Zasada 8 minut w rozliczaniu usług fizjoterapeutycznych – wyjaśnienie
W skrócie
- W ramach programu Medicare część B stosuje się zasadę 8 minut w celu przeliczenia bezpośredniego czasu trwania zabiegu, określonego w kodach terapii ambulatoryjnej z ustalonym czasem trwania, na jednostki rozliczeniowe.
- Zgodnie z publikacją CMS nr 100-04, rozdział 5, sekcja 20.2, łączny czas od 8 do 22 minut odpowiada 1 jednostce. Każdy kolejny przedział 15 minut stanowi kolejną jednostkę.
- Samodzielna usługa czasowa trwająca krócej niż 8 minut nie może zostać rozliczona jako jedna jednostka.
- W przypadku świadczenia kilku usług czasowych tego samego dnia należy zsumować wszystkie minuty, zanim określi się liczbę dostępnych jednostek. Nie należy stosować progu 8 minut oddzielnie do każdego kodu.
Czym jest zasada 8 minut w programie Medicare
Zasada 8 minut programu Medicare określa, w jaki sposób fizjoterapeuci przeliczają czas trwania zabiegu na jednostki rozliczeniowe w przypadku kodów CPT opartych na czasie w ramach terapii ambulatoryjnej objętej częścią B programu Medicare. Zgodnie z publikacją CMS nr 100-04, rozdział 5, sekcja 20.2, zabieg trwający od 8 do 22 minut odpowiada jednej jednostce, a każda kolejna jednostka obejmuje kolejny 15-minutowy przedział. Usługa czasowa trwająca krócej niż 8 minut nie może zostać rozliczona jako samodzielna jednostka. Gdy fizjoterapeuta świadczy wiele usług czasowych w tym samym dniu, program Medicare wykorzystuje łączną liczbę minut leczenia do ustalenia całkowitej liczby dostępnych jednostek. Prywatni płatnicy mogą stosować inną metodę liczenia, dlatego lekarze powinni zweryfikować zasady rozliczeniowe każdego płatnika.
Tabela „zasady 8 minut”: minuty na jednostki
Należy dopasować łączną liczbę minut zabiegu z uwzględnieniem czasu trwania w dniu wykonania usługi do odpowiedniego przedziału podanego w tabeli jednostek CMS.
Powyżej ośmiu jednostek każda kolejna jednostka zwiększa zasięg o kolejne 15 minut.
Kody CPT oparte na czasie a kody CPT oparte na usługach
Zasada 8 minut ma zastosowanie wyłącznie do kodów CPT opartych na czasie, rozliczanych w 15-minutowych jednostkach. Program Medicare liczy minuty, w których pracownik służby zdrowia zapewnia bezpośrednie leczenie indywidualne. Zgodnie z wytycznymi CMS dotyczącymi rozliczeń czas poświęcony na przygotowanie, ustawienie sprzętu oraz dokumentację nie jest wliczany do tych jednostek.
Do typowych kodów czasowych należą między innymi:
- Kod 97110 obejmuje ćwiczenia terapeutyczne.
- 97112 obejmuje reedukację nerwowo-mięśniową.
- Kod 97140 obejmuje terapię manualną.
- 97530 obejmuje działania terapeutyczne.
- 97116 dotyczy treningu chodu.
- Kod 97035 obejmuje badania ultrasonograficzne.
W przypadku usług opartych na kodach stosuje się własne definicje rozliczeniowe zamiast tabeli przeliczeniowej minut na jednostki. Program Medicare zazwyczaj zezwala na jedną jednostkę usługi nieograniczonej czasowo dziennie, niezależnie od tego, czy usługa trwa 10 minut, czy 30 minut.
Do typowych kodów opartych na usługach należą między innymi:
- Pozycje od 97161 do 97168 dotyczą ocen terapeutycznych i ponownych ocen.
- Numer 97150 obejmuje terapię grupową.
- Kod 97012 dotyczy holowania mechanicznego.
Usługi nieograniczone czasowo nie są wliczane do dziennej sumy minut w przypadku kodów ograniczonych czasowo. W związku z tym 30-minutowa ocena, po której następuje 20 minut ćwiczeń terapeutycznych, stanowi jedną jednostkę oceny i jedną jednostkę czasową w ramach kodu 97110.
Jak rozliczyć kilka kodów czasowych z tego samego dnia
Przed przypisaniem jednostek do poszczególnych kodów CPT należy obliczyć dzienny limit jednostek. Zgodnie z wytycznymi CMS uwzględnia się łączną liczbę minut wszystkich usług rozliczanych czasowo, które zostały wykonane tego samego dnia.
- Zsumuj minuty dla każdego kodu czasowego.
- Skorzystaj z tabeli „zasady 8 minut”, aby ustalić łączną liczbę dozwolonych jednostek.
- Za każdy pełny 15-minutowy blok w ramach danego kodu należy przypisać jedną jednostkę.
- Porównaj liczbę pozostałych minut dla każdego kodu. Przypisz każdą dostępną jednostkę do kodu z największą pozostałą liczbą minut, aż do osiągnięcia dziennego limitu.
Nie należy stosować progu ośmiu minut oddzielnie do każdego kodu. Pozostały czas krótszy niż osiem minut może zostać zaliczony jako jedna jednostka, jeśli pozwala na to łączny czas, a dany kod ma największą pozostałość. Z drugiej strony, usługa trwająca osiem minut może pozostać niezafakturowana, jeśli inne kody wykorzystają wszystkie jednostki dozwolone przez łączny czas.
Rozważmy sesję zawierającą cztery usługi z ustawionym czasem wykonania.
Łącznie 49 minut pozwala na przypisanie trzech jednostek zgodnie z tabelą. Ćwiczenia terapeutyczne otrzymują jedną jednostkę za pierwsze 15 minut, co pozostawia trzy minuty nadwyżki. Terapia manualna, trening chodu i ultradźwięki mają nadwyżki wynoszące odpowiednio 13, 10 i 8 minut, ponieważ żadna z tych metod nie obejmuje pełnego 15-minutowego bloku.
Pozostały dwie jednostki. Terapia manualna otrzymuje jedną jednostkę za pozostałe 13 minut, a trening chodu – jedną jednostkę za pozostałe 10 minut. W związku z tym rozliczenie obejmuje po jednej jednostce z kodów 97110, 97140 i 97116. Należy odnotować osiem minut z kodu 97035 w notatce terapeutycznej, ale nie można rozliczyć czwartej jednostki, ponieważ łączny czas 49 minut pozwala na rozliczenie jedynie trzech jednostek.
Uwagi dotyczące ryzyka związanego z rozliczeniami i audytami
- Wszystkie jednostki objęte tym samym kodem CPT z podaniem czasu wykonania, odnoszące się do jednej daty świadczenia, należy zgłosić w jednej pozycji wniosku o refundację. Podział tych jednostek na wiele pozycji może spowodować odrzucenie wniosku.
- Nie należy rozliczać usługi trwającej krócej niż osiem minut jako oddzielnej jednostki. Jeśli w danym dniu świadczysz kilka usług o określonym czasie trwania, minuty te należy uwzględnić w łącznym czasie zabiegu, na podstawie którego ustala się całkowitą liczbę jednostek.
- Przed przypisaniem jednostek do poszczególnych kodów należy obliczyć dzienny limit jednostek. Należy odnotować każdą usługę czasową, w tym te, którym nie przypisano żadnych jednostek, ponieważ łączny czas uprawnia do mniejszej liczby jednostek.
- Należy sprawdzić sposób rozliczania każdego płatnika. Zasada 8 minut programu Medicare ma zastosowanie do terapii ambulatoryjnej w ramach części B programu Medicare, natomiast niektórzy prywatni płatnicy stosują zasadę „AMA Rule of Eights” i mogą stosować inną liczbę jednostek.
Dlaczego dokładność śledzenia jednostek ma znaczenie nie tylko w kontekście rozliczeń z programem Medicare
Precyzyjne obliczenia jednostkowe wspierają tę samą systematyczną ewidencję, jaka jest wymagana w przypadku zdalnego monitorowania terapeutycznego (RTM). Kody RTM podlegają własnym wymogom kwalifikacyjnym, dlatego należy śledzić kwalifikujące się działania oddzielnie od minut leczenia rozliczanych w systemie Medicare. Narzędzia RTM serwisuPhysitrack wyświetlają kwalifikowalność kodów CPT w czasie rzeczywistym i generują raporty rozliczeniowe z możliwością eksportu. Dokumentację tę można wykorzystać wraz z danymi zawartymi w istniejącym systemie EHR lub systemie rozliczeniowym w celu zweryfikowania kwalifikowalności przed złożeniem wniosku o refundację.
Najczęściej zadawane pytania
Czy zasada 8 minut ma zastosowanie do wszystkich płatników?
Zasada ta dotyczy terapii ambulatoryjnej w ramach części B programu Medicare, natomiast prywatni płatnicy mogą stosować inne metody. Serwis „ Physitrack ” nie określa, jakiej metody rozliczeniowej wymaga dany płatnik. Zapoznanie się z zasadami każdego płatnika pomoże Ci zastosować właściwy sposób obliczeń.
Co dzieje się z minutami pozostałymi poniżej ośmiu, których nie można rozliczyć?
Czas pozostały poniżej ośmiu minut nie może stanowić podstawy do rozliczenia samodzielnej jednostki, choć wlicza się go do łącznej liczby minut rozliczeniowych za dany dzień. Dokumentacja „ Physitrack ” pozwala zachować czas zabiegu nawet wtedy, gdy nie można rozliczyć kolejnej jednostki. Pełna dokumentacja pokazuje, jakie usługi wykonał fizjoterapeuta, bez zawyżania liczby rozliczonych jednostek.
W jaki sposób oceny wpływają na dzienny wynik?
Oceny fizjoterapeutyczne są kodami opartymi na usługach, więc czas ich trwania nie jest uwzględniany w opisanym powyżej obliczeniu kodów czasowych. System „ Physitrack ” nie przelicza czasu trwania oceny na jednostki 15-minutowe. Ocenę rozlicza się jednorazowo, a usługi rozliczane według czasu oblicza się oddzielnie.
Czy istnieje maksymalna dzienna liczba jednostek?
Zasada 8 minut nie określa stałego dziennego limitu, ale łączna liczba minut stanowi górną granicę jednostek, które można rozliczyć. Raporty rozliczeniowe serwisu Physitracknie pozwalają na utworzenie dodatkowych jednostek wykraczających poza udokumentowany czas kwalifikujący się do rozliczenia. Zgłoszone jednostki powinny być zgodne z kartą pacjenta oraz zarejestrowanym czasem zabiegu w danym dniu.
