Software di gestione dello studio per cliniche di fisioterapia con più sedi in Australia

Software di gestione per centri di fisioterapia con più sedi

I gruppi con più sedi dovrebbero valutare separatamente il software di gestione dello studio e gli strumenti clinici specialistici in base a quattro criteri.

• Una piattaforma comune per i programmi e i protocolli di esercizi da svolgere a casa dovrebbe garantire a ogni clinica contenuti uniformi. Physitrack si inserisce in questo contesto come piattaforma per la prescrizione di esercizi e il monitoraggio a distanza.
• L'interoperabilità dovrebbe consentire il trasferimento dei dati clinici e dei pazienti tra Physitrack e il sistema di gestione delle prestazioni (PMS) o la cartella clinica elettronica (EHR) senza la necessità di inserimenti duplicati.
• I report relativi a più sedi dovrebbero mettere a confronto i risultati finanziari e clinici per clinica e per operatore sanitario. Le piattaforme australiane presentano differenze nelle loro capacità di generare report trasversali tra le diverse sedi.
• Il sistema PMS principale dovrebbe supportare la fatturazione sanitaria privata e i relativi canali di richiesta di rimborso Medicare e DVA, con riconciliazione per sede e numero di fornitore.

Perché i gruppi con più sedi hanno bisogno di un controllo centralizzato

I gruppi con più sedi dovrebbero valutare separatamente due livelli: un PMS centrale per l’amministrazione, la rendicontazione e la fatturazione in Australia, e un livello clinico specialistico per i protocolli di esercizio condivisi e il monitoraggio. Assegnare un punteggio a ciascun livello separatamente, quindi valutare la combinazione in termini di standardizzazione, interoperabilità bidirezionale, rendicontazione tra sedi e fatturazione per sede e numero di fornitore. Un gruppo con più sedi deve inoltre controllare il modo in cui medici e amministratori operano tra le diverse sedi. Una piattaforma a basso costo può diventare costosa da gestire quando ogni clinica configura in modo diverso le cartelle cliniche, i programmi di esercizio, la fatturazione e la rendicontazione.

Il software basato su cloud consente a ogni sede di accedere agli stessi dati aggiornati. BlueRock raccomanda in particolare l’architettura cloud alle organizzazioni con più sedi operative, poiché supporta la sincronizzazione dei dati tra le varie sedi. Durante le dimostrazioni dei fornitori, chiedete se gli aggiornamenti relativi ai dati dei pazienti, ai modelli, alle autorizzazioni e ai tariffari vengono riportati in tutte le sedi senza necessità di duplicazione manuale.

L'accesso al cloud da solo non garantisce la coerenza delle operazioni cliniche. Il software deve consentire alla sede centrale di definire protocolli condivisi, permettendo al contempo agli operatori sanitari di adattare le cure alle esigenze dei singoli pazienti. Inoltre, i titolari devono disporre di autorizzazioni che distinguano le responsabilità locali dai controlli a livello di gruppo, in modo che il responsabile di una clinica possa gestire una sede senza dover modificare le impostazioni per ogni sede.

Standardizzazione dei protocolli di esercizio fisico e dei programmi di ginnastica a domicilio in tutte le cliniche

La standardizzazione su più sedi richiede una libreria di protocolli gestita a livello centrale a cui ogni clinica possa accedere. La sede centrale dovrebbe controllare i modelli approvati e gli aggiornamenti, mentre i medici dovrebbero avere la possibilità di adattare i programmi alle esigenze dei singoli pazienti. La piattaforma dovrebbe registrare la versione del protocollo somministrata a ciascun paziente e mostrare il grado di aderenza al trattamento e le risposte riportate dai pazienti in tutte le sedi.

Le dimensioni della libreria indicano l’ampiezza clinica, ma sono i controlli di governance a determinare la capacità di fornire un’assistenza coerente. Physitrack Offre oltre 18.000 video di esercizi in 14 lingue, oltre a protocolli condivisi e strumenti di gestione dei risultati per le organizzazioni con più sedi. La sua PhysiApp garantisce ai pazienti l’erogazione coerente dei programmi e invia i dati sull’aderenza ai medici.

Wibbi dichiara di disporre di oltre 20.000 video di esercizi riabilitativi in più di 18 specialità. Anche un elenco di software riabilitativi curato da IntuitionLabs riporta oltre 300 modelli di programma. Le fonti disponibili non forniscono informazioni sulla copertura linguistica né sui controlli di governance centrale e di audit intersito necessari per confermare la standardizzazione multisito.

Le prove a sostegno di Rehab Guru sono più limitate. Un confronto pubblicato su “Physitrack ” lo descrive come uno strumento di prescrizione di esercizi a basso costo per le cliniche di piccole dimensioni in Australia e Nuova Zelanda, ma una fonte indipendente non conferma la sua copertura linguistica né i controlli multisito. Chiedete a Rehab Guru di dimostrare queste funzionalità, anziché considerare la mancanza di prove come una conferma della loro assenza.

Valutare separatamente ciascun fornitore in base all’ampiezza del database, alla copertura del linguaggio dei pazienti, al controllo centralizzato dei modelli, alla cronologia delle versioni e alla reportistica sull’aderenza tra le diverse sedi. Un fornitore dovrebbe essere considerato idoneo solo se un amministratore è in grado di gestire centralmente un unico protocollo approvato in tutte le cliniche e di verificarne l’utilizzo per ciascuna sede.

Interoperabilità tra il sistema di gestione dello studio e gli strumenti clinici

Un'integrazione efficace consente lo scambio bidirezionale di informazioni tra il sistema di gestione dello studio medico o la cartella clinica elettronica (EHR) e la piattaforma di prescrizione dell'attività fisica. I dati dei pazienti e i programmi assegnati dovrebbero confluire nello strumento clinico, mentre i dati sull'aderenza, i sintomi segnalati, i risultati e le modifiche apportate ai programmi dovrebbero tornare automaticamente nel sistema di riferimento. Il Single Sign-On elimina solo la necessità di un accesso separato e non garantisce che vi sia effettivamente uno scambio di dati clinici.

L'idoneità alla gestione multisede dipende sia dal sistema PMS principale sia dai dati scambiati dai suoi connettori clinici. Cliniko si presenta come un software di gestione degli studi paramedici a supporto di cliniche con più sedi; pertanto, è necessario chiedere al fornitore di dimostrare quali tipi di dati relativi a pazienti, programmi, aderenza terapeutica ed esiti il suo connettore Physitrack scambi tra le diverse sedi. BlueRock descrive Nookal come una piattaforma multisede per la gestione centralizzata degli studi e la reportistica. Se Halaxy è nella vostra rosa di candidati, chiedete al fornitore di dimostrare le stesse capacità di flusso di dati, anziché dare per scontato che l’accesso al cloud garantisca l’interoperabilità clinica.

I connettori specificati aiutano a restringere la rosa dei candidati, ma non indicano il livello di integrazione. Ad esempio, Wibbi elenca Cliniko, Nookal e TM3 tra i propri partner di integrazione, sebbene il suo elenco pubblico dei partner non specifichi se ciascun connettore garantisca la sincronizzazione bidirezionale dei dati clinici. Nel valutare Physitrack come HEP specializzato e livello di monitoraggio, è necessario verificare il flusso di dati del connettore e richiedere che qualsiasi alternativa selezionata soddisfi lo stesso standard bidirezionale.

Durante ogni dimostrazione del fornitore, creare un paziente di prova nel PMS e assegnargli un programma di esercizi da svolgere a casa. Registrare nell’app il completamento degli esercizi da parte del paziente e la sua risposta clinica, inclusi eventuali fastidi e un indicatore di risultato. Chiedere quindi al fornitore di mostrare dove tali risultati compaiono nel PMS senza doverli copiare, esportare o reinserire. Un’integrazione corretta aggiorna automaticamente la cartella clinica del paziente e indica quando è avvenuta la sincronizzazione. L’integrazione non deve creare record duplicati tra le diverse sedi.

Reportistica e analisi multisede per il confronto delle prestazioni delle cliniche

La rendicontazione multisede dovrebbe mettere a confronto ciascuna clinica utilizzando parametri coerenti, pur mantenendo una visione d’insieme a livello di gruppo. Un responsabile operativo deve filtrare i risultati finanziari per sede e per medico, per poi confrontare il fatturato e la redditività nello stesso periodo. I totali aggregati possono nascondere una clinica con un fatturato elevato ma margini ridotti.

Per quanto riguarda i report di base del PMS, Nookal è un esempio documentato; Physitrack svolge invece un ruolo distinto come livello clinico specializzato. BlueRock riferisce che Nookal offre report finanziari e sulle prestazioni dei medici relativi a più sedi, compresa la redditività per sede. Durante le dimostrazioni dei fornitori, chiedete se ogni report consenta di confrontare le sedi fianco a fianco e di mostrare i risultati relativi ai singoli medici.

La rendicontazione clinica richiede misure di esito comparabili all’interno del gruppo. Il vostro software dovrebbe mostrare gli esiti dei pazienti e indicare se questi ultimi completano i programmi prescritti. I report dovrebbero inoltre tenere conto del volume degli appuntamenti o delle ore lavorative dei medici, poiché i totali grezzi possono far apparire le cliniche più grandi come più efficaci.

Considerare il monitoraggio clinico a livello di paziente e la rendicontazione finanziaria del gruppo come requisiti distinti. Le cartelle cliniche a livello di paziente aiutano i medici ad adeguare le cure, ma non sostituiscono la rendicontazione finanziaria e operativa nel sistema centrale di gestione dello studio. Nel valutare l’ Physitrack e per la verifica dell’aderenza terapeutica e degli esiti riferiti dai pazienti, verificare che l’integrazione scelta invii dati utilizzabili all’ambiente di rendicontazione del gruppo.

Metti alla prova ogni fornitore con una richiesta concreta. Richiedi un report che metta a confronto la redditività e i risultati clinici tra due sedi, con filtri per intervallo di date e operatore sanitario. Una piattaforma adeguata dovrebbe generare il confronto senza bisogno di un consolidamento manuale tramite fogli di calcolo.

Fatturazione a Medicare, al DVA e alle assicurazioni sanitarie private in tutte le sedi

Verificare la compatibilità con la fatturazione australiana per ogni tipo di richiesta di rimborso e canale di invio, anziché considerare la fatturazione come un'unica funzionalità. Services Australia elenca quattro canali per le richieste relative al Medicare Benefits Schedule e al DVA. ECLIPSE gestisce la fatturazione semplificata e le richieste di rimborso dei pazienti per i servizi di degenza. Easyclaim invia le richieste di fatturazione collettiva e quelle dei pazienti tramite un dispositivo EFTPOS o un software di gestione dello studio medico, mentre HPOS Webclaims e Medicare Online supportano le richieste ammissibili relative a Medicare e al DVA.

Le richieste di rimborso alle assicurazioni sanitarie private seguono un flusso di lavoro distinto. I software australiani per la gestione degli studi medici possono integrarsi con HICAPS o Tyro Healthpoint per l’elaborazione immediata delle richieste di rimborso, ma è necessario verificare quali assicurazioni siano supportate, i requisiti dei terminali, la gestione dei pagamenti differenziali e i registri di liquidazione. Un’integrazione generica con le assicurazioni sanitarie private non garantisce che ogni clinica possa utilizzare i propri terminali e accordi commerciali esistenti.

Anche i gruppi con più sedi necessitano di registrazioni contabili che riportino correttamente i dati relativi alla sede e al fornitore. Chiedete a ciascun fornitore di dimostrare in che modo il proprio software assegna i codici dei fornitori, suddivide i ricavi per clinica, effettua la riconciliazione dei pagamenti e gestisce le richieste di rimborso respinte o rettificate. La dimostrazione dovrebbe includere un operatore sanitario che lavora in due sedi diverse e un addetto alla contabilità che effettua la riconciliazione di entrambe le sedi senza dover esportare e ricostruire manualmente i dati.

Per i gruppi che stanno valutando Nookal come PMS principale, la guida di BlueRock al software australiano di gestione dello studio medico illustra le integrazioni con Medicare e l’NDIS per la fatturazione e i pagamenti. Le prove indipendenti disponibili non confermano un supporto equivalente a livello di canale su tutte le altre piattaforme citate. Considerate la documentazione mancante come un’attività di verifica piuttosto che come prova dell’assenza di una determinata funzionalità. Il vostro contratto dovrebbe identificare i flussi di lavoro supportati da Medicare, DVA, HICAPS e Tyro, comprese eventuali commissioni di terze parti o dipendenze hardware.

In quali contesti trova applicazione una piattaforma specializzata come Physitrack , che integra HEP e monitoraggio remoto

Physitrack Si integra con il sistema di gestione dello studio medico (PMS) del gruppo fungendo da modulo per la prescrizione degli esercizi, la fornitura di programmi di esercizi a domicilio, il monitoraggio dell'aderenza al programma e il monitoraggio a distanza. Il vostro PMS principale dovrebbe continuare a gestire appuntamenti, cartelle cliniche dei pazienti, dati degli operatori sanitari, fatturazione e flussi di lavoro relativi alle richieste di rimborso in Australia.

Testate il livello clinico come flusso di lavoro di gruppo piuttosto che come libreria di contenuti. Chiedete alla sede centrale di pubblicare un protocollo approvato, chiedete ai medici delle due sedi di adattarlo alle proprie esigenze e verificate che i responsabili possano esaminare lo stato di completamento e le risposte fornite dai pazienti per ciascuna sede.

Registrare i dati relativi al monitoraggio a distanza ( Physitrack ) separatamente dal sistema gestionale ospedaliero (PMS) per quanto riguarda la rendicontazione e la fatturazione. I cruscotti clinici diPhysitrack supportano il monitoraggio dei pazienti e l’analisi degli esiti, ma il PMS deve gestire i confronti finanziari tra diverse sedi e le richieste di rimborso relative a Medicare, DVA e fondi sanitari privati. Considerare il monitoraggio a distanza come una funzionalità clinica piuttosto che come prova del supporto al rimborso in Australia.

Scheda di valutazione dei fornitori: quali sono gli aspetti positivi

• [ ] Il fornitore supera la fase di standardizzazione se la sede centrale è in grado di gestire a livello centrale i protocolli di esercizio condivisi e i programmi di esercizi da svolgere a casa, nonché di verificare il rispetto delle indicazioni da parte delle singole cliniche.
• [ ] Il fornitore soddisfa i requisiti di interoperabilità se i dati relativi ai pazienti e al programma vengono trasferiti automaticamente in entrambe le direzioni tra il PMS o l’EHR e il modulo clinico aggiuntivo.
• [ ] Il fornitore soddisfa i requisiti di rendicontazione se i titolari possono confrontare i risultati finanziari e clinici per sede e operatore sanitario, anziché ricevere solo i dati complessivi a livello di gruppo.
• [ ] Il sistema PMS principale soddisfa i requisiti di fatturazione se è in grado di elaborare le richieste di rimborso sanitarie private e di inviarle tramite i canali di richiesta previsti da Medicare e DVA, per poi riconciliare i pagamenti per sede e numero di fornitore. Richiedete al fornitore di illustrare ciascun flusso di lavoro in base alla vostra configurazione di fatturazione.

Valutare separatamente il sistema PMS di base e il modulo aggiuntivo HEP o di monitoraggio remoto, e combinare i relativi punteggi solo dopo aver verificato il flusso dei dati tra i due sistemi.

Prossimi passi per la valutazione della lista dei candidati preselezionati

Confronta la scheda di valutazione con due o tre sistemi di gestione dello studio medico utilizzando cartelle cliniche di esempio che riflettano i tuoi flussi di lavoro reali e le tue esigenze di rendicontazione. Chiedi a ciascun fornitore di illustrare il flusso dei dati e di confermare per iscritto l’adeguamento a eventuali requisiti di fatturazione australiani.

Si consiglia quindi di prendere in considerazione un Physitrack versione di prova da affiancare al PMS già in uso o a quello che preferite. Verificate l’assegnazione dei programmi di allenamento e il trasferimento dei dati tra le piattaforme, quindi accertatevi di quali dati la sede centrale possa monitorare nelle diverse sedi. Scegliete il PMS principale per l’amministrazione e la fatturazione e il sistema specialistico per la prescrizione degli esercizi e il monitoraggio a distanza dei programmi domiciliari.

Domande frequenti

È possibile utilizzare un unico sistema per gestire la fatturazione e l’erogazione dei programmi di esercizi da fare a casa?

Una soluzione integrata per la fatturazione e la gestione degli esercizi a domicilio unisce le due funzioni in un unico flusso di lavoro, sia che si trovino nella stessa suite sia che siano sistemi collegati. Physitrack offre la prescrizione degli esercizi, la somministrazione al paziente, il monitoraggio dell’aderenza e il monitoraggio a distanza, insieme a un sistema di gestione dello studio compatibile. L’utilizzo di livelli collegati consente a un gruppo di soddisfare i requisiti australiani in materia di richieste di rimborso senza compromettere le capacità cliniche.

In quante sedi sono necessarie funzionalità multisito?

Le funzionalità multisito diventano rilevanti non appena due cliniche condividono pazienti, professionisti sanitari, protocolli o la supervisione finanziaria. Physitrack è in grado di fornire contenuti di esercizi condivisi e garantire l’erogazione uniforme dei programmi di esercizi a domicilio in tutte queste sedi. I controlli centralizzati riducono le duplicazioni nella configurazione e aiutano i titolari a confrontare il modo in cui le cliniche applicano i protocolli concordati.

Physitrack sostituisce i software di gestione degli studi di fisioterapia?

Il software di gestione dello studio medico gestisce funzioni quali la pianificazione degli appuntamenti, le cartelle cliniche dei pazienti, la fatturazione, la richiesta di rimborsi e la reportistica aziendale. Physitrack integra tale sistema principale con la prescrizione di esercizi fisici, l'erogazione dei programmi tramite PhysiApp, i dati sull'aderenza terapeutica e il monitoraggio a distanza. L'integrazione consente di mantenere collegati i flussi di lavoro clinici, mentre il sistema di gestione dello studio medico rimane il registro amministrativo principale.