Overstappen naar een ander EPD-systeem: een korte handleiding voor fysiotherapeuten praktijk voor een soepele overgang

TL;DR

• Een klein praktijk kan vier tot acht weken uittrekken als eerste planningsperiode voor een eenvoudige overstap van het ene SaaS-EMR-systeem naar het andere, gevolgd door twee weken stabilisatie na de lancering.
• Problemen op het gebied van planning en coördinatie kunnen een overstap vertragen, zelfs als de installatie van de software eenvoudig is. Veelvoorkomende oorzaken zijn onder meer vage tijdschema’s van leveranciers, onvoldoende training, onduidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor de migratie en onopgeloste integratieafhankelijkheden.
• Wijs één interne contactpersoon aan die verantwoordelijk is voor deadlines, de communicatie met leveranciers, gegevensvalidatie en beslissingen over de ingebruikname.
• Waarborg de patiëntenzorg door middel van gefaseerde training, een korte, gecontroleerde overlappingsperiode tussen de systemen en iets minder drukke dienstroosters tijdens de eerste week na de ingebruikname. Wijs voor elk patiëntcontact één EPD aan als het officiële dossier.

Waarom de overstap naar EMR-systemen bij kleine enpraktijk -bedrijven niet volgens de tijdschema’s van grote ondernemingen verloopt

Een medisch centrum ( praktijk ) met 1 tot 20 zorgverleners kan vier tot acht weken uittrekken als eerste planningsperiode voor een eenvoudige overstap van het ene SaaS-EMR-systeem naar het andere. Bij deze termijn wordt uitgegaan van één bronsysteem, een standaardconfiguratie, tijdige gegevensexporten en weinig aangepaste integraties. Complexe factureringsintegraties of slecht gestructureerde legacy-gegevens kunnen een langere doorlooptijd vereisen.

De implementatie van EPD-systemen in ziekenhuizen duurt doorgaans langer omdat er meerdere afdelingen bij betrokken zijn, er grotere hoeveelheden gegevens in het spel zijn, formele goedkeuringsprocessen nodig zijn en er uitgebreide technische tests moeten worden uitgevoerd. Ziekenhuizen hebben mogelijk ook op maat gemaakte koppelingen nodig met laboratoria, apotheken en andere klinische systemen. Hun goedkeuringsvereisten en de omvang van de gegevens zorgen voor extra werk waarmee een kleine fysiotherapie praktijk us doorgaans niet te maken heeft.

Zelfs kleine praktijken en hebben nog tijd nodig voor het opschonen van gegevens, configuratie, training en validatie. Reserveer na de ingebruikname twee weken om sjablonen aan te passen en problemen met workflows of migratie op te lossen, terwijl zorgverleners beginnen met het gebruik van het nieuwe EPD.

Een leverancier moet u mijlpalen met een datum geven in plaats van een schatting in bedrijfsstijl of een vaag tijdsbestek. Vraag wat er moet gebeuren voordat de migratietests van start gaan en wie verantwoordelijk is voor elke taak. Vraag de leverancier welke integraties de overgang zouden kunnen vertragen en hoe snel hij mislukte importen kan corrigeren. Gebruik de antwoorden van de leverancier om te controleren of elke voorgestelde ingangsdatum gekoppeld is aan specifieke taken, verantwoordelijken en afhankelijkheden.

Het opstellen van je checklist en tijdschema voor de implementatie van je EPD

Gebruik het onderstaande schema als een planningsmodel van acht weken in de aanloop naar de ingebruikname bij een eenvoudige overstap naar een SaaS-EMR-systeem. Houd na de ingebruikname nog eens twee weken aan voor stabilisatie. Afhankelijk van het gegevensvolume, de beschikbaarheid van personeel, integraties op maat en goedkeuringen van derden kan een langere doorlooptijd nodig zijn. Stel de ingebruiknamedatum pas vast nadat de leverancier het migratieformaat, de afhankelijkheden en de benodigde doorlooptijd heeft bevestigd.

Week 1

• Onderteken het contract en organiseer de startbijeenkomst.
• Wijs één interne contactpersoon aan die bevoegd is om taken toe te wijzen en vragen op te lossen.
• Bevestig de omvang van de migratie, het opleidingsplan, de ondersteuning en de beoogde ingangsdatum.
• Maak een lijst van alle verbindingen die getest moeten worden, waaronder facturering, betalingen, e-fax en tools voor patiëntenbetrokkenheid.

Week 1 tot en met 3

• Exporteer patiënt-, klinische, plannings- en financiële gegevens uit het huidige EPD.
• Bepaal welke records worden verplaatst en welke in een doorzoekbaar archief blijven staan.
• Verwijder dubbele patiënten en corrigeer inconsistente velden voordat de leverancier ze importeert.
• Vraag de leverancier om een testmigratie uit te voeren in plaats van te wachten tot de definitieve overgang.

Week 2 tot en met 4

• Stel afspraaktypes, documentatiesjablonen, gebruikersrechten en factureringsregels in.
• Test elke externe verbinding aan de hand van representatieve werkscenario’s en op de juiste wijze beveiligde testgegevens.
• Laat clinici de sjablonen doornemen voordat de training begint. Wijzigingen in de configuratie op het laatste moment maken de training minder zinvol.

Week 4 tot en met 6

• Leid het personeel op per functie en spreid de sessies uit rond de patiëntenzorg.
• Geef elke behandelaar de tijd om een proefbeoordeling en een dagverslag in te vullen.
• Laat het front-officepersoneel de werk praktijk eren voor registratie, planning, betalingen en verzekeringen.
• Noteer onopgeloste vragen in één gezamenlijke lijst voor de leverancier.

Week 6 tot en met 8: afsluitende tests en voorbereiding op de overgang

• Als u de overgang per zorgverlener, locatie of workflow organiseert, moet u voor elk consult aangeven welk EPD het officiële dossier bevat. Voer hetzelfde consult niet in beide systemen in.
• Vergelijk de rekeningen van patiënten en klinische documenten met het oude EPD.
• Zorg ervoor dat je het aantal afspraken tijdens de eerste dagen na de livegang beperkt, als je normale planning geen ruimte laat voor een trager documentatieproces.

Inbedrijfstelling gedurende de stabilisatieperiode van twee weken

• Rond de laatste gegevensimport af en stop met het routinematig invoeren van gegevens in het oude EPD.
• Zorg ervoor dat het oude systeem alleen-lezen blijft terwijl het personeel de gegevens controleert.
• Houd de eerste week korte dagelijkse overleggen en stuur eventuele problemen door via de interne contactpersoon.

Wijs de interne contactpersoon de verantwoordelijkheid toe voor de voorbereiding van het personeel, beslissingen over gegevens, het testen en het bijhouden van problemen. Wijs de leverancier de verantwoordelijkheid toe voor importinstructies, ondersteuning bij de configuratie, de uitvoering van de migratie en technische oplossingen. Door elke taak met een uiterste datum vast te leggen, wordt voorkomen dat een van beide partijen ervan uitgaat dat de andere partij verantwoordelijk is voor een bepaalde taak.

Hoe de migratie van EPD-gegevens in zijn werk gaat

De migratie van EPD-gegevens begint met een inventarisatie van wat het huidige systeem opslaat en wat het nieuwe systeem kan verwerken. De overdrachtsformaten verschillen per bron- en doelsysteem. Demografische gegevens van patiënten kunnen als gestructureerde velden worden overgezet, terwijl klinische aantekeningen, gescande documenten en factuurgeschiedenis mogelijk documentbestanden of afzonderlijke exportbestanden vereisen. Uw leverancier dient elke gegevenscategorie te documenteren, evenals de bestemming, het bestandsformaat en de persoon die verantwoordelijk is voor de overdracht.

Zorg ervoor dat voor elke actieve patiënt voldoende gegevens uit het dossier worden overgezet om de behandeling en facturering op de eerste dag mogelijk te maken. Neem hierbij de huidige zorgplannen, recente beoordelingen, ondertekende aantekeningen, toestemmingsformulieren en openstaande bedragen op. Mogelijk hebt u ook informatie nodig over aanstaande afspraken en verzekeringsgegevens. Vraag de zorgverleners naar welke oudere dossiers zij regelmatig raadplegen, aangezien een vaste afsluitingsdatum ertoe kan leiden dat relevante chirurgische of behandelingsgegevens worden weggelaten.

Het is mogelijk dat u inactieve dossiers in een beveiligd archief kunt bewaren in plaats van ze in het nieuwe EPD te importeren, mits u voldoet aan de geldende bewaar- en toegangsvereisten. Een archief dat alleen-lezen is, biedt de mogelijkheid om oudere dossiers te bewaren zonder elk inactief dossier in het nieuwe EPD te hoeven importeren. Controleer, voordat u voor deze optie kiest, hoe lang het archief beschikbaar blijft en hoe u een volledig dossier kunt opvragen. Controleer, voordat u het contract met de oude leverancier beëindigt, welke vereisten op het gebied van het bewaren van dossiers, toegang voor patiënten, beveiliging en het opvragen van gegevens van toepassing zijn in uw rechtsgebied en op grond van uw overeenkomsten met zorgverzekeraars.

De interne contactpersoon dient de gegevensopschoning te coördineren vóór de definitieve export. Uw interne contactpersoon dient dubbele patiëntenprofielen op te sporen en inconsistenties in namen of geboortedata op te lossen volgens de procedures voor gegevensbeheer van de ‘ praktijk ’. Bewaar alle auditinformatie die nodig is voor klinische, facturerings- of nalevingsdoeleinden. Bij dezelfde controle moeten ook niet-overeenkomende facturatiecodes en onvolledige documentatie worden opgespoord. Het opschonen van de brongegevens vermindert importfouten, omdat het nieuwe EPD niet op betrouwbare wijze kan bepalen welke van de tegenstrijdige invoer correct is.

Met een testmigratie kunt u mappingproblemen opsporen voordat het systeem in gebruik wordt genomen. Kies een steekproef die zowel actieve als inactieve patiënten bevat, evenals eenvoudige en complexe dossiers. Zorgverleners moeten deze dossiers in het nieuwe EPD openen en controleren of de aantekeningen leesbaar blijven, de documentdatums overeenkomen en de bijlagen bij de juiste patiënt worden weergegeven. De factureringsmedewerkers moeten de openstaande saldi en verzekeringsgegevens vergelijken met die in het oude systeem.

De laatste validatie moet bestaan uit een controle op dossierniveau in combinatie met een afstemming van de totalen van de bron en de bestemming. Vergelijk het aantal patiëntendossiers en klinische documenten in beide systemen. Stem openstaande saldi van patiënten en betalers af met de bronrapporten. Noteer ontbrekende of gewijzigde items in een probleemlogboek, wijs een verantwoordelijke aan en herhaal de betreffende import na correctie.

Houd het oude EPD beschikbaar totdat de afdeling Informatietechnologie ( praktijk ) de definitieve validatie heeft goedgekeurd. Toegang op alleen-lezenbasis gedurende een bepaalde periode biedt het personeel een uitwijkmogelijkheid voor het geval een ouder dossier niet volgens verwachting is gemigreerd. Zeg het oude account pas op nadat u de toegang tot het archief hebt gecontroleerd, de vereiste exports hebt voltooid en hebt vastgelegd hoe het personeel historische dossiers kan opvragen.

Bepaling van de opleidingslast voor een „ praktijk ” met 1 tot 20 zorgverleners

Een kleine spoedeisendehulpafdeling ( praktijk ) moet de opleidingskosten per functie begroten, omdat elk opleidingsuur ten koste gaat van de patiëntenzorg. Gebruik de volgende richtwaarden als uitgangspunt voor de planning, in plaats van sectorstandaarden of vaste opleidingseisen. Overleg de cursus- en praktijk -tijden met uw EPD-leverancier en pas het rooster vervolgens aan op basis van de taken van elke medewerker.

• Reken per zorgverlener drie tot vijf uur in voor navigatie, documentatie praktijk en en gangbare klinische werkprocessen.
• Reken vier tot zes uur per receptionist(e) voor het opstellen van roosters, registratie, intake en communicatie met patiënten.
• Reken per facturerende medewerker vijf tot acht uur in voor het invoeren van kosten, het indienen van declaraties, het verwerken van betalingen en het afstemmen van rekeningen.
• Reken op acht tot twaalf uur voor de beheerderstraining van de interne contactpersoon, de configuratiecontrole, de migratiecontroles en het oplossen van eenvoudige problemen.
• Reken één tot twee uur per assistent of gebruiker met beperkte toegang voor de taken die binnen de toegangsrechten van die persoon vallen.

Als één persoon meerdere functies vervult, zullen sommige opleidingsonderdelen elkaar overlappen. Je moet echter toch aparte praktijk tijd reserveren voor klinische documentatie en administratief werk, omdat voor elke functie andere werkprocessen gelden.

Door de training in fasen te organiseren, blijft een deel van het praktijk beschikbaar voor afspraken terwijl elke groep de training doorloopt. Train bijvoorbeeld de helft van de zorgverleners tijdens één blok met een laag aantal deelnemers en de andere helft later in de week. Plan de sessies voor de receptie en de facturering apart in, zodat er altijd iemand beschikbaar is om telefoontjes te beantwoorden, patiënten in te checken en dringende vragen over de facturering af te handelen. Laat korte trainingssessies volgen door ‘sandbox’- praktijk , zodat het personeel de werkprocessen zelf kan doorlopen voordat het systeem live gaat.

De interne contactpersoon moet gedurende de eerste één of twee weken na de livegang gegarandeerd beschikbaar zijn. Deze persoon moet routinematige vragen op de afdeling beantwoorden, een lijst met problemen bijhouden en onopgeloste problemen in batches doorsturen naar de ondersteuning van de leverancier. Zo kunnen zorgverleners snel hulp krijgen zonder de behandeling te onderbreken om supporttickets aan te maken of dezelfde vraag telkens afzonderlijk te stellen. Reserveer één of twee uur van de werkdag van de contactpersoon voor deze ondersteuning, in plaats van te verwachten dat dit tussen de normale taken door kan worden ingepast.

Hoe veelvoorkomende vertragingen bij de livegang te voorkomen

Zet elke schatting van de leverancier om in een mijlpaal met een datum, de benodigde input, een verantwoordelijke en een voltooiingsnorm. Een status als ‘migratie aan de gang’ biedt onvoldoende informatie om de planning te beheren. Zet de schatting van de leverancier om in mijlpalen met een datum voor de testexport, configuratie, validatie, training en omschakeling. Vraag de leverancier om elke afhankelijkheid vast te leggen en te definiëren hoe u elke mijlpaal zult goedkeuren.

Zorg ervoor dat de op rollen gebaseerde trainingsblokken op de implementatiekalender worden gereserveerd en verplicht elke gebruiker om veelvoorkomende taken in een testaccount uit te voeren. Door middel van praktische ‘ praktijk ’ worden problemen met de documentatie en de toegang opgespoord voordat deze na de lancering tot supportverzoeken leiden. Zorg ervoor dat de interne contactpersoon tijdens de vroege diensten beschikbaar is om routinematige vragen te beantwoorden en onopgeloste problemen door te geven.

Wijs elke migratietaak toe aan het E praktijk team of aan de leverancier voordat de werkzaamheden van start gaan. Zonder die toewijzing kunnen beide partijen ervan uitgaan dat de ander de dossiers zal opschonen, velden zal toewijzen of saldi zal afstemmen. Maak gebruik van de verantwoordelijkheidsverdeling in uw checklist voor de implementatie van het EPD. Elke migratietaak moet één aangewezen verantwoordelijke, één uiterste datum en een duidelijke voltooiingsnorm hebben.

Begin bij de kick-off met goedkeuringen door derde partijen en integratietests, omdat hun tijdschema’s mogelijk verder reiken dan de configuratiewerkzaamheden voor het EPD. De aanmelding bij het factureringsclearinghouse, de overdracht van e-faxnummers, de instelling van de betalingsverwerker en de koppelingen voor patiëntenbetrokkenheid of HEP kunnen volgens afzonderlijke goedkeurings- en testschema’s verlopen. Breng deze afhankelijkheden bij de start in kaart, neem tijdig contact op met elke derde partij en test de volledige workflows vóór de omschakeling. Mocht een integratie de omschakeling niet halen, leg dan een tijdelijke workflow vast in plaats van de ingebruikname uit te stellen zonder plan.

De patiëntenzorg tijdens de overgang op peil houden

Overweeg om het geplande werkvolume tijdens de eerste go-live-week te verminderen als er in het normale schema geen ruimte is voor langzamere documentatietaken. Stem de vermindering af op de werkbelasting van elke zorgverlener en reserveer korte documentatieblokken tussen afspraken. Dankzij het lichtere schema krijgen zorgverleners de tijd om problemen met de installatie en documentatie op te lossen, zonder dat latere afspraken hierdoor vertraging oplopen.

Houd het oude EPD nog korte tijd beschikbaar ter referentie, maar wijs het nieuwe EPD aan als het officiële dossier voor elk consult na de overgang. Zorgverleners kunnen het oude EPD ter referentie gebruiken terwijl ze nieuwe consulten in het nieuwe EPD vastleggen. Houd de referentieperiode kort. Als iemand na de overgang informatie in het oude EPD invoert, moet de interne contactpersoon deze onmiddellijk verplaatsen of afstemmen volgens de correctieprocedures van de ‘ praktijk ’.

Spreid de overgang gespreid uit wanneer de structuur van het praktijk dit toelaat. Eén zorgverlener of vestiging kan als eerste beginnen, terwijl anderen nog een paar dagen op het oude EPD blijven werken. De eerste groep kan problemen met de werkstroom melden aan de interne contactpersoon, die de aanpassingen met de leverancier kan coördineren voordat de overige zorgverleners of vestigingen overstappen. Een zelfstandige eigenaar kan de overstap gefaseerd uitvoeren door eerst de planning en documentatie te testen, voordat de facturering en andere daarmee samenhangende werkstroomprocessen worden overgezet.

Gegevens over patiëntenbetrokkenheid en thuisoefenprogramma’s moeten apart op migratie worden gecontroleerd. Platforms voor thuisoefenprogramma’s, zoals Physitrack kunnen trainingsprogramma’s, toegangsgegevens van patiënten en de therapietrouwgeschiedenis buiten het klinische dossier opslaan. Controleer welke gegevens worden overgedragen, welke toegankelijk blijven in een archief en of patiënten nieuwe uitnodigingen of inloginstructies nodig hebben.

Breng patiënten alleen vooraf op de hoogte als de overstap gevolgen kan hebben voor het inchecken, de toegang tot het portaal of het papierwerk. Tijdens de livegang moet de interne contactpersoon de vragen van het personeel verzamelen en deze in batches voorleggen aan de helpdesk van de leverancier. Zo kunnen zorgverleners doorgaan met het behandelen van patiënten, in plaats van afspraken te onderbreken om steeds weer hetzelfde probleem op te lossen.

FAQs

Hoe lang duurt het eigenlijk om van EPD-systeem te wisselen voor een klein praktijk?

Een „ praktijk ” met 1 tot 20 zorgverleners kan vier tot acht weken als eerste planningsperiode hanteren voor een eenvoudige overstap naar een SaaS-EMR. Het gegevensvolume, de integraties, de beschikbaarheid van het personeel en de reactietijden van leveranciers kunnen deze periode verlengen. Een schriftelijk tijdschema met de namen van de verantwoordelijken en gedateerde afhankelijkheden laat zien welke onafgewerkte taken de ingebruikname zouden kunnen beïnvloeden.

Welke records moeten na een migratie toegankelijk blijven?

Welke dossiers toegankelijk moeten blijven, hangt af van de voorschriften inzake bewaartermijnen, toegang voor patiënten, facturering en betalers die van toepassing zijn op uw praktijk. Bewaar de vereiste klinische, demografische en financiële dossiers in het nieuwe EPD of via beveiligde, alleen-lezen toegang tot het archief. Controleer, voordat u het oude systeem buiten gebruik stelt, welke voorschriften van toepassing zijn, stem de aantallen dossiers en saldi af en test een representatieve steekproef van patiëntendossiers.

Kan een solo- praktijk -schakelaar zonder te sluiten worden gebruikt voor training?

Een zelfstandig werkende praktijk kan voorkomen dat de praktijk een hele dag gesloten moet blijven door de training op te splitsen in korte sessies, voor zover het patiëntenrooster dat toelaat. De eigenaar kan veelvoorkomende taken praktijk in een testaccount en het aantal afspraken tijdens de eerste paar dagen na de livegang beperken. Als de leverancier spreekuren of geplande ondersteuning aanbiedt, kan de eigenaar hiervan gebruikmaken om hulp te krijgen zonder de praktijk een hele dag te hoeven sluiten.

Wie zou de verantwoordelijkheid voor de migratie moeten dragen als er geen IT- of officemanager is?

De eigenaar van het ‘ praktijk ’ of een vertrouwde zorgverlener moet optreden als interne migratieleider. Die persoon houdt de deadlines bij, verstuurt gegevensbestanden, coördineert trainingen en controleert of leveranciers hun taken uitvoeren. Door één verantwoordelijke aan te wijzen, wordt voorkomen dat verzoeken en beslissingen onbehandeld blijven.

Wat gebeurt er als de ingangsdatum wordt uitgesteld?

Een uitgestelde ingebruikname vereist een gecontroleerde verlenging van het oude EPD in plaats van een overhaaste omschakeling. De migratiecoördinator moet ervoor zorgen dat de toegang behouden blijft, de opleidingsdata aanpassen en het personeel op de hoogte brengen van het bijgewerkte schema. Het praktijk moet vermijden het oude account op te zeggen totdat de gemigreerde dossiers en essentiële integraties de validatie hebben doorstaan.

Plan de overgang naar het EPD als een afgebakend project

Beheer de overstap naar het EPD met mijlpalen met datum, toegewezen verantwoordelijken en geplande tijd voor migratie, training, validatie en ondersteuning bij de ingebruikname. Valideer vóór de overgang de gemigreerde dossiers en saldi, test vervolgens de volledige workflows en los eventuele problemen op die van invloed kunnen zijn op de patiëntenzorg of de facturering. Wijs één interne verantwoordelijke aan om de deadlines bij te houden en de coördinatie met de leverancier te verzorgen. Gebruik de checklist om een implementatieplan met tijdschema op te stellen en vraag vervolgens de leverancier om het migratieformaat, de afhankelijkheden en de doorlooptijden te bevestigen voordat u de ingangsdatum vaststelt.