KPI’s die elke eigenaar van een kleine fysiotherapie praktijk t in de gaten moet houden

TL;DR

• Aantal bezoeken. Vergelijk geboekte bezoeken met daadwerkelijk afgelegde bezoeken. Een groeiende kloof duidt op problemen met de opkomst of de planning.
• Percentages van niet-opdaagden en annuleringen. Deel het aantal gemiste bezoeken per categorie door het aantal geboekte bezoeken. Stijgende percentages duiden op een onstabiel volume.
• Percentage voltooide zorgplannen. Deel het aantal voltooide zorgplannen door het aantal zorgplannen dat in de betreffende periode is afgesloten. Een daling wijst erop dat meer patiënten hun zorg vroegtijdig beëindigen.
• Naleving van het thuisoefenprogramma. Deel het aantal voltooide voorgeschreven activiteiten door het aantal geplande activiteiten. Een afnemende naleving kan wijzen op een afnemende betrokkenheid, nog voordat patiënten afspraken gaan missen.
• Contante ontvangsten per bezoek. Deel het totale bedrag aan contante ontvangsten door het aantal voltooide bezoeken. Een dalende trend kan wijzen op een zwakkere incasso, wijzigingen in de vergoedingen of een verschuiving in de samenstelling van de bezoeken. Therapietrouw, aanwezigheid, voltooiing en ontvangsten lopen vaak parallel.

Waarom eigenaren van kleine web praktijk s een KPI-routine nodig hebben, en geen dashboardleverancier

Een maandelijkse KPI-routine biedt u nuttige trends zonder dat u daarvoor een analist of aparte business intelligence-software nodig hebt. Als u een klein praktijk runt, hebt u wellicht maar weinig tijd tussen twee patiënten door om rapporten op te stellen. Gebruik dezelfde definities, bekijk de cijfers elke maand op dezelfde dag en vergelijk ze met die van de voorgaande drie maanden.

Houd vijf statistieken bij in de volgorde waarin een patiënt het traject van de ‘ praktijk ’ doorloopt. Begin met het aantal geboekte en afgeronde bezoeken, en meet vervolgens het aantal no-shows en afzeggingen. Bekijk daarna in hoeverre het zorgplan is voltooid en in hoeverre het thuisoefenprogramma wordt nageleefd. Sluit af met de contante inkomsten per afgerond bezoek.

Aan de hand van die reeks kun je de oorzaken achterhalen, in plaats van elk cijfer afzonderlijk te bekijken. Zo kan een afnemende therapietrouw bijvoorbeeld al zichtbaar zijn voordat de opkomst en de mate waarin het zorgplan wordt uitgevoerd, achteruitgaan. Die veranderingen kunnen er later toe leiden dat de opbrengst per bezoek of de totale maandelijkse omzet daalt. Door een vaste routine kun je het patroon herkennen terwijl je nog tijd hebt om contact op te nemen met patiënten of de nazorg aan te passen.

Aantal bezoeken: geboekt versus voltooid

Houd zowel de geboekte als de afgeronde bezoeken bij, omdat het verschil daartussen aangeeft in hoeverre de geplande vraag daadwerkelijk is omgezet in verleende zorg. Onder ‘geboekte bezoeken’ vallen alle afspraken die voor de verslagmaand zijn ingepland. Onder ‘afgeronde bezoeken’ vallen de afspraken waarvoor patiënten zijn verschenen en die door zorgverleners zijn uitgevoerd. Bereken het percentage afgeronde bezoeken door het aantal afgeronde bezoeken te delen door het aantal geboekte bezoeken en het resultaat te vermenigvuldigen met 100.

Een gezonde trend gaat gepaard met stabiele of stijgende boekingen en een constant percentage voltooide behandelingen. Bijvoorbeeld: 200 boekingen en 180 voltooide behandelingen leveren een percentage voltooide behandelingen van 90 procent op. Als het aantal boekingen stijgt tot 220 en het percentage rond de 90 procent blijft, komt de extra vraag daadwerkelijk terecht op de behandeltafel. Als het aantal boekingen stijgt maar het aantal voltooide behandelingen op 180 blijft staan, ziet de agenda er drukker uit zonder dat er daadwerkelijk meer zorg wordt verleend.

Een toenemend verschil duidt meestal op een stijging van het aantal afzeggingen of no-shows. Sluitingen van praktijken, fouten in de planning of inconsistente afspraaksstatussen kunnen de telling ook vertekenen, dus gebruik elke maand dezelfde definities. Registreer een verplaatste afspraak als een afzegging van het oorspronkelijke tijdstip en als een aparte boeking voor het vervangende tijdstip.

Een daling van het aantal afspraken vereist een andere aanpak dan een daling van het aantal afgeronde behandelingen. Een lager aantal afspraken kan wijzen op minder doorverwijzingen, minder terugkerende patiënten of een verminderde beschikbaarheid van zorgverleners. Een lager aantal afgeronde behandelingen duidt erop dat patiënten wel in de agenda worden ingepland, maar niet komen opdagen.

Het aantal afgeronde bezoeken vormt de noemer voor verschillende latere KPI’s, waaronder de contante opbrengst per bezoek. Bekijk elke maand het totaal aantal boekingen, het totaal aantal afgeronde bezoeken en het voltooiingspercentage naast elkaar. Wanneer het verschil toeneemt, onderzoek dan eerst de percentages van no-shows en annuleringen, omdat deze de meest directe verliezen vertegenwoordigen tussen de planning en de daadwerkelijk geleverde zorg.

Percentage no-shows en annuleringen

Bereken het percentage no-shows door het aantal gemiste afspraken te delen door het aantal geplande afspraken en dit vervolgens te vermenigvuldigen met 100. Bereken het annuleringspercentage op dezelfde manier, waarbij je het aantal geannuleerde afspraken als teller gebruikt. Bepaal of late annuleringen apart worden geteld en pas deze regel elke maand toe. De bestaande richtlijnen van de praktijkinzake no-shows en annuleringen behandelen de volledige werkwijze.

Bekijk beide percentages in samenhang met het aantal geboekte en afgeronde bezoeken. Stabiele of dalende percentages zijn een positief teken wanneer het aantal boekingen stabiel blijft of toeneemt, omdat dan een groter deel van de geplande zorg daadwerkelijk wordt afgerond. Bijvoorbeeld: bij 100 boekingen en vijf no-shows is het no-showpercentage 5%. Als het aantal boekingen daalt naar 80 en het aantal no-shows op vijf blijft, stijgt het percentage naar 6,25%, ook al is het aantal gemiste bezoeken niet veranderd.

Een stijgend percentage no-shows wijst vaak op tekortkomingen bij de herinneringen, ongeschikte afspraken, zorgen over de kosten of een afnemende betrokkenheid van de patiënt. Een stijgend percentage afzeggingen kan op soortgelijke problemen duiden, maar afzeggingen op voorhand kunnen ook wijzen op een beperkt aanbod aan beschikbare afspraken of op moeilijkheden bij het vinden van geschikte tijdstippen. Bekijk de redencodes en het tijdstip voordat u een reactie kiest.

Een afnemende therapietrouw bij thuisoefeningen kan zich al voordoen voordat de aanwezigheid verslechtert. Patiënten die tussen de bezoeken door hun betrokkenheid verliezen, kunnen later afzeggen, afspraken missen of de behandeling voortijdig staken. Vergelijk de trends in therapietrouw met de percentages no-shows en afzeggingen, zodat u contact kunt opnemen met patiënten die hun betrokkenheid verliezen voordat er lege afspraaktijdvakken ontstaan.

Percentage voltooide zorgplannen

Het voltooiingspercentage van zorgplannen koppelt de activiteiten van de afdeling „ praktijk ” aan de klinische vooruitgang. Bereken dit percentage door het aantal patiënten dat een door een zorgverlener vastgesteld eindpunt heeft bereikt te delen door het aantal patiënten van wie het zorgplan volgens planning moest worden afgerond, en dit resultaat vervolgens te vermenigvuldigen met 100. Sluit patiënten uit die nog in actieve zorg verblijven.

Uw ' praktijk ' moet op consistente wijze vaststellen wanneer een behandeling is afgerond. Een afgerond behandelplan kan eindigen wanneer de patiënt de afgesproken doelen heeft bereikt of wanneer de fysiotherapeut op basis van de voortgang akkoord gaat met beëindiging van de behandeling. Er is sprake van voortijdige beëindiging wanneer een patiënt vóór dat eindpunt stopt met de behandelingen zonder dat er sprake is van een geplande beëindiging. Legitieme doorverwijzingen of medische onderbrekingen moeten apart worden gedocumenteerd, zodat deze het percentage niet vertekenen.

Een stabiel of stijgend voltooiingspercentage wijst er doorgaans op dat patiënten de beoogde zorgtrajecten blijven volgen. Bekijk het voltooiingspercentage in combinatie met uitkomstmaten, want een hoger percentage zou moeten duiden op een juiste ontslagafhandeling, in plaats van dat patiënten langer dan nodig in zorg blijven. Een laag percentage beperkt de kans om de geplande uitkomsten te behalen en vermindert het aantal voltooide bezoeken, wat kan leiden tot lagere inkomsten.

Een dalende score volgt vaak op eerdere veranderingen in de therapietrouw bij thuisoefeningen en de aanwezigheid bij afspraken. Patiënten kunnen minder oefeningen doen, afspraken gaan afzeggen en uiteindelijk helemaal geen afspraken meer maken. Vergelijk de maandelijkse groepen die de oefeningen voltooien met eerdere trends op het gebied van therapietrouw en het niet opkomen dagen. Aan de hand van deze volgorde kunt u vaststellen of patiënten thuis hun motivatie verliezen of dat ze belemmeringen ondervinden bij het bijwonen van zorgafspraken.

Naleving van het thuisoefenprogramma

Het vasthouden aan een thuisoefenprogramma is vaak het eerste signaal dat een patiënt mogelijk afhaakt. Patiënten kunnen hun activiteiten thuis al verminderen voordat ze afspraken missen of de behandeling voortijdig beëindigen. Een afname biedt u de gelegenheid om te informeren naar pijn, verwarring, belemmeringen bij het inplannen van afspraken of een onrealistisch voorschrift.

Bereken de therapietrouw door het aantal voltooide voorgeschreven sessies te delen door het aantal geplande sessies tijdens de meetperiode en het resultaat te vermenigvuldigen met 100. Een patiënt die 8 van de 12 geplande sessies voltooit, heeft een therapietrouw van 67 procent. Gebruik elke maand dezelfde definitie en sluit geplande rustdagen uit van de noemer.

Een gezonde trend in therapietrouw blijft stabiel of verbetert naarmate patiënten meer vertrouwd raken met hun programma’s. Een dalend percentage kan erop wijzen dat de oefeningen te zwaar worden gevonden, dat de symptomen zijn veranderd of dat de patiënt het programma niet in zijn of haar dagelijks leven kan inpassen. Vergelijk elke patiënt met zijn of haar eerdere prestaties, omdat de voorschrijf praktijk en de opzet van het programma ervoor kunnen zorgen dat -brede benchmarks misleidend zijn.

Van deze vijf KPI’s is therapietrouw het moeilijkst handmatig te berekenen, omdat het grootste deel van de training buiten de kliniek plaatsvindt. Papieren logboeken en patiëntherinneringen leveren onvolledige gegevens op, terwijl gegevens uit de app voltooide activiteiten direct op het moment dat ze plaatsvinden kunnen vastleggen.

Controleer de therapietrouw voordat u latere veranderingen in de aanwezigheid en de uitvoering van het zorgplan interpreteert. Een terugval vandaag kan de voorbode zijn van meer afwezigheden en vroegtijdige vertrekken in de komende weken. Trends op patiëntniveau helpen u om in te grijpen voordat die veranderingen leiden tot minder voltooide bezoeken en lagere inkomsten.

Contante ontvangsten per bezoek

De contante opbrengst per bezoek geeft aan hoeveel omzet elke afgeronde afspraak oplevert. Bereken dit door de nettobetalingen van patiënten en zorgverzekeraars die in de loop van de maand zijn ontvangen, te delen door het aantal afgeronde bezoeken in diezelfde maand. Houd rekening met de nettobetalingen na aftrek van terugbetalingen en pas elke maand dezelfde regels toe.

Een stabiel of geleidelijk stijgend cijfer duidt doorgaans op een consistente vergoeding en een effectieve inning van eigen bijdragen en restbedragen. Vergelijk het cijfer met uw verwachte percentage op basis van de samenstelling van de betalers en het dienstenaanbod, in plaats van een algemene benchmark te gebruiken. Vertragingen bij de uitbetaling door verzekeraars kunnen de cijfers van een enkele maand vertekenen, dus een voortschrijdend gemiddelde over drie maanden geeft vaak een duidelijker beeld van de trend.

Een aanhoudende daling kan wijzen op lagere vergoedingen, meer afgewezen declaraties, onbetaalde bedragen van patiënten of een verschuiving naar minder goed betaalde diensten. Bekijk de incasso’s per bezoek in combinatie met de factureringsrapporten voordat u de daling toeschrijft aan de klinische prestaties of de planning.

Het aantal voltooide bezoeken biedt de nodige context. Boekingen en aanwezigheid bepalen hoeveel bezoeken inkomsten kunnen genereren, terwijl de opbrengst per bezoek aangeeft hoeveel geld elk bezoek oplevert. Als patiënten zich niet goed aan hun thuisoefeningen houden, kan dit leiden tot gemiste afspraken of vroegtijdige uitval, waardoor het aantal voltooide zorgplannen en het toekomstige aantal bezoeken afneemt. Uw praktijk haalt dan in totaal minder op, zelfs als de opbrengst per voltooid bezoek stabiel blijft.

Houd zowel de totale maandelijkse incasso’s als de incasso’s per bezoek bij. Het eerste geeft inzicht in het financiële effect van het aantal behandelingen, de opkomst, de voltooiing van behandelingen en de therapietrouw. Het tweede helpt u om problemen met de patiëntenstroom te onderscheiden van problemen met vergoedingen en incasso’s.

Deze cijfers verkrijgen zonder een spreadsheet te maken

Een maandelijks KPI-overzicht zou automatisch moeten worden bijgewerkt op basis van de gegevens die u al hebt vastgelegd, en niet op basis van een spreadsheet die telkens handmatig opnieuw moet worden opgesteld. Handmatig samenstellen kost tijd en vergroot de kans dat inconsistente datumbereiken of definities de trend vertekenen. De moeilijkst te automatiseren maatstaf is degene die uw plannings- en factureringssystemen helemaal niet kunnen zien: wat er tussen de bezoeken door gebeurt.

Die kloof is precies waar PhysitrackPhysiApp registreert bewegingsactiviteit en door patiënten gerapporteerde voortgang terwijl patiënten thuis hun programma's voltooien, en het bijhouden van therapietrouw zet die activiteit om in een trend op patiëntniveau in plaats van een gok op basis van herinneringen. praktijk -analyses bundelen de therapietrouw over uw volledige patiëntenpopulatie, zodat een verslechterend patroon zichtbaar wordt voordat het de planning bereikt. Uw plannings- en factureringssystemen leveren nog steeds gegevens over geboekte en voltooide bezoeken, no-shows, annuleringen, voltooiing van zorgplannen en contante ontvangsten per bezoek. De therapietrouwgegevens maken het plaatje compleet door de vroege waarschuwing achter die cijfers te verklaren.

Bekijk de vijf indicatoren in hun geheel en onderzoek afwijkingen in plaats van elk patiëntdossier afzonderlijk te controleren. Een afnemende activiteit op PhysiApp kan aanleiding zijn voor een vroegtijdig gesprek, voordat een patiënt afspraken begint te missen. Een toenemend verschil tussen het aantal geboekte en voltooide afspraken kan wijzen op problemen met de planning of de betrokkenheid van patiënten, terwijl lagere inkomsten per bezoek aanleiding kunnen zijn voor een controle van de facturering.

Dankzij nuttige rapportages krijgt u ruimschoots de tijd om actie te ondernemen. Door automatische monitoring kunt u die tijd besteden aan het contacteren van patiënten, het aanpassen van zorgplannen of het oplossen van een operationeel probleem, voordat de maandcijfers verder dalen.

FAQs

Hoe vaak moet een kleine fysiotherapie praktijk -KPI’s evalueren?

Een maandelijkse KPI-evaluatie levert voldoende gegevens op om significante veranderingen te signaleren, terwijl een korte wekelijkse controle problemen met de aanwezigheid eerder aan het licht kan brengen. De aanwezigheidsregistratie van Physitrack, de gebruiksgegevens van PhysiApp en de analyses van praktijk maken frequentere controles mogelijk zonder dat er handmatig rapportages hoeven te worden opgesteld. Door een vast schema te hanteren, kunt u ingrijpen voordat een tijdelijke terugval uitgroeit tot een hardnekkig patroon.

Welke KPI-benchmarks zijn gebruikelijk voor een small- praktijk?

Nuttige benchmarks zijn afhankelijk van de samenstelling van de betalers, de patiëntenpopulatie, het specialisme en of de „ praktijk ” verzekeringen accepteert of op basis van contante betalingen werkt. Physitrack kan u helpen bij het vaststellen van een interne referentiewaarde op basis van uw eigen gegevens over therapietrouw en activiteit. Door elke maand te vergelijken met uw recente gemiddelde krijgt u een relevanter beeld dan op basis van een algemeen branchegemiddelde.

Welke KPI moet ik als eerste bijhouden?

De therapietrouw bij thuisoefenprogramma’s geeft aan hoe consequent patiënten de voorgeschreven activiteiten tussen de bezoeken door uitvoeren. Het ‘ Physitrack ’-programma registreert de activiteiten van patiënten via PhysiApp, waardoor men minder afhankelijk is van de herinnering van de patiënt. Een afnemende therapietrouw kan een waarschuwing zijn voor toekomstige afwezigheden en onvolledige zorgplannen.