Oprogramowanie do zarządzania praktyką dla sieci klinik fizjoterapii w Australii

Oprogramowanie do zarządzania placówkami fizjoterapii posiadającymi wiele oddziałów

Grupy posiadające wiele placówek powinny oceniać podstawowe oprogramowanie do zarządzania praktyką oraz specjalistyczne narzędzia kliniczne oddzielnie, w oparciu o cztery kryteria.

• Wspólna platforma dla domowych programów ćwiczeń i protokołów powinna zapewnić każdej klinice spójne treści. Physitrack doskonale sprawdza się w tej roli jako narzędzie do przepisywania ćwiczeń i zdalnego monitorowania.
• Interoperacyjność powinna umożliwiać przesyłanie danych pacjentów i danych klinicznych między systemem „ Physitrack ” a systemem PMS lub EHR bez konieczności wielokrotnego wprowadzania danych.
• W sprawozdaniach obejmujących wiele placówek należy porównać wyniki finansowe i kliniczne w podziale na placówki i lekarzy. Australijskie platformy różnią się pod względem możliwości sporządzania sprawozdań obejmujących wiele placówek.
• Podstawowy system PMS powinien obsługiwać rozliczenia prywatnych usług medycznych oraz odpowiednie kanały rozliczeniowe Medicare i DVA, z możliwością uzgadniania danych według lokalizacji i numeru usługodawcy.

Dlaczego grupy posiadające wiele lokalizacji potrzebują scentralizowanego zarządzania

Grupy posiadające wiele placówek powinny osobno oceniać dwie warstwy: podstawowy system PMS służący do administracji, sprawozdawczości i rozliczeń w Australii oraz specjalistyczną warstwę kliniczną przeznaczoną do wspólnych protokołów ćwiczeń i monitorowania. Należy ocenić każdą warstwę osobno, a następnie ocenić ich połączenie pod kątem standaryzacji, dwukierunkowej interoperacyjności, raportowania między placówkami oraz rozliczeń według lokalizacji i numeru świadczeniodawcy. Grupa posiadająca wiele placówek musi również kontrolować sposób współpracy lekarzy i administratorów między placówkami. Zarządzanie niedrogą platformą może stać się kosztowne, jeśli każda klinika inaczej konfiguruje dokumentację, programy ćwiczeń, rozliczenia i raportowanie.

Oprogramowanie oparte na chmurze zapewnia wszystkim placówkom dostęp do tych samych, aktualnych danych. Firma BlueRock szczególnie zaleca architekturę chmurową organizacjom posiadającym wiele placówek, ponieważ umożliwia ona synchronizację danych między nimi. Podczas prezentacji dostawców warto zapytać, czy aktualizacje danych pacjentów, szablonów, uprawnień i cenników są widoczne we wszystkich placówkach bez konieczności ręcznego powielania danych.

Sam dostęp do chmury nie wystarcza do zapewnienia spójnego funkcjonowania placówek medycznych. Oprogramowanie musi umożliwiać centrali definiowanie wspólnych protokołów, a jednocześnie pozwalać personelowi medycznemu na dostosowywanie opieki do indywidualnych potrzeb pacjentów. Właściciele potrzebują również uprawnień, które oddzielają lokalne obowiązki od kontroli obejmujących całą grupę, tak aby kierownik kliniki mógł zarządzać jedną placówką bez konieczności zmiany ustawień we wszystkich lokalizacjach.

Ujednolicenie protokołów ćwiczeń i programów ćwiczeń domowych we wszystkich placówkach

Standaryzacja w wielu placówkach wymaga centralnie zarządzanej biblioteki protokołów, do której dostęp ma każda klinika. Centrala powinna kontrolować zatwierdzone szablony i aktualizacje, podczas gdy lekarze powinni zachować swobodę dostosowywania programów do indywidualnych potrzeb pacjentów. Platforma powinna rejestrować wersję protokołu zastosowaną u każdego pacjenta oraz przedstawiać dane dotyczące przestrzegania zaleceń i reakcji zgłaszanych przez pacjentów we wszystkich placówkach.

Wielkość biblioteki świadczy o zakresie klinicznym, ale to mechanizmy zarządzania decydują o tym, czy można zapewnić spójną opiekę. Physitrack Oferuje ponad 18 000 filmów z ćwiczeniami w 14 językach, a także wspólne protokoły i narzędzia do zarządzania wynikami dla organizacji posiadających wiele placówek. Jego PhysiApp zapewnia pacjentom spójną realizację programów i przesyła dane dotyczące przestrzegania zaleceń z powrotem do lekarzy.

Wibbi udostępnia ponad 20 000 filmów z ćwiczeniami rehabilitacyjnymi z ponad 18 specjalizacji. Katalog oprogramowania rehabilitacyjnego firmy IntuitionLabs zawiera również ponad 300 szablonów programów. Dostępne źródła nie podają informacji na temat obsługiwanych języków ani centralnych mechanizmów zarządzania i kontroli audytowej obejmującej wszystkie placówki, niezbędnych do potwierdzenia ujednolicenia procedur w wielu placówkach.

Dowody dotyczące Rehab Guru są bardziej ograniczone. W porównaniu opublikowanym na stroniePhysitrack narzędzie to przedstawiono jako tańsze rozwiązanie do przepisywania ćwiczeń dla mniejszych klinik w Australii i Nowej Zelandii, jednak niezależne źródło nie potwierdza zakresu obsługiwanych języków ani możliwości zarządzania wieloma placówkami. Należy poprosić firmę Rehab Guru o zademonstrowanie tych funkcji, zamiast traktować brak dowodów jako potwierdzenie ich braku.

Każdego dostawcy należy oceniać osobno pod kątem zakresu biblioteki, obszerności terminologii medycznej dostosowanej do potrzeb pacjentów, scentralizowanego zarządzania szablonami, historii wersji oraz raportowania zgodności między placówkami. Dostawca powinien uzyskać pozytywną ocenę tylko wtedy, gdy administrator może scentralizowanie zarządzać jednym zatwierdzonym protokołem we wszystkich placówkach oraz kontrolować jego stosowanie w poszczególnych lokalizacjach.

Współdziałanie między systemem zarządzania praktyką a narzędziami klinicznymi

Skuteczna integracja zapewnia przepływ informacji w obu kierunkach między systemem zarządzania praktyką lub elektroniczną dokumentacją medyczną (EHR) a platformą do przepisywania ćwiczeń. Dane pacjentów i przypisane im programy powinny trafiać do narzędzia klinicznego, natomiast dane dotyczące przestrzegania zaleceń, zgłaszane objawy, wyniki oraz zmiany w programach powinny automatycznie wracać do systemu ewidencyjnego. Funkcja pojedynczego logowania (Single Sign-On) eliminuje jedynie konieczność osobnego logowania się i nie gwarantuje, że jakiekolwiek dane kliniczne są faktycznie przesyłane.

Możliwość obsługi wielu placówek zależy zarówno od podstawowego systemu PMS, jak i od danych wymienianych przez jego moduły kliniczne. Cliniko promuje się jako oprogramowanie do zarządzania placówkami służby zdrowia wspierające kliniki z wieloma lokalizacjami, dlatego należy poprosić dostawcę o wykazanie, jakie rodzaje danych dotyczących pacjentów, programów, przestrzegania zaleceń i wyników leczenia wymienia jego łącznik „ Physitrack ” między poszczególnymi lokalizacjami. BlueRock opisuje Nookal jako platformę obsługującą wiele lokalizacji, służącą do scentralizowanego zarządzania placówką i raportowania. Jeśli Halaxy znajduje się na Państwa liście potencjalnych dostawców, należy poprosić dostawcę o zademonstrowanie tych samych możliwości przepływu danych, zamiast zakładać, że dostęp do chmury zapewnia interoperacyjność kliniczną.

Nazwane łączniki pomagają zawęzić listę kandydatów, ale nie określają stopnia integracji. Na przykład firma Wibbi wymienia Cliniko, Nookal i TM3 wśród swoich partnerów integracyjnych, choć jej publiczna lista partnerów nie wyjaśnia, czy każdy z tych łączników zapewnia dwukierunkową synchronizację danych klinicznych. Oceniając platformę „ Physitrack ” jako specjalistyczną warstwę HEP i monitorowania, należy zweryfikować przepływ danych w łączniku i wymagać, aby każda z alternatyw z listy kandydatów spełniała ten sam standard dwukierunkowości.

Podczas każdej prezentacji dostawcy należy utworzyć w systemie PMS pacjenta testowego i przypisać mu program ćwiczeń domowych. Należy zarejestrować w aplikacji wykonanie ćwiczeń przez pacjenta oraz jego reakcję kliniczną, w tym odczuwany dyskomfort i wskaźnik wyniku. Następnie należy poprosić dostawcę o pokazanie, gdzie wyniki te pojawiają się w systemie PMS bez konieczności ich kopiowania, eksportowania lub ponownego wprowadzania. Pomyślnie przeprowadzona integracja automatycznie aktualizuje właściwą kartę pacjenta i wskazuje, kiedy nastąpiła synchronizacja. Integracja nie powinna powodować tworzenia zduplikowanych rekordów w różnych lokalizacjach.

Raportowanie i analizy obejmujące wiele placówek w celu porównania wyników działalności kliniki

W sprawozdawczości obejmującej wiele placówek należy porównywać poszczególne kliniki przy użyciu spójnych wskaźników, zachowując jednocześnie ogólny obraz całej grupy. Kierownik ds. operacyjnych musi filtrować wyniki finansowe według lokalizacji i lekarza, a następnie porównywać przychody i rentowność w tym samym okresie. Zagregowane sumy mogą maskować klinikę o wysokich przychodach, ale niskich marżach.

Jeśli chodzi o podstawowe raportowanie w ramach systemu PMS, jednym z udokumentowanych przykładów jest Nookal; serwis Physitrack pełni odrębną rolę jako specjalistyczna platforma kliniczna. Firma BlueRock informuje, że Nookal oferuje raporty finansowe oraz dotyczące wyników pracy personelu medycznego dla wielu placówek, w tym analizę rentowności w podziale na poszczególne placówki. Podczas prezentacji dostawców warto zapytać, czy każdy raport umożliwia bezpośrednie porównanie placówek oraz przedstawia wyniki poszczególnych pracowników medycznych.

Raportowanie kliniczne wymaga stosowania porównywalnych wskaźników wyników w całej grupie. Oprogramowanie powinno przedstawiać wyniki leczenia pacjentów oraz informować, czy pacjenci realizują zalecone programy. Raporty powinny również uwzględniać liczbę wizyt lub liczbę godzin pracy personelu medycznego, ponieważ surowe dane sumaryczne mogą sprawiać wrażenie, że większe placówki są bardziej skuteczne.

Należy traktować monitorowanie kliniczne na poziomie pacjenta oraz sprawozdawczość finansową grupy jako odrębne wymagania. Dokumentacja kliniczna na poziomie pacjenta pomaga lekarzom dostosowywać opiekę, ale nie zastępuje sprawozdawczości finansowej i operacyjnej w podstawowym systemie zarządzania praktyką. Oceniając rozwiązanie „ Physitrack ” pod kątem przestrzegania zaleceń terapeutycznych i wyników zgłaszanych przez pacjentów, należy sprawdzić, czy wybrana integracja przesyła użyteczne dane z powrotem do środowiska sprawozdawczego grupy.

Sprawdź każdego dostawcę, zgłaszając mu praktyczne zlecenie. Poproś o raport porównujący rentowność i wyniki kliniczne w dwóch placówkach, z możliwością filtrowania według przedziału czasowego i lekarza. Odpowiednia platforma powinna generować takie porównanie bez konieczności ręcznego konsolidowania danych w arkuszu kalkulacyjnym.

Rozliczenia z programem Medicare, Departamentem ds. Weteranów (DVA) oraz prywatnymi ubezpieczycielami zdrowotnymi we wszystkich placówkach

Należy przetestować obsługę rozliczeń w Australii dla każdego rodzaju wniosku i kanału składania, zamiast traktować rozliczenia jako jedną funkcję. Services Australia wymienia cztery kanały składania wniosków dotyczących świadczeń z programu Medicare oraz świadczeń DVA. System ECLIPSE obsługuje rozliczenia uproszczone oraz wnioski pacjentów dotyczące usług szpitalnych. System Easyclaim umożliwia składanie wniosków o rozliczenie zbiorcze oraz wniosków pacjentów za pośrednictwem terminala EFTPOS lub oprogramowania do zarządzania praktyką, natomiast systemy HPOS Webclaims i Medicare Online obsługują kwalifikujące się wnioski dotyczące świadczeń Medicare i DVA.

Rozliczenia z prywatnymi ubezpieczycielami zdrowotnymi odbywają się w ramach odrębnego procesu. Australijskie oprogramowanie do zarządzania praktyką lekarską może łączyć się z systemami HICAPS lub Tyro Healthpoint w celu rozliczania na miejscu, jednak należy sprawdzić, które ubezpieczyciele są obsługiwani, jakie są wymagania dotyczące terminali, jak obsługiwane są dopłaty oraz jak wygląda dokumentacja rozliczeniowa. Ogólne stwierdzenie o integracji z prywatnymi ubezpieczycielami zdrowotnymi nie oznacza, że każda klinika może korzystać z istniejących terminali i umów handlowych.

Grupy posiadające wiele placówek potrzebują również dokumentacji rozliczeniowej, która zawiera prawidłowe dane dotyczące lokalizacji i usługodawców. Należy poprosić każdego dostawcę o zademonstrowanie, w jaki sposób jego oprogramowanie przypisuje numery usługodawców, rozdziela przychody według placówek, uzgadnia płatności oraz obsługuje odrzucone lub skorygowane wnioski rozliczeniowe. Prezentacja powinna obejmować sytuację, w której pracownik medyczny pracuje w dwóch placówkach, a użytkownik z działu finansowego uzgadnia dane obu placówek bez konieczności ręcznego eksportowania i ponownego wprowadzania danych.

Dla podmiotów rozważających wdrożenie Nookal jako podstawowego systemu PMS, australijskie oprogramowanie BlueRock do zarządzania praktyką medyczną opisuje integrację z systemami Medicare i NDIS w zakresie rozliczeń i płatności. Dostępne niezależne dane nie potwierdzają równoważnego wsparcia na poziomie kanałów komunikacyjnych w przypadku każdej innej wymienionej platformy. Brakującą dokumentację należy traktować jako zadanie weryfikacyjne, a nie jako dowód na brak danej funkcji. Umowa powinna określać obsługiwane procesy związane z systemami Medicare, DVA, HICAPS i Tyro, w tym wszelkie opłaty stron trzecich lub zależności sprzętowe.

Gdzie sprawdza się specjalistyczna platforma HEP oraz warstwa do zdalnego monitorowania, taka jak Physitrack

Physitrack stanowi uzupełnienie systemu zarządzania praktyką danej grupy, pełniąc funkcję modułu odpowiedzialnego za zalecenia ćwiczeń, realizację programów ćwiczeń domowych, śledzenie przestrzegania zaleceń oraz zdalne monitorowanie. Główny system zarządzania praktyką (PMS) powinien nadal obsługiwać wizyty, dokumentację pacjentów, dane kontaktowe świadczeniodawców, fakturowanie oraz procesy rozliczeniowe w Australii.

Przetestuj warstwę kliniczną jako proces grupowy, a nie jako bibliotekę treści. Niech centrala opublikuje jeden zatwierdzony protokół, poproś lekarzy z dwóch placówek o jego dostosowanie, a następnie sprawdź, czy kierownictwo może przeglądać informacje o zakończeniu badania oraz odpowiedzi przekazane przez pacjentów w podziale na poszczególne placówki.

Należy rozdzielić ocenę systemu „ Physitrack ” od systemu zarządzania praktyką (PMS) w zakresie raportowania i rozliczeń. Panele kontrolne serwisuPhysitrack wspierają monitorowanie pacjentów i analizę wyników leczenia, jednak system PMS musi obsługiwać porównania finansowe między placówkami oraz rozliczenia z Medicare, DVA i prywatnych funduszy zdrowotnych. Należy traktować monitorowanie zdalne jako funkcję kliniczną, a nie jako dowód na możliwość uzyskania refundacji w Australii.

Karta oceny dostawców: jak powinna wyglądać dobra ocena

• [ ] Dostawca spełnia wymogi standaryzacji, jeśli centrala może centralnie zarządzać wspólnymi protokołami ćwiczeń i programami ćwiczeń domowych oraz weryfikować stopień ich przestrzegania w poszczególnych placówkach.
• [ ] Dostawca spełnia wymogi interoperacyjności, jeśli dane pacjentów i programu są automatycznie przesyłane w obu kierunkach między systemem zarządzania praktyką (PMS) lub elektroniczną dokumentacją medyczną (EHR) a dodatkiem klinicznym.
• [ ] Dostawca spełnia wymogi sprawozdawcze, jeśli właściciele mają możliwość porównania wyników finansowych i wyników klinicznych w podziale na placówki i lekarzy, a nie otrzymują jedynie danych zbiorczych dla całej grupy.
• [ ] Podstawowy system PMS spełnia wymagania w zakresie rozliczeń, jeśli jest w stanie przetwarzać prywatne wnioski o zwrot kosztów opieki zdrowotnej oraz przesyłać je za pośrednictwem odpowiednich kanałów rozliczeniowych programów Medicare i DVA, a następnie uzgadniać płatności według lokalizacji i numeru świadczeniodawcy. Należy wymagać od dostawcy, aby zademonstrował każdy przebieg procesu przy zastosowaniu konfiguracji rozliczeniowej klienta.

Oceń podstawowy system PMS oraz specjalistyczny moduł HEP lub moduł do zdalnego monitorowania osobno, a wyniki połącz dopiero po przetestowaniu przepływu danych między nimi.

Kolejne kroki w procesie oceny listy wybranych kandydatów

Przetestuj arkusz oceny w odniesieniu do dwóch lub trzech systemów zarządzania praktyką, korzystając z przykładowych kart pacjentów, które odzwierciedlają rzeczywiste procesy pracy i potrzeby w zakresie raportowania. Poproś każdego dostawcę o zademonstrowanie przepływu danych oraz o pisemne potwierdzenie zgodności z australijskimi wymogami rozliczeniowymi.

Następnie warto rozważyć Physitrack wersję próbną obok istniejącego lub preferowanego systemu PMS. Przetestuj przypisywanie programów i przepływ danych między platformami, a następnie sprawdź, jakie dane centrala może monitorować we wszystkich lokalizacjach. Wybierz podstawowy system PMS do administracji i rozliczeń oraz warstwę specjalistyczną do zalecania ćwiczeń i zdalnego monitorowania programów domowych.

Najczęściej zadawane pytania

Czy jeden system może obsługiwać zarówno rozliczenia, jak i realizację programów ćwiczeń domowych?

Zintegrowany system rozliczeniowy i platforma do ćwiczeń domowych łączą te dwie funkcje w jeden proces roboczy, niezależnie od tego, czy znajdują się one w jednym pakiecie oprogramowania, czy w połączonych systemach. Platforma „ Physitrack ” zapewnia zalecenia dotyczące ćwiczeń, realizację zaleceń przez pacjentów, śledzenie przestrzegania zaleceń oraz zdalne monitorowanie w połączeniu z kompatybilnym systemem zarządzania praktyką. Wykorzystanie połączonych warstw pozwala grupie spełnić australijskie wymogi dotyczące rozliczeń bez ograniczania możliwości klinicznych.

W ilu lokalizacjach potrzebne są funkcje obsługi wielu lokalizacji?

Funkcje obsługi wielu placówek stają się istotne, gdy tylko dwie kliniki dzielą między sobą pacjentów, personel medyczny, protokoły lub nadzór finansowy. Platforma „ Physitrack ” umożliwia udostępnianie wspólnych treści dotyczących ćwiczeń oraz spójną realizację programów ćwiczeń domowych we wszystkich tych placówkach. Centralne sterowanie ogranicza powielanie ustawień i pomaga właścicielom porównać, w jaki sposób poszczególne kliniki stosują uzgodnione protokoły.

Czy platforma „ Physitrack ” zastępuje oprogramowanie do zarządzania gabinetem fizjoterapeutycznym?

Oprogramowanie do zarządzania praktyką medyczną obsługuje takie funkcje, jak planowanie wizyt, dokumentacja pacjentów, fakturowanie, rozliczanie świadczeń oraz raportowanie biznesowe. Platforma Physitrack uzupełnia ten podstawowy system o funkcje związane z zalecaniem ćwiczeń, realizacją programów za pośrednictwem serwisu PhysiApp, danymi dotyczącymi przestrzegania zaleceń oraz zdalnym monitorowaniem. Integracja tych systemów pozwala na zachowanie spójności procesów klinicznych, przy czym system zarządzania praktyką pozostaje głównym źródłem dokumentacji administracyjnej.