Veelvoorkomende fouten bij de implementatie van EPD’s die kleine fysiotherapie praktijken en maken

TL;DR

• Door de overhaaste opleiding wordt het personeel gedwongen om het EPD te leren gebruiken terwijl ze patiënten behandelen, wat de consulten vertraagt en het aantal fouten doet toenemen.
• Als de gegevensmigratie niet goed wordt gecontroleerd, kunnen patiëntendossiers, documenten of saldi achterblijven.
• Een drukke go-live-week versterkt de verwachte productiviteitsdaling nog eens extra.
• Als parallelle tests worden overgeslagen, kunnen kleine configuratieproblemen de planning, de notities en de facturering verstoren.
• Als integraties over het hoofd worden gezien, kan dit leiden tot verstoringen in de werkprocessen voor facturering, planning, patiëntenbetrokkenheid en thuisoefenprogramma's.
• Zonder één interne verantwoordelijke lopen beslissingen vast en blijven vragen van leveranciers onbeantwoord.
• Als je alleen rekening houdt met de kosten voor abonnementen, worden de kosten voor migratie, training, installatie en extra modules buiten beschouwing gelaten.
• Zonder een terugvalplan hebben medewerkers geen veilige uitweg als het nieuwe EPD onbruikbaar wordt.

PhysitrackDe aankoopchecklist voor EMR, de gids voor de totale eigendomskosten en de overstapgids van [naam] behandelen de beslissing die aan deze lijst voorafgaat.

Waarom de invoering van een EPD andere gevolgen heeft voor kleine web praktijken

De invoering van een EPD kan een „ praktijk ” met 1 tot 20 zorgverleners sneller ontwrichten dan een groep met meerdere vestigingen, omdat er minder medewerkers beschikbaar zijn om de implementatiewerkzaamheden op te vangen. Kleine „ praktijken ” beschikken zelden over gespecialiseerd IT- of operationeel personeel, waardoor zorgverleners en receptiemedewerkers zelf problemen moeten oplossen terwijl ze patiënten behandelen, afspraken inplannen en declaraties verwerken. De verminderde afsprakencapaciteit leidt ook tot lagere inkomsten, en door de krappere cashflow is er minder ruimte om weken van lagere productiviteit op te vangen.

Tijdens de planning, configuratie, gegevensmigratie, training, ingebruikname of stabilisatiefase kunnen implementatieproblemen optreden. Deze problemen stapelen zich vaak op in al die fasen. Onvolledige training vertraagt het opstellen van de documentatie, terwijl een niet-geteste factureringsworkflow tegelijkertijd de afhandeling van declaraties kan vertragen. Grote organisaties kunnen werk naar andere locaties verplaatsen of specialisten inzetten om de implementatie te corrigeren. Een klein praktijk is doorgaans afhankelijk van dezelfde paar mensen om de patiëntenzorg in stand te houden en de implementatie te corrigeren.

Wat de implementatie van een EPD omvat

De implementatie van het EPD omvat alle werkzaamheden die nodig zijn vóór, tijdens en na de overstap naar de nieuwe software. Bij de configuratie worden sjablonen, machtigingen, planningsregels en factureringsinstellingen aangepast aan uw praktijk. Bij de gegevensmigratie worden patiëntendossiers en andere benodigde informatie uit het oude EPD overgezet. De training bereidt zorgverleners en administratief personeel voor op het uitvoeren van hun dagelijkse taken, voordat zij het nieuwe systeem bij patiënten gaan gebruiken.

De go-live is het moment waarop uw praktijk het nieuwe EPD gaat gebruiken voor de dagelijkse werkzaamheden. Daarna volgt de stabilisatiefase, waarin het personeel configuratieproblemen verhelpt, ontbrekende gegevens aanvult en de werkprocessen aanpast op basis van het daadwerkelijke gebruik. Een effectieve checklist voor de implementatie van een EPD houdt rekening met alle vijf fasen, in plaats van de go-live als het gehele project te beschouwen.

De 8 meest voorkomende fouten bij de implementatie van een EPD

Fout 1: De opleidingsduur en de gereedheid van het personeel onderschatten

Onvoldoende training leidt vaak tot een moeizame ingebruikname, omdat het personeel onbekende werkprocessen moet leren terwijl het echte patiënten behandelt. Eén enkele demonstratie is zelden voldoende om zorgverleners voor te bereiden op het vastleggen van consulten, het beheren van sjablonen, het corrigeren van fouten en het uitvoeren van vereiste taken onder de gebruikelijke tijdsdruk. Het receptiepersoneel kan tegelijkertijd worstelen met de werkprocessen rondom planning, registratie en betalingen.

Door de beperkte personeelsbezetting is het voor een kleine praktijk moeilijker om goed opleidingen te organiseren. Elk opleidingsuur kan ten koste gaan van de afsprakencapaciteit of vereisen dat er buiten de openingstijden van de kliniek betaald werk wordt verricht. Zonder een aangewezen supergebruiker ontbreekt het het personeel bovendien aan een intern aanspreekpunt dat routinematige vragen kan beantwoorden en kan vaststellen welke problemen ondersteuning van de leverancier vereisen.

Een gefaseerd, op rollen gebaseerd plan geeft iedereen de tijd om zich vertrouwd te maken met de workflows die ze gaan gebruiken ( praktijk ). Train het receptiepersoneel in patiëntenadministratie en afsprakenplanning, terwijl zorgverleners zich verdiepen in documentatie en taken rond zorgplannen ( praktijk ). Wijs één supergebruiker aan die een grondigere training krijgt en een gezamenlijke lijst bijhoudt met onbeantwoorde vragen.

Voeg gereedheidstests toe aan uw checklist voor de implementatie van het EPD voordat u de ingebruikname goedkeurt. Elke medewerker moet verschillende realistische scenario’s doorlopen zonder stapsgewijze hulp, waaronder het aanmelden van een nieuwe patiënt, een vervolgbezoek en het corrigeren van een fout in de documentatie. Als het personeel de kerntaken niet nauwkeurig kan uitvoeren, verminder dan het aantal patiënten in de beginfase of stel de overgang uit totdat ze dat wel kunnen.

Fout 2: Gegevensmigratie als een bijzaak beschouwen

Een voltooide bestandsoverdracht betekent niet dat de gemigreerde dossiers volledig, correct gekoppeld, gedateerd en toegankelijk zijn. Een leverancier kan de export en import weliswaar verzorgen, maar uw praktijk moet nog steeds controleren of elk dossier volledig, correct gekoppeld, gedateerd en toegankelijk is. Ontbrekende informatie kan verborgen blijven totdat een zorgverlener weken na de livegang het dossier van een terugkerende patiënt opent en eerdere aantekeningen of ondertekende documenten niet kan vinden.

Kleine praktijken hebben zelden voldoende personeel om elk patiëntendossier te controleren; maak daarom vóór de ingebruikname gebruik van een representatieve steekproef. Neem hierin actieve patiënten met een uitgebreide medische geschiedenis op, evenals ontslagen patiënten van wie de dossiers beschikbaar moeten blijven. Voeg ook dossiers toe die gescande bestanden, gecorrigeerde aantekeningen of andere informatie bevatten die mogelijk in een ander formaat is opgeslagen.

Een schriftelijke checklist zorgt ervoor dat de validatieprocedure consistent verloopt. Vergelijk eerst de demografische gegevens en verzekeringsgegevens in beide systemen. Controleer vervolgens de bezoekgeschiedenis en de klinische aantekeningen. Bekijk de ondertekende formulieren en de geüploade documenten afzonderlijk. Als u uitkomstmaten verzamelt, controleer dan of de scores uit het verleden aan de juiste patiënt en datum zijn gekoppeld.

Zorg ervoor dat het oude EPD toegankelijk blijft totdat de test is geslaagd en uw leverancier eventuele afwijkingen heeft verholpen. Wijs één persoon aan om ontbrekende velden, verkeerd gekoppelde patiënten en onleesbare bestanden te documenteren. Een duidelijk omschreven acceptatienorm geeft uw praktijk een duidelijke reden om de overgang uit te stellen wanneer de overgedragen dossiers onvolledig zijn.

Fout 3: Een ingangsdatum kiezen tijdens een drukke klinische periode

De ingangsdatum van je contract mag niet automatisch bepalend zijn voor de datum waarop je aan de slag gaat. Een kliniek die van start gaat tijdens een piek in het aantal patiënten of een seizoensgebonden toename, biedt het personeel weinig ruimte om zich vertrouwd te maken met onbekende documentatie- en planningsprocessen.

Drukke periodes versterken de verwachte productiviteitsdaling bij het overschakelen naar een nieuw EPD-systeem. Zorgverleners hebben mogelijk meer tijd nodig om aantekeningen af te ronden, terwijl receptiemedewerkers extra tijd nodig kunnen hebben om fouten in de planning of registratie te corrigeren. Een groep met meerdere vestigingen kan een deel van het patiëntenvolume naar andere vestigingen omleiden. Een klein praktijk heeft doorgaans geen vergelijkbare uitweg, waardoor vertragingen juist gevolgen hebben voor hetzelfde personeel dat ze moet oplossen.

Kies een week waarin naar verwachting weinig patiënten zullen komen en beperk de afsprakencapaciteit gedurende de eerste paar dagen. Bekijk de historische afsprakenpatronen voordat u de datum vaststelt, en vermijd weken waarin u weet dat er personeel afwezig is of waarin belangrijke factureringsdeadlines gelden. Voeg de gekozen week en het plan voor beperkte capaciteit toe aan uw checklist voor de implementatie van het EPD. Breng patiënten van tevoren op de hoogte van de tijdelijke beperkingen in de planning, en houd vervolgens tijd vrij voor vragen en aanpassingen door het personeel.

Fout 4: Het overslaan van parallelle tests vóór de volledige overgang

Bij een volledige overgang zonder parallelle tests kunnen kleine configuratiefouten de livegang verstoren. Wanneer een praktijk op de eerste dag zijn oude EPD buiten gebruik stelt, stuit het personeel op problemen terwijl patiënten moeten wachten. Een onjuist afspraaktype kan de planning beïnvloeden, terwijl een ontbrekend notitieveld of een ontbrekende koppeling met de zorgverzekeraar de documentatie of facturering kan verstoren.

Kleine praktijken laten het testen vaak achterwege omdat er geen vaste IT-medewerker is die verantwoordelijk is voor het testplan. Clinici gaan er soms ook vanuit dat de configuratie door de leverancier garandeert dat het EPD onder reële praktijkomstandigheden functioneert. Bij de configuratie door de leverancier kunnen echter niet alle lokale sjablonen, machtigingen, declaratieregels of gekoppelde tools worden gecontroleerd.

Voer een korte parallelle test uit voordat u het oude systeem buiten gebruik stelt. Kies een aantal testdossiers of gecontroleerde patiëntscenario’s. Als de test betrekking heeft op daadwerkelijke zorg, bepaal dan welk EPD het officiële dossier blijft. Test eerst de planning en documentatie, en voer vervolgens elk bezoek door tot en met de facturering. Neem daarbij gangbare werkprocessen mee, evenals een of twee uitzonderingen, zoals een afgezegde afspraak of een gecorrigeerde declaratie.

Vergelijk de uitvoer van beide systemen en noteer elk verschil. Stel de volledige overgang uit totdat het personeel de testscenario’s kan doorlopen zonder dat er gegevens ontbreken, taken worden geblokkeerd of er onverklaarbare verschillen in de facturering optreden. Houd het oude systeem toegankelijk totdat de praktijk bevestigt dat het nieuwe EPD geschikt is voor de dagelijkse werkzaamheden.

Fout 5: De integratie met tools voor facturering, planning en patiëntenbetrokkenheid negeren

Een EPD kan op zichzelf goed functioneren, maar toch de werkprocessen eromheen verstoren. Na de ingebruikname kan het gebeuren dat afspraken niet meer worden gesynchroniseerd met de planningssoftware, of dat de factureringsmedewerkers kosten handmatig opnieuw moeten invoeren. Zorgverleners kunnen ook de mogelijkheid verliezen om thuisoefenprogramma’s toe te wijzen binnen hun gebruikelijke werkproces of om gegevens over de betrokkenheid van patiënten in het dossier te bekijken.

Breng alle softwareafhankelijkheden in kaart voordat u een contract voor een medisch dossier (EMR) ondertekent. Leg voor elke tool vast welke informatie het EMR binnenkomt, welke informatie het EMR verlaat en welke medewerker de koppeling gebruikt. Houd daarbij rekening met zowel plannings- en factureringsplatforms als tools voor patiëntenbetrokkenheid of thuisoefenprogramma’s. Test vervolgens veelvoorkomende taken, zoals het verzetten van een afspraak, het versturen van een factuur, het toewijzen van een oefenprogramma en het opzoeken van reacties van patiënten.

Controleer tijdens het verkoopproces wat elke geadverteerde integratie daadwerkelijk ondersteunt. Een integratie kan bijvoorbeeld single sign-on bieden zonder dat patiëntgegevens worden overgedragen, of documenten verzenden zonder dat er gegevens over therapietrouw worden teruggestuurd. Vraag de leverancier om de door u vereiste workflows te demonstreren en breng eventuele extra kosten, connectoren van derden of handmatige stappen in kaart. Noteer elke bevestigde functionaliteit in uw implementatiechecklist voor het EPD, zodat u deze kunt testen voordat de volledige overgang plaatsvindt.

Fout 6: Er geen enkele interne verantwoordelijke aanwijzen

Een EPD-implementatie raakt uit vaart wanneer niemand bevoegd is om beslissingen te nemen en de voortgang te bewaken. De verantwoordelijkheid komt vaak informeel terecht bij degene die het minst druk lijkt te hebben, zelfs als die persoon niet bevoegd is om kwesties rond de werkstroom op te lossen. Medewerkers herzien eerdere keuzes en vragen van leveranciers blijven onbeantwoord, terwijl deadlines worden overschreden.

Kleine praktijken hebben zelden een speciale operationsmanager in dienst die van nature de leiding zou nemen bij de implementatie. Bij het overstappen op een ander EPD-systeem gaat de eigenaar van de praktijk er wellicht vanuit dat elke zorgverlener zijn of haar eigen deel voor zijn of haar rekening neemt. Gedeelde verantwoordelijkheid kan werken voor afzonderlijke taken, maar er is dan niemand die verantwoordelijk is voor het eindresultaat.

Wijs één interne verantwoordelijke aan voordat de implementatie van start gaat. Vaak wordt deze rol vervuld door de verantwoordelijke voor de ‘ praktijk ’ of een hoofdklinicus. Geef die persoon de bevoegdheid om het tijdschema te bepalen en de communicatie met de leverancier te regelen. Deze persoon moet ook de definitieve beslissing nemen of het project al dan niet doorgaat vóór de lancering.

De implementatieverantwoordelijke hoeft niet alle taken zelf uit te voeren. Andere medewerkers kunnen sjablonen testen, gemigreerde records controleren of trainingen coördineren. Eén persoon moet de voortgang bijhouden, beslissingen vastleggen en vertragingen escaleren voordat deze de livegang in de weg staan.

Fout 7: De totale eigendomskosten onderschatten en alleen naar de catalogusprijs kijken

Als fysiotherapiepraktijken EMR-software vergelijken op basis van het maandelijkse tarief per behandelaar, kan een klein praktijk tijdens de implementatie in geldnood komen. Er kunnen eenmalige kosten bijkomen terwijl de inkomsten al onder druk staan door de verminderde afsprakencapaciteit. Een praktijk met beperkte reserves kan dan trainingen, migratieondersteuning of andere werkzaamheden die nodig zijn voor een goed geplande implementatie, uitstellen.

Leveranciers hanteren vaak een prijsstelling waarbij installatie, training, gegevensmigratie, facturatiediensten en pakketten met geavanceerde functies apart worden berekend. Bij facturatiediensten wordt soms een percentage van de geïnde bedragen in rekening gebracht in plaats van een vast bedrag, waardoor de kosten variëren naargelang de omzet. Deze prijsstructuren komen in de hele softwaresector voor en vereisen een grondigere analyse dan alleen het vergelijken van abonnementstarieven.

Stel, voordat u van EPD-systeem wisselt, een kostenmodel op per maand voor het gehele eerste jaar. Houd daarbij rekening met abonnementskosten, implementatiediensten, de tijd die nodig is voor het opleiden van personeel, migratiewerkzaamheden, benodigde uitbreidingen, factureringskosten en eventueel tijdelijk productiviteitsverlies rond de ingebruikname. Vraag elke leverancier om elke aanname schriftelijk te bevestigen, inclusief welke functies en ondersteuningsdiensten onder elk abonnementsniveau vallen.

Op uw checklist voor de implementatie van het EPD moet u het totale bedrag voor het eerste jaar en het tijdstip van elke betaling met elkaar vergelijken. Een systeem met een lager maandelijks tarief kan bij de installatie toch meer geld vergen, terwijl een duurder abonnement mogelijk diensten omvat die bij een andere leverancier apart in rekening worden gebracht.

Fout 8: Het achterwege laten van een gedocumenteerd terugdraaiings- of noodplan

Het ontbreken van een noodplan kan een beheersbaar probleem bij de ingebruikname veranderen in een verstoring die de hele kliniek treft. Medewerkers kunnen tot de ontdekking komen dat ze geen toegang hebben tot roosters of documentatie niet kunnen invullen, terwijl niemand weet of ze moeten doorgaan met het oplossen van het probleem, moeten terugvallen op het oude EPD of tijdelijk op papier moeten werken. Kleine praktijken hebben weinig reservecapaciteit om te herstellen van een hele dag met afgezegde afspraken en vertraagde aantekeningen.

In een noodplan van één pagina moeten de omstandigheden worden omschreven die aanleiding geven tot een terugvalplan. Voorbeelden hiervan zijn langdurige geblokkeerde toegang tot de patiëntendossiers, onjuiste afspraakgegevens of een configuratieprobleem waardoor zorgverleners hun consulten niet kunnen vastleggen. In het plan moet één persoon worden aangewezen die de uitrol kan pauzeren, en moet worden aangegeven hoe het personeel dat besluit zal communiceren.

De noodprocedure moet even gedetailleerd zijn. Bepaal of het oude EPD beschikbaar blijft, welke papieren formulieren het personeel zal gebruiken, waar tijdelijke dossiers veilig worden bewaard en hoe het personeel informatie zal invoeren of afstemmen zodra de dienstverlening weer op gang komt. Test deze stappen vóór de ingebruikname, zodat het personeel ze tijdens een storing kan volgen zonder te moeten improviseren.

De ernst van fouten in één oogopslag

Gebruik deze tabel als uitgangspunt voor het stellen van prioriteiten en pas de beoordelingen vervolgens aan op basis van uw patiëntenaantal, personeelsbezetting, integraties en factureringsproces.

Een eigen checklist voor de implementatie opstellen

Stel je checklist voor de implementatie van het EPD op basis van de fase waarin je je momenteel bevindt, in plaats van elke taak als even urgent te beschouwen.

• Als u op het punt staat een contract te ondertekenen, breng dan de vereiste integraties in kaart en controleer hoe elke integratie werkt. Stel een kostenmodel voor het eerste jaar op voordat u contracten met elkaar vergelijkt.
• Als de implementatie al is gestart, wijs dan één interne verantwoordelijke aan en controleer eerst de gemigreerde records. Voltooi de op rollen gebaseerde training voordat u parallelscenario’s uitvoert op het gebied van planning, documentatie en facturering.
• Als je na de livegang bezig bent met het stabiliseren van het systeem, houd dan ontbrekende records, mislukte verbindingen en vertragingen bij de documentatie bij in één probleemlogboek. Gebruik je noodplan om te bepalen wanneer een probleem een terugdraaiing vereist.

Als u nog bezig bent met het vergelijken van EMR-software voor fysiotherapie of met het overstappen naar een ander EMR-systeem, gebruik deze lijst dan in combinatie met een uitgebreide aankoopchecklist voor EMR-systemen en een handleiding voor het overstappen. Deze hulpmiddelen helpen u om de geschiktheid en de kosten te beoordelen voordat de implementatie van start gaat.

Zorg dat je de uitrol goed aanpakt

Implementatieproblemen kunnen het gevolg zijn van onduidelijke verantwoordelijkheden, onvoldoende training, niet-geteste werkprocessen of problemen met de softwareconfiguratie. Een kleine praktijk kan verstoringen beperken door de implementatie te behandelen als een afgebakend project met één verantwoordelijke, geplande trainingen, geteste werkprocessen en duidelijke criteria voor de ingebruikname. Een schriftelijk noodplan moet voorzien in elke storing die een tijdelijke uitwijkoplossing vereist.

PhysitrackDe aankoopchecklist voor EPD’s en de gids over de totale eigendomskosten van 's helpen bij het nemen van een beslissing voordat de overeenkomst wordt ondertekend, en de overstapgids helpt bij het plannen van de implementatie zelf.

FAQs

Hoe lang duurt de implementatie van een small-praktijk -EMR-systeem?

Een implementatie van een small-praktijk -EMR is de periode die nodig is om het nieuwe systeem te configureren, te migreren, te testen en in gebruik te nemen; het tijdschema hangt af van de omvang van de gegevens en de complexiteit van de werkprocessen. De aankoopchecklist voor EMR-systemen van Physitrack kan u helpen vast te stellen welke werkzaamheden in het implementatieplan moeten worden opgenomen. Aan de hand van een tijdschema van de leverancier met duidelijke mijlpalen kunt u tijd van uw medewerkers reserveren en een realistische ingebruiknamedatum kiezen.

Kunnen medewerkers tijdens de normale openingstijden van de kliniek een opleiding volgen?

Beschermde opleidingstijd is vastgelegde tijd waarin medewerkers praktijk hun EPD-taken uitvoeren zonder hun normale patiëntenlast te dragen. De EPD-aankoopchecklist van Physitrack kan u helpen om bij de beoordeling van een implementatieplan rekening te houden met opleidingstijd. Door deze tijd te reserveren kunnen clinici en receptiemedewerkers praktijk hun eigen werkprocessen, terwijl een aangewezen vervanger het dringende werk afhandelt.

Wat moet ik doen als de livegang mislukt?

Een mislukte livegang is een situatie waarin het nieuwe EPD essentiële taken op het gebied van planning, documentatie of facturering niet betrouwbaar kan ondersteunen. De overstapgids van Physitrack kan u helpen bij het vaststellen van criteria voor terugdraaien vóór de lancering. Uw interne verantwoordelijke kan de overstap dan tijdelijk stopzetten, de goedgekeurde terugvalworkflow activeren en pas weer doorgaan nadat de leverancier het probleem heeft opgelost en het personeel het opnieuw heeft getest.

Hoe kan ik beoordelen of systemen compatibel zijn?

Integratiecompatibiliteit geeft aan of gekoppelde producten de gegevens uitwisselen die nodig zijn voor uw werkprocessen op het gebied van planning, facturering, patiëntenbetrokkenheid en thuisoefeningen. Vraag de leverancier bij het beoordelen van een EPD om elke vereiste koppeling daadwerkelijk te demonstreren, in plaats van alleen maar te bevestigen dat er een integratie bestaat. Door de vereiste gegevensstromen vóór de overgang te testen, kunt u ontbrekende informatie, handmatige werkzaamheden en niet-ondersteunde stappen opsporen.