La regola degli 8 minuti per la fatturazione dei servizi di fisioterapia: ecco come funziona
In breve
- La regola degli 8 minuti è la linea guida di Medicare per la conversione del tempo di trattamento diretto in unità fatturabili per i codici CPT relativi alle terapie ambulatoriali a tempo: un terapista deve fornire almeno 8 minuti di trattamento individuale per poter fatturare 1 unità.
- Ai sensi della Pubblicazione CMS 100-04, Capitolo 5, Sezione 20.2, un totale di minuti cronometrati compresi tra 8 e 22 equivale a 1 unità. Ogni intervallo aggiuntivo di 15 minuti aggiunge un’altra unità.
- Un servizio a tempo autonomo della durata inferiore a 8 minuti non può essere fatturato come un'unica unità.
- Quando si forniscono più servizi a tempo nello stesso giorno, sommare tutti i minuti a tempo prima di determinare le unità disponibili. Non applicare la soglia di 8 minuti a ciascun codice separatamente.
Che cos’è la “regola degli 8 minuti” di Medicare
La regola degli 8 minuti di Medicare stabilisce in che modo i fisioterapisti convertono la durata del trattamento in unità fatturabili per i codici CPT a tempo nell’ambito della terapia ambulatoriale della Parte B di Medicare. Ai sensi della Pubblicazione CMS 100-04, Capitolo 5, Sezione 20.2, un trattamento a tempo compreso tra 8 e 22 minuti corrisponde a un’unità, e ogni unità aggiuntiva copre un ulteriore intervallo di 15 minuti. Un servizio a tempo della durata inferiore a 8 minuti non può essere fatturato come unità a sé stante. Quando un fisioterapista eroga più servizi a tempo nella stessa data, Medicare utilizza i minuti di trattamento complessivi per determinare il numero totale di unità disponibili. Gli enti assicurativi privati potrebbero applicare un metodo di calcolo diverso, pertanto gli operatori sanitari dovrebbero verificare le politiche di fatturazione di ciascun ente.
Tabella della regola degli 8 minuti: minuti in unità
Abbinare il totale dei minuti di trattamento cronometrati relativi alla data del servizio all'intervallo corrispondente nella tabella delle unità CMS.
Oltre le otto unità, ogni unità aggiuntiva garantisce un'autonomia supplementare di 15 minuti.
Codici CPT basati sul tempo vs. codici CPT basati sul servizio
La regola degli 8 minuti si applica solo ai codici CPT a tempo fatturati in unità di 15 minuti. Medicare conteggi i minuti in cui un operatore sanitario fornisce un trattamento diretto e individuale. Il tempo dedicato alla preparazione, alla messa a punto delle attrezzature e alla documentazione non viene conteggiato ai fini di tali unità, secondo le linee guida di fatturazione del CMS.
Tra i codici temporizzati più comuni figurano i seguenti.
- Il codice 97110 riguarda l'esercizio terapeutico.
- Il codice 97112 riguarda la rieducazione neuromuscolare.
- Il codice 97140 riguarda la terapia manuale.
- Il codice 97530 riguarda le attività terapeutiche.
- Il codice 97116 riguarda l'allenamento alla deambulazione.
- Il codice 97035 riguarda l'ecografia.
I codici relativi ai servizi seguono le proprie definizioni di fatturazione anziché la tabella che converte i minuti in unità. Medicare consente generalmente un'unità di un servizio senza durata prestabilita al giorno, indipendentemente dal fatto che il servizio duri 10 o 30 minuti.
Tra i codici più comuni relativi ai servizi figurano i seguenti.
- I punti da 97161 a 97168 riguardano le valutazioni e le rivalutazioni terapeutiche.
- Il codice 97150 riguarda la terapia di gruppo.
- Il codice 97012 riguarda la trazione meccanica.
Le prestazioni senza durata prestabilita non contribuiscono al totale giornaliero dei minuti per i codici con durata prestabilita. Una valutazione di 30 minuti seguita da 20 minuti di esercizi terapeutici corrisponde quindi a un’unità di valutazione e a un’unità con durata prestabilita per il codice 97110.
Come fatturare più codici a tempo nello stesso giorno
È necessario calcolare il limite giornaliero per unità prima di assegnare le unità ai singoli codici CPT. Le linee guida del CMS prevedono di considerare il totale dei minuti di tutti i servizi a tempo prestati nella stessa data.
- Somma i minuti di ogni codice a tempo.
- Utilizza la tabella della regola degli 8 minuti per calcolare il numero totale di unità consentite.
- Assegnare un'unità per ogni blocco completo di 15 minuti sotto un codice.
- Confronta i minuti rimanenti per ciascun codice. Assegna ogni unità disponibile al codice con il resto maggiore, fino a raggiungere il limite giornaliero.
Non applicare la soglia degli otto minuti separatamente a ciascun codice. Un tempo residuo inferiore a otto minuti può dare diritto a un'unità qualora il tempo complessivo lo giustifichi e quel codice presenti il residuo maggiore. Al contrario, un servizio della durata di otto minuti può non essere fatturato qualora altri codici utilizzino tutte le unità consentite dal tempo complessivo.
Si consideri una sessione con quattro servizi a tempo.
I 49 minuti complessivi consentono di assegnare tre unità secondo la tabella. L’esercizio terapeutico riceve un’unità per i primi 15 minuti, lasciando un residuo di tre minuti. La terapia manuale, l’allenamento alla deambulazione e gli ultrasuoni presentano residui rispettivamente di 13, 10 e 8 minuti, poiché nessuna di queste attività copre un blocco completo di 15 minuti.
Restano disponibili due unità. Alla terapia manuale viene assegnata un’unità per i 13 minuti rimanenti, mentre all’allenamento alla deambulazione viene assegnata un’unità per i 10 minuti rimanenti. La richiesta di rimborso comprende quindi un’unità ciascuna per i codici 97110, 97140 e 97116. È necessario documentare gli otto minuti relativi al codice 97035 nella cartella clinica, ma non è possibile fatturare una quarta unità poiché i 49 minuti totali giustificano solo tre unità.
Note sui rischi relativi alla fatturazione e alla revisione contabile
- Indicare tutte le unità relative allo stesso codice CPT a tempo per una singola data di prestazione in un’unica riga della richiesta di rimborso. La suddivisione di tali unità su più righe può comportare il rifiuto della richiesta di rimborso.
- Non fatturare un servizio di durata inferiore a otto minuti come unità a sé stante. Quando si forniscono più servizi a tempo nello stesso giorno, includere tali minuti nel tempo di trattamento complessivo utilizzato per determinare il numero totale di unità.
- Calcolare il limite giornaliero di unità prima di assegnarle ai vari codici. Documentare ogni prestazione a tempo, comprese quelle a cui non viene assegnata alcuna unità perché il tempo complessivo giustifica un numero inferiore di unità.
- Verificare la modalità di fatturazione di ciascun ente pagatore. La “regola degli 8 minuti” di Medicare si applica alle terapie ambulatoriali della Parte B di Medicare, mentre alcuni enti pagatori privati utilizzano la “regola degli otto” del CPT e potrebbero applicare un conteggio delle unità diverso.
- In base alla “Regola degli Otto”, un’unità diventa fatturabile una volta superato il punto medio di quell’incremento di 15 minuti, ovvero a 7 minuti e 31 secondi. A differenza del metodo Medicare, questo standard non richiede di sommare i minuti totali tra i vari codici; pertanto, un terapista può fatturare un’unità ogni volta che viene raggiunto il punto medio per quel servizio specifico. La stessa seduta può generare un conteggio di unità diverso a seconda dello standard seguito dal pagatore.
Perché la precisione nel tracciamento delle unità è importante anche al di là della fatturazione Medicare
Calcoli accurati delle unità supportano la stessa tenuta meticolosa dei registri richiesta per il monitoraggio terapeutico a distanza (RTM). I codici RTM seguono requisiti di ammissibilità specifici, pertanto è necessario tenere traccia delle attività ammissibili separatamente dai minuti di trattamento cronometrati previsti da Medicare. Gli strumenti RTM diPhysitrack mostrano in tempo reale l’ammissibilità in base ai codici CPT e generano report di fatturazione esportabili. È possibile utilizzare tali registrazioni insieme alla documentazione presente nel proprio sistema EHR o di fatturazione esistente per verificare l’ammissibilità prima di presentare una richiesta di rimborso.
Domande frequenti
La regola degli 8 minuti si applica a tutti i contribuenti?
La norma si applica alle terapie ambulatoriali coperte dalla Parte B di Medicare, mentre gli enti assicurativi privati possono utilizzare metodi diversi. Il sito Physitrack non stabilisce quale metodo di fatturazione sia richiesto da un determinato ente assicurativo. Verificare le politiche di ciascun ente assicurativo ti aiuta ad applicare il calcolo corretto.
Cosa succede ai minuti rimanenti inferiori a otto che non possono essere fatturati?
Un tempo residuo inferiore a otto minuti non può costituire una prestazione autonoma, sebbene venga conteggiato ai fini del calcolo complessivo dei minuti fatturabili per quella giornata. La documentazione " Physitrack " consente di registrare il tempo di trattamento anche quando non è possibile fatturare un'altra prestazione. Una documentazione completa illustra i trattamenti effettuati dal fisioterapista senza sovrastimare le prestazioni fatturate.
In che modo le valutazioni incidono sul totale giornaliero?
Le valutazioni fisioterapiche sono codici basati sul servizio, pertanto i relativi minuti non vengono inclusi nel calcolo dei codici a tempo descritto sopra. Il sistema “ Physitrack ” non converte il tempo della valutazione in unità di 15 minuti. La valutazione va fatturata una sola volta, mentre i servizi a tempo vanno calcolati separatamente.
Esiste un numero massimo di unità al giorno?
La regola degli 8 minuti non stabilisce un limite massimo giornaliero fisso, ma il totale dei minuti cronometrati costituisce il limite massimo delle unità fatturabili. I report di fatturazione di Physitracknon possono generare unità aggiuntive oltre al tempo ammissibile documentato. Le unità riportate devono corrispondere alla cartella clinica e al trattamento cronometrato registrato nella giornata.
