Oprogramowanie RTM i HEP dla podmiotów świadczących usługi fizjoterapii w domu

W skrócie

Podmioty świadczące usługi fizjoterapii domowej w terenie potrzebują listy kontrolnej dostosowanej do potrzeb mobilnych terapeutów, pacjentów mieszkających w różnych lokalizacjach oraz braku recepcji. W niniejszym przewodniku dokonano oceny serwisu Physitrack pod kątem czterech kryteriów, bez z góry przyjętych założeń co do wyniku.

• Lekarze muszą mieć możliwość przepisywania i aktualizowania zestawów ćwiczeń bezpośrednio w placówce opieki zdrowotnej za pomocą urządzenia mobilnego.
• Oprogramowanie przeznaczone dla pacjentów musi rejestrować wykonanie ćwiczeń, serie, powtórzenia, ból i poziom trudności bez konieczności zgłaszania się przez użytkownika.
• Oprogramowanie do zdalnego monitorowania terapeutycznego musi śledzić uprawnienia do kodów CPT oraz generować raporty rozliczeniowe dla rozproszonej populacji pacjentów.
• Oprogramowanie do fizjoterapii domowej musi integrować się z istniejącymi systemami elektronicznej dokumentacji medycznej (EHR) i systemami zarządzania praktyką, a nie je zastępować.

Dlaczego przewodniki dotyczące zakupów sprzętu RTM i HEP przeznaczonego do stacjonarnych placówek nie sprawdzają się w przypadku gabinetów prowadzących wizyty domowe

Przewodniki zakupowe dotyczące placówek stacjonarnych opierają się na założeniach, które rzadko mają zastosowanie w przypadku fizjoterapii prowadzonej w ramach wizyt domowych. Sieci szpitalne i pojedyncze kliniki mogą organizować procesy RTM i HEP w oparciu o jeden budynek, recepcję oraz główne połączenie z systemem EHR. Kryteria te pozostają przydatne dla nabywców działających w ramach takiej struktury. Praktyka zdecentralizowana musi oceniać oprogramowanie pod kątem potrzeb terapeutów i pacjentów pracujących w wielu domach i regionach.

Aktywność w recepcji nie może służyć jako wskaźnik przestrzegania zaleceń, jeśli pacjenci nigdy nie wchodzą do poczekalni. Przychodnia może wykorzystać rejestrację na wizytę do potwierdzenia, że kontakt miał miejsce, a następnie przeanalizować aktywność fizyczną pacjenta podczas wizyty. Podmioty świadczące usługi wizyt domowych potrzebują danych dotyczących przestrzegania zaleceń gromadzonych bezpośrednio za pośrednictwem aplikacji przeznaczonej dla pacjentów, nawet jeśli kolejna wizyta osobista odbędzie się dopiero kilka dni później.

Pojedyncza integracja może również nie obejmować działalności rozproszonej. Różne regiony mogą korzystać z odrębnych konfiguracji elektronicznej dokumentacji medycznej (EHR) lub systemów zarządzania praktyką, podczas gdy administratorzy potrzebują skonsolidowanych informacji, nie traktując platformy HEP jako kolejnego systemu ewidencyjnego. Oprogramowanie do fizjoterapii domowej musi przekazywać informacje dotyczące ćwiczeń, przestrzegania zaleceń oraz powrotu do aktywności (RTM) do systemów, z których placówka już korzysta.

Wsparcie techniczne na miejscu nie jest w stanie pomóc fizjoterapeucie, który napotyka problem w domu pacjenta. Oprogramowanie do zdalnego monitorowania terapii musi umożliwiać dostęp mobilny, scentralizowane zarządzanie oraz zdalne rozwiązywanie problemów bez konieczności powrotu specjalistów do gabinetu. Lista kontrolna dostosowana do specyfiki tej dziedziny uwzględnia te warunki pracy, zachowując jednocześnie przydatne kryteria, które przewodniki przeznaczone dla konkretnych lokalizacji zapewniają swoim docelowym nabywcom.

Zalecenia dotyczące ćwiczeń z priorytetem na urządzenia mobilne w placówkach opieki zdrowotnej

Pracownicy służby zdrowia pracujący w terenie muszą podczas wizyty u pacjenta opracować lub zmodyfikować program ćwiczeń domowych. Dostęp mobilny powinien obejmować pełen zakres zadań związanych z zaleceniami, a nie ograniczać się jedynie do wyświetlania fragmentu programu utworzonego gdzie indziej. Przed wyborem oprogramowania do fizjoterapii domowej należy sprawdzić, czy pracownik służby zdrowia może wprowadzić dostosowane do potrzeb pacjenta zmiany na telefonie i przekazać je bez konieczności powrotu do laptopa.

PhysiAssistant zapewnia ten proces dla subskrybentów serwisu „ Physitrack ” korzystających z systemów iOS i Android. Terapeuta loguje się przy użyciu istniejącego konta na stronie Physitrack , nagrywa indywidualne ćwiczenie i dodaje film bezpośrednio do programu pacjenta. Program natychmiast synchronizuje się z kontem głównym, a cały proces nagrywania może zająć mniej niż 60 sekund. Fizjoterapeuta może zatem zarejestrować instrukcje w rzeczywistym otoczeniu pacjenta, dzięki czemu na nagraniu widoczne są pozycjonowanie, sprzęt oraz wskazówki dotyczące ruchów.

Physitrack Stworzyliśmy platformę PhysiAssistant , aby umożliwić zalecanie ćwiczeń poza biurem. Lekarze stosują ten sam schemat postępowania zarówno podczas opieki przy łóżku pacjenta, jak i podczas badań na boisku. Podczas wizyty domowej lekarz może również dostosować zestaw ćwiczeń po obejrzeniu, jak pacjent je wykonuje w dostępnej przestrzeni.

Oceniając oprogramowanie zaprojektowane z myślą o urządzeniach mobilnych, poproś dostawcę o zademonstrowanie wykonania całego zadania na telefonie. Sama biblioteka ćwiczeń na urządzenia mobilne nie stanowi dowodu na to, że pracownicy służby zdrowia mogą rejestrować indywidualne wskazówki i aktualizować przypisany program bezpośrednio w miejscu opieki.

Monitorowanie przestrzegania zaleceń, które nie wymaga udziału recepcji

W pracy w terenie potrzebne są dane dotyczące przestrzegania zaleceń, pochodzące bezpośrednio z aktywności pacjenta w aplikacji przeznaczonej dla pacjentów. Recepcjonistka nie jest w stanie potwierdzić obecności pacjenta, a rejestracja w poczekalni nie stanowi dodatkowego sygnału wskazującego, że pacjent podjął działania związane z leczeniem. Fizjoterapeuci muszą zatem mieć wgląd w to, co pacjenci zgłaszają, że robią w okresie między wizytami domowymi.

Zalogowanie się potwierdza, że pacjent otworzył aplikację, ale nie wskazuje, czy wykonał zalecone ćwiczenia. Przydatnymi wskaźnikami przestrzegania zaleceń są: wykonane ćwiczenia, serie i powtórzenia, a także oceny bólu lub trudności powiązane z każdą sesją. Dane na poziomie sesji dają lekarzom jaśniejszy obraz aktywności pacjenta niż liczba logowań czy reakcje na przypomnienia.

PhysiApp rejestruje te szczegóły dotyczące ćwiczeń i przekazuje je do panelu kontrolnego lekarza. Fizjoterapeuta może sprawdzić, czy pacjent ukończył sesję, porównać zarejestrowaną liczbę powtórzeń z zaleceniami oraz ustalić, w jakich momentach ból lub trudności mogły wpłynąć na udział w ćwiczeniach. Dane te pochodzą od samych pacjentów, dlatego lekarze powinni interpretować je w oparciu o własną ocenę kliniczną, a nie traktować je jako samodzielny dowód wykonania ćwiczeń.

W przypadku badania rozproszonego spójna sprawozdawczość zapewnia również administratorom jednolity sposób monitorowania przestrzegania zaleceń przez pacjentów w różnych lokalizacjach. Bez danych dotyczących sesji zebranych za pośrednictwem aplikacji każdy lekarz może polegać na rozmowach telefonicznych, notatkach lub informacjach uzyskanych na podstawie własnej pamięci podczas kolejnej wizyty. Metody te powodują niejednolitość dokumentacji i utrudniają monitorowanie populacji.

Rozliczenia RTM i sprawozdawczość dotycząca zgodności z CPT w ramach rozproszonej bazy danych pacjentów

Rozproszony rejestr pacjentów wymaga od personelu rozliczeniowego śledzenia uprawnień do programu RTM na poziomie poszczególnych pacjentów w trakcie każdego okresu rozliczeniowego. Zarządzanie comiesięcznymi arkuszami kalkulacyjnymi staje się coraz trudniejsze, gdy pacjenci rozpoczynają leczenie w różnych terminach, a lekarze obsługują kilka regionów. Zasady ubezpieczycieli oraz wymogi stanowe mogą również wpływać na to, czy usługa, która w innym przypadku kwalifikowałaby się do refundacji, faktycznie ją otrzyma.

PhysitrackPanel RTM zapewnia administratorom aktualny wgląd w zgodność z kodami CPT w całej aktywnej bazie pacjentów. Monitorowanie w czasie rzeczywistym pokazuje, w jakim stopniu każdy pacjent spełnia wymagania dotyczące odpowiednich kodów. Powiadomienia o osiągnięciu kamieni milowych wskazują pacjentów, którzy osiągnęli odpowiednie progi, natomiast raporty rozliczeniowe z możliwością eksportu przenoszą informacje uzupełniające do istniejącego procesu rozliczeniowego.

Monitorowanie uprawnień nie zastępuje weryfikacji płatnika ani składania wniosków o refundację. Personel rozliczeniowy nadal musi potwierdzać zasady pokrycia kosztów, standardy dokumentacji oraz wymagania obowiązujące w poszczególnych stanach dla każdej umowy z płatnikiem. Podczas oceny dostawców należy zapytać, czy administratorzy mogą filtrować dane ewidencyjne, sprawdzać uzasadnienie na poziomie pacjenta dla każdego kodu oraz eksportować raporty bez konieczności zbierania dokumentacji od poszczególnych lekarzy.

Precyzyjne śledzenie ma znaczącą wartość finansową w przypadku dużej liczby pacjentów. W publikacji „ Physitrack ” oszacowano potencjalny zwrot kosztów w ramach programu RTM na ponad 100 dolarów na pacjenta miesięcznie, choć rzeczywista kwota zależy od kwalifikowalności, zasad płatnika oraz spełnienia wymogów rozliczeniowych. W przypadku dużej liczby pacjentów rzetelne śledzenie etapów leczenia pomaga pracownikom działu rozliczeń zidentyfikować usługi kwalifikujące się do refundacji, przy jednoczesnym zachowaniu dokumentacji niezbędnej do poparcia każdego wniosku o zwrot kosztów.

Integracja systemu EHR z systemem zarządzania praktyką w modelu bez stałej siedziby

W ramach pracy w terenie potrzebne jest oprogramowanie HEP oraz oprogramowanie do zdalnego monitorowania terapii, które umożliwiają połączenie z systemem elektronicznej dokumentacji medycznej (EHR) lub systemem zarządzania praktyką, w których przechowywane są już dane pacjentów. Wobec braku centralnej stacji roboczej w klinice fizjoterapeuci i administratorzy muszą mieć dostęp do spójnych informacji niezależnie od miejsca pracy.

Physitrack oferuje ponad 30 integracji z systemami elektronicznej dokumentacji medycznej (EHR) oraz systemami zarządzania praktyką lekarską, w tym z systemem Epic. Platforma „ Physitrack ” pełni rolę warstwy integracyjnej dla procesów związanych z zalecaniem ćwiczeń fizycznych, monitorowaniem przestrzegania zaleceń oraz powrotem do aktywności (RTM). Nie zastępuje ona systemów do planowania wizyt, rozliczeń, dokumentacji medycznej ani systemów kartotek pacjentów.

Dzięki integracji aktualizacje programu „point-of-care” oraz dane dotyczące przestrzegania zaleceń przekazywane przez pacjentów mogą zostać wprowadzone do istniejących rejestrów, z zastrzeżeniem pól obsługiwanych przez poszczególne łączniki. Fizjoterapeuci mogą nadal pracować w systemie „ Physitrack ”, podczas gdy administratorzy zachowują dotychczasową elektroniczną dokumentację medyczną (EHR) lub platformę do zarządzania praktyką jako system referencyjny.

W trakcie procesu zakupowego zapytaj każdego dostawcę, jakie dane są przesyłane między platformami oraz jak szybko pojawiają się aktualizacje. Należy również sprawdzić, w jaki sposób łącznik obsługuje dopasowywanie pacjentów, nieudane transfery oraz dostęp w ramach wielu podmiotów gospodarczych. Obszerna lista integracji stanowi przydatny punkt wyjścia, jednak o tym, czy rozwiązanie sprawdzi się w praktyce, decyduje obsługiwany przebieg pracy w konkretnym systemie dokumentacji.

Opracowanie własnej listy kontrolnej do oceny modeli terenowych

Każde kryterium należy wyważyć pod kątem ryzyka operacyjnego, jakie niesie ze sobą w przypadku praktyki rozproszonej. Największą wagę zazwyczaj przyznaje się dokładności rozliczeń RTM oraz monitorowaniu przestrzegania zaleceń, ponieważ błędy w tych obszarach mają wpływ na refundacje i nadzór kliniczny w odniesieniu do całej populacji pacjentów. Istotne znaczenie mają również mobilne wystawianie recept oraz integracja z systemem EHR lub systemem zarządzania praktyką, jednak mają one mniejsze znaczenie, gdy RTM stanowi mniejszy udział w modelu opieki. Dokładną wagę należy ustalić w oparciu o własną strukturę pacjentów i narażenie na ryzyko związane z przychodami, a nie na podstawie stałej formuły.

Oceń każdego dostawcę na podstawie prezentacji na żywo z wykorzystaniem realistycznych scenariuszy z praktyki.

• Należy poprosić dostawcę o określenie kryteriów kwalifikacji do CPT oraz etapów rozliczeniowych na podstawie próby pacjentów.
• Należy upewnić się, że raporty dotyczące przestrzegania programu zawierają informacje o wykonanych ćwiczeniach, seriach, powtórzeniach, odczuwanym bólu i stopniu trudności, a nie tylko o samych logowaniach.
• Poproś fizjoterapeutę, aby opracował lub zaktualizował program ćwiczeń dla pacjenta wyłącznie za pomocą telefonu.
• Sprawdź, czy dane pacjentów i dane z monitorowania trafiają do Twojego obecnego systemu ewidencyjnego bez konieczności ręcznego wprowadzania.

Physitrack przedstawia konkretne przykłady dla każdego testu za pośrednictwem pulpitu nawigacyjnego RTM, PhysiApp raportów dotyczących przestrzegania wytycznych, PhysiAssistant mobilnego systemu obsługi zadań oraz ponad 30 integracji z systemami EHR i oprogramowaniem do zarządzania praktyką lekarską. Zastosuj te same testy do każdego dostawcy i oceniaj faktycznie dostarczone funkcje, a nie te planowane.

Opcje związane z wizerunkiem marki, dodatkowe treści i preferencje dotyczące interfejsu należy traktować jako kryteria drugorzędne, chyba że odpowiadają one udokumentowanej potrzebie operacyjnej. Po oszacowaniu liczby kwalifikujących się pacjentów należy skorzystać z kalkulatora RTM, aby oszacować potencjalny zwrot kosztów i porównać go z kosztami oprogramowania oraz kosztami administracyjnymi.

Najczęściej zadawane pytania

Jak działa rozliczanie RTM w różnych stanach?

Rozliczenia RTM obejmujące wiele stanów muszą być zgodne z wymogami CPT, a także z zasadami dotyczącymi zakresu ubezpieczenia i dokumentacji obowiązującymi u poszczególnych płatników. Pulpit nawigacyjny RTM w serwisiePhysitrack śledzi kwalifikowalność kodów, wysyła powiadomienia o osiągnięciu kolejnych etapów oraz eksportuje raporty rozliczeniowe dotyczące całej bazy pacjentów. Scentralizowane raportowanie pomaga administratorom w weryfikacji gotowości do rozliczeń bez konieczności polegania na oddzielnych procesach operacyjnych poszczególnych klinik.

Czy dane dotyczące przestrzegania zaleceń będą wiarygodne bez osobistych wizyt kontrolnych?

Przydatne dane dotyczące przestrzegania zaleceń obejmują informacje o wykonanych ćwiczeniach i szczegółach sesji, a nie o obecności w gabinecie czy logowaniach do aplikacji. Aplikacja „ PhysiApp ” rejestruje wykonanie ćwiczeń, liczbę serii, powtórzeń, oceny bólu oraz stopień trudności, a następnie przekazuje dane z każdej sesji do panelu kontrolnego lekarza. Lekarze mogą monitorować aktywność pacjentów w okresie między wizytami domowymi bez konieczności potwierdzania obecności przez recepcjonistkę.

Czego wymaga przepisywanie ćwiczeń fizycznych w miejscu opieki?

Wystawianie recepty bezpośrednio w placówce opieki wymaga urządzenia mobilnego oraz oprogramowania umożliwiającego aktualizację programu pacjenta podczas wizyty. Aplikacja „ PhysiAssistant ” pozwala lekarzom nagrać indywidualne ćwiczenie na urządzeniu z systemem iOS lub Android, dodać je do programu i zsynchronizować z kontem w serwisie Physitrack . Lekarze mogą zmieniać instrukcje bezpośrednio w domu pacjenta, bez konieczności powrotu do komputera.

Jak działają integracje bez jednego systemu EHR z lokalną instalacją?

Integracja bez konieczności instalacji lokalnej umożliwia przesyłanie danych dotyczących programów klinicznych i interakcji z pacjentami do systemów, z których już korzysta Twoja placówka. Platforma „ Physitrack ” obsługuje ponad 30 integracji z systemami elektronicznej dokumentacji medycznej (EHR) i systemami zarządzania praktyką, w tym z systemem Epic, pozostając jednocześnie odrębną od głównego systemu ewidencyjnego. Administratorzy mogą zachować istniejące procesy obsługi dokumentacji we wszystkich lokalizacjach, zamiast tworzyć kolejną platformę do dokumentacji.

Kolejny krok w ocenie, czy produkt jest dla Ciebie odpowiedni

Operatorzy pracujący w terenie powinni oceniać oprogramowanie HEP i RTM w kontekście rzeczywistych warunków świadczenia opieki w domach pacjentów, a nie dostosowywać kryteria opracowane z myślą o stacjonarnych placówkach. Odpowiednia platforma zapewnia lekarzom praktyczne narzędzia do pracy w terenie, a administratorom – wiarygodne dane niezbędne do nadzoru, rozliczeń i planowania w ramach rozproszonej populacji pacjentów.

Zapoznaj się z możliwościami platform y RTM firmy „ Physitrack”, aby ocenić, w jakim stopniu platforma ta wpisuje się w Twój model operacyjny. Następnie skorzystaj z kalkulatora RTM, aby oszacować potencjalną wysokość refundacji w oparciu o liczbę Twoich pacjentów.