So gründen Sie eine kleine Physiotherapiepraxis

Kurz gesagt

Für viele neue Praxisinhaber ist ein praktischer Weg mit geringeren Betriebskosten eine schlanke, bargeldbasierte oder mobile Praxis, die sich auf eine bestimmte klinische Nische konzentriert. Treffen Sie fünf Entscheidungen, bevor Sie größere Summen investieren.

• Wählen Sie ein Geschäftsmodell aus und halten Sie es in Ihrem Geschäftsplan für die Physiotherapie fest.
• Gründen Sie Ihr Unternehmen, schließen Sie eine Berufshaftpflichtversicherung ab, lassen Sie sich die staatliche Zulassung bestätigen und beantragen Sie alle NPI-Nummern, die für Ihre Praxisform und Ihr Abrechnungsmodell erforderlich sind.
• Beginnen Sie mit einem mobilen Angebot oder mieten Sie geeignete Behandlungsräume untervermietet an, bevor Sie einen eigenständigen Mietvertrag in Betracht ziehen.
• Wählen Sie eine elektronische Patientenakte (EMR) für die Praxisverwaltung und eine separate Plattform zur Patientenbindung für die Betreuung zwischen den Terminen aus.
• Bauen Sie vor dem Schalten von Anzeigen Kooperationsbeziehungen zu Ärzten, Fitnessstudios, Trainern und Therapeuten vor Ort auf.

Warum die meisten neuen Praxen auf den großen Mietvertrag verzichten

Eine auf Barzahlung basierende mobile Praxis kann ohne Versicherungszulassung, ohne gewerblichen Ausbau und ohne langfristigen Mietvertrag eröffnet werden. Eine untervermietete Praxis kann ähnliche Einsparungen bieten, wobei die Eröffnungsvoraussetzungen jedoch von den Räumlichkeiten und den örtlichen Vorschriften abhängen. Sie können mit mobilen Hausbesuchen oder gemieteten Behandlungsräumen beginnen und dann einen größeren Standort in Betracht ziehen, sobald sich die Nachfrage stabilisiert hat. Ihr Geschäftsplan für die Physiotherapie sollte dieses schlanke Modell testen, bevor Sie sich auf eine eigenständige Klinik festlegen.

Bei Barzahlung entfallen die Kosten für die Zulassung des Leistungserbringers und die Abrechnung von Leistungsansprüchen, und Sie erhalten die Zahlung direkt zum Zeitpunkt der Leistungserbringung. Allerdings kann dies Ihren anfänglichen Patientenstamm einschränken. Eine auf Versicherungen basierende Praxis kann zwar mehr Patienten anziehen, die ihre Versicherungsleistungen in Anspruch nehmen möchten, doch verzögern die Zulassungsverfahren und die Abrechnung den Start der Praxis sowie den Zahlungseingang. Eine voll ausgestattete Praxis erfordert zudem Mietkosten, Anschaffungen für Geräte, Nebenkosten und Kautionen, bevor diese durch die Einnahmen aus der Patientenversorgung gedeckt werden können.

Eine klar definierte klinische Nische macht das bargeldbasierte Modell praktikabler. Patienten haben einen klareren Grund, direkt zu zahlen, wenn Sie ein spezifisches Problem lösen, wie beispielsweise Laufverletzungen, Rehabilitation nach der Entbindung oder häusliche Pflege nach einem Gelenkersatz. Die Nische bestimmt zudem Ihren Standort, Ihre Überweisungspraxis und Ihre anfänglichen Investitionen. Sie können später auf Versicherungsverträge oder größere Räumlichkeiten ausweiten, sofern die Nachfrage die zusätzlichen Kosten rechtfertigt.

Schritt 1: Wählen Sie Ihr Geschäftsmodell aus

Erstgründer mit begrenztem Kapital können eine auf Barzahlung basierende mobile Praxis oder eine untervermietete Praxis nutzen, um die Nachfrage zu testen, bevor sie Verträge mit Kostenträgern abschließen oder einen eigenständigen Mietvertrag eingehen. Dieses Modell begrenzt die Fixkosten, während Sie die Nachfrage testen, Ihre Nische verfeinern und einen zuverlässigen Patientenstamm aufbauen. Eine versicherungsbasierte Praxis mit einem vollständigen Mietvertrag eignet sich möglicherweise für Inhaber, die bereits über Kapital, ein Überweisungsvolumen und Erfahrung in der Abrechnungsverwaltung verfügen.

In einer Praxis mit Barzahlung werden die Zahlungen direkt von den Patienten zum Zeitpunkt der Behandlung eingezogen. Sie legen Ihre Honorare selbst fest und vermeiden die Zulassungsverfahren bei den Krankenkassen, die Einreichung von Abrechnungsanträgen sowie Zahlungsverzögerungen. Sie können den Patienten „Superbills“ ausstellen, die diese für eine mögliche Erstattung außerhalb des Netzwerks einreichen können. Eine klar definierte Nische macht dieses Modell leichter verständlich, da die Patienten Ihre Fachkompetenz mit einem konkreten Bedarf in Verbindung bringen können, wie beispielsweise Laufverletzungen, Beckenbodengesundheit oder postoperative Rehabilitation.

Eine versicherungsbasierte Praxis schließt Verträge mit Krankenkassen ab und stellt diesen die versicherten Leistungen in Rechnung. Die Zusammenarbeit mit Versicherungen kann die Behandlung für mehr Patienten erschwinglich machen und Überweisungen durch Ärzte innerhalb dieser Netzwerke fördern. Allerdings nimmt die Zulassungsprozedur Zeit in Anspruch, und jeder Kostenträger legt eigene Vorschriften für die Dokumentation, Vertragstarife und Anforderungen an die Zuzahlungen der Patienten fest. Ihr Geschäftsplan für die Physiotherapie sollte die Abrechnungskosten sowie die Verzögerung zwischen der Erbringung der Leistung und dem Zahlungseingang berücksichtigen.

Ihre zweite Entscheidung betrifft den Ort, an dem die Behandlung stattfindet. Mobile Versorgung ist in der Regel mit den niedrigsten Standortkosten verbunden, allerdings schränkt der Zeitaufwand für die Anfahrt die Anzahl der täglichen Termine ein. Untervermietete Räumlichkeiten in einem Fitnessstudio, einem Studio oder einer bestehenden Praxis bieten Ihnen ein beständiges Behandlungsumfeld, ohne dass Sie sich durch einen eigenständigen Mietvertrag binden müssen. Ein vollständiger Mietvertrag bietet mehr Kontrolle über die Ausstattung, die Öffnungszeiten und das Branding, verursacht jedoch Kosten für Miete, Nebenkosten, Instandhaltung und den Ausbau, bevor das Patientenaufkommen vorhersehbar ist. In Schritt 3 wird erläutert, wie Sie die einzelnen Standortoptionen bewerten können.

Für die meisten Erstgründer bietet ein nischenorientiertes, bargeldbasiertes Modell mit mobiler Versorgung oder einer flexiblen Untervermietung einen Einstieg mit geringeren Betriebskosten. Sie können Versicherungsverträge, feste Räumlichkeiten oder Personal hinzufügen, sobald die Patientennachfrage diese Investitionen rechtfertigt.

Schritt 2: Die rechtlichen und regulatorischen Rahmenbedingungen schaffen

Schließen Sie die rechtlichen Vorbereitungen ab, bevor Sie einen Mietvertrag unterzeichnen, Zahlungen entgegennehmen oder Ihren ersten Patienten behandeln. Da die Landesbehörden und Kommunalverwaltungen unterschiedliche Vorschriften in Bezug auf Eigentumsverhältnisse, Zulassungen und Räumlichkeiten anwenden, sollten Sie alle Anforderungen mit Ihrer Landesbehörde für Physiotherapie sowie einem qualifizierten Anwalt oder Steuerberater vor Ort abklären.

• Gründen Sie zunächst die Gesellschaft. Erkundigen Sie sich, ob Ihr Bundesland anstelle einer Standard-LLC eine spezielle Gesellschaftsform vorschreibt, beispielsweise eine „Professional Limited Liability Company“. Nachdem der Staat die Gesellschaft genehmigt hat, beantragen Sie eine Arbeitgeberidentifikationsnummer, lassen Sie gegebenenfalls einen Handelsnamen eintragen und eröffnen Sie ein separates Geschäftskonto.

• Schließen Sie eine Berufshaftpflichtversicherung ab. Vergewissern Sie sich, dass die Police sowohl Sie als auch die juristische Person abdeckt. Teilen Sie dem Versicherer mit, ob Sie mobile Versorgung, Telemedizin oder Dienstleistungen in gemeinsam genutzten Einrichtungen anbieten werden. Die Berufshaftpflichtversicherung umfasst möglicherweise keine allgemeine Haftpflicht, Sachschadenhaftpflicht, Cyberhaftpflicht oder Arbeitsunfallversicherung; prüfen Sie diese Risiken daher separat.

• Vergewissern Sie sich, dass alle erforderlichen Lizenzen und Registrierungen vorliegen. Ihre individuelle Physiotherapeutenlizenz muss gültig und uneingeschränkt sein. Je nach Bundesland und Stadt benötigt die Praxis möglicherweise auch eine Betriebsgenehmigung, eine Gewerbeberechtigung, eine Baugenehmigung oder eine Genehmigung für die Ausübung einer Tätigkeit im eigenen Heim. Informieren Sie sich über die Regeln für den direkten Zugang, die Aufbewahrungspflichten für Unterlagen und die Einschränkungen im Bereich der Telemedizin, bevor Sie Patienten ohne Überweisung oder über Bundeslandgrenzen hinweg behandeln.

• Beantragen Sie NPI-Nummern. Beantragen Sie über das „National Plan and Provider Enumeration System“ als einzelner medizinischer Fachkraft eine NPI-Nummer vom Typ 1. Eine berechtigte Organisation benötigt möglicherweise zusätzlich eine NPI-Nummer vom Typ 2, während ein Einzelunternehmer in der Regel die individuelle NPI-Nummer vom Typ 1 verwendet. Geben Sie denselben rechtlichen Namen, dieselbe Adresse und dieselben Steuerdaten an, die in Ihren Gründungsunterlagen verwendet wurden. Konsistente rechtliche Namen, Adressen und Steuerdaten helfen den Kostenträgern dabei, Ihre Registrierungsdaten während der Zulassungsprüfung und der Einrichtung von Leistungsansprüchen abzugleichen.

Durch die Beteiligung von Krankenkassen kommen zu diesen Grundvoraussetzungen noch die Registrierung bei den Kostenträgern, Verträge und die Zulassung hinzu. Lesen Sie vor der Antragstellung den Leitfaden zur Zulassung durch Krankenkassen durch. Jeder Kostenträger fordert seine eigenen Unterlagen an und hält seinen eigenen Zeitplan für die Genehmigung ein.

Schritt 3: Einen kostengünstigen Standort finden

Eine Untermiete in einem Fitnessstudio, einem Fitnesscenter oder einer etablierten Praxis bietet Ihnen einen festen Behandlungsraum, ohne dass die Kosten für einen eigenständigen Mietvertrag anfallen. Im Vergleich zur mobilen Versorgung verkürzt ein fester Standort die Anfahrtszeiten und bietet den Patienten einen verlässlichen Anlaufpunkt. Außerdem haben Sie Zugang zu Geräten und Überweisungsquellen in der Nähe, während Ihre monatlichen Kosten überschaubar bleiben.

Bewerten Sie jeden Untermietvertrag anhand von Kriterien, die sich auf das Patientenaufkommen und den Arbeitsalltag auswirken.

• Die Besuchergruppe sollte zu Ihrer Nische passen. Ein auf Krafttraining ausgerichtetes Fitnessstudio eignet sich möglicherweise für die Sportrehabilitation, während ein Fitnesscenter für Senioren Angebote zur Förderung von Gleichgewicht und Mobilität bereitstellen kann.
• Fachkräfte in der Nähe sollten Patienten betreuen, die möglicherweise Ihr Fachgebiet benötigen. Fragen Sie, ob Trainer, Ärzte oder andere medizinische Fachkräfte im Gebäude geeignete Patienten an Sie überweisen würden.
• Der Zugang zu den Geräten sollte Ihren routinemäßigen Behandlungsbedarf abdecken. Klären Sie, welche Geräte Sie nutzen dürfen, wann Sie diese nutzen dürfen und wer für die Wartung zuständig ist.
• Der Datenschutz sollte vertrauliche Gespräche und Behandlungen gewährleisten. Offene Trainingsräume bieten selten ausreichend Abgeschiedenheit für jeden Besuch.
• Die Patienten sollten die Räumlichkeiten sicher erreichen und nutzen können. Bewerten Sie die Anfahrt, die Parkmöglichkeiten, die Eingänge, die Behandlungsbereiche und die geltenden Anforderungen an die Barrierefreiheit.

Berechnen Sie vor der Unterzeichnung, wie viele Besuche pro Monat erforderlich sind, um die Miete und die damit verbundenen Kosten zu decken. Lassen Sie sich die zulässigen Öffnungszeiten, den Zugang zum Lagerraum, die Reinigungsaufgaben, die Vorschriften zur Beschilderung und die Versicherungsanforderungen schriftlich bestätigen. Eine kurze anfängliche Laufzeit oder Probezeit ermöglicht es Ihnen, die Nachfrage zu testen, bevor Sie Ihrem Geschäftsplan für die Physiotherapie größere Fixkosten hinzufügen.

Schritt 4: Software für den Start auswählen

Ihre Startsoftware sollte zwei unterschiedliche Funktionen abdecken. Ein EMR- oder Praxismanagementsystem verwaltet Terminplanung, klinische Dokumentation, Abrechnung und Patientenakten. Eine Plattform zur Patientenbindung verwaltet Heimtrainingsprogramme, Daten zur Therapietreue und die virtuelle Betreuung zwischen den Terminen. Planen Sie in Ihrem Geschäftsplan für die Physiotherapie Mittel für beide Bereiche ein.

Eine Plattform zur Patientenbindung kann Ihnen zwischen den Terminen Informationen liefern, die gedruckte Anweisungen und statische PDF-Dateien nicht erfassen können, darunter Aufzeichnungen über die Durchführung von Übungen und Patientenfeedback. Gedruckte Anweisungen und statische PDF-Dateien können nicht zeigen, ob ein Patient eine Übung durchgeführt oder über verstärkte Beschwerden berichtet hat. Ohne diese Aufzeichnungen müssen Sie die Therapietreue möglicherweise beim nächsten Termin anhand der Erinnerungen des Patienten rekonstruieren, bevor Sie entscheiden können, ob das Programm angepasst werden soll.

Physitrack ergänzt Ihre gewählte elektronische Patientenakte (EMR) im Bereich der Patientenbindung. Mit dem „Home Exercise Program Builder“ können Ärzte maßgeschneiderte Programme mit Videoanleitungen erstellen. Patienten greifen über PhysiApp auf diese Programme zu, wo die Einhaltung der Anweisungen sowie das Feedback der Patienten erfasst werden. Physitrack unterstützt zudem die Telemedizin, wenn ein persönlicher Termin nicht erforderlich oder nicht praktikabel ist.

Physitrack ersetzt keine Software für Terminplanung, Abrechnung oder Finanzberichterstattung. Nutzen Sie Ihr Praxisverwaltungssystem als primäre Datenbank für die Terminplanung und die Finanzverwaltung, einschließlich Zahlungen und Abrechnungen. Verwenden Sie den Leitfaden zur Auswahl einer elektronischen Patientenakte (EMR), um die Funktionen in den Bereichen Terminplanung, Dokumentation, Abrechnung und Berichterstellung zu vergleichen. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Plattform zur Patientenbindung diese Praxisverwaltungsfunktionen bietet.

Testen Sie vor der Eröffnung einen vollständigen Patientenverlauf über beide Produkte hinweg. Führen Sie einen simulierten Termin durch, der die Dokumentation und die Zuweisung eines Heimprogramms umfasst. Überprüfen Sie anschließend die Aufzeichnungen zur Therapietreue und stellen Sie fest, in welchem Produkt die jeweiligen Informationen gespeichert werden. Dieser Test deckt doppelte Dateneingaben und unklare Übergaben auf, bevor echte Patienten davon betroffen sind.

Schritt 5: Bauen Sie Empfehlungsbeziehungen auf, bevor Sie bezahlte Anzeigen schalten

Die Akquise durch lokale Empfehlungen lässt sich oft kostengünstiger testen als bezahlte Werbung, da Gespräche mit Fachleuten aus der Umgebung keine Kosten pro Klick verursachen. Erfassen Sie Anfragen und abgeschlossene Bewertungen nach Quelle, bevor Sie entscheiden, welcher Kanal eine bessere Rendite erzielt. Eine klare Nische sorgt für ein zielgerichtetes Angebot. Ein Physiotherapeut, der sich beispielsweise auf Läufer spezialisiert hat, kann Trainern und Ärzten mitteilen, welche Verletzungen, Trainingsprobleme und Genesungsphasen in seiner Praxis behandelt werden.

Erstellen Sie in den Tagen 1 bis 30 eine Liste mit 20 potenziellen Überweisungskontakten in Ihrem Einzugsgebiet. Berücksichtigen Sie dabei relevante Arztpraxen und Fitnessexperten, die Ihre Zielpatienten betreuen, ohne jedoch die gleiche Behandlung anzubieten. Erstellen Sie eine einseitige Übersicht, in der Sie Ihre Nische, die Terminverfügbarkeit, das Zahlungsmodell und den Überweisungsprozess erläutern.

Vereinbaren Sie in den Tagen 31 bis 60 jede Woche kurze Kennenlerngespräche mit fünf Ansprechpartnern. Fragen Sie, mit welchen Problemen ihre Patienten oder Klienten häufig konfrontiert sind, und erläutern Sie anschließend, in welchen Fällen Ihre Dienstleistungen geeignet sein könnten. Bieten Sie nützliche Unterstützung an, beispielsweise eine Veranstaltung zur Verletzungsvorsorge in einem Fitnessstudio oder eine kurze Informationsveranstaltung für eine Arztpraxis, ohne diese Unterstützung an Überweisungen zu knüpfen.

Nehmen Sie zwischen dem 61. und 90. Tag Kontakt mit jedem Interessenten auf und erleichtern Sie die Überweisung durch eine direkte Telefonnummer oder einen sicheren Aufnahmeweg. Erfassen Sie in Ihrem Praxismanagementsystem, wie jeder neue Patient zu Ihnen gefunden hat, und prüfen Sie, welche Kontakte zu geeigneten Anfragen und abgeschlossenen Untersuchungen führen. Bezahlte Werbung lässt sich leichter bewerten, sobald Sie wissen, welche Botschaft geeignete Patienten anzieht und welchen Wert jeder gewonnene Patient hat.

Nächste Schritte: Wie geht es nun weiter?

Eine strukturierte Einführungsphase hilft Ihnen dabei, schneller den Betrieb aufzunehmen, die Fixkosten zu begrenzen und finanzielle Mittel für die Patientenversorgung und das anfängliche Wachstum zu sichern. Bevor Sie größere Verpflichtungen eingehen, sollten Sie anhand der entsprechenden Leitfäden verschiedene EMR-Systeme vergleichen und die Zulassung bei den Krankenkassen, die Abrechnung sowie die Leistungsmessung planen.

Um die Patientenversorgung zwischen den Terminen zu bewerten, sehen Sie sich die Plattform zur Patientenbeteiligung von „ Physitrack“ an. „ Physitrack “ ergänzt Ihre elektronische Patientenakte durch Heimtrainingsprogramme ( PhysiApp), Telemedizin und die Überwachung der Therapietreue.

Testen Sie die Nachfrage, bevor Sie sich auf größere Räumlichkeiten oder zusätzliches Personal festlegen, und expandieren Sie erst dann, wenn das Patientenaufkommen und der Cashflow die zusätzlichen Kosten rechtfertigen.

FAQs

Wie viel kostet es, eine kleine Physiotherapiepraxis zu eröffnen?

Die Gründungskosten hängen von den örtlichen Gebühren, dem Versicherungsschutz, der Ausstattung, dem Standort, dem Personalbedarf und dem erforderlichen Betriebskapital ab. Ein Abonnement bei „ Physitrack “ kann die Bereitstellung von Heimtrainingsprogrammen, die Überwachung der Therapietreue und Telemedizin im Rahmen des Software-Budgets abdecken. In einem detaillierten Geschäftsplan für eine Physiotherapiepraxis sollten die Kosten für örtliche Lizenzen, Versicherungen, Ausstattung, Miete und Betriebskapital vor der Eröffnung kalkuliert werden.

Wie lange dauert die Zulassung bei einer Versicherung?

Die Bearbeitungszeiten für die Zulassung bei den Krankenkassen variieren je nach Kostenträger und können sich über mehrere Monate hinziehen, wenn Anträge Korrekturen oder zusätzliche Unterlagen erfordern. „ Physitrack “ kann die Patientenbindung fördern, während Ihre EMR- und Abrechnungssysteme die Registrierung bei den Kostenträgern und die Abrechnung der Leistungsansprüche verwalten. Eine frühzeitige Einreichung der Anträge kann verhindern, dass Verzögerungen bei der Zulassung zu einer Verschiebung von versicherungsbezogenen Terminen führen.

Braucht eine Praxis, die auf Barzahlung basiert, einen Geschäftsplan?

Eine Praxis, die auf Barzahlung basiert, benötigt in der Regel keinen formellen Geschäftsplan, es sei denn, ein Kreditgeber oder Investor verlangt einen solchen. Ein kurzer Plan sollte dennoch Ihre Nische, die Preisgestaltung, das erwartete Patientenaufkommen, die Ausgaben, die Strategie zur Patientengewinnung sowie die Auswahl der Software – wie beispielsweise Physitrack – definieren. Schriftlich festgehaltene Annahmen helfen Ihnen dabei, zu prüfen, ob die Einnahmen aus der Patientenversorgung die monatlichen Kosten decken können.

Wann sollte eine neue Praxis Mitarbeiter einstellen?

Ein neuer Inhaber sollte Personal einstellen, wenn die wiederkehrende Nachfrage die eigenen Kapazitäten übersteigt und die prognostizierten Einnahmen die Lohnkosten in umsatzschwächeren Monaten decken können. „ Physitrack “ kann bei der Erstellung von Behandlungsprogrammen und der Überprüfung ihrer Einhaltung helfen, ersetzt jedoch weder klinisches noch administratives Personal. Teilzeitbeschäftigungen können die Lohnkosten begrenzen, während sich die Nachfrage erst entwickelt. Setzen Sie einen unabhängigen Auftragnehmer nur dann ein, wenn das Arbeitsverhältnis den geltenden Einstufungsvorschriften auf Bundes- und Landesebene entspricht.