Software per la gestione degli appuntamenti e della fatturazione in fisioterapia: cosa abbinare alla propria cartella clinica elettronica (EHR) per la prescrizione di esercizi e il monitoraggio a distanza

In breve

• I software per la gestione degli appuntamenti e della fatturazione nel settore della fisioterapia consentono di gestire gli appuntamenti, le richieste di rimborso assicurativo, i pagamenti e la relativa documentazione amministrativa.
• Kareo, AdvancedMD, TheraBill e SimplePractice sono soluzioni consolidate per la fatturazione e la gestione degli appuntamenti, sebbene ciascuna sia adatta a cliniche di dimensioni diverse e con esigenze operative differenti.
• Physitrack gestisce la prescrizione di esercizi fisici, l'erogazione dei programmi di esercizi a casa (HEP), il monitoraggio dell'aderenza al programma e il monitoraggio terapeutico a distanza. Non sostituisce una piattaforma di gestione dello studio, un sistema di fatturazione né la cartella clinica elettronica (EHR).
• Le cliniche con più sedi e i sistemi ospedalieri dovrebbero valutare entrambe le categorie, verificare come si integrano con la cartella clinica elettronica (EHR) esistente e abbinare i prodotti che meglio supportano ciascuna attività.

Perché le ricerche nel software PT continuano a indirizzare alla categoria sbagliata

Le ricerche relative ai software per la gestione degli studi di fisioterapia spesso confondono due categorie di prodotti. Le piattaforme di pianificazione degli appuntamenti e di fatturazione gestiscono gli appuntamenti, i controlli di idoneità, le richieste di rimborso, i pagamenti e la documentazione correlata. Gli strumenti per la prescrizione di esercizi e il monitoraggio terapeutico a distanza forniscono programmi di esercizi, raccolgono i dati sull'attività dei pazienti e supportano l'assistenza tra una visita e l'altra.

La fatturazione richiede regole specifiche che un semplice elenco di funzionalità di base potrebbe non mettere in evidenza. Un software di fatturazione per la fisioterapia potrebbe dover calcolare le unità temporali in base alla regola degli 8 minuti, monitorare quando si applica il modificatore KX e supportare la rendicontazione MIPS. Le piattaforme specifiche per la fisioterapia spesso integrano queste regole nei propri flussi di lavoro, mentre i software medici generici potrebbero richiedere una configurazione o un intervento manuale. Le cliniche dovrebbero verificare direttamente ciascuna funzionalità, poiché il supporto varia a seconda del fornitore e del piano.

La somministrazione degli esercizi e il monitoraggio a distanza comportano flussi di lavoro diversi. I medici devono prescrivere esercizi, aggiornare i piani, esaminare i dati relativi all’esecuzione e comunicare con i pazienti al di fuori degli appuntamenti. Una piattaforma di fatturazione può registrare la richiesta di rimborso associata a tale attività, ma non fornisce necessariamente gli strumenti destinati ai pazienti che generano e organizzano i dati relativi alle attività sottostanti.

Le cliniche con più sedi e i sistemi ospedalieri traggono quindi vantaggio dalla valutazione di due livelli. Il primo livello riguarda il software di pianificazione delle sedute di fisioterapia, la documentazione, le richieste di rimborso e le operazioni relative ai ricavi. Il secondo riguarda la prescrizione degli esercizi, il follow-up dei pazienti e il monitoraggio a distanza. Gli acquirenti possono quindi valutare in che modo le due piattaforme si scambiano le informazioni cliniche e relative ai pazienti, anziché aspettarsi che un unico fornitore gestisca tutte le funzioni con la stessa efficacia.

Software per la fatturazione, la gestione degli appuntamenti e delle richieste di rimborso effettivamente utilizzato dalle cliniche

I software di fatturazione per la fisioterapia si differenziano per il livello di logica specifica per la riabilitazione che offrono. Le piattaforme ambulatoriali generiche sono in grado di gestire appuntamenti e richieste di rimborso, ma le cliniche potrebbero aver bisogno di regole manuali o di configurazioni aggiuntive per le unità di trattamento a tempo, i modificatori KX e la rendicontazione muscolo-scheletrica MIPS. Gli acquirenti dovrebbero testare tali flussi di lavoro anziché dare per scontato che la fatturazione assicurativa generica li copra.

Kareo

Kareo è specializzata nella gestione amministrativa e nella fatturazione per studi ambulatoriali indipendenti. Una clinica di fisioterapia può valutarne l’utilizzo per la gestione degli appuntamenti, la registrazione dei pazienti, i pagamenti e la gestione delle richieste di rimborso, soprattutto se utilizza già una piattaforma clinica o di esercizi separata.

I confronti pubblicati relativi al tempo di trattamento (PT) forniscono prove dirette limitate sulle funzionalità specifiche di Kareo nel campo della riabilitazione e sui prezzi attuali. Prima di sceglierlo, chiedete a Kareo di illustrarvi i calcoli relativi alla “regola degli 8 minuti”, la gestione dei modificatori terapeutici, il monitoraggio delle autorizzazioni e la reportistica per tutte le sedi cliniche.

AdvancedMD

AdvancedMD offre una suite di soluzioni per studi medici più ampia, che potrebbe essere adatta a strutture con più professionisti sanitari che necessitano di flussi di lavoro centralizzati per la gestione degli appuntamenti e del ciclo dei ricavi. Gli acquirenti con più sedi dovrebbero verificare in che modo la piattaforma gestisca la separazione tra sedi, autorizzazioni, contratti con i pagatori e rendicontazione finanziaria.

Le fonti di confronto disponibili non chiariscono se AdvancedMD gestisca in modo nativo le regole di fatturazione relative alla riabilitazione. Una dimostrazione riuscita della fatturazione medica generale non dimostra che il software sia in grado di calcolare le unità temporali o di segnalare i requisiti relativi ai modificatori KX senza intervento manuale.

TheraBill

TheraBill è un prodotto di fatturazione comunemente associato a WebPT, non un sistema clinico completo. Le cliniche più piccole potrebbero trovare praticabile l’utilizzo di un sistema di fatturazione separato, purché il personale sia in grado di gestire il collegamento tra la documentazione e le richieste di rimborso.

Le informazioni indipendenti relative ai prezzi di TheraBill, alle dimensioni delle cliniche a cui è rivolto e alle funzionalità attualmente disponibili sono ancora scarse. Un confronto redatto da un concorrente indica che l’aggiunta della funzionalità di fatturazione a un’implementazione di WebPT può aumentare i costi totali per operatore sanitario e creare un ulteriore punto di sincronizzazione; tuttavia, gli acquirenti dovrebbero verificare entrambe le affermazioni direttamente con i fornitori prima di definire il budget.

SimplePractice

SimplePractice è la soluzione ideale per fisioterapisti che esercitano in proprio e per piccoli studi di professioni sanitarie affini che apprezzano una gestione amministrativa semplice, un portale clienti e la telemedicina. Una rassegna di settore lo colloca specificatamente nel segmento dei liberi professionisti e delle professioni sanitarie affini, piuttosto che in quello caratterizzato da una forte presenza assicurativa e da sedi multiple.

Alcuni confronti con la concorrenza sostengono che SimplePractice non disponga di calcoli nativi relativi alla “regola degli 8 minuti”, del monitoraggio KX e del supporto per più sedi. Tali affermazioni provengono da fornitori che commercializzano prodotti alternativi, pertanto gli acquirenti dovrebbero richiedere una dimostrazione dal vivo anziché considerare il confronto come una verifica indipendente.

Le cliniche con più sedi dovrebbero valutare tutti e quattro i prodotti alla luce delle richieste di rimborso effettive prima di effettuare una scelta. È opportuno utilizzare esempi anonimizzati che includano codici a tempo, limiti di autorizzazione, regole relative ai modificatori, correzioni delle richieste di rimborso e reportistica a livello di sede. Una piattaforma in grado di completare tali flussi di lavoro con un minor numero di passaggi manuali si adatterà solitamente meglio a una struttura di fisioterapia con un elevato volume di attività assicurativa rispetto a una piattaforma adattata principalmente tramite modelli e procedure del personale.

Quando la prescrizione dell’attività fisica e il monitoraggio a distanza sono due cose diverse

Il software per la prescrizione degli esercizi gestisce il percorso terapeutico che i pazienti seguono tra un appuntamento e l’altro. Il medico lo utilizza per elaborare e fornire un programma di esercizi da svolgere a casa, aggiornare gli esercizi man mano che il trattamento procede e dare ai pazienti istruzioni chiare da seguire al di fuori dello studio. Il software destinato ai pazienti è in grado di registrare gli esercizi completati, le serie, le ripetizioni, il dolore e il livello di difficoltà, per poi trasmettere al medico le informazioni relative a ciascuna sessione.

Le piattaforme di fatturazione e pianificazione hanno una finalità operativa diversa. Gestiscono gli appuntamenti, le verifiche di idoneità, le richieste di rimborso, i pagamenti e altri dati amministrativi. La maggior parte di esse non fornisce la libreria di esercizi, gli strumenti per la gestione dei pazienti né i dati dettagliati sull’aderenza terapeutica necessari per una riabilitazione continuativa. Mantenere queste funzioni in livelli separati consente inoltre a un ospedale o a una clinica con più sedi di conservare il proprio sistema di cartelle cliniche elettroniche (EHR) e il proprio flusso di lavoro relativo al ciclo dei ricavi già consolidati.

Physitrack fornisce la piattaforma per la prescrizione degli esercizi. I medici possono creare programmi utilizzando la sua libreria di esercizi, fornirli tramite PhysiApp, verificare l'aderenza al programma e raccogliere i dati relativi agli esiti riferiti dai pazienti. Physitrack si integra con le piattaforme di cartelle cliniche elettroniche (EHR) e di gestione dello studio medico, tra cui Epic, ma non sostituisce la pianificazione degli appuntamenti, l'invio delle richieste di rimborso né la cartella clinica elettronica (EHR) in cui sono archiviati i dati del paziente.

Il monitoraggio terapeutico a distanza (RTM) estende lo stesso flusso di lavoro tra una visita e l’altra quando una clinica decide di avviare un programma RTM. Physitrack è in grado di monitorare le attività rilevanti, indicare l’idoneità ai codici CPT, inviare avvisi relativi al raggiungimento di traguardi e generare report di fatturazione esportabili. Il personale addetto alla fatturazione continua a revisionare la documentazione, a verificare i requisiti relativi ai codici e a inviare le richieste di rimborso tramite la piattaforma di fatturazione o la cartella clinica elettronica (EHR) della clinica. Per questo motivo, il software RTM e quello dedicato alla fatturazione dei servizi di fisioterapia richiedono un trasferimento dei dati ben definito, piuttosto che elenchi di funzionalità che si sovrappongono.

Funzioni di fatturazione/pianificazione vs. funzioni di prescrizione dell’attività fisica/RTM

Le due categorie di software supportano diversi aspetti dell’assistenza al paziente e spesso operano in sinergia grazie all’integrazione con una cartella clinica elettronica (EHR) o con un sistema di gestione dello studio medico.

Come si integra " Physitrack " con Epic e altri sistemi di cartelle cliniche elettroniche (EHR)

Epic è in grado di integrare una piattaforma specializzata per la prescrizione di esercizi fisici e di monitoraggio in tempo reale (RTM) senza rinunciare al proprio ruolo di sistema di riferimento dell’ospedale. Epic supporta questo modello attraverso open.epic, che mette a disposizione oltre 750 API e interfacce gratuite. Secondo open.epic, Epic riferisce che 2.933 app attive utilizzano i suoi servizi web e che le sue API pubbliche gestiscono 297 miliardi di transazioni all’anno.

Le API FHIR offrono alle applicazioni collegate un metodo standard per lo scambio di informazioni cliniche strutturate. FHIR organizza informazioni quali i dati dei pazienti, le visite e le osservazioni in risorse definite. Con le autorizzazioni appropriate, una piattaforma di prescrizione di esercizi fisici può recuperare le informazioni rilevanti relative ai pazienti e inviare a Epic i dati selezionati relativi al programma o al monitoraggio. È l’ospedale a controllare a quali risorse l’applicazione può accedere.

SMART on FHIR gestisce l'autenticazione e l'autorizzazione per le applicazioni collegate. Un operatore sanitario può accedere a un'applicazione approvata nell'ambito di un flusso di lavoro supportato da Epic, mentre Epic trasmette il contesto rilevante relativo al paziente e applica le politiche di accesso dell'organizzazione. Gli ospedali possono utilizzare questo approccio per ridurre i login duplicati e l'abbinamento manuale dei pazienti, sebbene il flusso di lavoro esatto dipenda dalla configurazione locale di Epic.

L'infrastruttura più ampia di Epic dedicata agli sviluppatori e alla scoperta dei prodotti offre ai fornitori un percorso per sviluppare e presentare applicazioni che ampliano le funzionalità di Epic. La piattaforma collegata rimane un software a sé stante. Non modifica le funzioni principali di Epic né sostituisce il sistema ospedaliero di fatturazione, pianificazione o documentazione.

Il monitoraggio remoto offre un utile esempio di questa architettura. Un’applicazione connessa può raccogliere informazioni fornite dal paziente o generate dal dispositivo, organizzarle per la revisione da parte del medico e restituire i dati selezionati alla cartella clinica elettronica (EHR). Mindbowser, una società di consulenza specializzata in integrazioni di terze parti, riferisce che Ochsner Health ha utilizzato le connessioni Epic FHIR per il monitoraggio remoto dell’ipertensione e del diabete. Tuttavia, la notizia proviene dalla società di consulenza piuttosto che dalla documentazione primaria di Epic o Ochsner, pertanto gli acquirenti dovrebbero considerarla come un esempio illustrativo piuttosto che come un caso di studio verificato da una delle due organizzazioni.

Physitrack offre oltre 30 integrazioni con cartelle cliniche elettroniche (EHR) e sistemi di gestione dello studio medico, tra cui Epic. Physitrack fornisce funzionalità relative alla prescrizione di esercizi fisici, al programma di esercizi a casa (HEP), all’aderenza terapeutica e al monitoraggio a distanza (RTM) integrandosi con la cartella clinica elettronica esistente. L’ambito dello scambio di dati, l’accesso da parte del personale clinico e la possibilità di reinserimento dei dati dipendono dall’integrazione approvata e dai requisiti tecnici e di sicurezza di ciascun ospedale. Durante la fase di approvvigionamento, il team IT dovrebbe verificare l’interfaccia disponibile, le autorizzazioni richieste, i campi dati, il metodo di autenticazione e le responsabilità di assistenza prima di pianificare l’implementazione.

Valutazione e combinazione di entrambi i livelli in qualità di acquirente con sedi multiple o appartenente a un sistema ospedaliero

Il vostro team addetto agli acquisti dovrebbe assegnare ogni requisito a un sistema specifico prima di mettere a confronto i fornitori. Il software di pianificazione delle sedute di fisioterapia dovrebbe gestire gli appuntamenti e la disponibilità delle risorse, mentre il software di fatturazione per la fisioterapia dovrebbe occuparsi delle richieste di rimborso e dei flussi di lavoro relativi ai pagatori. La cartella clinica elettronica (EHR) dovrebbe rimanere il registro clinico di riferimento. Il software per la prescrizione di esercizi e il software RTM dovrebbero gestire i programmi prescritti, l'attività dei pazienti e i dati di monitoraggio.

I fornitori di soluzioni per la fatturazione e la pianificazione degli appuntamenti dovrebbero spiegare in che modo i loro prodotti gestiscono le operazioni centralizzate tra le diverse sedi. Chiedete come la piattaforma applica le regole dei pagatori, gestisce i controlli di idoneità, controlla l’accesso del personale e riporta i risultati finanziari per sede. Il vostro team dovrebbe inoltre testare la pianificazione degli appuntamenti dei fornitori tra le diverse sedi e determinare se le cliniche acquisite possano essere integrate nello stesso account senza dover ricostruire i propri flussi di lavoro.

I fornitori di soluzioni per la prescrizione di esercizi fisici dovrebbero illustrare l’intero flusso di lavoro sia per i pazienti che per i medici. Chiedete in che modo i medici creano e aggiornano i programmi, cosa vedono i pazienti nell’app e se i report sull’aderenza registrano gli esercizi completati anziché i semplici accessi. Le valutazioni relative alla gestione dei rimborsi (RTM) dovrebbero riguardare l’idoneità ai codici, gli avvisi relativi al raggiungimento di traguardi, i report di fatturazione esportabili e il trasferimento dei dati rilevanti nella cartella clinica elettronica (EHR). Physitrack copre questo ambito con la fornitura di programmi di esercizi a casa (HEP), il monitoraggio dell’aderenza, i PROM e la gestione dei rimborsi (RTM), operando in sinergia con la piattaforma di fatturazione esistente.

I team IT degli ospedali dovrebbero esaminare tempestivamente gli aspetti relativi all’integrazione e alla governance, poiché l’approvazione può richiedere più tempo rispetto alla valutazione commerciale. Il reparto acquisti dovrebbe documentare ogni scambio di dati, identificare il sistema di riferimento e confermare l’assegnazione degli account prima dell’avvio di una fase pilota. Per quanto riguarda il livello riabilitativo, Physitrack garantisce la conformità ai requisiti HIPAA e possiede le certificazioni ISO 27001 e ISO 13485. PT Direct offre agli amministratori una console centrale per l’assegnazione delle licenze, la gestione degli account del personale e l’applicazione del marchio della clinica in tutte le sedi.

SPRY e Prompt Health propongono un modello diverso, che integra in un unico prodotto la cartella clinica elettronica (EHR), la documentazione, la gestione degli appuntamenti, la fatturazione e le funzioni rivolte ai pazienti. Il consolidamento può ridurre gli oneri amministrativi legati alla gestione dei fornitori e semplificare l’assistenza per le cliniche che accettano le funzionalità HEP e RTM incluse. Un abbinamento “best-of-breed” richiede solitamente una maggiore pianificazione dell’integrazione, ma consente a un’organizzazione con più sedi di scegliere contenuti di allenamento più approfonditi e strumenti di monitoraggio senza dover sostituire il proprio sistema amministrativo. Gli acquirenti dovrebbero confrontare entrambi i modelli tenendo conto dei flussi di lavoro reali, del costo totale del contratto, dello sforzo di implementazione e della responsabilità dell’assistenza quando i dati passano da un sistema all’altro.

Conclusione

Valutate separatamente le due categorie di software, quindi abbinate i prodotti che svolgono al meglio ciascuna funzione. Il software di gestione degli appuntamenti e della fatturazione per la fisioterapia dovrebbe gestire gli appuntamenti e i flussi di lavoro relativi al ciclo dei ricavi. Una piattaforma dedicata alla prescrizione degli esercizi dovrebbe occuparsi della somministrazione del programma di esercizi a casa (HEP) e del monitoraggio dell’aderenza, con supporto RTM ove necessario.

Assegnate ogni requisito a una categoria e verificate come i dati circolano tra i prodotti. Potete valutare Physitrack i livelli HEP e RTM insieme al proprio software EHR e di gestione dello studio già in uso. Una combinazione compatibile può preservare i flussi di lavoro amministrativi a cui si è abituati, estendendo al contempo l’assistenza guidata dal medico tra una visita e l’altra.

Domande frequenti

Physitrack e sostituisce un software di fatturazione o una cartella clinica elettronica (EHR)?

Il software di gestione dello studio si occupa della programmazione degli appuntamenti e delle attività amministrative, il software di fatturazione gestisce le richieste di rimborso e i pagamenti, mentre la cartella clinica elettronica (EHR) archivia le cartelle cliniche. Physitrack integra programmi di esercizi da svolgere a casa, il monitoraggio dell’aderenza terapeutica e la RTM (Riabilitazione Telemedica) ai sistemi già in uso presso la clinica. Le cliniche mantengono il proprio sistema di registrazione consolidato, fornendo al contempo ai professionisti sanitari strumenti dedicati alla riabilitazione.

Physitrack a funziona con Epic?

Epic supporta le applicazioni cliniche connesse tramite le interfacce e le API da essa rese disponibili. Physitrack si integra con Epic per collegare i flussi di lavoro relativi alla prescrizione di esercizi fisici e al monitoraggio remoto senza sostituire la cartella clinica elettronica (EHR). I reparti ospedalieri possono continuare a utilizzare Epic come cartella clinica, gestendo al contempo la riabilitazione prescritta tramite Physitrack.

Una clinica può utilizzare Kareo, AdvancedMD o SimplePractice insieme a uno strumento per la prescrizione di esercizi fisici?

Kareo, AdvancedMD e SimplePractice offrono funzionalità di gestione dello studio medico in misura diversa. Una clinica può utilizzare una di queste piattaforme insieme a Physitrack, anche se gli amministratori dovrebbero verificare le possibilità di integrazione e il trasferimento dei dati disponibili prima dell’acquisto. Questo approccio combinato consente a ciascun prodotto di occuparsi delle attività per cui è stato progettato.

Cosa comporta, dal punto di vista operativo, la fatturazione RTM?

La fatturazione RTM richiede l’attività dei pazienti idonei, dati di monitoraggio documentati, il tempo dedicato dal medico al trattamento e il rispetto delle norme vigenti degli enti pagatori. Gli strumenti RTM diPhysitrack monitorano l’idoneità dei codici, inviano avvisi relativi alle fasi chiave e generano report di fatturazione esportabili. Un passaggio di consegne ben definito tra i medici e il personale addetto alla fatturazione aiuta la clinica a presentare le richieste di rimborso corredate della documentazione di supporto.