Oprogramowanie do planowania sesji fizjoterapii i rozliczeń: co warto połączyć z systemem EHR w celu przepisywania ćwiczeń i zdalnego monitorowania

W skrócie

• Oprogramowanie do planowania wizyt fizjoterapeutycznych oraz oprogramowanie do rozliczeń usług fizjoterapeutycznych służy do zarządzania wizytami, wnioskami ubezpieczeniowymi, płatnościami oraz powiązaną dokumentacją administracyjną.
• Kareo, AdvancedMD, TheraBill i SimplePractice to sprawdzone rozwiązania w zakresie rozliczeń i planowania wizyt, choć każde z nich jest dostosowane do różnych rozmiarów placówek i potrzeb operacyjnych.
• Physitrack obsługuje przepisywanie ćwiczeń, realizację indywidualnych programów ćwiczeń (HEP), monitorowanie przestrzegania zaleceń oraz zdalne monitorowanie terapeutyczne. Nie zastępuje platformy do zarządzania praktyką, systemu rozliczeniowego ani elektronicznej dokumentacji medycznej (EHR).
• Sieci klinik i systemy szpitalne posiadające wiele placówek powinny przeanalizować obie kategorie, sprawdzić, w jaki sposób integrują się one z istniejącą elektroniczną dokumentacją medyczną (EHR), a także dobrać produkty, które najlepiej wspierają realizację poszczególnych zadań.

Dlaczego wyniki wyszukiwania oprogramowania PT wciąż wskazują niewłaściwą kategorię?

Wyszukiwania dotyczące oprogramowania do zarządzania gabinetami fizjoterapii często łączą dwie kategorie produktów. Platformy do planowania wizyt i rozliczeń służą do zarządzania terminami wizyt, sprawdzania uprawnień pacjentów, rozpatrywania wniosków o refundację, płatności oraz powiązanej dokumentacji. Narzędzia do zalecania ćwiczeń i zdalnego monitorowania terapii zapewniają plany ćwiczeń, gromadzą dane dotyczące aktywności pacjentów oraz wspierają opiekę między wizytami.

Rozliczenia wymagają zastosowania specjalistycznych zasad, które mogą zostać pominięte w podstawowej liście funkcji. Oprogramowanie do rozliczeń usług fizjoterapeutycznych może wymagać obliczania jednostek czasowych zgodnie z zasadą 8 minut, śledzenia przypadków, w których ma zastosowanie modyfikator KX, oraz obsługi raportowania MIPS. Platformy przeznaczone specjalnie dla fizjoterapii często wbudowują te zasady w swoje procesy robocze, podczas gdy ogólne oprogramowanie medyczne może wymagać konfiguracji lub ręcznej obsługi. Kliniki powinny bezpośrednio zweryfikować każdą z tych funkcji, ponieważ zakres wsparcia różni się w zależności od dostawcy i planu.

Realizacja ćwiczeń i zdalne monitorowanie wiążą się z różnymi procesami roboczymi. Lekarze muszą zalecać ćwiczenia, aktualizować plany, przeglądać dane dotyczące wykonania ćwiczeń oraz komunikować się z pacjentami poza wizytami. Platforma rozliczeniowa może rejestrować rozliczenia związane z tą pracą, ale niekoniecznie zapewnia narzędzia przeznaczone dla pacjentów, które generują i porządkują podstawowe dane dotyczące aktywności.

Dlatego też sieci klinik i systemy szpitalne posiadające wiele placówek odnoszą korzyści z analizy dwóch poziomów. Pierwszy poziom obejmuje oprogramowanie do planowania sesji fizjoterapeutycznych, dokumentację, rozliczenia i obsługę przychodów. Drugi poziom dotyczy zaleceń dotyczących ćwiczeń, monitorowania postępów pacjentów oraz zdalnego monitorowania. Nabywcy mogą wówczas ocenić, w jaki sposób obie platformy wymieniają się informacjami o pacjentach i danymi klinicznymi, zamiast oczekiwać, że jeden dostawca poradzi sobie równie dobrze ze wszystkimi funkcjami.

Oprogramowanie do rozliczeń, planowania i obsługi roszczeń, z którego faktycznie korzystają kliniki

Oprogramowanie do rozliczeń usług fizjoterapeutycznych różni się pod względem zakresu funkcji dostosowanych do potrzeb rehabilitacji. Ogólne platformy przeznaczone dla placówek ambulatoryjnych umożliwiają zarządzanie wizytami i rozliczeniami, jednak kliniki mogą potrzebować ręcznego definiowania reguł lub dodatkowej konfiguracji w zakresie czasowych jednostek terapeutycznych, modyfikatorów KX oraz raportowania MIPS dotyczącego układu mięśniowo-szkieletowego. Nabywcy powinni przetestować te procesy, zamiast zakładać, że są one obsługiwane przez ogólne oprogramowanie do rozliczeń ubezpieczeniowych.

Kareo

Kareo specjalizuje się w zarządzaniu praktyką i rozliczeniach dla niezależnych placówek ambulatoryjnych. Klinika fizjoterapii może rozważyć wykorzystanie tego rozwiązania do planowania wizyt, rejestracji pacjentów, obsługi płatności oraz zarządzania rozliczeniami, zwłaszcza jeśli korzysta już z oddzielnej platformy klinicznej lub do ćwiczeń.

Opublikowane porównania PT dostarczają ograniczonych bezpośrednich dowodów na możliwości platformy Kareo w zakresie rehabilitacji oraz jej aktualne ceny. Przed podjęciem decyzji o wyborze tej platformy poproś firmę Kareo o zademonstrowanie obliczeń zgodnie z zasadą 8 minut, obsługi modyfikatorów terapii, śledzenia autoryzacji oraz generowania raportów we wszystkich placówkach klinicznych.

AdvancedMD

AdvancedMD oferuje bardziej rozbudowany zestaw narzędzi do prowadzenia praktyki medycznej, który może być odpowiedni dla placówek zatrudniających wielu lekarzy i poszukujących scentralizowanego systemu planowania wizyt oraz procesów związanych z cyklem rozliczeniowym. Klienci prowadzący placówki w wielu lokalizacjach powinni sprawdzić, w jaki sposób platforma rozdziela poszczególne placówki, uprawnienia, umowy z płatnikami oraz sprawozdawczość finansową.

Dostępne źródła porównawcze dotyczące PT nie pozwalają ustalić, czy AdvancedMD obsługuje zasady rozliczania rehabilitacji w ramach własnego oprogramowania. Pomyślna demonstracja ogólnego rozliczania usług medycznych nie dowodzi, że oprogramowanie potrafi obliczać jednostki czasowe lub sygnalizować wymogi związane z modyfikatorami KX bez konieczności ręcznej interwencji.

TheraBill

TheraBill to oprogramowanie do rozliczeń, które zazwyczaj kojarzy się z platformą WebPT, a nie kompletny system kliniczny. W mniejszych klinikach oddzielny moduł rozliczeniowy może okazać się praktycznym rozwiązaniem, o ile personel jest w stanie samodzielnie zarządzać powiązaniami między dokumentacją a wnioskami rozliczeniowymi.

Niezależnych informacji na temat cennika TheraBill, docelowej wielkości placówki oraz aktualnego zestawu funkcji jest wciąż niewiele. W jednym z porównań sporządzonym przez konkurencję wskazano, że dodanie funkcji rozliczeniowej do wdrożenia WebPT może podwyższyć całkowite koszty w przeliczeniu na jednego specjalistę oraz stworzyć kolejny punkt synchronizacji, jednak przed sporządzeniem budżetu nabywcy powinni zweryfikować oba te twierdzenia bezpośrednio u dostawców.

SimplePractice

SimplePractice jest rozwiązaniem przeznaczonym dla fizjoterapeutów prowadzących indywidualną praktykę oraz mniejszych placówek z branży medycznej, które cenią sobie prostotę zarządzania, portal dla klientów oraz usługi telezdrowotne. W jednym z przeglądów branżowych usługa ta została wyraźnie zaklasyfikowana do segmentu fizjoterapeutów prowadzących indywidualną praktykę oraz placówek z branży medycznej, a nie do segmentu placówek o silnym ukierunkowaniu na ubezpieczenia i posiadających wiele oddziałów.

W niektórych porównaniach z konkurencją pojawiają się twierdzenia, że w SimplePractice brakuje wbudowanych funkcji obliczania zgodnie z zasadą 8 minut, śledzenia KX oraz obsługi wielu lokalizacji. Twierdzenia te pochodzą od dostawców oferujących alternatywne rozwiązania, dlatego nabywcy powinni poprosić o demonstrację na żywo, zamiast traktować takie porównania jako niezależną weryfikację.

Kliniki posiadające wiele placówek powinny przed podjęciem decyzji przeanalizować wszystkie cztery produkty pod kątem rzeczywistych rozliczeń. Należy wykorzystać zanonimizowane przykłady dotyczące kodów czasowych, limitów autoryzacji, zasad stosowania modyfikatorów, korekt rozliczeń oraz raportowania na poziomie poszczególnych placówek. Platforma, która realizuje te procesy przy mniejszej liczbie czynności wykonywanych ręcznie, zazwyczaj lepiej sprawdzi się w placówkach fizjoterapii obsługujących dużą liczbę ubezpieczeń niż taka, która opiera się głównie na szablonach i procedurach opracowanych przez personel.

Gdy zalecanie ćwiczeń i zdalne monitorowanie to dwie różne rzeczy

Oprogramowanie do przepisywania ćwiczeń służy do zarządzania opieką nad pacjentami w okresie między wizytami. Specjalista medyczny wykorzystuje je do opracowywania i przekazywania pacjentom programu ćwiczeń domowych, aktualizowania ćwiczeń w miarę postępów leczenia oraz udzielania pacjentom jasnych instrukcji, których powinni przestrzegać poza gabinetem. Oprogramowanie przeznaczone dla pacjentów może rejestrować wykonane ćwiczenia, serie, powtórzenia, poziom bólu i stopień trudności, a następnie przekazywać specjaliście informacje dotyczące poszczególnych sesji.

Platformy do rozliczeń i planowania mają inne przeznaczenie operacyjne. Służą one do zarządzania wizytami, sprawdzania uprawnień, rozpatrywania wniosków o refundację, płatności oraz innych dokumentów administracyjnych. Większość z nich nie oferuje biblioteki ćwiczeń, narzędzi do przekazywania materiałów pacjentom ani szczegółowych danych dotyczących przestrzegania zaleceń, niezbędnych do prowadzenia ciągłej rehabilitacji. Rozdzielenie tych funkcji na odrębne warstwy pozwala również szpitalom lub klinikom posiadającym wiele placówek zachować dotychczasowe systemy elektronicznej dokumentacji medycznej (EHR) oraz procesy związane z cyklem przychodów.

Physitrack zapewnia moduł do przepisywania ćwiczeń. Lekarze mogą tworzyć programy, korzystając z biblioteki ćwiczeń, udostępniać je za pośrednictwem strony PhysiApp, monitorować przestrzeganie zaleceń oraz gromadzić dane dotyczące wyników zgłaszanych przez pacjentów. Serwis Physitrack integruje się z systemami elektronicznej dokumentacji medycznej (EHR) oraz platformami do zarządzania praktyką, w tym z systemem Epic, jednak nie zastępuje funkcji planowania wizyt, składania wniosków o refundację ani systemu EHR, w którym przechowywana jest dokumentacja pacjenta.

Zdalne monitorowanie terapeutyczne (RTM) rozszerza ten sam przebieg pracy między wizytami, gdy klinika decyduje się na wdrożenie programu RTM. Oprogramowanie „ Physitrack ” może śledzić istotną aktywność, wskazywać kwalifikowalność do kodów CPT, generować powiadomienia o osiągnięciu kolejnych etapów oraz tworzyć raporty rozliczeniowe z możliwością eksportu. Personel rozliczeniowy nadal weryfikuje dokumentację, potwierdza wymagania dotyczące kodów i składa wnioski rozliczeniowe za pośrednictwem platformy rozliczeniowej kliniki lub platformy EHR. Z tego powodu oprogramowanie RTM i oprogramowanie do rozliczeń fizjoterapii wymagają ściśle zdefiniowanego procesu przekazywania danych, a nie nakładających się zestawów funkcji.

Funkcje związane z rozliczeniami i planowaniem a funkcje związane z zalecaniem ćwiczeń i RTM

Te dwie kategorie oprogramowania wspierają różne aspekty opieki nad pacjentem i często współpracują ze sobą dzięki integracji z systemem elektronicznej dokumentacji medycznej (EHR) lub systemem zarządzania praktyką.

W jaki sposób system „ Physitrack ” integruje się z systemem Epic i innymi systemami EHR

System Epic może połączyć specjalistyczny program ćwiczeń z platformą RTM, nie rezygnując przy tym ze swojej roli jako głównego systemu ewidencyjnego szpitala. Epic wspiera ten model poprzez platformę open.epic, która udostępnia ponad 750 bezpłatnych interfejsów API i interfejsów. Według danych open.epic firma Epic podaje, że z jej usług internetowych korzysta 2 933 aktywnych aplikacji, a jej publiczne interfejsy API obsługują 297 miliardów transakcji rocznie.

Interfejsy API FHIR zapewniają połączonym aplikacjom standardowy sposób wymiany ustrukturyzowanych informacji klinicznych. FHIR porządkuje informacje, takie jak dane pacjenta, wizyty i obserwacje, w postaci zdefiniowanych zasobów. Posiadając odpowiednie uprawnienia, platforma do przepisywania ćwiczeń fizycznych może pobierać istotne informacje o pacjencie oraz wysyłać wybrane dane dotyczące programu lub monitorowania z powrotem do systemu Epic. Szpital decyduje, do których zasobów aplikacja ma dostęp.

SMART on FHIR zarządza uwierzytelnianiem i autoryzacją dla podłączonych aplikacji. Lekarz może uzyskać dostęp do zatwierdzonej aplikacji w ramach procesu roboczego obsługiwanym przez system Epic, podczas gdy system Epic przekazuje odpowiednie informacje o pacjencie i stosuje zasady dostępu obowiązujące w danej organizacji. Szpitale mogą wykorzystać to podejście w celu ograniczenia konieczności wielokrotnego logowania się oraz ręcznego dopasowywania pacjentów, choć dokładny przebieg procesu zależy od lokalnej konfiguracji systemu Epic.

Rozbudowana infrastruktura firmy Epic, służąca do tworzenia oprogramowania i odkrywania produktów, zapewnia dostawcom możliwość tworzenia i prezentowania aplikacji rozszerzających funkcjonalność systemu Epic. Ta połączona platforma pozostaje odrębnym oprogramowaniem. Nie modyfikuje ona podstawowych funkcji systemu Epic ani nie zastępuje szpitalnego systemu rozliczeniowego, planowania wizyt czy dokumentacji.

Zdalne monitorowanie stanowi dobry przykład tej architektury. Aplikacja podłączona do sieci może gromadzić informacje przekazywane przez pacjentów lub generowane przez urządzenia, porządkować je w celu przeglądu przez lekarza oraz przesyłać wybrane dane z powrotem do elektronicznej dokumentacji medycznej (EHR). Mindbowser, zewnętrzna firma konsultingowa zajmująca się integracją systemów, informuje, że Ochsner Health wykorzystała połączenia Epic FHIR do zdalnego monitorowania nadciśnienia i cukrzycy. Jednak informacja ta pochodzi od firmy konsultingowej, a nie z pierwotnej dokumentacji firmy Epic lub Ochsner, dlatego nabywcy powinni traktować ją jako przykład ilustrujący, a nie jako zweryfikowane studium przypadku pochodzące od którejkolwiek z tych organizacji.

Physitrack oferuje ponad 30 integracji z systemami EHR i oprogramowaniem do zarządzania praktyką, w tym z systemem Epic. Platforma Physitrack zapewnia funkcje związane z zaleceniami ćwiczeń, programem ćwiczeń domowych (HEP), monitorowaniem przestrzegania zaleceń oraz monitorowaniem powrotu do zdrowia (RTM) w połączeniu z istniejącym systemem EHR. Zakres wymiany danych, dostęp personelu medycznego oraz możliwość zapisywania danych z powrotem do systemu zależą od zatwierdzonej integracji oraz wymagań technicznych i bezpieczeństwa danego szpitala. Podczas procesu zakupowego zespół IT powinien przed zaplanowaniem wdrożenia potwierdzić dostępny interfejs, wymagane uprawnienia, pola danych, metodę uwierzytelniania oraz zakres obowiązków związanych ze wsparciem technicznym.

Ocena i połączenie obu warstw z perspektywy nabywcy obejmującego wiele placówek lub sieci szpitali

Zespół ds. zamówień powinien przypisać każde wymaganie do odpowiedniego systemu przed przystąpieniem do porównania dostawców. Oprogramowanie do planowania sesji fizjoterapii powinno obsługiwać terminy wizyt i dostępność zasobów, natomiast oprogramowanie do rozliczeń fizjoterapii powinno obsługiwać wnioski o refundację oraz procesy związane z płatnikami. Elektroniczna dokumentacja medyczna (EHR) powinna pozostać dokumentacją kliniczną. Oprogramowanie do przepisywania ćwiczeń oraz oprogramowanie RTM powinno zarządzać zaleconymi programami, aktywnością pacjentów oraz danymi z monitoringu.

Dostawcy rozwiązań do rozliczeń i planowania wizyt powinni wyjaśnić, w jaki sposób ich produkty obsługują scentralizowane operacje w różnych lokalizacjach. Należy zapytać, w jaki sposób platforma stosuje zasady płatników, zarządza weryfikacją uprawnień, kontroluje dostęp personelu oraz generuje raporty dotyczące wyników finansowych w podziale na placówki. Zespół powinien również przetestować planowanie wizyt u świadczeniodawców w różnych lokalizacjach oraz ustalić, czy przejęte kliniki mogą dołączyć do tego samego konta bez konieczności przebudowywania swoich procesów roboczych.

Dostawcy rozwiązań do przepisywania ćwiczeń powinni zaprezentować kompletny przebieg pracy zarówno pacjenta, jak i lekarza. Należy zapytać, w jaki sposób lekarze tworzą i aktualizują programy, co pacjenci widzą w aplikacji oraz czy raporty dotyczące przestrzegania zaleceń uwzględniają wykonane ćwiczenia, a nie tylko logowania. Oceny rozwiązań RTM powinny obejmować kwalifikowalność kodów, powiadomienia o osiągnięciu kamieni milowych, raporty rozliczeniowe z możliwością eksportu oraz przekazywanie odpowiednich danych do elektronicznej dokumentacji medycznej (EHR). Platforma „ Physitrack ” wypełnia tę warstwę, oferując realizację domowych programów ćwiczeń (HEP), monitorowanie przestrzegania zaleceń, pomiary wyników zgłaszanych przez pacjentów (PROM) oraz rozwiązania RTM, współpracując jednocześnie z istniejącą platformą rozliczeniową.

Zespoły IT w szpitalach powinny wcześnie przeanalizować kwestie integracji i zarządzania, ponieważ uzyskanie zgody może zająć więcej czasu niż ocena komercyjna. Dział zamówień powinien udokumentować każdą wymianę danych, zidentyfikować system referencyjny oraz potwierdzić przydzielenie kont przed rozpoczęciem projektu pilotażowego. W zakresie rehabilitacji Physitrack zapewnia zgodność z wymogami HIPAA oraz posiada certyfikaty ISO 27001 i ISO 13485. PT Direct oferuje administratorom centralną konsolę do przydzielania licencji, zarządzania kontami personelu oraz stosowania identyfikacji wizualnej kliniki we wszystkich placówkach.

SPRY i Prompt Health proponują inny model, łącząc w jednym produkcie elektroniczną dokumentację medyczną (EHR), funkcje związane z dokumentacją, planowaniem wizyt, rozliczeniami oraz obsługą pacjentów. Konsolidacja może ograniczyć nakłady administracyjne związane z dostawcami i uprościć obsługę techniczną dla klinik, które korzystają z dołączonych funkcji HEP i RTM. Połączenie najlepszych w swojej klasie rozwiązań zazwyczaj wymaga większego nakładu pracy przy planowaniu integracji, ale pozwala organizacji posiadającej wiele placówek na wybór bardziej zaawansowanych treści dotyczących ćwiczeń oraz narzędzi do monitorowania bez konieczności wymiany dotychczasowego systemu administracyjnego. Nabywcy powinni porównać oba modele, biorąc pod uwagę rzeczywiste procesy robocze, całkowity koszt umowy, nakład pracy związany z wdrożeniem oraz odpowiedzialność za wsparcie techniczne w przypadku przepływu danych między systemami.

Podsumowanie na koniec

Oceń obie kategorie oprogramowania osobno, a następnie połącz produkty, które dobrze sprawdzają się w poszczególnych zadaniach. Oprogramowanie do planowania wizyt i rozliczeń w gabinecie fizjoterapii powinno zarządzać terminami wizyt oraz procesami związanymi z cyklem rozliczeniowym. Specjalistyczna platforma do przepisywania ćwiczeń powinna obsługiwać realizację programu ćwiczeń domowych (HEP) oraz monitorowanie przestrzegania zaleceń, a w razie potrzeby zapewniać wsparcie w zakresie RTM.

Przypisz każde wymaganie do jednej kategorii i sprawdź, w jaki sposób dane przepływają między produktami. Możesz ocenić Physitrack warstwy HEP i RTM równolegle z istniejącym oprogramowaniem do elektronicznej dokumentacji medycznej (EHR) oraz oprogramowaniem do zarządzania praktyką. Kompatybilne połączenie tych rozwiązań pozwala zachować znane procesy administracyjne, jednocześnie rozszerzając zakres opieki prowadzonej przez lekarzy w okresie między wizytami.

Najczęściej zadawane pytania

Czy „ Physitrack ” stanowi zamiennik oprogramowania do fakturowania czy systemu EHR?

Oprogramowanie do zarządzania praktyką zajmuje się planowaniem wizyt i zadaniami administracyjnymi, oprogramowanie do rozliczeń obsługuje wnioski o refundację i płatności, a system EHR przechowuje dokumentację medyczną. Platforma „ Physitrack ” uzupełnia istniejące systemy kliniki o programy ćwiczeń domowych, monitorowanie przestrzegania zaleceń oraz funkcję RTM. Kliniki zachowują swój dotychczasowy system dokumentacji, zapewniając jednocześnie lekarzom dedykowane narzędzia rehabilitacyjne.

Czy gra „ Physitrack ” działa na platformie Epic?

Epic obsługuje zintegrowane aplikacje kliniczne za pośrednictwem udostępnionych interfejsów i interfejsów API. Platforma „ Physitrack ” integruje się z systemem Epic, umożliwiając połączenie procesów przepisywania ćwiczeń i zdalnego monitorowania bez konieczności wymiany systemu EHR. Oddziały szpitalne mogą nadal korzystać z systemu Epic jako źródła dokumentacji medycznej, jednocześnie zarządzając zaleconym programem rehabilitacji za pośrednictwem platformy „ Physitrack ”.

Czy przychodnia może korzystać z systemów Kareo, AdvancedMD lub SimplePractice w połączeniu z narzędziem do wystawiania zaleceń dotyczących ćwiczeń fizycznych?

Kareo, AdvancedMD i SimplePractice w różnym stopniu obsługują funkcje związane z zarządzaniem praktyką. Klinika może korzystać z jednej z tych platform równolegle z serwisem Physitrack, jednak przed zakupem administratorzy powinni sprawdzić dostępne możliwości integracji i przekazywania danych. Takie połączone podejście pozwala każdemu z produktów zajmować się zadaniami, do których został stworzony.

Jakie wymagania operacyjne wiążą się z rozliczeniami RTM?

Rozliczanie w ramach programu RTM wymaga wykazania kwalifikującej się aktywności pacjenta, udokumentowanych danych z monitorowania, czasu poświęconego przez lekarza na leczenie oraz zgodności z aktualnymi zasadami płatnika. Narzędzia RTM firmyPhysitrack śledzą kwalifikowalność kodów, generują powiadomienia o osiągnięciu kolejnych etapów oraz tworzą raporty rozliczeniowe z możliwością eksportu. Ustalony proces przekazywania dokumentacji między lekarzami a personelem rozliczeniowym pomaga klinice w składaniu wniosków o refundację wraz z dokumentacją uzupełniającą.