Errori comuni nell’implementazione delle cartelle cliniche elettroniche (EMR) commessi dai piccoli studi di fisioterapia

In breve

• Una formazione affrettata costringe il personale a imparare a utilizzare la cartella clinica elettronica mentre si occupa dei pazienti, il che rallenta le visite e aumenta il numero di errori.
• Una migrazione dei dati non controllata può comportare la perdita di cartelle cliniche, documenti o saldi dei pazienti.
• Una settimana intensa dedicata al lancio del sistema aggrava il previsto calo di produttività.
• Se si tralasciano i test paralleli, anche piccoli problemi di configurazione possono compromettere la pianificazione, le note e la fatturazione.
• Trascurare le integrazioni può compromettere i flussi di lavoro relativi alla fatturazione, alla pianificazione degli appuntamenti, al coinvolgimento dei pazienti e ai programmi di esercizi da svolgere a casa.
• In assenza di un unico responsabile interno, le decisioni rimangono in sospeso e le domande dei fornitori rimangono senza risposta.
• Prevedere nel budget solo i costi degli abbonamenti significa tralasciare i costi di migrazione, formazione, configurazione e componenti aggiuntivi.
• La mancanza di un piano di ripristino lascia il personale senza una soluzione alternativa sicura nel caso in cui la nuova cartella clinica elettronica diventi inutilizzabile.

PhysitrackLa lista di controllo per l'acquisto di un sistema EMR, la guida al costo totale di proprietà e la guida al passaggio a un altro sistema trattano le decisioni che precedono la stesura di questo elenco.

Perché l'implementazione della cartella clinica elettronica (EMR) ha un impatto diverso sugli studi medici di piccole dimensioni

L’introduzione di un sistema di cartelle cliniche elettroniche (EMR) può causare disagi in uno studio con 1-20 professionisti sanitari più rapidamente rispetto a un gruppo con più sedi, poiché il numero di dipendenti disponibili ad assorbire il carico di lavoro legato all’implementazione è inferiore. Gli studi di piccole dimensioni raramente dispongono di personale IT o operativo dedicato, pertanto i professionisti sanitari e gli addetti alla reception devono risolvere i problemi mentre curano i pazienti, fissano gli appuntamenti ed elaborano le richieste di rimborso. La ridotta capacità di appuntamenti comporta inoltre una diminuzione dei ricavi, e un flusso di cassa più limitato lascia meno margine per assorbire settimane di minore produttività.

I problemi di implementazione possono emergere durante la pianificazione, la configurazione, la migrazione dei dati, la formazione, la messa in funzione o la stabilizzazione. Spesso tali problemi si aggravano nel corso di queste fasi. Una formazione incompleta rallenta la documentazione, mentre un flusso di lavoro di fatturazione non testato può contemporaneamente ritardare l’elaborazione delle richieste di rimborso. Le grandi strutture possono trasferire il lavoro in altre sedi o assegnare specialisti per risolvere i problemi legati all’implementazione. Uno studio di piccole dimensioni, invece, di solito si affida alle stesse poche persone per garantire l’assistenza ai pazienti e correggere i problemi di implementazione.

Cosa comprende l'implementazione del sistema di cartelle cliniche elettroniche (EMR)

L'implementazione del sistema EMR comprende tutte le attività necessarie prima, durante e dopo il passaggio al nuovo software. La configurazione prevede l'adattamento di modelli, autorizzazioni, regole di pianificazione e impostazioni di fatturazione alle esigenze del vostro studio. La migrazione dei dati comporta il trasferimento delle cartelle cliniche dei pazienti e delle altre informazioni necessarie dal vecchio sistema EMR. La formazione prepara il personale medico e amministrativo a svolgere le proprie mansioni quotidiane prima di utilizzare il nuovo sistema con i pazienti.

Il “go-live” segna il momento in cui la vostra struttura inizia a utilizzare la nuova cartella clinica elettronica (EMR) per le attività di routine. Segue poi la fase di stabilizzazione, durante la quale il personale corregge eventuali problemi di configurazione, integra i dati mancanti e adatta i flussi di lavoro in base all’utilizzo effettivo. Una checklist efficace per l’implementazione dell’EMR deve tenere conto di tutte e cinque le fasi, anziché considerare il “go-live” come l’intero progetto.

Gli 8 errori più comuni nell'implementazione dei sistemi di cartelle cliniche elettroniche (EMR)

Errore n. 1: sottovalutare i tempi di formazione e il grado di preparazione del personale

Una formazione insufficiente spesso comporta un avvio difficile, poiché il personale deve imparare flussi di lavoro a cui non è abituato mentre si occupa di pazienti reali. Una singola dimostrazione raramente è sufficiente a preparare gli operatori sanitari a documentare le visite, gestire i modelli, correggere gli errori e portare a termine le attività richieste sotto la normale pressione dei tempi. Il personale della reception potrebbe trovarsi a dover gestire contemporaneamente i flussi di lavoro relativi alla programmazione degli appuntamenti, alla registrazione e ai pagamenti.

La carenza di personale rende più difficile garantire una formazione adeguata in uno studio di piccole dimensioni. Ogni ora dedicata alla formazione può ridurre la capacità di appuntamenti o richiedere ore retribuite al di fuori dell’orario di apertura della clinica. In assenza di un “superutente” designato, il personale non dispone inoltre di un referente interno in grado di rispondere alle domande di routine e di individuare i problemi che richiedono l’assistenza del fornitore.

Un piano graduale e basato sui ruoli offre a ciascuno il tempo necessario per esercitarsi con i flussi di lavoro che dovrà utilizzare. Formare il personale della reception sulla gestione amministrativa dei pazienti e sulla programmazione degli appuntamenti, mentre gli operatori sanitari si esercitano nelle attività di documentazione e di pianificazione delle cure. Designare un “superutente” che riceva una formazione più approfondita e si occupi di mantenere un elenco condiviso delle domande ancora senza risposta.

Aggiungete dei test di preparazione alla vostra lista di controllo per l’implementazione della cartella clinica elettronica prima di approvare la messa in funzione. Ogni membro del personale dovrebbe completare diversi scenari realistici senza assistenza passo dopo passo, tra cui la registrazione di un nuovo paziente, una visita di controllo e la correzione di un errore nella documentazione. Se il personale non è in grado di portare a termine con precisione le proprie attività principali, riducete il carico iniziale di pazienti o ritardate il passaggio al nuovo sistema fino a quando non sarà in grado di farlo.

Errore n. 2: considerare la migrazione dei dati come un aspetto secondario

Il completamento del trasferimento dei file non garantisce che le cartelle cliniche trasferite siano complete, correttamente abbinate, datate e accessibili. Un fornitore può gestire l’esportazione e l’importazione, ma il vostro studio deve comunque verificare che ogni cartella clinica sia completa, correttamente abbinata, datata e accessibile. Le informazioni mancanti potrebbero rimanere nascoste fino a quando un medico, aprendo la cartella clinica di un paziente che torna in visita settimane dopo l’entrata in funzione del sistema, non riesca a trovare le note precedenti o i documenti firmati.

Gli studi di piccole dimensioni raramente dispongono di personale sufficiente per verificare ogni cartella clinica; pertanto, prima dell’entrata in funzione del sistema, è opportuno utilizzare un campione rappresentativo. Includere i pazienti attivi con anamnesi di lunga durata e i pazienti dimessi le cui cartelle cliniche devono rimanere disponibili. Aggiungere le cartelle contenenti file digitalizzati, note corrette o altre informazioni che potrebbero presentare un formato diverso.

Una lista di controllo scritta garantisce l'uniformità del processo di convalida. Innanzitutto, confrontare i dati anagrafici e le informazioni assicurative presenti in entrambi i sistemi. Successivamente, verificare la cronologia delle visite e le note cliniche. Esaminare separatamente i moduli firmati e i documenti caricati. Se si raccolgono dati relativi agli esiti clinici, verificare che i punteggi storici rimangano associati al paziente e alla data corretti.

Mantenete accessibile il vecchio sistema di cartelle cliniche elettroniche (EMR) fino a quando il campione non supererà il controllo e il vostro fornitore non avrà risolto eventuali discrepanze. Incaricate una persona di documentare i campi mancanti, i pazienti non corrispondenti e i file illeggibili. Uno standard di accettazione ben definito fornisce al vostro studio un motivo chiaro per ritardare il passaggio al nuovo sistema qualora le cartelle cliniche trasferite risultino incomplete.

Errore n. 3: scegliere una data di avvio in un periodo di intensa attività clinica

La data di inizio del contratto non dovrebbe determinare automaticamente la data di avvio operativo. Una clinica che entra in funzione durante un picco di affluenza dei pazienti o un aumento stagionale del carico di lavoro lascia al personale poco margine per familiarizzarsi con procedure di documentazione e flussi di lavoro di pianificazione che non conoscono.

I periodi di maggiore affluenza accentuano il calo di produttività previsto in caso di passaggio a un nuovo sistema di cartelle cliniche elettroniche (EMR). I medici potrebbero impiegare più tempo per completare le cartelle cliniche, mentre il personale della reception potrebbe aver bisogno di tempo aggiuntivo per correggere errori di programmazione o di registrazione. Un gruppo con più sedi può ridistribuire parte del flusso di pazienti. Uno studio di piccole dimensioni, invece, di solito non dispone di alternative simili, quindi i ritardi incidono proprio sullo stesso personale che deve risolverli.

Scegliete una settimana in cui il volume di attività è prevedibilmente basso e riducete la capacità di appuntamenti per i primi giorni. Esaminate i modelli storici di programmazione prima di fissare la data ed evitate le settimane in cui sono previste assenze del personale o scadenze importanti relative alla fatturazione. Aggiungete la settimana selezionata e il piano di capacità ridotta alla vostra lista di controllo per l'implementazione della cartella clinica elettronica (EMR). Informate in anticipo i pazienti delle limitazioni temporanee dell'agenda, quindi riservate del tempo per eventuali domande e correzioni da parte del personale.

Errore n. 4: Tralasciare i test in parallelo prima del passaggio completo

Un passaggio completo senza test in parallelo può far sì che piccoli errori di configurazione compromettano l’avvio operativo. Quando uno studio medico dismette il proprio vecchio sistema EMR fin dal primo giorno, il personale si trova ad affrontare dei problemi mentre i pazienti attendono. Un tipo di appuntamento errato può influire sulla pianificazione, mentre la mancanza di un campo nella nota o di una mappatura del pagatore può interrompere la documentazione o la fatturazione.

Gli studi medici di piccole dimensioni spesso tralasciano i test perché non c'è un addetto IT dedicato che si occupi del piano di test. Inoltre, i medici potrebbero dare per scontato che la configurazione effettuata dal fornitore garantisca il corretto funzionamento della cartella clinica elettronica (EMR) nelle reali condizioni dello studio. La configurazione del fornitore non è in grado di verificare ogni singolo modello locale, autorizzazione, regola di fatturazione o strumento collegato.

Eseguire un breve test parallelo prima di dismettere il vecchio sistema. Selezionare una manciata di cartelle cliniche di prova o scenari controllati relativi ai pazienti. Se la prova riguarda cure reali, identificare quale cartella clinica elettronica (EMR) rimane quella ufficiale. Verificare innanzitutto la pianificazione degli appuntamenti e la documentazione, quindi portare a termine ogni visita fino alla fatturazione. Includere i flussi di lavoro più comuni e una o due eccezioni, come un appuntamento annullato o una richiesta di rimborso corretta.

Confrontare i risultati ottenuti in entrambi i sistemi e registrare ogni discrepanza. Ritardare il passaggio completo al nuovo sistema fino a quando il personale non sarà in grado di completare gli scenari di test senza omissioni di dati, attività bloccate o differenze di fatturazione inspiegabili. Mantenere accessibile il vecchio sistema fino a quando lo studio non avrà verificato che la nuova cartella clinica elettronica sia in grado di supportare il lavoro di routine.

Errore n. 5: Trascurare l’integrazione con gli strumenti di fatturazione, pianificazione degli appuntamenti e coinvolgimento dei pazienti

Un sistema di cartelle cliniche elettroniche (EMR) può funzionare bene di per sé, ma comunque causare interruzioni nei flussi di lavoro circostanti. Dopo la messa in funzione, gli appuntamenti potrebbero smettere di sincronizzarsi con il software di pianificazione, oppure il personale addetto alla fatturazione potrebbe dover reinserire manualmente gli addebiti. I medici potrebbero inoltre perdere la possibilità di assegnare programmi di esercizi da svolgere a casa nell’ambito del loro consueto flusso di lavoro o di visualizzare i dati relativi al coinvolgimento dei pazienti all’interno della cartella clinica.

Prima di firmare un contratto relativo alla cartella clinica elettronica (EMR), è necessario mappare tutte le dipendenze software. Per ogni strumento, documentare quali informazioni vengono inserite nella cartella clinica elettronica, quali ne escono e quale membro del personale utilizza tale connessione. Includere le piattaforme di gestione degli appuntamenti e di fatturazione, insieme agli strumenti per il coinvolgimento dei pazienti o per i programmi di esercizi a domicilio. Successivamente, testare operazioni comuni quali la riprogrammazione di una visita, l’invio di una fattura, l’assegnazione di un programma di esercizi e la ricerca delle risposte dei pazienti.

Durante il processo di vendita, verificate quali funzionalità supporti effettivamente ciascuna integrazione pubblicizzata. Un’integrazione potrebbe fornire il Single Sign-On senza trasferire le informazioni sui pazienti, oppure potrebbe inviare documenti senza restituire i dati relativi all’aderenza terapeutica. Chiedete al fornitore di illustrare i flussi di lavoro richiesti e di individuare eventuali costi aggiuntivi, connettori di terze parti o passaggi manuali. Registrate ogni funzionalità confermata nella vostra lista di controllo per l’implementazione della cartella clinica elettronica (EMR), in modo da poterla testare prima del passaggio completo al nuovo sistema.

Errore n. 6: Non designare un unico responsabile interno a cui attribuire la responsabilità

L'implementazione di un sistema di cartelle cliniche elettroniche (EMR) perde slancio quando nessuno ha l'autorità di prendere decisioni e monitorarne il completamento. La responsabilità ricade spesso, in modo informale, su chi sembra meno impegnato, anche se quella persona non ha l'autorità necessaria per risolvere le questioni relative al flusso di lavoro. Il personale torna a valutare le scelte precedenti e le domande dei fornitori rimangono senza risposta, mentre le scadenze vengono disattese.

Gli studi di piccole dimensioni raramente dispongono di un responsabile operativo dedicato che possa naturalmente guidare l'implementazione. Quando si passa a un nuovo sistema di cartelle cliniche elettroniche (EMR), il titolare dello studio potrebbe dare per scontato che ogni operatore sanitario si occupi della propria parte. La responsabilità condivisa può funzionare per le singole attività, ma non assegna a nessuno la responsabilità del risultato complessivo.

Prima dell’inizio dell’implementazione, nominare un responsabile interno. Spesso questo ruolo è ricoperto dal responsabile della pratica o da un medico di riferimento. Assegnare a tale persona l’autorità in merito alle tempistiche e alla comunicazione con il fornitore. Spetta inoltre a questa persona prendere la decisione finale di procedere o meno prima del lancio.

Il responsabile dell'implementazione non deve necessariamente svolgere tutte le attività. Altri membri del personale possono testare i modelli, verificare i record migrati o coordinare la formazione. Una persona dovrebbe monitorare lo stato di avanzamento, registrare le decisioni e segnalare eventuali ritardi prima che questi possano influire sul lancio del sistema.

Errore n. 7: sottovalutare il costo totale di proprietà al di là del prezzo di listino

Confrontare i software per la gestione delle cartelle cliniche elettroniche (EMR) nel campo della fisioterapia in base alla tariffa mensile per operatore può mettere in difficoltà finanziaria uno studio di piccole dimensioni durante la fase di implementazione. Potrebbero presentarsi costi una tantum proprio mentre la ridotta capacità di appuntamenti limita già le entrate. Uno studio con riserve limitate potrebbe quindi rinviare la formazione, il supporto alla migrazione o altre attività necessarie per un’implementazione ben pianificata.

I prezzi dei fornitori spesso distinguono tra configurazione, formazione, migrazione dei dati, servizi di fatturazione e livelli di funzionalità avanzate. I servizi di fatturazione possono prevedere una percentuale sugli incassi anziché un canone fisso, per cui il costo varia in base al fatturato. Queste strutture tariffarie sono diffuse in tutto il settore del software e richiedono un’analisi più approfondita rispetto al semplice confronto delle tariffe di abbonamento.

Prima di passare a un nuovo sistema di cartelle cliniche elettroniche (EMR), elaborare un modello dei costi mese per mese per l’intero primo anno. Includere gli abbonamenti, i servizi di implementazione, il tempo dedicato alla formazione del personale, le attività di migrazione, i componenti aggiuntivi necessari, le spese di fatturazione e qualsiasi perdita temporanea di produttività legata alla messa in funzione del sistema. Chiedere a ciascun fornitore di confermare per iscritto ogni ipotesi, specificando quali funzionalità e servizi di assistenza sono coperti da ciascun livello di servizio.

La vostra lista di controllo per l'implementazione del sistema EMR dovrebbe mettere a confronto l'importo totale del primo anno e le tempistiche di ciascun pagamento. Un sistema con una tariffa mensile più bassa può comunque richiedere un esborso maggiore in fase di configurazione, mentre un abbonamento più costoso potrebbe includere servizi che un altro fornitore fattura separatamente.

Errore n. 8: Tralasciare un piano di rollback o di emergenza documentato

L'assenza di un piano di emergenza può trasformare un problema gestibile al momento dell'avvio del sistema in un'interruzione che coinvolge l'intera clinica. Il personale potrebbe rendersi conto di non riuscire ad accedere agli orari o a completare la documentazione, senza che nessuno sappia se continuare a cercare di risolvere il problema, tornare al vecchio sistema di cartelle cliniche elettroniche (EMR) o ricorrere temporaneamente alla documentazione cartacea. Gli studi medici di piccole dimensioni dispongono di scarse risorse per riprendersi da un'intera giornata di appuntamenti annullati e referti in ritardo.

Un piano di emergenza di una pagina dovrebbe definire le condizioni che determinano il ricorso a un piano di riserva. Tra gli esempi figurano l’impossibilità prolungata di accedere alle cartelle cliniche, dati errati relativi agli appuntamenti o un problema di configurazione che impedisca al personale medico di documentare le visite. Il piano dovrebbe indicare una persona incaricata di sospendere l’implementazione e specificare in che modo il personale comunicherà tale decisione.

Anche il flusso di lavoro di riserva deve essere definito con la stessa precisione. Occorre stabilire se la vecchia cartella clinica elettronica rimarrà disponibile, quali moduli cartacei utilizzerà il personale, dove verranno conservate in modo sicuro le cartelle cliniche provvisorie e in che modo il personale inserirà o riconciliere le informazioni una volta ripristinato il servizio. È necessario testare queste fasi prima dell’entrata in funzione, in modo che il personale possa seguirle senza dover improvvisare in caso di interruzione del servizio.

Panoramica sulla gravità degli errori

Utilizzate questa tabella come punto di partenza per stabilire le priorità, quindi adeguate le valutazioni in modo che riflettano il volume dei pazienti, il personale, le integrazioni e il flusso di lavoro di fatturazione.

Creare la propria lista di controllo per l'implementazione

Crea la tua lista di controllo per l’implementazione della cartella clinica elettronica (EMR) in base alla fase in cui ti trovi attualmente, anziché considerare ogni attività come ugualmente urgente.

• Se stai per firmare, individua le integrazioni necessarie e verifica come funziona ciascuna di esse. Elabora un modello dei costi per il primo anno prima di confrontare i contratti.
• Se l'implementazione è già iniziata, nominare un responsabile interno e verificare innanzitutto i record migrati. Completare la formazione basata sui ruoli prima di eseguire scenari paralleli relativi alla pianificazione, alla documentazione e alla fatturazione.
• Se state procedendo alla stabilizzazione dopo la messa in produzione, tenete traccia dei record mancanti, delle connessioni non riuscite e dei ritardi nella documentazione in un unico registro dei problemi. Ricorrete al vostro piano di emergenza per decidere quando un problema richiede un rollback.

Se stai ancora valutando diversi software EMR per la fisioterapia o stai pensando di cambiare sistema EMR, abbina questo elenco a una checklist completa per l’acquisto di un sistema EMR e a una guida al passaggio a un nuovo sistema. Queste risorse ti aiuteranno a valutare l’idoneità e i costi prima di avviare l’implementazione.

Come gestire al meglio il lancio del prodotto

I problemi di implementazione possono derivare da una responsabilità non ben definita, da una formazione insufficiente, da flussi di lavoro non testati o da problemi di configurazione del software. Uno studio di piccole dimensioni può ridurre i disagi considerando l’implementazione come un progetto ben definito, con un unico responsabile, una formazione programmata, flussi di lavoro testati e criteri chiari per l’avvio operativo. Un piano di emergenza scritto dovrebbe prevedere ogni eventualità che richieda una soluzione alternativa temporanea.

PhysitrackLa lista di controllo per l'acquisto di sistemi EMR e la guida sul costo totale di proprietà aiutano a prendere una decisione prima della firma, mentre la guida al passaggio a un nuovo sistema facilita la pianificazione dell'implementazione stessa.

Domande frequenti

Quanto tempo richiede l'implementazione di un sistema EMR in uno studio medico di piccole dimensioni?

L'implementazione di un sistema EMR in uno studio medico di piccole dimensioni comprende il periodo necessario per configurare, migrare, testare e avviare il nuovo sistema; la tempistica varia a seconda del volume dei dati e della complessità del flusso di lavoro. La checklist per l'acquisto di un sistema EMR disponibile su Physitrack può aiutarti a identificare le attività da includere nel piano di implementazione. Una tabella di marcia fornita dal fornitore, con tappe fondamentali ben definite, ti consente di riservare il tempo del personale e di scegliere una data di avvio realistica.

Il personale può seguire corsi di formazione durante il normale orario di apertura dell'ambulatorio?

Il tempo dedicato alla formazione è un intervallo di tempo programmato in cui il personale si esercita nelle attività relative alla cartella clinica elettronica (EMR) senza dover gestire il normale carico di lavoro con i pazienti. La checklist per l’acquisto di un sistema EMR disponibile all’indirizzo Physitrack può aiutarti a tenere conto della formazione nella valutazione di un piano di implementazione. Riservare questo tempo consente al personale clinico e a quello di reception di esercitarsi nei propri flussi di lavoro, mentre un sostituto designato si occupa delle attività urgenti.

Cosa devo fare se il go-live non va a buon fine?

Si parla di “go-live” fallito quando il nuovo sistema di cartelle cliniche elettroniche (EMR) non è in grado di supportare in modo affidabile le attività essenziali relative alla pianificazione, alla documentazione o alla fatturazione. La guida al passaggio di Physitrack può aiutarti a definire i criteri di rollback prima del lancio. Il responsabile interno potrà quindi sospendere il passaggio al nuovo sistema, attivare il flusso di lavoro di ripiego approvato e riprendere l’operatività solo dopo che il fornitore avrà risolto il problema e il personale avrà effettuato nuovi test.

Come posso valutare la compatibilità di integrazione?

La compatibilità di integrazione indica se i prodotti collegati scambiano i dati necessari per i flussi di lavoro relativi alla pianificazione, alla fatturazione, al coinvolgimento dei pazienti e agli esercizi a domicilio. Quando si valuta un sistema EMR, è opportuno chiedere al fornitore di dimostrare ogni singola connessione richiesta, anziché limitarsi a confermare l’esistenza di un’integrazione. Verificare i flussi di dati richiesti prima del passaggio al nuovo sistema aiuta a individuare eventuali informazioni mancanti, operazioni manuali e passaggi non supportati.