KPI, die jeder Inhaber einer kleinen Physiotherapiepraxis im Blick behalten sollte

Kurz gesagt

• Besuchszahlen. Vergleichen Sie die gebuchten Termine mit den tatsächlich wahrgenommenen Terminen. Eine sich vergrößernde Differenz deutet auf Probleme bei der Terminwahrnehmung oder der Terminplanung hin.
• Nichterscheinen und Stornierungsquoten. Teilen Sie die Anzahl der versäumten Termine jeder Art durch die Anzahl der gebuchten Termine. Steigende Quoten deuten auf ein instabiles Aufkommen hin.
• Erfüllungsquote der Behandlungspläne. Teilen Sie die Anzahl der abgeschlossenen Pläne durch die Anzahl der im Berichtszeitraum abgeschlossenen Pläne. Ein Rückgang deutet darauf hin, dass mehr Patienten die Behandlung vorzeitig beenden.
• Einhaltung des Heimtrainingsprogramms. Teilen Sie die tatsächlich durchgeführten verschriebenen Aktivitäten durch die geplanten Aktivitäten. Eine nachlassende Einhaltung kann ein Warnsignal für eine nachlassende Motivation sein, noch bevor Patienten Termine versäumen.
• Barzahlungen pro Besuch. Teilen Sie die Summe der eingenommenen Barzahlungen durch die Anzahl der abgeschlossenen Besuche. Ein rückläufiger Trend kann auf eine schwächere Zahlungsmoral, Änderungen bei den Erstattungen oder eine Verschiebung in der Zusammensetzung der Besuche hindeuten. Therapietreue, Anwesenheit, Abschlussquote und Zahlungseingänge entwickeln sich oft parallel.

Warum Inhaber kleiner Praxen eine KPI-Routine brauchen und keinen Dashboard-Anbieter

Eine monatliche KPI-Routine liefert Ihnen nützliche Trends, ohne dass Sie dafür einen Analysten oder eine separate Business-Intelligence-Software benötigen. Wenn Sie eine kleine Praxis betreiben, haben Sie möglicherweise nur ein kurzes Zeitfenster zwischen den Patienten, um Berichte zu erstellen. Verwenden Sie dieselben Definitionen, überprüfen Sie die Zahlen jeden Monat am selben Tag und vergleichen Sie sie mit den vorangegangenen drei Monaten.

Verfolgen Sie fünf Kennzahlen in der Reihenfolge, in der ein Patient die einzelnen Phasen in Ihrer Praxis durchläuft. Beginnen Sie mit der Anzahl der gebuchten und absolvierten Termine, messen Sie anschließend die Nichterscheinen und Absagen. Überprüfen Sie als Nächstes die Umsetzung des Behandlungsplans und die Einhaltung des Heimtrainingsprogramms. Schließen Sie ab mit den Zahlungseingängen pro absolviertem Termin.

Anhand dieser Abfolge können Sie Zusammenhänge besser nachvollziehen, anstatt jede Zahl für sich zu betrachten. So kann beispielsweise eine nachlassende Therapietreue bereits vor einem Rückgang der Besuchsfrequenz und der Einhaltung des Behandlungsplans auftreten. Diese Veränderungen können später zu geringeren Einnahmen pro Besuch oder einem Rückgang der monatlichen Gesamteinnahmen führen. Eine konsequente Routine ermöglicht es Ihnen, solche Muster zu erkennen, solange noch Zeit bleibt, Patienten zu kontaktieren oder die Nachsorge anzupassen.

Besuchszahlen: gebucht vs. durchgeführt

Erfassen Sie gebuchte und durchgeführte Termine gemeinsam, da ihre Differenz zeigt, wie viel der geplanten Nachfrage tatsächlich in erbrachte Leistungen umgewandelt wird. Zu den gebuchten Terminen zählen alle Termine, die für den Berichtsmonat geplant waren. Zu den durchgeführten Terminen zählen Termine, zu denen Patienten erschienen sind und die von den Ärzten erbracht wurden. Berechnen Sie die Terminerfüllungsquote, indem Sie die Anzahl der durchgeführten Termine durch die Anzahl der gebuchten Termine dividieren und das Ergebnis mit 100 multiplizieren.

Ein positiver Trend zeichnet sich durch stabile oder steigende Terminvereinbarungen in Verbindung mit einer konstanten Abschlussquote aus. Beispielsweise ergeben 200 Terminvereinbarungen und 180 abgeschlossene Behandlungen eine Abschlussquote von 90 Prozent. Steigt die Zahl der Terminvereinbarungen auf 220 und bleibt die Quote nahe bei 90 Prozent, kommt die zusätzliche Nachfrage tatsächlich auf dem Behandlungstisch an. Steigen die Terminvereinbarungen hingegen, während die Zahl der abgeschlossenen Behandlungen bei 180 bleibt, wirkt der Terminkalender zwar voller, es werden jedoch keine zusätzlichen Behandlungen erbracht.

Eine sich vergrößernde Lücke deutet in der Regel auf eine steigende Zahl von Absagen oder Nichterscheinen hin. Klinikschließungen, Fehler bei der Terminplanung oder uneinheitliche Terminstatusangaben können die Zahlen ebenfalls verfälschen; verwenden Sie daher jeden Monat dieselben Definitionen. Erfassen Sie einen verschobenen Termin als Absage des ursprünglichen Termins und als separate Buchung für den Ersatztermin.

Auf einen Rückgang der Terminvereinbarungen muss anders reagiert werden als auf einen Rückgang der Terminwahrnehmungen. Weniger Terminvereinbarungen können auf weniger Überweisungen, weniger wiederkehrende Patienten oder eine geringere Verfügbarkeit des medizinischen Personals hindeuten. Eine geringere Terminwahrnehmung deutet darauf hin, dass Patienten zwar Termine vereinbaren, diese aber nicht wahrnehmen.

Die Anzahl der abgeschlossenen Besuche bildet den Nenner für mehrere nachfolgende KPIs, darunter die Zahlungseingänge pro Besuch. Vergleichen Sie jeden Monat die Gesamtzahl der Buchungen, die Gesamtzahl der abgeschlossenen Besuche und die Abschlussquote nebeneinander. Wenn die Differenz zunimmt, sollten Sie zunächst die No-Show- und Stornierungsquoten untersuchen, da diese die unmittelbarsten Verluste zwischen dem Terminplan und der tatsächlich erbrachten Leistung ausmachen.

No-Show-Quote und Stornierungsquote

Berechnen Sie die No-Show-Quote, indem Sie die versäumten Termine durch die vereinbarten Termine dividieren und das Ergebnis mit 100 multiplizieren. Berechnen Sie die Stornierungsquote auf dieselbe Weise, wobei die stornierten Termine als Zähler dienen. Legen Sie fest, ob verspätete Stornierungen separat gezählt werden sollen, und wenden Sie diese Regel jeden Monat einheitlich an. Die bestehenden Richtlinien der Praxis zu No-Shows und Stornierungen regeln die gesamte Vorgehensweise.

Betrachten Sie beide Quoten im Zusammenhang mit gebuchten und durchgeführten Terminen. Stabile oder sinkende Quoten sind positiv, wenn die Zahl der Buchungen konstant bleibt oder steigt, da ein größerer Anteil der geplanten Behandlungen tatsächlich durchgeführt wird. Beispielsweise ergibt sich bei 100 Buchungen und fünf Nichterscheinen eine Nichterscheinenquote von 5 %. Wenn die Zahl der Buchungen auf 80 sinkt und die Zahl der Nichterscheinen bei fünf bleibt, steigt die Quote auf 6,25 %, obwohl sich die Anzahl der versäumten Termine nicht verändert hat.

Eine steigende No-Show-Quote deutet häufig auf Mängel bei den Erinnerungsbenachrichtigungen, ungünstige Terminplanung, Kostenbedenken oder ein nachlassendes Patientenengagement hin. Eine steigende Stornierungsquote kann auf ähnliche Probleme hindeuten, doch frühzeitige Stornierungen können auch auf eine begrenzte Terminverfügbarkeit oder Schwierigkeiten bei der Suche nach passenden Terminen zurückzuführen sein. Prüfen Sie die Grundcodes und den Zeitpunkt, bevor Sie eine Reaktion wählen.

Eine nachlassende Einhaltung der Heimübungen kann bereits auftreten, bevor sich die Anwesenheitsquote verschlechtert. Patienten, die zwischen den Terminen den Kontakt abbrechen, können später Termine absagen, versäumen oder die Behandlung vorzeitig abbrechen. Vergleichen Sie die Trends bei der Einhaltung der Heimübungen mit den Nichterscheinen- und Absageraten, damit Sie Patienten, die den Kontakt abgebrochen haben, kontaktieren können, bevor leere Terminplätze entstehen.

Erfüllungsquote bei der Pflegeplanung

Die Abschlussquote der Behandlungspläne stellt eine Verbindung zwischen dem Praxisbetrieb und dem klinischen Fortschritt her. Sie wird berechnet, indem die Anzahl der Patienten, die einen vom behandelnden Arzt festgelegten Endpunkt erreicht haben, durch die Anzahl der Patienten geteilt wird, deren Behandlungspläne fällig waren, und das Ergebnis mit 100 multipliziert wird. Patienten, die sich noch in aktiver Behandlung befinden, werden dabei nicht berücksichtigt.

Ihre Praxis sollte den Begriff „Abschluss“ einheitlich definieren. Ein abgeschlossener Behandlungsplan kann enden, wenn der Patient die vereinbarten Ziele erreicht hat oder wenn der Physiotherapeut die Entlassung aufgrund der erzielten Fortschritte genehmigt. Eine unterbrochene Behandlung liegt vor, wenn ein Patient vor Erreichen dieses Endpunkts die Behandlung ohne geplante Entlassung abbricht. Dokumentieren Sie berechtigte Überweisungen oder medizinische Unterbrechungen separat, damit diese die Quote nicht verzerren.

Eine stabile oder steigende Abschlussquote deutet in der Regel darauf hin, dass Patienten den vorgesehenen Behandlungsverlauf durchlaufen. Betrachten Sie die Abschlussquote im Zusammenhang mit den Ergebniskennzahlen, da eine höhere Quote eher auf eine angemessene Entlassung hindeuten sollte als darauf, dass Patienten länger als nötig in Behandlung bleiben. Eine niedrige Quote schränkt die Möglichkeiten ein, die geplanten Ergebnisse zu erreichen, und verringert die Anzahl der abgeschlossenen Termine, was zu Einnahmeeinbußen führen kann.

Ein Rückgang der Rate folgt oft auf frühere Veränderungen bei der Einhaltung des Heimtrainings und der Teilnahme an Terminen. Patienten führen möglicherweise weniger Übungen durch, sagen Termine ab und vereinbaren schließlich gar keine Termine mehr. Vergleichen Sie die monatlichen Abschlusskohorten mit früheren Trends hinsichtlich der Einhaltung und der Nichterscheinenquote. Anhand dieser Abfolge können Sie feststellen, ob Patienten zu Hause an Schwung verlieren oder auf Hindernisse bei der Teilnahme an der Behandlung stoßen.

Einhaltung des Heimtrainingsprogramms

Die Einhaltung des Heimtrainingsprogramms ist oft das erste Anzeichen dafür, dass ein Patient möglicherweise die Behandlung abbricht. Patienten reduzieren möglicherweise ihre Aktivitäten zu Hause, bevor sie Termine versäumen oder die Behandlung vorzeitig beenden. Ein Rückgang bietet Ihnen die Gelegenheit, nach Schmerzen, Verwirrung, Terminproblemen oder einer unrealistischen Verschreibung zu fragen.

Berechnen Sie die Therapietreue, indem Sie die Anzahl der absolvierten verschriebenen Sitzungen durch die Anzahl der geplanten Sitzungen während des Erfassungszeitraums dividieren und das Ergebnis mit 100 multiplizieren. Ein Patient, der 8 von 12 geplanten Sitzungen absolviert, weist eine Therapietreue von 67 Prozent auf. Verwenden Sie jeden Monat dieselbe Definition und lassen Sie geplante Ruhetage im Nenner unberücksichtigt.

Ein positiver Trend bei der Therapietreue bleibt stabil oder verbessert sich, wenn sich die Patienten an ihre Programme gewöhnen. Eine sinkende Rate kann darauf hindeuten, dass die Übungen als zu schwierig empfunden werden, sich die Symptome verändert haben oder der Patient das Programm nicht in seinen Alltag integrieren kann. Vergleichen Sie jeden Patienten mit seiner früheren Leistung, da die Häufigkeit der Verschreibungen und die Programmgestaltung praxisweite Vergleichswerte irreführend machen können.

Die Einhaltung ist der am schwierigsten manuell zu berechnende dieser fünf KPIs, da der Großteil der Trainingsaktivitäten außerhalb der Praxis stattfindet. Papierprotokolle und Patientenbefragungen liefern unvollständige Aufzeichnungen, während Daten auf App-Ebene abgeschlossene Aktivitäten unmittelbar nach ihrer Durchführung erfassen können.

Überprüfen Sie die Therapietreue, bevor Sie spätere Veränderungen bei der Anwesenheit und der Umsetzung des Behandlungsplans auswerten. Ein Rückgang heute kann in den folgenden Wochen zu weiteren Terminausfällen und vorzeitigem Verlassen der Praxis führen. Trends auf Patientenebene helfen Ihnen, einzugreifen, bevor diese Veränderungen zu einem Rückgang der absolvierten Termine und der Einnahmen führen.

Bar-Einnahmen pro Besuch

Die Barumsätze pro Besuch geben an, wie viel Umsatz jeder abgeschlossene Termin generiert. Berechnen Sie diesen Wert, indem Sie die im Laufe des Monats eingegangenen Nettozahlungen von Patienten und Kostenträgern durch die Anzahl der im selben Monat abgeschlossenen Besuche dividieren. Verwenden Sie dabei die Nettozahlungen nach Rückerstattungen und wenden Sie jeden Monat dieselben Regeln an.

Ein stabiler oder allmählich steigender Wert deutet in der Regel auf eine beständige Erstattung sowie eine effektive Einziehung von Zuzahlungen und Restbeträgen hin. Vergleichen Sie die Zahl mit Ihrer erwarteten Quote, die sich aus der Zusammensetzung der Kostenträger und dem Leistungsspektrum ergibt, anstatt einen pauschalen Vergleichswert heranzuziehen. Zahlungsverzögerungen seitens der Versicherungen können die Zahlen eines einzelnen Monats verzerren, sodass ein gleitender Dreimonatsdurchschnitt oft einen klareren Trend aufzeigt.

Ein anhaltender Rückgang kann auf geringere Erstattungen, eine höhere Anzahl abgelehnter Forderungen, ausstehende Patientenzahlungen oder eine Verlagerung hin zu weniger gut vergüteten Leistungen hindeuten. Überprüfen Sie die Einnahmen pro Besuch zusammen mit den Abrechnungsberichten, bevor Sie den Rückgang auf die klinische Leistung oder die Terminplanung zurückführen.

Die Anzahl der abgeschlossenen Termine liefert den notwendigen Kontext. Terminvereinbarungen und Anwesenheit bestimmen, wie viele Termine Einnahmen generieren können, während die Einnahmen pro Termin zeigen, wie viel Geld jeder Termin einbringt. Eine mangelnde Einhaltung der Heimübungen kann zu versäumten Terminen oder vorzeitigem Abbruch führen, was die vollständige Umsetzung des Behandlungsplans und das zukünftige Terminvolumen verringert. Ihre Praxis erzielt dann insgesamt geringere Einnahmen, selbst wenn die Einnahmen pro abgeschlossenem Termin konstant bleiben.

Erfassen Sie sowohl die monatlichen Gesamteinnahmen als auch die Einnahmen pro Besuch. Erstere zeigen die finanziellen Auswirkungen von Patientenaufkommen, Besucherzahlen, Behandlungsabschlussquoten und Therapietreue. Letztere helfen Ihnen dabei, Probleme im Patientenfluss von Problemen bei der Kostenerstattung und beim Inkasso zu unterscheiden.

Diese Zahlen ermitteln, ohne eine Tabellenkalkulation zu erstellen

Eine monatliche KPI-Übersicht sollte sich automatisch aus den von Ihnen bereits erstellten Datensätzen aktualisieren, nicht aus einer Tabelle, die jedes Mal manuell neu erstellt wird. Das manuelle Zusammenstellen kostet Zeit und erhöht das Risiko, dass inkonsistente Datumsbereiche oder Definitionen den Trend verzerren. Die am schwierigsten zu automatisierende Kennzahl ist die, die Ihre Terminplanungs- und Abrechnungssysteme überhaupt nicht erfassen können: das, was zwischen den Besuchen geschieht.

Genau diese Lücke füllt PhysitrackPhysiApp erfasst die Trainingsaktivitäten und die von den Patienten gemeldeten Fortschritte, während diese ihre Programme zu Hause absolvieren, und die Therapietreue-Erfassung wandelt diese Aktivitäten in einen Trend auf Patientenebene um, anstatt sich auf vage Erinnerungen zu verlassen. Die Praxisanalytik fasst die Therapietreue über Ihre gesamte Patientenpopulation hinweg zusammen, sodass ein nachlassendes Muster erkennbar wird, bevor es sich auf den Terminplan auswirkt. Ihre Terminplanungs- und Abrechnungssysteme liefern weiterhin Daten zu gebuchten und absolvierten Terminen, Nichterscheinen, Absagen, dem Abschluss von Behandlungsplänen sowie den Barzahlungen pro Termin. Die Daten zur Therapietreue schließen den Kreis, indem sie die Frühwarnsignale hinter diesen Zahlen erklären.

Sehen Sie sich die fünf Kennzahlen gemeinsam an und gehen Sie Ausnahmen nach, anstatt jede Patientenakte einzeln zu überprüfen. Ein Rückgang der „ PhysiApp “-Aktivitäten kann Anlass für ein frühzeitiges Gespräch geben, bevor ein Patient Termine versäumt. Eine sich vergrößernde Lücke zwischen gebuchten und tatsächlich durchgeführten Behandlungen kann auf Probleme bei der Terminplanung oder der Patientenbindung hindeuten, während geringere Einnahmen pro Besuch eine Überprüfung der Abrechnung rechtfertigen können.

Dank aussagekräftiger Berichte erhalten Sie rechtzeitig Warnsignale, um Maßnahmen zu ergreifen. Dank der automatischen Nachverfolgung können Sie diese Zeit nutzen, um Patienten zu kontaktieren, Behandlungspläne anzupassen oder operative Probleme zu beheben, bevor die monatlichen Zahlen weiter sinken.

FAQs

Wie oft sollte eine kleine Physiotherapiepraxis ihre KPIs überprüfen?

Eine monatliche KPI-Überprüfung liefert genügend Daten, um aussagekräftige Veränderungen zu erkennen, während eine kurze wöchentliche Überprüfung Probleme bei der Anwesenheit früher aufdecken kann. Die Nachverfolgung der Einhaltung von Terminen in „ Physitrack“, die Nutzungsdaten von „ PhysiApp “ und die Praxisanalysen ermöglichen häufigere Überprüfungen ohne manuelle Berichterstellung. Ein regelmäßiger Zeitplan hilft Ihnen, zu reagieren, bevor aus einem kurzen Rückgang ein anhaltendes Muster wird.

Welche KPI-Richtwerte sind für eine kleine Praxis üblich?

Sinnvolle Vergleichswerte hängen von der Zusammensetzung der Kostenträger, der Patientengruppe, dem Fachgebiet sowie davon ab, ob die Praxis Krankenkassen akzeptiert oder auf Barzahlung umgestellt ist. „ Physitrack “ kann Ihnen dabei helfen, anhand Ihrer eigenen Daten zu Therapietreue und Behandlungsaktivitäten einen internen Referenzwert zu ermitteln. Der Vergleich jedes Monats mit Ihrem aktuellen Durchschnittswert liefert Ihnen aussagekräftigere Erkenntnisse als allgemeine Branchenzahlen.

Welchen einzelnen KPI sollte ich als Erstes im Blick behalten?

Die Einhaltung des Heimtrainingsprogramms gibt Aufschluss darüber, wie konsequent Patienten die verordneten Übungen zwischen den Terminen durchführen. „ Physitrack “ erfasst die Aktivitäten der Patienten über „ PhysiApp “, wodurch die Abhängigkeit vom Erinnerungsvermögen der Patienten verringert wird. Eine nachlassende Einhaltung kann Sie auf künftige Terminausfälle und unvollständige Behandlungspläne hinweisen.