. Tworzysz program ćwiczeń domowych, korzystając z biblioteki zawierającej ponad 18 000 ćwiczeń, wysyłasz go na telefon pacjenta za pośrednictwem aplikacji PhysiApp i monitorujesz, czy pacjent faktycznie go realizuje.

Aplikacja dla pacjentów obsługuje ponad 15 języków, w tym hindi, dzięki czemu pacjent może zapoznać się z programem i instrukcjami w języku, który rozumie, zamiast zmagać się z medycznym angielskim. Ma to znaczenie dla przestrzegania zaleceń – a właśnie tę liczbę Physitrack celu poprawić. Lekarze mają wgląd w wskaźniki ukończenia programu, oceny bólu i sprawności zgłaszane przez pacjentów oraz wskaźniki wyników gromadzone w trakcie trwania programu, a nie tylko podczas wstępnej oceny.

Spójność między oddziałami to problem, którego system zarządzania praktyką nie rozwiązuje, ponieważ PMS przechowuje dokumentację, nie zapewniając jednak kontroli jakości zawartego w niej programu. Pacjent leczony w oddziale w Bangalore i pacjent leczony gdzie indziej powinni otrzymać recepty o tym samym standardzie, te same przejrzyste filmy z ćwiczeniami oraz taką samą opiekę kontrolną. Bez wspólnej platformy HEP każdy oddział zaczyna korzystać z szablonów lub materiałów informacyjnych w formie papierowej preferowanych przez danego specjalistę, a jakość programu zależy od tego, kto akurat pełni dyżur.

Physitrack wszystkim specjalistom w całej sieci Physitrack tej samej biblioteki, tego samego narzędzia do tworzenia programów oraz spójnego interfejsu dla pacjentów. Doświadczony fizjoterapeuta może tworzyć szablony programów, które młodsi pracownicy w dowolnej placówce mogą z pełnym przekonaniem zalecać pacjentom. Dane dotyczące przestrzegania zaleceń i wyników leczenia są następnie gromadzone w jednym miejscu, dzięki czemu można śledzić postępy pacjentów w poszczególnych oddziałach, zamiast opierać się na pojedynczych przypadkach. Taka przejrzystość sprawia, że realizacja programu ćwiczeń przestaje być czymś, co, jak się ma nadzieję, przebiega spójnie, a staje się czymś, co można zmierzyć.

Jak Physitrack system zarządzania kliniką i Physitrack

Dzień pracy w klinice przebiega w dwóch powiązanych ze sobą cyklach, a każda warstwa oprogramowania odpowiada za jeden z nich. System zarządzania praktyką otwiera ten dzień w momencie, gdy pacjent umawia wizytę, przechowuje jego historię, a zamyka go po uregulowaniu faktury. Physitrack kontrolę w połowie tego cyklu, w momencie, gdy terapeuta zaleca ćwiczenia i przekazuje pacjentowi aplikację do wykonywania ćwiczeń w domu. Informacje o przestrzeganiu zaleceń przez pacjenta oraz oceny poziomu bólu trafiają z powrotem do terapeuty przed kolejną wizytą, którą następnie planuje system zarządzania praktyką.

To właśnie w tym etapie właściciele sieci placówek odnoszą największe korzyści. Specjalista medyczny w jednym mieście przypisuje pacjentowi program z wspólnej biblioteki ćwiczeń, a pacjent realizuje go za pośrednictwem PhysiApp. Dane dotyczące zarejestrowanych sesji i zgłoszonych wyników trafiają do lekarza prowadzącego, niezależnie od tego, która placówka obsługuje wizytę kontrolną. System PMS zapewnia spójność w zakresie umawiania wizyt i rozliczeń. Physitrack spójność treści klinicznych i danych dotyczących wyników, dzięki czemu pacjent przenoszący się między placówkami nie musi rozpoczynać programu od nowa.

Korzystanie z dwóch wyspecjalizowanych narzędzi jest lepszym rozwiązaniem niż jeden system typu „wszystko w jednym”, ponieważ każdy dostawca w pełni angażuje się w rozwój swojej własnej warstwy. System PMS stworzony z myślą o indyjskich klinikach wyróżnia się w zakresie planowania wizyt, fakturowania zgodnego z przepisami GST oraz lokalnego wsparcia technicznego, a także stale udoskonala te funkcje. Physitrack bogatą biblioteką ponad 18 000 ćwiczeń, wielojęzyczną aplikacją dla pacjentów oraz monitorowaniem przestrzegania zaleceń popartym dowodami klinicznymi. Narzędzie typu „wszystko w jednym”, które próbuje objąć oba te obszary, zazwyczaj oferuje powierzchowny kreator programów ćwiczeń domowych (HEP) dołączony do solidnego modułu administracyjnego lub odwrotnie.

Physitrack się w ten sam sposób zarówno w Stanach Zjednoczonych, jak i w Wielkiej Brytanii, gdzie funkcjonuje równolegle z systemami EMR, a nie zastępuje je. Sieci prywatnych klinik, w tym Bupa, Nuffield Health i Circle Health Group, wykorzystują go jako narzędzie do przepisywania ćwiczeń i angażowania pacjentów, działające jako warstwa nakładająca się na oddzielne systemy dokumentacji medycznej. Podobna sytuacja ma miejsce w Indiach. Wybierasz system zarządzania praktyką (PMS), który odpowiada Twoim potrzebom w zakresie rozliczeń i planowania wizyt, a następnie dodajesz Physitrack warstwę angażowania pacjentów, która zapewnia spójną jakość programu i dane dotyczące wyników we wszystkich otwieranych oddziałach.

Porównanie systemów do zarządzania praktyką lekarską oraz Physitrack ćwiczeń i intensywności zaangażowania

W poniższym porównaniu pominięto kwestie planowania wizyt i rozliczeń, ponieważ systemy PhysioCare PMS, PhysioSoftware i PhysioDesk zostały stworzone właśnie z myślą o tych zadaniach i z natury rzeczy najlepiej je realizują. Cechą odróżniającą te kategorie jest zakres zalecanych ćwiczeń oraz stopień zaangażowania pacjenta, dlatego w tabeli oceniono każde narzędzie pod kątem tych elementów procesu, które mają bezpośredni wpływ na pacjenta w domu.

Te trzy systemy do zarządzania praktyką nie kładą dużego nacisku na funkcje związane z ćwiczeniami, ponieważ główny wysiłek inżynierów skupia się na zarządzaniu wizytami, dokumentacją medyczną i fakturowaniem. Physitrack tę kolejność priorytetów, dlatego jego atutem jest bogata biblioteka ćwiczeń, aplikacja dla pacjentów oraz dane gromadzone w momencie, gdy pacjent zaczyna ćwiczyć.

Obsługa języka hindi w PhysiApp kluczowe PhysiApp dla przestrzegania zaleceń. Pacjent, który zapoznaje się z instrukcjami w swoim ojczystym języku, wykonuje więcej sesji, a Physitrack te wyniki w postaci ustrukturyzowanych danych, które lekarz może przeanalizować. Narzędzia systemu zarządzania pacjentami (PMS) oferują portale dla pacjentów w języku angielskim, co ogranicza zasięg pisemnych wskazówek dotyczących ćwiczeń wśród pacjentów w grupie o zróżnicowanym języku.

Tabela powinna być odczytywana kolumnowo. Warstwa PMS odpowiada za obsługę recepcji, a Physitrack wszystko, co dzieje się pomiędzy wizytami.

Ile kosztuje takie rozwiązanie dla praktyki posiadającej wiele oddziałów w Indiach

Budżet dla placówki z wieloma oddziałami należy rozdzielić na dwie pozycje, a nie jedną, ponieważ żaden pojedynczy produkt nie obejmuje zarówno części administracyjnej, jak i części związanej z ćwiczeniami klinicznymi. Systemy do zarządzania kliniką i Physitrack wyceniane według różnych modeli, a traktowanie ich jako jednej pozycji budżetowej sprawia, że trudno jest oszacować całkowity koszt.

Narzędzia do zarządzania praktyką w Indiach są zazwyczaj wyceniane na oddział lub na lekarza, często w ramach miesięcznej lub rocznej subskrypcji, a niektórzy dostawcy doliczają dodatkowo opłaty za konfigurację lub wdrożenie. PhysioSoftware oferuje plany cenowe od około 999 rupii za pojedynczy miesiąc do 5 999 rupii za okres roczny, a PhysioDesk publikuje cennik wielopoziomowy, zaczynający się od około 599 rupii za codzienne działania kliniki i rosnący w przypadku planów rozwojowych z dostępem dla większej liczby pracowników. Traktuj każdą znalezioną kwotę jako punkt wyjścia i poproś każdego dostawcę o wycenę na placówkę w oparciu o liczbę pracowników medycznych i przewidywaną liczbę pacjentów.

Licencja na korzystanie z serwPhysitrack na poszczególnych specjalistów, a nie na oddziały, co jest korzystne dla placówek zatrudniających nowych terapeutów w Chennai, Bangalore i Bombaju, ponieważ nie muszą one ponosić stałych kosztów za każdą nową lokalizację. Opłaty dotyczą wyłącznie specjalistów, którzy przepisują programy ćwiczeń, a korzystanie z aplikacji przez pacjentów nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi opłatami. Prosimy o bezpośredni kontakt w celu uzyskania aktualnych cen obowiązujących w Indiach, ponieważ opublikowane stawki różnią się w zależności od regionu i planu.

Aby oszacować rzeczywisty koszt całkowity, należy wycenić obie kategorie w oparciu o te same dane wejściowe. Należy policzyć liczbę oddziałów w przypadku systemu PMS oraz liczbę lekarzy wystawiających recepty w przypadku Physitrack, a następnie zsumować oferty cenowe poszczególnych dostawców. Koszt realizacji pełnego procesu wynosi właśnie tę łączną kwotę, a nie cenę pojedynczej subskrypcji.

Rozpoczęcie pracy

Zanim zdecydujesz się na konkretne oprogramowanie, przeprowadź krótką analizę, czy będzie ono pasowało do Twojej praktyki. Zlicz swoje oddziały i liczbę pacjentów, których każdy z nich obsługuje tygodniowo, ponieważ to pozwoli Ci określić, ile licencji dla lekarzy będziesz potrzebować. Sporządź listę języków, którymi posługują się Twoi pacjenci, ponieważ aplikacja Physitrack udostępnia programy w języku hindi oraz 15 innych językach, dzięki czemu pacjent w Chennai ma takie same możliwości jak pacjent w Bombaju. Sprawdź, z jakiego systemu do zarządzania przychodnią już korzystasz lub jaki planujesz zakupić, a następnie zdecyduj, w jaki sposób oba rozwiązania będą ze sobą współdziałać.

Kiedy już zorientujesz się w sytuacji, przetestuj Physitrack swoich rzeczywistych przypadkach, a nie Physitrack przykładowym zbiorze danych. Rozpocznij 14-dniowy bezpłatny okres próbny, przypisz programy w obu oddziałach i obserwuj, jak dane dotyczące przestrzegania zaleceń z obu lokalizacji gromadzą się w jednym miejscu. Ten jednolity widok jest najlepszym dowodem na to, czy konfiguracja dwupoziomowa pasuje do Twojej praktyki.

Najczęściej zadawane pytania

Czy Physitrack system do zarządzania placówką medyczną?

Nie. Physitrack zalecaniem ćwiczeń, angażowaniem pacjentów i monitorowaniem wyników, a nie rozliczeniami, planowaniem wizyt ani administracją recepcyjną. Klinika z wieloma oddziałami w Indiach nadal potrzebuje systemu do zarządzania praktyką, takiego jak PhysioCare PMS, PhysioSoftware lub PhysioDesk, do prowadzenia dokumentacji pacjentów, wizyt i płatności. Physitrack równolegle z tym systemem, zapewniając program ćwiczeń domowych i monitorując przestrzeganie zaleceń.

W jaki sposób dane są przesyłane między systemem PMS a Physitrack?

Twój system PMS pozostaje głównym źródłem informacji dotyczących dokumentacji pacjenta, historii wizyt oraz fakturowania we wszystkich oddziałach. Physitrack zalecony program, dane dotyczące aktywności pacjenta w aplikacji oraz informacje o przestrzeganiu zaleceń i wynikach leczenia, które lekarze analizują podczas wizyt kontrolnych. Podczas wizyty lekarze korzystają z obu narzędzi: przepisują program w Physitrack system PMS rejestruje wizytę i nalicza opłaty. Dla właściciela sieci placówek jednoczesne korzystanie z tych dwóch narzędzi oznacza, że każdy poziom szczegółowości jest większy niż w przypadku pojedynczego, kompleksowego rozwiązania, dzięki czemu zarówno dokumentacja, jak i dane kliniczne pozostają wiarygodne.

Czy pacjenci mogą korzystać z Physitrack języku hindi i innych językach indyjskich?

Tak. Aplikacja PhysiApp obsługuje ponad 15 języków, w tym hindi, dzięki czemu pacjent z Bombaju ma taki sam dostęp do programu jak pacjent z Bangalore czy Chennai. Lekarze opracowują program tylko raz, a pacjenci postępują zgodnie z instrukcjami i filmami w języku, który jest dla nich zrozumiały. W przypadku kliniki obsługującej pacjentów z różnych miast i o różnym pochodzeniu językowym taka spójność zwiększa prawdopodobieństwo, że ćwiczenia domowe będą wykonywane zgodnie z zaleceniami.

Czy Physitrack dla małej kliniki, która zaczyna się rozwijać?

Tak. Physitrack w przypadku pojedynczej placówki i rozwija się wraz z Państwa firmą w miarę otwierania kolejnych oddziałów, ponieważ realizacja programu i monitorowanie przestrzegania zaleceń pozostają niezmienne niezależnie od liczby placówek. Przed podjęciem decyzji o przeznaczeniu środków można skorzystać z 14-dniowego bezpłatnego okresu próbnego.