Penjelasan Mengenai Aturan 8 Menit dalam Penagihan Terapi Fisik

Intinya

• Aturan 8 menit adalah pedoman Medicare untuk mengonversi waktu perawatan langsung menjadi satuan yang dapat ditagih untuk kode CPT terapi rawat jalan berbasis waktu: seorang terapis harus memberikan setidaknya 8 menit perawatan satu lawan satu untuk dapat menagih 1 satuan.
• Berdasarkan Publikasi CMS 100-04, Bab 5, Bagian 20.2, total waktu antara 8 hingga 22 menit setara dengan 1 unit. Setiap rentang 15 menit tambahan akan menambah 1 unit lagi.
• Layanan berjangka waktu yang berdiri sendiri dengan durasi kurang dari 8 menit tidak dapat ditagih sebagai satu unit.
• Jika Anda memberikan beberapa layanan berjangka waktu pada hari yang sama, jumlahkan seluruh menit layanan tersebut sebelum menentukan jumlah unit yang tersedia. Jangan menerapkan batas 8 menit tersebut secara terpisah pada setiap kode.

Apa itu Aturan 8 Menit Medicare

Aturan 8 menit Medicare menentukan cara terapis fisik mengubah durasi perawatan menjadi unit yang dapat ditagih untuk kode CPT berbasis waktu dalam terapi rawat jalan Medicare Bagian B. Berdasarkan Publikasi CMS 100-04, Bab 5, Bagian 20.2, perawatan berbasis waktu selama 8 hingga 22 menit setara dengan satu unit, dan setiap unit tambahan mengikuti rentang waktu 15 menit berikutnya. Layanan berbasis waktu yang berlangsung kurang dari 8 menit tidak dapat ditagih sebagai satu unit tersendiri. Ketika seorang terapis fisik memberikan beberapa layanan berbasis waktu pada tanggal yang sama, Medicare menggunakan total menit perawatan gabungan untuk menentukan jumlah unit yang tersedia. Penyedia asuransi swasta mungkin menerapkan metode penghitungan yang berbeda, sehingga tenaga medis disarankan untuk memverifikasi kebijakan penagihan masing-masing penyedia asuransi.

Tabel aturan 8 menit: menit ke satuan

Sesuaikan jumlah menit perawatan yang tercatat untuk tanggal pelayanan dengan rentang yang berlaku dalam tabel satuan CMS.

Selain delapan unit, setiap unit tambahan akan menambah jangkauan 15 menit lagi.

Kode CPT berbasis waktu vs. berbasis layanan

Aturan 8 menit hanya berlaku untuk kode CPT berbasis waktu yang ditagihkan dalam satuan 15 menit. Medicare menghitung menit-menit saat seorang tenaga medis memberikan perawatan langsung secara satu lawan satu. Waktu yang dihabiskan untuk persiapan, penyiapan peralatan, dan dokumentasi tidak dihitung sebagai bagian dari satuan tersebut sesuai dengan pedoman penagihan CMS.

Kode waktu yang umum antara lain sebagai berikut.

• 97110 mencakup latihan terapeutik.
• 97112 mencakup rehabilitasi neuromuskular.
• 97140 mencakup terapi manual.
• 97530 mencakup kegiatan terapeutik.
• 97116 mencakup pelatihan berjalan.
• 97035 mencakup pemeriksaan ultrasonografi.

Kode layanan mengikuti definisi penagihan tersendiri, bukan tabel konversi menit ke unit. Medicare umumnya mengizinkan satu unit layanan tanpa batas waktu per hari, terlepas dari apakah layanan tersebut memakan waktu 10 menit atau 30 menit.

Kode-kode berbasis layanan yang umum antara lain sebagai berikut.

• Nomor 97161 hingga 97168 mencakup evaluasi dan evaluasi ulang terapi.
• 97150 mencakup terapi kelompok.
• 97012 mencakup traksi mekanis.

Layanan tanpa batas waktu tidak menambah menit ke total harian untuk kode-kode berbatas waktu. Oleh karena itu, evaluasi selama 30 menit yang dilanjutkan dengan latihan terapeutik selama 20 menit dihitung sebagai satu unit evaluasi dan satu unit berbatas waktu untuk kode 97110.

Cara menagih beberapa kode berbasis waktu pada hari yang sama

Anda sebaiknya menghitung batas unit harian sebelum menetapkan unit ke masing-masing kode CPT. Pedoman CMS menggunakan total menit dari semua layanan berbasis waktu yang diberikan pada tanggal yang sama.

1. Jumlahkan waktu untuk setiap kode yang dibatasi waktu.
2. Gunakan tabel aturan 8 menit untuk mengetahui jumlah unit yang diperbolehkan.
3. Berikan satu unit untuk setiap blok 15 menit yang telah diselesaikan di bawah suatu kode.
4. Bandingkan sisa menit untuk setiap kode. Alokasikan setiap unit yang tersedia ke kode dengan sisa menit terbanyak hingga mencapai batas harian.

Jangan menerapkan batas waktu delapan menit secara terpisah untuk setiap kode. Sisa waktu di bawah delapan menit dapat dihitung sebagai satu unit jika total waktu mendukung hal tersebut dan kode tersebut memiliki sisa waktu terbesar. Sebaliknya, layanan yang berlangsung selama delapan menit mungkin tidak ditagih jika kode-kode lain telah menggunakan seluruh unit yang diizinkan berdasarkan total waktu tersebut.

Bayangkan sebuah sesi yang terdiri dari empat layanan terjadwal.

Total 49 menit tersebut memungkinkan pencatatan tiga unit dalam tabel. Latihan terapeutik mendapatkan satu unit untuk 15 menit pertamanya, sehingga tersisa tiga menit. Terapi manual, latihan berjalan, dan ultrasonografi masing-masing memiliki sisa waktu 13, 10, dan 8 menit karena tidak ada yang mencakup blok waktu 15 menit penuh.

Masih tersisa dua unit. Terapi manual mendapatkan satu unit untuk sisa waktu 13 menit, dan pelatihan berjalan mendapatkan satu unit untuk sisa waktu 10 menit. Oleh karena itu, klaim ini mencakup masing-masing satu unit untuk kode 97110, 97140, dan 97116. Anda harus mendokumentasikan delapan menit untuk kode 97035 dalam catatan perawatan, tetapi Anda tidak dapat menagih unit keempat karena total 49 menit hanya mencukupi untuk tiga unit.

Catatan mengenai risiko penagihan dan audit

• Laporkan semua unit dengan kode CPT berjangka waktu yang sama untuk satu tanggal pelayanan dalam satu baris klaim. Membagi unit-unit tersebut ke dalam beberapa baris dapat menyebabkan penolakan klaim.
• Jangan menagih layanan yang berdurasi kurang dari delapan menit sebagai satu unit tersendiri. Apabila Anda memberikan beberapa layanan berbatas waktu pada hari yang sama, masukkan menit-menit tersebut ke dalam total waktu perawatan yang digunakan untuk menentukan jumlah unit.
• Hitung batas unit harian sebelum membagi-bagikan unit ke berbagai kode. Catat setiap layanan berbasis waktu, termasuk layanan yang tidak mendapatkan alokasi unit karena total waktunya tidak mencukupi untuk jumlah unit yang lebih banyak.
• Pastikan metode penagihan masing-masing penyedia layanan. Aturan 8 Menit Medicare berlaku untuk terapi rawat jalan Medicare Bagian B, sedangkan beberapa penyedia layanan swasta menggunakan Aturan Delapan CPT dan mungkin menghasilkan perhitungan unit yang berbeda.
• Berdasarkan Aturan Delapan, sebuah unit dapat ditagihkan setelah titik tengah dari interval 15 menit tersebut terlewati, yaitu pada 7 menit 31 detik. Berbeda dengan metode Medicare, standar ini tidak mengharuskan penjumlahan total menit di seluruh kode, sehingga seorang terapis dapat menagihkan satu unit setiap kali titik tengah untuk layanan tertentu tersebut tercapai. Sesi yang sama dapat menghasilkan jumlah unit yang berbeda tergantung pada standar mana yang diikuti oleh pihak penanggung biaya.

Mengapa akurasi pelacakan unit penting, tidak hanya dalam hal penagihan Medicare

Perhitungan unit yang akurat mendukung pencatatan yang terstruktur dan teratur, yang juga diperlukan untuk Pemantauan Terapeutik Jarak Jauh (RTM). Kode RTM memiliki persyaratan kelayakan tersendiri, sehingga Anda harus melacak aktivitas yang memenuhi syarat secara terpisah dari menit perawatan terjadwal Medicare. Alat RTM diPhysitrack menampilkan kelayakan kode CPT secara real-time dan menghasilkan laporan penagihan yang dapat diekspor. Anda dapat menggunakan catatan tersebut bersama dengan dokumentasi dalam sistem EHR atau sistem penagihan yang sudah ada untuk memverifikasi kelayakan sebelum mengajukan klaim.

Pertanyaan Umum

Apakah aturan 8 menit berlaku untuk semua pihak yang membayar?

Aturan ini berlaku untuk terapi rawat jalan Medicare Bagian B, sementara penyedia layanan kesehatan swasta mungkin menggunakan metode yang berbeda. Layanan Asuransi Kesehatan Nasional ( Physitrack ) tidak menentukan metode penagihan mana yang diwajibkan oleh penyedia layanan kesehatan. Memeriksa kebijakan masing-masing penyedia layanan kesehatan akan membantu Anda menerapkan perhitungan yang tepat.

Bagaimana dengan sisa menit yang kurang dari delapan menit yang tidak dapat ditagihkan?

Sisa waktu di bawah delapan menit tidak dapat dijadikan dasar untuk satu unit layanan tersendiri, meskipun waktu tersebut tetap dihitung dalam total waktu yang dicatat untuk hari tersebut. Dokumentasi “ Physitrack ” dapat mencatat durasi perawatan meskipun Anda tidak dapat menagih unit layanan lainnya. Catatan yang lengkap menunjukkan layanan yang diberikan oleh fisioterapis tanpa melebih-lebihkan jumlah unit yang ditagih.

Bagaimana penilaian-penilaian tersebut diperhitungkan dalam total harian?

Evaluasi fisioterapi merupakan kode berbasis layanan, sehingga durasi evaluasinya tidak dimasukkan ke dalam perhitungan kode berbasis waktu yang dijelaskan di atas. Sistem " Physitrack " tidak mengonversi waktu evaluasi menjadi satuan 15 menit. Anda menagih evaluasi tersebut satu kali dan menghitung layanan berbasis waktu secara terpisah.

Apakah ada batas maksimal jumlah unit per hari?

Aturan 8 menit tidak menetapkan batas maksimum harian yang tetap, tetapi total menit yang tercatat menjadi batas atas jumlah unit yang dapat Anda tagihkan. Laporan penagihan di Physitracktidak dapat menghasilkan unit tambahan di luar waktu yang memenuhi syarat dan telah didokumentasikan. Unit yang dilaporkan harus sesuai dengan catatan medis dan waktu perawatan yang tercatat pada hari tersebut.