De 8-minutenregel voor de facturering van fysiotherapie, uitgelegd
TL;DR
- Medicare Deel B past de 8-minutenregel toe om de directe behandeltijd voor codes voor tijdgebonden ambulante therapie om te rekenen naar factureerbare eenheden.
- Volgens CMS-publicatie 100-04, hoofdstuk 5, paragraaf 20.2, komen 8 tot en met 22 minuten in totaal overeen met 1 eenheid. Voor elke extra periode van 15 minuten komt er nog een eenheid bij.
- Een op zichzelf staande dienst met een vaste duur van minder dan 8 minuten kan niet als één eenheid worden gefactureerd.
- Wanneer u op dezelfde dag meerdere diensten met een vast tijdsbestek verleent, telt u alle minuten bij elkaar op voordat u het aantal beschikbare eenheden bepaalt. Pas de drempel van 8 minuten niet afzonderlijk op elke code toe.
Wat de 8-minutenregel van Medicare inhoudt
De 8-minutenregel van Medicare bepaalt hoe fysiotherapeuten de behandeltijd omzetten in factureerbare eenheden voor op tijd gebaseerde CPT-codes in het kader van ambulante therapie onder Medicare Deel B. Volgens CMS-publicatie 100-04, hoofdstuk 5, paragraaf 20.2, komt een behandeling van 8 tot en met 22 minuten overeen met één eenheid, en elke extra eenheid volgt op een volgend interval van 15 minuten. Een op tijd gebaseerde dienst die minder dan 8 minuten duurt, kan niet als een op zichzelf staande eenheid worden gefactureerd. Wanneer een fysiotherapeut op dezelfde datum meerdere op tijd gebaseerde diensten verleent, gebruikt Medicare het totale aantal behandelingsminuten om het totale aantal beschikbare eenheden te bepalen. Particuliere zorgverzekeraars kunnen een andere telmethode hanteren, dus zorgverleners dienen het factureringsbeleid van elke zorgverzekeraar te controleren.
De 8-minutenregel-tabel: minuten naar eenheden
Koppel het totale aantal minuten van de behandeling (gemeten in minuten) voor de datum van de dienstverlening aan het betreffende bereik in de CMS-eenhedentabel.
Vanaf de achtste eenheid voegt elke extra eenheid nog eens 15 minuten bereik toe.
Op tijd gebaseerde versus op dienstverlening gebaseerde CPT-codes
De 8-minutenregel geldt alleen voor CPT-codes met een tijdsduur die in eenheden van 15 minuten worden gefactureerd. Medicare telt de minuten mee wanneer een zorgverlener directe, één-op-één-behandeling geeft. Tijd voor het opzetten van de behandeling, het voorbereiden van apparatuur en het bijhouden van de administratie telt volgens de factureringsrichtlijnen van CMS niet mee voor deze eenheden.
Veelvoorkomende tijdcodes zijn onder meer de volgende.
- 97110 heeft betrekking op therapeutische oefeningen.
- 97112 heeft betrekking op neuromusculaire revalidatie.
- 97140 heeft betrekking op manuele therapie.
- 97530 heeft betrekking op therapeutische activiteiten.
- 97116 heeft betrekking op looptraining.
- 97035 heeft betrekking op echografie.
Voor dienstgebaseerde codes gelden eigen factureringsregels in plaats van de omrekeningstabel van minuten naar eenheden. Medicare staat over het algemeen één eenheid van een dienst zonder tijdsduur per dag toe, ongeacht of de dienst 10 minuten of 30 minuten duurt.
Veelgebruikte codes op basis van diensten zijn onder meer de volgende.
- De nummers 97161 tot en met 97168 hebben betrekking op therapie-evaluaties en herevaluaties.
- 97150 dekt groepstherapie.
- 97012 heeft betrekking op mechanische tractie.
Diensten zonder tijdsduur tellen niet mee voor het dagelijkse totaal van codes met een vastgestelde tijdsduur. Een evaluatie van 30 minuten, gevolgd door 20 minuten therapeutische oefeningen, telt daarom als één evaluatie-eenheid en één eenheid met vastgestelde tijdsduur voor code 97110.
Hoe factureer je meerdere tijdcodes op dezelfde dag?
Je moet de dagelijkse eenheidslimiet berekenen voordat je eenheden toewijst aan afzonderlijke CPT-codes. In de richtlijnen van CMS wordt uitgegaan van het totale aantal minuten voor alle tijdgebonden diensten die op dezelfde datum zijn verleend.
- Tel de minuten van elke getimede code bij elkaar op.
- Gebruik de tabel met de 8-minutenregel om het totale aantal toegestane eenheden te berekenen.
- Wijs één eenheid toe voor elk voltooid blok van 15 minuten onder een code.
- Vergelijk de resterende minuten voor elke code. Wijs elke beschikbare eenheid toe aan de code met het grootste restgetal, totdat de dagelijkse limiet is bereikt.
Pas de drempel van acht minuten niet afzonderlijk op elke code toe. Een resttijd van minder dan acht minuten kan als een eenheid worden aangemerkt wanneer de totale tijd dit rechtvaardigt en die code de grootste resttijd heeft. Omgekeerd kan een dienst die acht minuten duurt, ongefactureerd blijven wanneer andere codes alle eenheden opgebruiken die op basis van de totale tijd zijn toegestaan.
Stel je een sessie voor met vier getimede services.
De 49 minuten in totaal komen overeen met drie eenheden volgens het schema. Therapeutische oefeningen krijgen één eenheid toegewezen voor de eerste 15 minuten, waardoor er nog drie minuten overblijven. Manuele therapie, looptraining en echografie hebben resttijden van respectievelijk 13, 10 en 8 minuten, omdat geen van deze behandelingen een volledig blok van 15 minuten beslaat.
Er zijn nog twee eenheden beschikbaar. Voor de resterende 13 minuten van de manuele therapie wordt één eenheid toegekend, en voor de resterende 10 minuten van de looptraining wordt één eenheid toegekend. De declaratie omvat daarom elk één eenheid van 97110, 97140 en 97116. U dient de acht minuten van 97035 in het behandelverslag te vermelden, maar u kunt geen vierde eenheid in rekening brengen, omdat er in totaal 49 minuten zijn, wat slechts drie eenheden rechtvaardigt.
Opmerkingen over facturerings- en controlerisico’s
- Vermeld alle eenheden met dezelfde CPT-code met tijdsduur voor één behandelingsdatum op één enkele declaratieregel. Als u deze eenheden over meerdere regels verdeelt, kan dit leiden tot afwijzing van de declaratie.
- Breng een behandeling van minder dan acht minuten niet als afzonderlijke eenheid in rekening. Wanneer u die dag meerdere behandelingen met een bepaalde duur uitvoert, tel die minuten dan mee in de totale behandeltijd die wordt gebruikt om het totale aantal eenheden te bepalen.
- Bereken het dagelijkse maximum aantal eenheden voordat u de eenheden over de codes verdeelt. Leg elke dienst op basis van tijd vast, inclusief diensten waaraan geen eenheden worden toegekend omdat de totale tijd voor minder eenheden in aanmerking komt.
- Controleer de factureringsmethode van elke betaler. De ‘8-minutenregel’ van Medicare is van toepassing op ambulante therapie in het kader van Medicare Deel B, terwijl sommige particuliere betalers de ‘AMA Rule of Eights’ hanteren, wat kan leiden tot een ander aantal eenheden.
Waarom de nauwkeurigheid van het bijhouden van eenheden ook buiten de Medicare-facturering van belang is
Nauwkeurige eenheidsberekeningen ondersteunen dezelfde gedisciplineerde administratie die nodig is voor therapeutische monitoring op afstand (RTM). RTM-codes hebben hun eigen toelatingsvoorwaarden, dus u moet in aanmerking komende activiteiten apart bijhouden van de door Medicare vastgestelde behandelingsminuten. De RTM-tools vanPhysitrack geven in realtime weer of een CPT-code in aanmerking komt en genereren exporteerbare factureringsrapporten. U kunt deze gegevens samen met de documentatie in uw bestaande EPD of factureringssysteem gebruiken om de toelatingsvoorwaarden te controleren voordat u een declaratie indient.
FAQs
Geldt de 8-minutenregel voor alle betalers?
De regel geldt voor ambulante therapie in het kader van Medicare Deel B; particuliere zorgverzekeraars kunnen echter andere methoden hanteren. De website Physitrack bepaalt niet welke factureringsmethode een zorgverzekeraar vereist. Door het beleid van elke zorgverzekeraar te controleren, kunt u de juiste berekening toepassen.
Wat gebeurt er met resterende minuten onder de acht die niet in rekening kunnen worden gebracht?
Een resttijd van minder dan acht minuten kan niet als een op zichzelf staande eenheid worden aangemerkt, hoewel deze wel meetelt voor het totale aantal minuten van die dag. De documentatie van de ‘ Physitrack ’ kan de behandelduur vastleggen, zelfs als er geen andere eenheid in rekening kan worden gebracht. Volledige dossiers geven weer wat de fysiotherapeut daadwerkelijk heeft verleend, zonder dat het aantal in rekening gebrachte eenheden wordt overschat.
Hoe worden beoordelingen meegerekend in het totaal van die dag?
Fysiotherapeutische evaluaties zijn op diensten gebaseerde codes, dus de duur ervan wordt niet meegenomen in de hierboven beschreven berekening van de tijdcodes. Het ‘ Physitrack ’-systeem zet de evaluatietijd niet om in eenheden van 15 minuten. U declareert de evaluatie één keer en berekent de op tijd gebaseerde diensten apart.
Is er een maximum aantal eenheden per dag?
De 8-minutenregel legt geen vast dagelijks maximum op, maar het totale aantal minuten vormt de bovengrens voor het aantal eenheden dat u in rekening mag brengen. De factureringsrapporten van Physitrackkunnen geen extra eenheden genereren bovenop de gedocumenteerde in aanmerking komende tijd. De gerapporteerde eenheden moeten overeenkomen met het dossier en de geregistreerde behandelingsduur van die dag.
