Die 8-Minuten-Regel für die Abrechnung von Physiotherapie – erklärt

Kurz gesagt

• Die 8-Minuten-Regel ist die Richtlinie von Medicare zur Umrechnung der direkten Behandlungszeit in abrechnungsfähige Einheiten für CPT-Codes im Bereich der zeitgesteuerten ambulanten Therapie: Ein Therapeut muss mindestens 8 Minuten Einzelbehandlung durchführen, um 1 Einheit abrechnen zu können.
• Gemäß CMS-Veröffentlichung 100-04, Kapitel 5, Abschnitt 20.2 entsprechen insgesamt 8 bis 22 Minuten einer Einheit. Für jeden weiteren Zeitraum von 15 Minuten kommt eine weitere Einheit hinzu.
• Eine eigenständige, zeitgesteuerte Dienstleistung, die weniger als 8 Minuten dauert, kann nicht als eine Einheit abgerechnet werden.
• Wenn Sie am selben Tag mehrere zeitabhängige Leistungen erbringen, addieren Sie zunächst alle Minuten, bevor Sie die verfügbaren Einheiten ermitteln. Wenden Sie den Schwellenwert von 8 Minuten nicht separat auf jeden Code an.

Was die 8-Minuten-Regel von Medicare ist

Die 8-Minuten-Regel von Medicare legt fest, wie Physiotherapeuten die Behandlungszeit in abrechnungsfähige Einheiten für zeitbasierte CPT-Codes im Rahmen der ambulanten Therapie nach Medicare Teil B umrechnen. Gemäß der CMS-Veröffentlichung 100-04, Kapitel 5, Abschnitt 20.2 entspricht eine Behandlungsdauer von 8 bis 22 Minuten einer Einheit, wobei jede weitere Einheit einem weiteren 15-Minuten-Zeitraum entspricht. Eine zeitbasierte Leistung, die weniger als 8 Minuten dauert, kann nicht als eigenständige Einheit abgerechnet werden. Wenn ein Physiotherapeut am selben Tag mehrere zeitbasierte Leistungen erbringt, ermittelt Medicare die insgesamt verfügbaren Einheiten anhand der Gesamtbehandlungsdauer in Minuten. Private Kostenträger wenden möglicherweise eine andere Zählmethode an, daher sollten Ärzte die Abrechnungsrichtlinien der jeweiligen Kostenträger überprüfen.

Die 8-Minuten-Regel-Tabelle: Minuten zu Einheiten

Ordnen Sie die Gesamtdauer der Behandlung in Minuten für das Leistungsdatum dem entsprechenden Bereich in der CMS-Einheitentabelle zu.

Ab acht Einheiten erhöht jede weitere Einheit die Reichweite um weitere 15 Minuten.

Zeitbasierte vs. leistungsbasierte CPT-Codes

Die 8-Minuten-Regel gilt nur für zeitgebundene CPT-Codes, die in 15-Minuten-Einheiten abgerechnet werden. Medicare zählt die Minuten, in denen ein medizinischer Fachangestellter eine direkte Einzelbehandlung durchführt. Die Zeit für die Vorbereitung, die Einrichtung der Geräte und die Dokumentation wird gemäß den Abrechnungsrichtlinien der CMS nicht auf diese Einheiten angerechnet.

Zu den gängigen zeitgesteuerten Codes gehören die folgenden.

• 97110 umfasst therapeutische Übungen.
• 97112 umfasst die neuromuskuläre Umschulung.
• 97140 umfasst die manuelle Therapie.
• 97530 umfasst therapeutische Maßnahmen.
• 97116 umfasst das Gangtraining.
• 97035 umfasst Ultraschalluntersuchungen.

Bei leistungsbezogenen Codes gelten eigene Abrechnungsregeln anstelle der Umrechnungstabelle „Minuten in Einheiten“. Medicare gewährt in der Regel pro Tag eine Einheit einer zeitunabhängigen Leistung, unabhängig davon, ob die Leistung 10 oder 30 Minuten dauert.

Zu den gängigen dienstleistungsbezogenen Codes gehören die folgenden.

• Die Nummern 97161 bis 97168 beziehen sich auf Therapiebeurteilungen und Neubeurteilungen.
• 97150 umfasst Gruppentherapie.
• 97012 umfasst die mechanische Traktion.

Leistungen ohne Zeitangabe fließen nicht in die tägliche Gesamtdauer für zeitgebundene Codes ein. Eine 30-minütige Untersuchung, gefolgt von 20 Minuten therapeutischer Übungen, entspricht daher einer Untersuchungseinheit und einer zeitgebundenen Einheit für den Code 97110.

So rechnen Sie mehrere zeitabhängige Codes am selben Tag ab

Sie sollten die tägliche Einheitsgrenze berechnen, bevor Sie den einzelnen CPT-Codes Einheiten zuweisen. Gemäß den CMS-Richtlinien werden hierfür die Gesamtminuten aller zeitgebundenen Leistungen herangezogen, die am selben Tag erbracht wurden.

1. Addieren Sie die Minuten für jeden zeitgesteuerten Code.
2. Verwende die Tabelle zur 8-Minuten-Regel, um die insgesamt zulässige Stückzahl zu ermitteln.
3. Weisen Sie für jeden vollständigen 15-Minuten-Block unter einem Code eine Einheit zu.
4. Vergleichen Sie die verbleibenden Minuten für jeden Code. Weisen Sie jede verfügbare Einheit dem Code mit dem größten Restbetrag zu, bis Sie das Tageslimit erreicht haben.

Wenden Sie die Acht-Minuten-Grenze nicht separat auf jeden einzelnen Code an. Ein Rest von weniger als acht Minuten kann einer Einheit zugeordnet werden, wenn die Gesamtdauer dies zulässt und dieser Code den größten Rest aufweist. Umgekehrt kann eine Leistung, die acht Minuten dauert, unberechnet bleiben, wenn andere Codes alle durch die Gesamtdauer zulässigen Einheiten ausschöpfen.

Betrachten wir eine Sitzung mit vier zeitgesteuerten Diensten.

Die insgesamt 49 Minuten lassen drei Einheiten gemäß der Tabelle zu. Die Bewegungstherapie erhält eine Einheit für die ersten 15 Minuten, sodass ein Rest von drei Minuten verbleibt. Die manuelle Therapie, das Gangtraining und die Ultraschallbehandlung weisen Reste von 13, 10 bzw. 8 Minuten auf, da keine dieser Maßnahmen einen vollständigen 15-Minuten-Block umfasst.

Es stehen noch zwei Einheiten zur Verfügung. Für die verbleibenden 13 Minuten der manuellen Therapie wird eine Einheit abgerechnet, für die verbleibenden 10 Minuten des Gangtrainings ebenfalls eine Einheit. Der Abrechnungsantrag umfasst daher jeweils eine Einheit der Codes 97110, 97140 und 97116. Sie sollten die acht Minuten des Codes 97035 in der Behandlungsnotiz dokumentieren, können jedoch keine vierte Einheit abrechnen, da die insgesamt 49 Minuten nur drei Einheiten rechtfertigen.

Hinweise zu Abrechnungs- und Prüfungsrisiken

• Geben Sie alle Einheiten desselben zeitgebundenen CPT-Codes für einen Leistungstermin in einer einzigen Abrechnungszeile an. Die Aufteilung dieser Einheiten auf mehrere Zeilen kann zur Ablehnung des Antrags führen.
• Rechnen Sie eine Leistung, die weniger als acht Minuten dauert, nicht als eigenständige Einheit ab. Wenn Sie an diesem Tag mehrere zeitgebundene Leistungen erbringen, beziehen Sie diese Minuten in die Gesamtbehandlungszeit ein, anhand derer die Gesamtzahl der Einheiten ermittelt wird.
• Berechnen Sie das tägliche Einheitslimit, bevor Sie die Einheiten auf die Codes verteilen. Dokumentieren Sie jede zeitbasierte Leistung, einschließlich solcher, denen keine Einheit zugewiesen wird, weil die Gesamtzeit weniger Einheiten ergibt.
• Überprüfen Sie die Abrechnungsmethode jedes Kostenträgers. Die 8-Minuten-Regel von Medicare gilt für ambulante Therapien im Rahmen von Medicare Teil B, während einige private Kostenträger die CPT-„Rule of Eights“ anwenden und möglicherweise eine andere Einheitszahl ermitteln.
• Nach der „Achtelregel“ wird eine Einheit erst dann abrechnungsfähig, wenn der Mittelpunkt dieses 15-Minuten-Intervalls überschritten ist, also nach 7 Minuten und 31 Sekunden. Im Gegensatz zur Medicare-Methode erfordert dieser Standard keine Addition der Gesamtminuten über verschiedene Codes hinweg, sodass ein Therapeut jedes Mal, wenn der Mittelpunkt für diese bestimmte Leistung erreicht ist, eine Einheit in Rechnung stellen kann. Je nachdem, welchem Standard der Kostenträger folgt, kann dieselbe Sitzung zu einer unterschiedlichen Anzahl von Einheiten führen.

Warum die Genauigkeit der Einheitserfassung über die Abrechnung mit Medicare hinaus von Bedeutung ist

Genaue Einheitenberechnungen unterstützen die disziplinierte Dokumentation, die für das therapeutische Fernmonitoring (RTM) erforderlich ist. Für RTM-Codes gelten eigene Zulassungsvoraussetzungen, daher müssen Sie die qualifizierten Leistungen getrennt von den zeitlich erfassten Behandlungsminuten im Rahmen von Medicare erfassen. Die RTM-Tools von „Physitrack“ zeigen die CPT-Code-Zulassbarkeit in Echtzeit an und erstellen exportierbare Abrechnungsberichte. Sie können diese Aufzeichnungen zusammen mit den Unterlagen in Ihrer bestehenden elektronischen Patientenakte (EHR) oder Ihrem Abrechnungssystem nutzen, um die Zulassbarkeit zu überprüfen, bevor Sie einen Antrag einreichen.

FAQs

Gilt die 8-Minuten-Regel für alle Kostenträger?

Die Regelung gilt für ambulante Therapien im Rahmen von Medicare Teil B, während private Kostenträger möglicherweise andere Verfahren anwenden. „ Physitrack “ legt nicht fest, welches Abrechnungsverfahren ein Kostenträger vorschreibt. Wenn Sie die Richtlinien der einzelnen Kostenträger prüfen, können Sie die richtige Berechnungsmethode anwenden.

Was passiert mit Restminuten unter acht, die nicht in Rechnung gestellt werden können?

Eine Restzeit von weniger als acht Minuten reicht nicht aus, um eine eigenständige Leistungseinheit zu begründen, wird jedoch auf die Gesamtbehandlungszeit dieses Tages angerechnet. Die Dokumentation in „ Physitrack “ kann die Behandlungszeit auch dann erfassen, wenn keine weitere Leistungseinheit abgerechnet werden kann. Vollständige Aufzeichnungen zeigen, welche Leistungen der Physiotherapeut erbracht hat, ohne die abgerechneten Leistungseinheiten zu überhöhen.

Inwiefern fließen die Bewertungen in die Tagesgesamtpunktzahl ein?

Physiotherapeutische Untersuchungen sind leistungsbezogene Codes, daher fließen die dafür aufgewendeten Minuten nicht in die oben beschriebene Berechnung der zeitabhängigen Codes ein. Das Programm „ Physitrack “ rechnet die Untersuchungszeit nicht in 15-Minuten-Einheiten um. Sie rechnen die Untersuchung einmal ab und berechnen die zeitabhängigen Leistungen separat.

Gibt es eine maximale Anzahl an Einheiten pro Tag?

Die 8-Minuten-Regel legt kein festes Tagesmaximum fest, aber die Gesamtzahl der erfassten Minuten begrenzt die Anzahl der Einheiten, die Sie abrechnen können. Die Abrechnungsberichte von Physitrackkönnen keine zusätzlichen Einheiten über die dokumentierte berechtigte Zeit hinaus erstellen. Die gemeldeten Einheiten sollten mit der Krankenakte und der für diesen Tag erfassten Behandlungszeit übereinstimmen.