Jak założyć małą praktykę fizjoterapeutyczną

W skrócie

Dla wielu nowych właścicieli praktycznym rozwiązaniem, pozwalającym na ograniczenie kosztów ogólnych, jest prowadzenie niewielkiej praktyki opartej na płatnościach gotówkowych lub mobilnej, skupionej na konkretnej niszy klinicznej. Przed zainwestowaniem znacznych środków należy podjąć pięć decyzji.

• Wybierz model biznesowy i opisz go w biznesplanie swojej praktyki fizjoterapeutycznej.
• Załóż firmę, wykup ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za błędy w sztuce lekarskiej, upewnij się, że posiadasz licencję stanową, oraz uzyskaj wszelkie numery NPI wymagane w ramach struktury Twojej praktyki i modelu rozliczeniowego.
• Zanim rozważysz wynajem samodzielnego lokalu, zacznij od działalności mobilnej lub wynajmij odpowiednią powierzchnię na zasadzie podnajmu.
• Wybierz system EMR do zarządzania praktyką oraz oddzielną platformę do utrzymywania kontaktu z pacjentami w okresie między wizytami.
• Zanim zaczniesz kupować reklamy, nawiąż współpracę z lokalnymi lekarzami, klubami fitness, trenerami i specjalistami medycznymi.

Dlaczego większość nowych gabinetów rezygnuje z podpisania umowy najmu na dużą powierzchnię

Mobilna praktyka oparta na płatnościach gotówkowych może zostać otwarta bez konieczności uzyskania akredytacji ubezpieczeniowej, przeprowadzania komercyjnej przebudowy lokalu ani zawierania długoterminowej umowy najmu. Podobne oszczędności może zapewnić praktyka prowadzona w ramach podnajmu, choć wymagania dotyczące jej otwarcia zależą od danego obiektu i lokalnych przepisów. Można zacząć od wizyt mobilnych lub wynajętej przestrzeni zabiegowej, a następnie rozważyć przeniesienie się do większej lokalizacji, gdy popyt ustabilizuje się. Biznesplan gabinetu fizjoterapii powinien uwzględniać przetestowanie tego oszczędnego modelu przed podjęciem decyzji o otwarciu samodzielnej kliniki.

Płatność gotówkowa pozwala uniknąć kosztów związanych z weryfikacją uprawnień płatnika i rozliczaniem roszczeń oraz zapewnia otrzymanie zapłaty w momencie świadczenia usługi, ale może ograniczyć początkową liczbę pacjentów. Klinika oparta na ubezpieczeniu może przyciągnąć więcej pacjentów, którzy chcą skorzystać ze swoich świadczeń, choć weryfikacja uprawnień i rozliczanie roszczeń opóźniają rozpoczęcie działalności i uzyskanie wpływów. Pełnoprawna klinika wymaga również pokrycia kosztów czynszu, sprzętu, mediów i kaucji, zanim przychody z tytułu opłat pacjentów będą w stanie je pokryć.

Określona nisza kliniczna sprawia, że model oparty na płatnościach gotówkowych jest bardziej praktyczny. Pacjenci mają wyraźniejszy powód, by płacić bezpośrednio, gdy rozwiązujesz konkretny problem, taki jak urazy związane z bieganiem, rehabilitacja poporodowa czy opieka domowa po endoprotezoplastyce stawu. Nisza ta wyznacza również lokalizację placówki, zakres pozyskiwania pacjentów kierowanych przez innych lekarzy oraz początkowe nakłady finansowe. W późniejszym czasie możesz rozszerzyć działalność o umowy z ubezpieczycielami lub większą powierzchnię, jeśli popyt uzasadnia poniesienie dodatkowych kosztów.

Krok 1: Wybierz model biznesowy

Właściciele rozpoczynający działalność, dysponujący ograniczonym kapitałem, mogą skorzystać z modelu praktyki opartej na płatnościach gotówkowych, prowadzonej w lokalu wynajmowanym na zasadzie podnajmu, aby sprawdzić popyt przed zawarciem umów z ubezpieczycielami lub podpisaniem umowy najmu na własny rachunek. Model ten pozwala ograniczyć koszty stałe w trakcie sprawdzania popytu, dopracowywania swojej niszy rynkowej oraz budowania stałej bazy pacjentów. Klinika oparta na ubezpieczeniach, dysponująca pełną umową najmu, może być odpowiednim rozwiązaniem dla właścicieli, którzy dysponują już kapitałem, mają stały napływ pacjentów kierowanych przez innych lekarzy oraz doświadczenie w zarządzaniu rozliczeniami.

W praktyce opartej na płatnościach gotówkowych pacjenci uiszczają opłatę bezpośrednio w momencie skorzystania z usługi. Sam ustalasz wysokość opłat i unikasz procesu akredytacji przez ubezpieczyciela, składania wniosków o zwrot kosztów oraz opóźnień w płatnościach. Możesz wystawiać pacjentom rachunki (superbills), które mogą oni przedłożyć w celu uzyskania ewentualnego zwrotu kosztów w ramach opieki poza siecią. Wyraźnie zdefiniowana nisza ułatwia wyjaśnienie tego modelu, ponieważ pacjenci mogą powiązać Twoją specjalizację z konkretną potrzebą, taką jak kontuzje związane z bieganiem, zdrowie miednicy lub rehabilitacja pooperacyjna.

Praktyka oparta na ubezpieczeniach zawiera umowy z ubezpieczycielami i wystawia im rachunki za usługi objęte ubezpieczeniem. Współpraca z ubezpieczycielami może sprawić, że leczenie stanie się dostępne dla większej liczby pacjentów, a także może sprzyjać kierowaniu pacjentów przez lekarzy należących do tych sieci. Jednak proces weryfikacji kwalifikacji zajmuje czas, a każdy ubezpieczyciel ustala własne zasady dotyczące dokumentacji, stawki umowne oraz wymagania dotyczące udziału pacjenta w kosztach. Biznesplan Twojej praktyki fizjoterapeutycznej powinien uwzględniać koszty związane z fakturowaniem oraz opóźnienie między świadczeniem usług a otrzymaniem płatności.

Druga decyzja dotyczy miejsca prowadzenia zabiegów. Opieka mobilna zazwyczaj wiąże się z najniższymi kosztami związanymi z stałą lokalizacją, ale dojazdy ograniczają liczbę codziennych wizyt. Wynajęcie powierzchni w ramach podnajmu w siłowni, studiu lub istniejącej klinice zapewnia stałe miejsce do prowadzenia zabiegów bez konieczności zawierania umowy najmu na samodzielny lokal. Pełna umowa najmu daje większą kontrolę nad sprzętem, godzinami pracy i wizerunkiem marki, ale wiąże się z dodatkowymi kosztami czynszu, mediów, konserwacji i adaptacji lokalu, zanim liczba pacjentów stanie się przewidywalna. Krok 3 dotyczy tego, jak ocenić każdą z opcji lokalizacji.

Dla większości osób otwierających własną praktykę po raz pierwszy niszowy model oparty na płatnościach gotówkowych, obejmujący usługi mobilne lub elastyczny podnajem, stanowi punkt wyjścia charakteryzujący się niższymi kosztami ogólnymi. Można rozważyć dodanie umów ubezpieczeniowych, stałej siedziby lub personelu, gdy popyt ze strony pacjentów uzasadni takie zobowiązania.

Krok 2: Dokonaj ustaleń prawnych i regulacyjnych

Przed podpisaniem umowy najmu, przyjęciem płatności lub przyjęciem pierwszego pacjenta należy dopełnić wszystkich formalności prawnych. Stanowe komisje oraz władze lokalne stosują różne przepisy dotyczące własności, licencji i obiektów, dlatego należy zweryfikować każdy wymóg w stanowej komisji ds. fizjoterapii oraz u wykwalifikowanego lokalnego prawnika lub księgowego.

• Najpierw załóż podmiot gospodarczy. Sprawdź, czy w Twoim stanie wymagane jest utworzenie podmiotu o charakterze zawodowym, takiego jak zawodowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, zamiast standardowej spółki LLC. Po zatwierdzeniu podmiotu przez władze stanowe uzyskaj numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN), zarejestruj nazwę handlową i otwórz oddzielne konto bankowe dla firmy.

• Zawrzyj ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej z tytułu błędów w sztuce lekarskiej. Upewnij się, że polisa obejmuje zarówno Ciebie, jak i podmiot prawny. Poinformuj ubezpieczyciela, jeśli zamierzasz świadczyć opiekę mobilną, usługi telezdrowotne lub usługi w obiektach współużytkowanych. Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej z tytułu błędów w sztuce lekarskiej może nie obejmować ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej ogólnej, ubezpieczenia mienia, ubezpieczenia od odpowiedzialności cybernetycznej ani ubezpieczenia od wypadków przy pracy, dlatego należy osobno przeanalizować te rodzaje ryzyka.

• Należy sprawdzić wszystkie wymagane licencje i rejestracje. Indywidualna licencja fizjoterapeuty musi być ważna i nieobjęta żadnymi ograniczeniami. W zależności od stanu i miasta prowadzenie praktyki może również wymagać uzyskania licencji na prowadzenie placówki, zezwolenia na prowadzenie działalności gospodarczej, zgody na zagospodarowanie przestrzenne lub zezwolenia na prowadzenie działalności w domu. Przed rozpoczęciem leczenia pacjentów bez skierowania lub poza granicami stanu należy zapoznać się z zasadami bezpośredniego dostępu, wymogami dotyczącymi przechowywania dokumentacji oraz ograniczeniami w zakresie telezdrowia.

• Złóż wniosek o nadanie numerów NPI. Złóż wniosek o nadanie numeru NPI typu 1 w ramach Krajowego Systemu Numeracji Planów i Podmiotów Świadczących Usługi (National Plan and Provider Enumeration System ) jako indywidualny pracownik służby zdrowia. Kwalifikująca się organizacja może również potrzebować numeru NPI typu 2, natomiast osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą zazwyczaj korzysta z indywidualnego numeru NPI typu 1. Podaj tę samą nazwę prawną, adres i dane podatkowe, które zostały użyte w dokumentach założycielskich. Spójne nazwy prawne, adresy i dane podatkowe pomagają płatnikom w dopasowaniu Twoich danych rejestracyjnych podczas procesu weryfikacji uprawnień i konfiguracji rozliczeń.

W ramach udziału w programie ubezpieczeniowym do powyższych wymagań podstawowych dodaje się rejestrację płatników, umowy oraz proces weryfikacji uprawnień. Przed złożeniem wniosku należy zapoznać się z przewodnikiem dotyczącym weryfikacji uprawnień w ramach ubezpieczenia. Każdy płatnik wymaga przedłożenia własnych dokumentów i stosuje własny harmonogram zatwierdzania.

Krok 3: Znajdź lokalizację o niskich kosztach

Podnajem lokalu w siłowni, studiu fitness lub renomowanej klinice zapewnia stałą przestrzeń do prowadzenia zabiegów bez konieczności ponoszenia kosztów związanych z wynajmem samodzielnego lokalu. W porównaniu z opieką mobilną stała lokalizacja skraca czas dojazdu i daje pacjentom pewność co do miejsca spotkania. Możesz również korzystać ze sprzętu i pobliskich placówek kierujących pacjentów, jednocześnie utrzymując miesięczne zobowiązania na rozsądnym poziomie.

Należy ocenić każdą umowę podnajmu pod kątem kryteriów mających wpływ na liczbę pacjentów i codzienną pracę.

• Ruch w obiekcie powinien odpowiadać profilowi działalności. Siłownia nastawiona na trening siłowy może być odpowiednia do rehabilitacji sportowej, natomiast centrum fitness dla seniorów może oferować usługi związane z utrzymaniem równowagi i sprawności ruchowej.
• Lokalni specjaliści powinni przyjmować pacjentów, którzy mogą potrzebować pomocy w Państwa dziedzinie. Proszę zapytać, czy trenerzy, lekarze lub inni pracownicy służby zdrowia w tym budynku kierowaliby do Państwa odpowiednich pacjentów.
• Dostęp do sprzętu powinien zaspokajać Twoje rutynowe potrzeby związane z leczeniem. Upewnij się, z jakiego sprzętu możesz korzystać, kiedy możesz z niego korzystać oraz kto zajmuje się jego konserwacją.
• Prywatność powinna sprzyjać poufnym rozmowom i leczeniu. Otwarte sale gimnastyczne rzadko zapewniają wystarczającą prywatność podczas każdej wizyty.
• Pacjenci powinni mieć możliwość bezpiecznego dotarcia do placówki i korzystania z niej. Należy ocenić warunki transportu, parking, wejścia, pomieszczenia zabiegowe oraz obowiązujące wymagania dotyczące dostępności.

Przed podpisaniem umowy oblicz, ile wizyt miesięcznie trzeba wykonać, aby pokryć czynsz i związane z nim opłaty. Na piśmie ustal dozwolone godziny otwarcia, dostęp do magazynu, obowiązki związane ze sprzątaniem, zasady dotyczące oznakowania oraz wymagania ubezpieczeniowe. Krótki początkowy okres obowiązywania umowy lub okres próbny pozwoli Ci sprawdzić popyt, zanim uwzględnisz większy koszt stały w biznesplanie swojej praktyki fizjoterapeutycznej.

Krok 4: Wybierz oprogramowanie do uruchomienia

Oprogramowanie uruchomieniowe powinno obejmować dwie odrębne funkcje. System EMR lub system zarządzania praktyką zajmuje się planowaniem wizyt, dokumentacją medyczną, rozliczeniami oraz dokumentacją pacjentów. Platforma angażująca pacjentów służy do zarządzania programami ćwiczeń domowych, danymi dotyczącymi przestrzegania zaleceń oraz wirtualną opieką między wizytami. W biznesplanie Twojej praktyki fizjoterapeutycznej należy uwzględnić budżet na obie te warstwy.

Platforma angażująca pacjentów może dostarczać informacji pomiędzy wizytami, których nie są w stanie oddać drukowane instrukcje ani statyczne pliki PDF — w tym dane dotyczące wykonania ćwiczeń oraz opinie pacjentów. Drukowane instrukcje i statyczne pliki PDF nie pozwalają stwierdzić, czy pacjent wykonał ćwiczenie, ani czy zgłosił nasilenie dolegliwości. Bez tych danych może zaistnieć konieczność odtworzenia stopnia przestrzegania zaleceń na podstawie wspomnień pacjenta podczas kolejnej wizyty, zanim zostanie podjęta decyzja o ewentualnej modyfikacji programu.

Physitrack pełni rolę narzędzia angażującego pacjentów w połączeniu z wybraną przez Państwa elektroniczną dokumentacją medyczną (EMR). Funkcja „Home Exercise Program Builder” pozwala lekarzom tworzyć spersonalizowane programy wraz z instrukcjami wideo. Pacjenci uzyskują dostęp do tych programów za pośrednictwem strony PhysiApp, która rejestruje stopień przestrzegania zaleceń oraz opinie przekazywane przez pacjentów. Physitrack wspiera również telezdrowie w sytuacjach, gdy wizyta osobista jest zbędna lub niepraktyczna.

Physitrack nie zastępuje oprogramowania do planowania wizyt, rozliczeń ani sprawozdawczości finansowej. System zarządzania praktyką należy traktować jako główny rejestr służący do planowania wizyt i administracji finansowej, w tym płatności i rozliczeń. Skorzystaj z przewodnika po systemach EMR, aby porównać funkcje związane z planowaniem wizyt, dokumentacją, rozliczeniami i sprawozdawczością. Nie należy zakładać, że platforma do angażowania pacjentów zapewnia te funkcje związane z zarządzaniem praktyką.

Przed uruchomieniem systemu należy przetestować pełny przebieg obsługi pacjenta z wykorzystaniem obu produktów. Należy przeprowadzić symulację wizyty, obejmującą sporządzenie dokumentacji i przydzielenie programu domowego. Następnie należy przejrzeć rejestr przestrzegania zaleceń i sprawdzić, w którym z produktów przechowywane są poszczególne rodzaje informacji. Test ten pozwala wykryć zduplikowane wpisy danych i niejasne przekazywanie informacji, zanim zetkną się z nimi prawdziwi pacjenci.

Krok 5: Nawiąż relacje oparte na poleceniach przed rozpoczęciem kampanii reklamowych

Testowanie lokalnych działań pozyskiwania klientów poprzez polecenia może okazać się tańsze niż reklama płatna, ponieważ rozmowy z lokalnymi specjalistami nie wiążą się z kosztem za kliknięcie. Przed podjęciem decyzji, który kanał zapewnia lepszy zwrot z inwestycji, należy śledzić zapytania i zakończone oceny w podziale na źródła. Jasno określona nisza pozwala na precyzyjne sformułowanie oferty. Na przykład fizjoterapeuta specjalizujący się w leczeniu biegaczy może poinformować trenerów i lekarzy, jakimi urazami, problemami treningowymi i etapami rekonwalescencji zajmuje się jego gabinet.

W dniach od 1 do 30 sporządź listę 20 potencjalnych podmiotów, do których możesz kierować pacjentów, działających na obszarze, na którym świadczysz usługi. Uwzględnij na niej odpowiednie placówki medyczne oraz specjalistów z branży fitness, którzy obsługują Twoich docelowych pacjentów, nie oferując jednak takich samych usług. Przygotuj jednostronicowy przegląd, w którym wyjaśnisz swoją niszę rynkową, dostępność terminów wizyt, model rozliczeń oraz proces kierowania pacjentów.

W dniach od 31 do 60 umów się co tydzień na krótkie spotkania zapoznawcze z pięcioma osobami kontaktowymi. Zapytaj, z jakimi problemami najczęściej borykają się ich pacjenci lub klienci, a następnie wyjaśnij, w jakich sytuacjach Twoje usługi mogą okazać się przydatne. Zaproponuj przydatne wsparcie, takie jak akcja badań przesiewowych pod kątem urazów na siłowni lub krótka sesja edukacyjna w gabinecie lekarskim, nie wiążąc tego wsparcia z poleceniami pacjentów.

W dniach od 61 do 90 należy utrzymywać kontakt z każdą osobą i ułatwić skierowanie do gabinetu, podając bezpośredni numer telefonu lub zapewniając bezpieczną ścieżkę rejestracji. Należy odnotować w systemie zarządzania praktyką, w jaki sposób każdy nowy pacjent trafił do gabinetu, oraz przeanalizować, które kontakty generują odpowiednie zapytania i doprowadzają do przeprowadzenia badań. Ocena płatnych reklam staje się łatwiejsza, gdy wiadomo, jaki komunikat przyciąga odpowiednich pacjentów i jaka jest wartość każdego pozyskanego pacjenta.

Kolejne kroki: co dalej

Przestrzeganie ustalonej sekwencji działań przygotowujących do uruchomienia działalności pozwala szybciej rozpocząć działalność, ograniczyć koszty stałe oraz zachować środki finansowe na opiekę nad pacjentami i wczesny rozwój. Przed podjęciem większych zobowiązań skorzystaj z odpowiednich przewodników, aby porównać systemy EMR oraz zaplanować proces uzyskiwania uprawnień ubezpieczeniowych, rozliczeń i pomiaru wydajności.

Aby ocenić jakość opieki nad pacjentem w okresie między wizytami, zapoznaj się z platformą Physitrackpoświęconą zaangażowaniu pacjentów. Physitrack stanowi uzupełnienie Twojej elektronicznej dokumentacji medycznej (EMR) o domowe programy ćwiczeń ( PhysiApp), usługi telezdrowotne oraz monitorowanie przestrzegania zaleceń.

Zanim zdecydujesz się na większą powierzchnię lub zatrudnienie dodatkowego personelu, sprawdź popyt, a następnie rozszerz działalność, gdy liczba pacjentów i przepływy pieniężne pozwolą na pokrycie dodatkowych kosztów.

Najczęściej zadawane pytania

Ile kosztuje założenie małej praktyki fizjoterapeutycznej?

Koszty rozpoczęcia działalności zależą od lokalnych opłat, zakresu ubezpieczenia, wyposażenia, lokalizacji, zatrudnienia oraz wymaganego kapitału obrotowego. Subskrypcja serwisu Physitrack może obejmować dostarczanie ćwiczeń do domu, monitorowanie przestrzegania zaleceń oraz telezdrowie w ramach budżetu przeznaczonego na oprogramowanie. W szczegółowym biznesplanie gabinetu fizjoterapii należy oszacować koszty lokalnych licencji, ubezpieczenia, sprzętu, czynszu oraz kapitału obrotowego przed rozpoczęciem działalności.

Jak długo trwa proces weryfikacji uprawnień ubezpieczeniowych?

Terminy weryfikacji uprawnień ubezpieczeniowych różnią się w zależności od ubezpieczyciela i mogą trwać nawet kilka miesięcy, gdy wnioski wymagają poprawek lub dodatkowej dokumentacji. Usługa „ Physitrack ” może wspierać zaangażowanie pacjentów, podczas gdy systemy EMR i rozliczeniowe zajmują się rejestracją ubezpieczycieli i rozpatrywaniem wniosków o zwrot kosztów. Wczesne złożenie wniosków może zapobiec opóźnieniom w weryfikacji uprawnień, które mogłyby spowodować przełożenie wizyt refundowanych przez ubezpieczenie.

Czy praktyka oparta na płatnościach gotówkowych potrzebuje biznesplanu?

W przypadku praktyki opartej na płatnościach gotówkowych formalny biznesplan zazwyczaj nie jest konieczny, chyba że zażąda go kredytodawca lub inwestor. Krótki biznesplan powinien jednak określać niszę rynkową, cennik, przewidywaną liczbę wizyt, wydatki, strategię pozyskiwania pacjentów oraz wybór oprogramowania, np. Physitrack. Spisane założenia pomogą Ci sprawdzić, czy przychody z tytułu opłat pacjentów wystarczą na pokrycie miesięcznych kosztów.

Kiedy nowa praktyka powinna zatrudnić pracowników?

Nowy właściciel powinien zatrudnić pracowników, gdy stałe zapotrzebowanie przekracza jego osobiste możliwości, a prognozowane przychody pozwalają na pokrycie kosztów wynagrodzeń w miesiącach o mniejszym obłożeniu. Usługa „ Physitrack ” może pomóc w opracowaniu programu domowej opieki i weryfikacji jego przestrzegania, ale nie zastępuje personelu medycznego ani administracyjnego. Zatrudnienie w niepełnym wymiarze godzin może ograniczyć zobowiązania płacowe w miarę wzrostu zapotrzebowania. Z usług niezależnego wykonawcy należy korzystać wyłącznie wtedy, gdy stosunek pracy jest zgodny z obowiązującymi przepisami federalnymi i stanowymi dotyczącymi klasyfikacji.