Software für die Terminplanung und Abrechnung in der Physiotherapie: Welche Lösung lässt sich am besten mit Ihrer elektronischen Patientenakte (EHR) kombinieren, um Trainingspläne zu erstellen und Patienten aus der Ferne zu überwachen?
Kurz gesagt
- Software zur Terminplanung und Abrechnung in der Physiotherapie verwaltet Termine, Versicherungsansprüche, Zahlungen und die damit verbundenen Verwaltungsunterlagen.
- Kareo, AdvancedMD, TheraBill und SimplePractice sind bewährte Lösungen für die Abrechnung und Terminplanung, wobei jede davon für unterschiedliche Klinikgrößen und betriebliche Anforderungen geeignet ist.
- Physitrack Es übernimmt die Erstellung von Trainingsplänen, die Umsetzung von Heimtrainingsprogrammen, die Überwachung der Therapietreue sowie die therapeutische Fernüberwachung. Es ersetzt jedoch weder eine Praxisverwaltungsplattform noch ein Abrechnungssystem oder eine elektronische Patientenakte.
- Kliniken mit mehreren Standorten und Krankenhausverbünde sollten beide Kategorien prüfen, klären, wie sie sich in die bestehende elektronische Patientenakte integrieren lassen, und die Produkte auswählen, die die jeweiligen Aufgaben am besten unterstützen.
Warum die Suche nach PT-Software immer wieder auf die falsche Kategorie verweist
Bei der Suche nach Software für die Praxisverwaltung in der Physiotherapie werden häufig zwei Produktkategorien miteinander vermischt. Terminplanungs- und Abrechnungsplattformen verwalten Termine, Berechtigungsprüfungen, Leistungsanträge, Zahlungen und die dazugehörige Dokumentation. Tools zur Trainingsverschreibung und zur therapeutischen Fernüberwachung stellen Trainingspläne bereit, erfassen Aktivitätsdaten der Patienten und unterstützen die Betreuung zwischen den Terminen.
Die Abrechnung erfordert spezielle Regeln, die in einer einfachen Funktionsübersicht leicht übersehen werden können. Eine Abrechnungssoftware für Physiotherapie muss unter Umständen Zeiteinheiten nach der 8-Minuten-Regel berechnen, erfassen, wann der KX-Modifikator gilt, und die MIPS-Berichterstattung unterstützen. Physiotherapiespezifische Plattformen integrieren diese Regeln oft direkt in ihre Arbeitsabläufe, während allgemeine medizinische Software möglicherweise eine Konfiguration oder manuelle Eingriffe erfordert. Praxen sollten jede Funktion direkt überprüfen, da der Umfang der Unterstützung je nach Anbieter und Tarif variiert.
Die Bereitstellung von Übungen und die Fernüberwachung erfordern unterschiedliche Arbeitsabläufe. Ärzte müssen Übungen verschreiben, Pläne aktualisieren, Daten zur Durchführung überprüfen und auch außerhalb der Termine mit den Patienten kommunizieren. Eine Abrechnungsplattform erfasst zwar möglicherweise die mit dieser Arbeit verbundenen Abrechnungsdaten, bietet jedoch nicht unbedingt die patientenorientierten Tools, mit denen die zugrunde liegenden Aktivitätsdaten erfasst und organisiert werden.
Kliniken mit mehreren Standorten und Krankenhausverbünde profitieren daher von einer Bewertung auf zwei Ebenen. Die erste Ebene umfasst Software für die Terminplanung in der Physiotherapie, Dokumentation, Abrechnung und das Umsatzmanagement. Die zweite Ebene umfasst die Verschreibung von Bewegungsübungen, die Nachsorge der Patienten und die Fernüberwachung. Käufer können dann beurteilen, wie die beiden Plattformen Patienten- und klinische Informationen austauschen, anstatt von einem einzigen Anbieter zu erwarten, dass er alle Funktionen gleichermaßen gut abdeckt.
Abrechnungs-, Terminplanungs- und Abrechnungssoftware, die Praxen tatsächlich nutzen
Physiotherapie-Abrechnungssoftware unterscheidet sich darin, inwieweit sie rehabilitationsspezifische Funktionen bietet. Allgemeine Plattformen für ambulante Behandlungen können zwar Termine und Abrechnungen verwalten, doch Kliniken benötigen möglicherweise manuelle Regeln oder zusätzliche Konfigurationen für zeitgesteuerte Behandlungseinheiten, KX-Modifikatoren und die MIPS-Berichterstattung im Bereich des Bewegungsapparats. Käufer sollten diese Arbeitsabläufe testen, anstatt davon auszugehen, dass sie durch die allgemeine Versicherungsabrechnung abgedeckt sind.
Kareo
Kareo ist auf die Praxisverwaltung und Abrechnung für unabhängige ambulante Praxen spezialisiert. Eine Physiotherapiepraxis kann die Lösung für Terminplanung, Patientenanmeldung, Zahlungen und Abrechnungsmanagement in Betracht ziehen, insbesondere wenn sie bereits eine separate Plattform für die klinische Versorgung oder das Trainingsprogramm nutzt.
Die veröffentlichten PT-Vergleiche liefern nur begrenzte direkte Belege für die rehabilitationsspezifischen Funktionen und die aktuellen Preise von Kareo. Bevor Sie sich für Kareo entscheiden, sollten Sie das Unternehmen bitten, Ihnen die Berechnungen nach der 8-Minuten-Regel, den Umgang mit Therapiemodifikatoren, die Nachverfolgung von Genehmigungen sowie die Berichterstellung für alle Klinikstandorte zu demonstrieren.
AdvancedMD
AdvancedMD bietet eine umfassendere Lösung für Arztpraxen, die sich besonders für Einrichtungen mit mehreren Ärzten eignet, die eine zentralisierte Terminplanung und Workflows für den Umsatzzyklus benötigen. Käufer mit mehreren Standorten sollten sich vergewissern, wie die Plattform Standorte, Zugriffsrechte, Verträge mit Kostenträgern und die Finanzberichterstattung voneinander trennt.
Die verfügbaren PT-Vergleichsquellen lassen keine Rückschlüsse darauf zu, ob AdvancedMD die Abrechnungsregeln für die Rehabilitation nativ unterstützt. Eine erfolgreiche Demonstration der allgemeinen medizinischen Abrechnung beweist nicht, dass die Software zeitabhängige Einheiten berechnen oder die Anforderungen an KX-Modifikatoren ohne manuellen Aufwand kennzeichnen kann.
TheraBill
TheraBill ist eine Abrechnungslösung, die üblicherweise mit WebPT in Verbindung gebracht wird, und kein vollständiges klinisches System. Für kleinere Praxen kann eine separate Abrechnungslösung praktikabel sein, wenn das Personal die Verknüpfung zwischen Dokumentation und Abrechnungen verwalten kann.
Unabhängige Informationen zu den Preisen von TheraBill, der empfohlenen Klinikgröße und dem aktuellen Funktionsumfang sind nach wie vor spärlich. Ein von einem Mitbewerber verfasster Vergleich berichtet, dass die Erweiterung einer WebPT-Implementierung um Abrechnungsfunktionen die Gesamtkosten pro Therapeut erhöhen und einen weiteren Synchronisationspunkt schaffen kann; Käufer sollten jedoch beide Aussagen vor der Budgetplanung direkt bei den Anbietern überprüfen.
SimplePractice
SimplePractice eignet sich für selbstständige Physiotherapeuten und kleinere Praxen im Bereich der Gesundheitsberufe, die Wert auf eine unkomplizierte Verwaltung, ein Kundenportal und Telemedizin legen. In einer Branchenübersicht wird die Lösung ausdrücklich dem Segment der Selbstständigen und Gesundheitsberufe zugeordnet und nicht dem versicherungslastigen Segment mit mehreren Standorten.
In einigen Vergleichen mit Konkurrenzprodukten wird behauptet, dass SimplePractice keine nativen Berechnungen nach der 8-Minuten-Regel, keine KX-Erfassung und keine Unterstützung für mehrere Standorte biete. Diese Behauptungen stammen von Anbietern, die Alternativprodukte verkaufen; daher sollten Käufer eine Live-Demonstration anfordern, anstatt den Vergleich als unabhängige Bestätigung zu betrachten.
Kliniken mit mehreren Standorten sollten alle vier Produkte anhand realer Abrechnungsfälle bewerten, bevor sie eine Entscheidung treffen. Verwenden Sie anonymisierte Beispiele, die zeitgebundene Codes, Genehmigungslimits, Modifikatorregeln, Korrekturen von Abrechnungsdaten und die Berichterstattung auf Standortebene umfassen. Eine Plattform, die diese Arbeitsabläufe mit weniger manuellen Schritten abwickelt, eignet sich in der Regel besser für einen stark versicherungsorientierten Physiotherapiebetrieb als eine, die hauptsächlich auf Vorlagen und Mitarbeiterverfahren basiert.
Wo die Erstellung von Trainingsplänen und die Fernüberwachung unterschiedliche Aufgabenbereiche darstellen
Eine Software zur Verschreibung von Übungen koordiniert die von den Patienten zwischen den Terminen durchzuführenden Maßnahmen. Ein Therapeut nutzt sie, um ein Heimtrainingsprogramm zusammenzustellen und zu übermitteln, die Übungen im Verlauf der Behandlung anzupassen und den Patienten klare Anweisungen für das Training außerhalb der Praxis zu geben. Die für Patienten bestimmte Software kann absolvierte Übungen, Sätze, Wiederholungen, Schmerzen und den Schwierigkeitsgrad erfassen und die Informationen auf Sitzungsebene anschließend an den Therapeuten zurückmelden.
Abrechnungs- und Terminplanungsplattformen dienen einem anderen betrieblichen Zweck. Sie verwalten Termine, Berechtigungsprüfungen, Leistungsanträge, Zahlungen und andere administrative Unterlagen. Die meisten bieten weder eine Übungsbibliothek noch Tools zur Patientenbetreuung oder detaillierte Daten zur Therapietreue, die für eine kontinuierliche Rehabilitation erforderlich sind. Durch die Trennung dieser Funktionen in separate Ebenen kann ein Krankenhaus oder eine Klinik mit mehreren Standorten zudem seine etablierten Arbeitsabläufe im Bereich der elektronischen Patientenakte (EHR) und des Umsatzzyklus beibehalten.
Physitrack stellt die Ebene für die Trainingsverschreibung bereit. Ärzte können mithilfe der Trainingsbibliothek Programme erstellen, diese über PhysiApp bereitstellen, die Einhaltung der Vorgaben überprüfen und von Patienten gemeldete Ergebnisdaten erfassen. Physitrack lässt sich in EHR- und Praxisverwaltungsplattformen, darunter Epic, integrieren, ersetzt jedoch weder die Terminplanung noch die Abrechnung noch die EHR, in der die Patientenakte gespeichert ist.
Die therapeutische Fernüberwachung erweitert den Arbeitsablauf zwischen den Terminen, wenn sich eine Praxis für die Durchführung eines RTM-Programms entscheidet. „ Physitrack “ kann relevante Aktivitäten nachverfolgen, die Eignung für CPT-Codes anzeigen, Meilenstein-Benachrichtigungen ausgeben und exportierbare Abrechnungsberichte erstellen. Ihre Abrechnungsmitarbeiter prüfen weiterhin die Dokumentation, bestätigen die Code-Anforderungen und reichen die Abrechnungen über die Abrechnungs- oder EHR-Plattform der Praxis ein. Aus diesem Grund benötigen RTM-Software und PT-Abrechnungssoftware eine definierte Datenübergabe statt sich überschneidender Funktionslisten.
Abrechnungs- und Terminplanungsfunktionen im Vergleich zu Trainingsverschreibungs- und RTM-Funktionen
Die beiden Softwarekategorien unterstützen verschiedene Bereiche der Patientenversorgung und sind häufig über eine Anbindung an die elektronische Patientenakte (EHR) oder das Praxismanagementsystem miteinander verknüpft.
So lässt sich „ Physitrack “ in Epic und andere EHR-Systeme integrieren
Epic kann eine spezialisierte Plattform für Trainingspläne und RTM-Daten miteinander verbinden, ohne dabei seine Rolle als primäres Krankenhaussystem aufzugeben. Epic unterstützt dieses Modell durch „open.epic“, das mehr als 750 kostenlose APIs und Schnittstellen bereitstellt. Laut „open.epic“ gibt Epic an, dass 2.933 aktive Apps seine Webdienste nutzen und dass seine öffentlichen APIs jährlich 297 Milliarden Transaktionen verarbeiten.
FHIR-APIs bieten vernetzten Anwendungen eine standardisierte Möglichkeit zum Austausch strukturierter klinischer Informationen. FHIR gliedert Informationen wie Patientendaten, Behandlungstermine und Befunde in definierte Ressourcen. Mit den entsprechenden Berechtigungen kann eine Plattform für Trainingsverschreibungen relevante Patienteninformationen abrufen und ausgewählte Programm- oder Überwachungsdaten an Epic zurücksenden. Das Krankenhaus legt fest, auf welche Ressourcen die Anwendung zugreifen darf.
SMART on FHIR verwaltet die Authentifizierung und Autorisierung für angeschlossene Anwendungen. Ein medizinisches Fachpersonal kann im Rahmen eines von Epic unterstützten Arbeitsablaufs auf eine zugelassene Anwendung zugreifen, während Epic die relevanten Patienteninformationen übermittelt und die Zugriffsrichtlinien der Einrichtung anwendet. Krankenhäuser können diesen Ansatz nutzen, um doppelte Anmeldungen und den manuellen Abgleich von Patientendaten zu reduzieren, wobei der genaue Arbeitsablauf von der lokalen Epic-Konfiguration abhängt.
Die umfassende Infrastruktur von Epic für Entwickler und Produktentdeckung bietet Anbietern eine Möglichkeit, Anwendungen zu entwickeln und bereitzustellen, die Epic erweitern. Die vernetzte Plattform bleibt eine eigenständige Software. Sie verändert weder die Kernfunktionen von Epic noch wird sie zum Abrechnungs-, Terminplanungs- oder Dokumentationssystem des Krankenhauses.
Die Fernüberwachung ist ein anschauliches Beispiel für diese Architektur. Eine vernetzte Anwendung kann von Patienten gemeldete oder von Geräten generierte Informationen erfassen, diese zur Überprüfung durch medizinisches Fachpersonal aufbereiten und ausgewählte Daten an die elektronische Patientenakte (EHR) zurücksenden. Mindbowser, ein externes Beratungsunternehmen für Integrationen, berichtet, dass Ochsner Health Epic-FHIR-Verbindungen für die Fernüberwachung von Bluthochdruck und Diabetes genutzt hat. Da diese Angaben jedoch von der Beratungsfirma stammen und nicht aus Primärdokumentation von Epic oder Ochsner, sollten Interessenten sie eher als anschauliches Beispiel betrachten und nicht als verifizierte Fallstudie einer der beiden Organisationen.
Physitrack bietet mehr als 30 Integrationen mit elektronischen Patientenakten (EHR) und Praxisverwaltungssystemen, darunter Epic. „ Physitrack “ stellt neben der bestehenden elektronischen Patientenakte Funktionen für Trainingsverschreibungen, das Heimtrainingsprogramm (HEP), die Therapietreue und die Rückmeldung (RTM) bereit. Der Umfang des Datenaustauschs, der Zugriff für medizinisches Fachpersonal und die Rückschreibfunktion hängen von der genehmigten Integration sowie den technischen und sicherheitsrelevanten Anforderungen des jeweiligen Krankenhauses ab. Im Rahmen der Beschaffung sollte Ihr IT-Team vor der Planung der Bereitstellung die verfügbare Schnittstelle, die erforderlichen Berechtigungen, die Datenfelder, die Authentifizierungsmethode und die Support-Verantwortlichkeiten klären.
Bewertung und Kombination beider Ebenen als Einkäufer mit mehreren Standorten oder als Krankenhausverbund
Ihr Beschaffungsteam sollte jede Anforderung einem System zuordnen, bevor es Anbieter vergleicht. Eine Terminplanungssoftware für die Physiotherapie sollte die Terminvergabe und die Verfügbarkeit von Ressourcen abdecken, während eine Abrechnungssoftware für die Physiotherapie die Abrechnungen und die Arbeitsabläufe mit den Kostenträgern übernehmen sollte. Die elektronische Patientenakte (EHR) sollte weiterhin als klinische Dokumentation dienen. Eine Software für Bewegungsverschreibungen und RTM sollte die verordneten Programme, die Aktivitäten der Patienten und die Überwachungsdaten verwalten.
Anbieter von Abrechnungs- und Terminplanungssystemen sollten erläutern, wie ihre Produkte den standortübergreifenden, zentralisierten Betrieb abwickeln. Fragen Sie nach, wie die Plattform die Regeln der Kostenträger anwendet, die Berechtigungsprüfungen verwaltet, den Mitarbeiterzugang kontrolliert und die finanzielle Leistung nach Standorten auswertet. Ihr Team sollte außerdem die standortübergreifende Terminplanung für Leistungserbringer testen und prüfen, ob übernommene Kliniken in dasselbe Konto integriert werden können, ohne dass ihre Arbeitsabläufe neu aufgebaut werden müssen.
Anbieter von Trainingsprogrammen sollten den gesamten Arbeitsablauf für Patienten und Ärzte veranschaulichen. Fragen Sie, wie Ärzte Programme erstellen und aktualisieren, was Patienten in der App sehen und ob die Berichte zur Therapietreue tatsächlich die absolvierten Übungen erfassen und nicht nur die Anmeldungen. Bei der Bewertung von RTM-Lösungen sollten die Eignung für Abrechnungscodes, Meilenstein-Benachrichtigungen, exportierbare Abrechnungsberichte und die Übertragung relevanter Daten in die elektronische Patientenakte berücksichtigt werden. „ Physitrack “ deckt diesen Bereich mit der Bereitstellung von Heimtrainingsprogrammen (HEP), der Nachverfolgung der Therapietreue, PROMs und RTM ab und arbeitet dabei nahtlos mit der bestehenden Abrechnungsplattform zusammen.
IT-Teams in Krankenhäusern sollten sich frühzeitig mit den Aspekten der Integration und Governance befassen, da die Genehmigungsverfahren länger dauern können als die kommerzielle Bewertung. Die Beschaffungsabteilung sollte jeden Datenaustausch dokumentieren, das Stammdatensystem identifizieren und die Bereitstellung von Benutzerkonten bestätigen, bevor ein Pilotprojekt beginnt. Für den Rehabilitationsbereich Physitrack unterstützt die Einhaltung der HIPAA-Anforderungen und verfügt über Zertifizierungen nach ISO 27001 und ISO 13485. PT Direct bietet Administratoren eine zentrale Konsole zur Vergabe von Lizenzen, zur Verwaltung von Mitarbeiterkonten und zur einheitlichen Gestaltung des Klinik-Brandings standortübergreifend.
SPRY und Prompt Health bieten ein alternatives Modell, indem sie elektronische Patientenakten (EHR), Dokumentation, Terminplanung, Abrechnung und patientenbezogene Funktionen in einem Produkt vereinen. Diese Konsolidierung kann den Verwaltungsaufwand für Anbieter verringern und den Support für Kliniken vereinfachen, die die integrierten HEP- und RTM-Funktionen nutzen. Eine Kombination der besten Lösungen erfordert in der Regel einen höheren Integrationsaufwand, ermöglicht es einer Organisation mit mehreren Standorten jedoch, umfassendere Trainingsinhalte und Überwachungstools zu nutzen, ohne ihr Verwaltungssystem ersetzen zu müssen. Käufer sollten beide Modelle anhand realer Arbeitsabläufe, der Gesamtvertragskosten, des Implementierungsaufwands und der Zuständigkeit für den Support bei systemübergreifendem Datenaustausch vergleichen.
Fazit
Bewerten Sie die beiden Softwarekategorien getrennt voneinander und kombinieren Sie anschließend die Produkte, die die jeweiligen Aufgaben gut erfüllen. Ihre Terminplanungs- und Abrechnungssoftware für die Physiotherapie sollte Termine und die Arbeitsabläufe im Umsatzzyklus verwalten. Eine spezielle Plattform für die Verschreibung von Übungen sollte die Bereitstellung des Heimtrainingsprogramms (HEP) und die Überwachung der Therapietreue übernehmen und bei Bedarf RTM-Unterstützung bieten.
Ordnen Sie jede Anforderung einer Kategorie zu und testen Sie, wie Daten zwischen den Produkten ausgetauscht werden. Sie können Physitrack die HEP- und RTM-Ebene parallel zu Ihrer bestehenden EHR- und Praxisverwaltungssoftware. Eine kompatible Kombination kann vertraute Verwaltungsabläufe beibehalten und gleichzeitig die ärztlich geleitete Versorgung zwischen den Terminen erweitern.
FAQs
Ist „ Physitrack “ ein Ersatz für Abrechnungssoftware oder eine elektronische Patientenakte (EHR)?
Praxismanagement-Software übernimmt die Terminplanung und Verwaltungsaufgaben, Abrechnungssoftware kümmert sich um Leistungsansprüche und Zahlungen, und die elektronische Patientenakte (EHR) speichert die klinischen Unterlagen. „ Physitrack “ ergänzt die bestehenden Systeme der Praxis um Heimtrainingsprogramme, die Überwachung der Therapietreue und RTM. Die Praxen behalten ihr bewährtes Dokumentationssystem bei und stellen den Ärzten gleichzeitig spezielle Rehabilitationswerkzeuge zur Verfügung.
Funktioniert „ Physitrack “ mit Epic?
Epic unterstützt vernetzte klinische Anwendungen über seine veröffentlichten Schnittstellen und APIs. „ Physitrack “ lässt sich in Epic integrieren, um Arbeitsabläufe im Bereich der Trainingsverschreibung und Fernüberwachung zu vernetzen, ohne die elektronische Patientenakte (EHR) zu ersetzen. Krankenhausabteilungen können Epic weiterhin als klinische Dokumentation nutzen und gleichzeitig die verordnete Rehabilitation über „ Physitrack “ verwalten.
Kann eine Praxis Kareo, AdvancedMD oder SimplePractice in Verbindung mit einem Tool zur Verschreibung von Bewegungsübungen nutzen?
Kareo, AdvancedMD und SimplePractice decken Funktionen des Praxismanagements in unterschiedlichem Umfang ab. Eine Praxis kann eine dieser Plattformen parallel zu „ Physitrack “ nutzen, allerdings sollten Administratoren vor dem Kauf die verfügbaren Integrationsmöglichkeiten und den Datenaustausch überprüfen. Durch diesen kombinierten Ansatz kann jedes Produkt die Aufgaben übernehmen, für deren Unterstützung es entwickelt wurde.
Was sind die betrieblichen Anforderungen für die RTM-Abrechnung?
Für die RTM-Abrechnung sind entsprechende Patientenaktivitäten, dokumentierte Überwachungsdaten, die Behandlungszeit des medizinischen Personals sowie die Einhaltung der aktuellen Vorschriften der Kostenträger erforderlich. Die RTM-Tools von „Physitrack“ überprüfen die Code-Zulässigkeit, geben Benachrichtigungen zu Meilensteinen aus und erstellen exportierbare Abrechnungsberichte. Eine klar definierte Übergabe zwischen medizinischem Personal und Abrechnungsmitarbeitern hilft der Klinik dabei, Forderungen mit den entsprechenden Belegen einzureichen.
