RTM en HEP voor gemeenschapszorgklinieken die VA-patiënten behandelen

TL;DR

• Klinieken kunnen binnen hun bestaande klinische en factureringsstructuren gebruikmaken van therapeutische monitoring op afstand en een thuisoefenprogramma voor patiënten die door VA Community Care zijn doorverwezen.
• In de beschikbare richtlijnen wordt geen afzonderlijk, specifiek voor de VA geldend factureringstraject voor RTM vermeld. Klinieken gebruiken standaard RTM-factureringscodes en dienen hun declaraties in via de betreffende betaler of de beheerder van Community Care.
• Belemmeringen voor reizen op het platteland, mobiliteitsbeperkingen en aandoeningen die verband houden met de dienstverlening kunnen aanpassingen vereisen in de wijze waarop de training wordt aangeboden en begeleid.
• Klinieken moeten zorgen voor continuïteit bij goedgekeurde bezoeken, follow-upperiode en eventuele overdrachten tussen zorgverleners.
• Deze gids bevat informatieve gegevens en geen richtlijnen voor facturering. Controleer de dekking, toestemming, documentatie en vereisten voor declaraties bij de betreffende betaler of beheerder.

Waarom doorverwijzingen van VA Community Care steeds vaker bij particuliere klinieken terechtkomen

Het Community Care Network biedt in aanmerking komende veteranen toegang tot particuliere klinieken wanneer VA-instellingen geen geschikte zorg kunnen bieden. Of iemand in aanmerking komt, kan afhangen van de beschikbaarheid van zorg, de reisafstand, wachttijden, kwaliteitsnormen of een gezamenlijke vaststelling dat zorg in de gemeenschap in het medisch belang van de veteraan is. In de meeste gevallen is goedkeuring van de VA vereist voordat de behandeling begint, en kan het VA-personeel of de veteraan zelf de goedgekeurde afspraak inplannen.

Het CCN is actief via vijf regionale netwerken waaraan meer dan een miljoen zorgverleners in de gemeenschap zijn aangesloten. Optum beheert de regio’s 1 tot en met 3, terwijl TriWest de regio’s 4 en 5 beheert. Kliniekdirecteuren ontvangen daarom doorverwijzingen via regionale netwerkovereenkomsten in plaats van zich rechtstreeks bij de VA aan te melden.

Openbare informatie van de VA biedt geen consistente details over de afhandeling van fysiotherapieclaims, bezoeklimieten of verlengingen van behandelingsperiodes. Klinieken dienen hun vastgestelde procedures voor intake, het bijhouden van autorisaties en het controleren van claims te volgen en tegelijkertijd de vereisten te bevestigen bij de betreffende TPA. Medewerkers mogen er niet vanuit gaan dat elke doorverwijzing door de VA via één afzonderlijk of uniform factureringstraject verloopt.

De rol van RTM en HEP in een zorgtraject van Community Care

RTM en een thuisoefenprogramma vervullen elk een eigen rol binnen een Community Care-traject. Het thuisoefenprogramma biedt de veteraan een voorgeschreven plan dat hij tussen de afspraken door moet volgen. Dankzij therapeutische monitoring op afstand krijgt de fysiotherapeut tussen die bezoeken door informatie over de uitvoering van de oefeningen, de symptomen en de reactie op de behandeling.

In de machtiging voor zorg in de gemeenschap wordt de goedgekeurde zorg omschreven. Veteranen hebben doorgaans goedkeuring van de VA nodig voordat ze zorg in de gemeenschap kunnen ontvangen, maar in de openbare documentatie van de VA wordt geen algemeen maximum aantal bezoeken voor fysiotherapie vastgesteld. Uw kliniek dient elke doorverwijzing en machtiging te toetsen op de goedgekeurde reikwijdte, duur en het aantal bezoeken, in plaats van ervan uit te gaan dat voor elke behandelingsperiode dezelfde limieten gelden.

Wanneer een vergunning het aantal persoonlijke bezoeken beperkt, kan de fysiotherapeut het thuisbehandelingsprogramma (HEP) gebruiken om de geplande therapeutische activiteiten tussen de herbeoordelingen door uit te voeren. De therapeut kan afspraken reserveren voor werkzaamheden die een direct onderzoek, manuele behandeling, voortgangstests of praktische instructies vereisen. Een duidelijk programma helpt de veteraan ook om de behandeling voort te zetten wanneer reizen of agendaproblemen zorgen voor langere tussenpozen tussen de bezoeken.

RTM voegt een feedbackmechanisme toe aan dat plan voor de periode tussen de bezoeken. De fysiotherapeut kan de doorgegeven behandelingsgegevens bekijken, gemiste sessies of verergerende symptomen signaleren en het programma aanpassen wanneer dat klinisch gezien gepast is. RTM voegt op zichzelf geen goedgekeurde bezoeken toe en verlengt ook geen goedkeuring. In plaats daarvan helpt het de therapeut om de goedgekeurde behandelingsperiode te beheren met meer informatie dan periodieke afspraken alleen bieden.

In uw zorgplan moet worden vermeld wat het HEP omvat, welke gegevens RTM verzamelt en hoe de fysiotherapeut op die gegevens zal reageren. Door die structuur blijft de behandeling op afstand gekoppeld aan de goedgekeurde behandeldoelen, in plaats van als een afzonderlijke dienst te functioneren.

Facturering via RTM voor patiënten van VA Community Care: dezelfde codes, hetzelfde kanaal

Een doorverwijzing via VA Community Care leidt niet tot een aparte reeks RTM-facturatiecodes. Uw kliniek maakt gebruik van het standaard CPT-raamwerk en houdt zich aan het contract met de betaler of het declaratiekanaal dat van toepassing is op de goedgekeurde zorg. Als een externe administrateur de doorverwijzing afhandelt, moet u de regels met betrekking tot goedkeuring, declaratieroute, modificatiecodes en documentatie controleren voordat u met RTM begint.

• 98975 heeft betrekking op de eerste installatie en voorlichting aan de patiënt. Een zorgverlener rapporteert deze code eenmalig bij aanvang van een RTM-periode. Volgens de Medicare-regels moet de zorgverlener de installatie en training persoonlijk verzorgen, en niet via telezorg. In de documentatie moeten de gebruikte technologie, de gegeven voorlichting en het begin van de gegevensverzameling worden vermeld. In de door CarePaths samengevatte richtlijnen voor Medicare-declaraties worden de geldende beperkingen met betrekking tot de plaats van dienstverlening toegelicht.

• Code 98977 heeft betrekking op de levering van apparatuur voor het monitoren van het bewegingsapparaat. Een zorgverlener rapporteert deze code eenmaal per periode van 30 dagen, nadat de patiënt gedurende die periode op ten minste 16 dagen gegevens heeft verzonden. Een patiënt die op minder dan 16 dagen gegevens registreert, voldoet niet aan de drempel voor deze code.

• 98980 dekt de eerste 20 minuten van het behandelingsbeheer in een kalendermaand. De behandelende zorgverlener die de kosten in rekening brengt, moet de RTM-gegevens controleren, het behandelplan beheren en ten minste één live, interactief gesprek met de patiënt of verzorger voeren. Een telefonisch of videogesprek kan aan de communicatie-eis voldoen wanneer de verzekeraar dit toestaat. In de huidige richtlijnen voor RTM-codes worden de maandelijkse tijd- en communicatie-eisen beschreven.

• 98981 dekt elke extra 20 minuten behandelbegeleiding. Een zorgverlener kan 98981 alleen in combinatie met 98980 declareren nadat hij of zij opnieuw een volledig blok van 20 minuten heeft voltooid. De vereiste van live communicatie blijft van toepassing op de maandelijkse begeleidingsdienst.

Fysiotherapeuten kunnen RTM-codes in rekening brengen binnen hun bevoegdheidsgebied wanneer de diensten deel uitmaken van een behandelplan en voorzien zijn van de juiste therapiemodificator, doorgaans GP voor fysiotherapie. Fysiotherapeut-assistenten (PTA’s) kunnen deze codes niet zelfstandig in rekening brengen, hoewel hun tijd wel in aanmerking kan komen op grond van de geldende regels inzake toezicht en vergoeding voor assistenten. In de factureringsrichtlijnen voor therapeuten worden deze voorwaarden nader toegelicht.

Uw kliniek blijft verantwoordelijk voor het controleren van de dekking. Medicare, particuliere zorgverzekeraars en beheerders van Community Care kunnen verschillende regels hanteren met betrekking tot autorisatie, toezicht, hulpmiddelen of het indienen van declaraties.

Behandelingsaspecten die specifiek gelden voor veteranen die via Community Care zijn doorverwezen

De reisbelasting moet bepalend zijn voor het bezoekplan voordat de behandeling begint. Sommige veteranen krijgen ‘Community Care’ omdat de VA niet kan voldoen aan de geldende toegangsnormen voor reistijd of wachttijd. Controleer tijdens de intake of er vervoersbeperkingen zijn en plan vervolgens persoonlijke bezoeken in, rekening houdend met de goedgekeurde behandelingsperiode en de realistische mogelijkheid van de veteraan om aanwezig te zijn. Therapeutische monitoring op afstand kan clinici helpen om tussen de bezoeken door de activiteiten en gemelde symptomen te beoordelen, maar deze moet de klinisch noodzakelijke persoonlijke beoordeling ondersteunen en niet vervangen.

Elk thuisoefenprogramma moet aansluiten bij de huidige functionele toestand van de veteraan, in plaats van uit te gaan van aannames op basis van zijn of haar status als veteraan. Aandoeningen die verband houden met de militaire dienst kunnen van invloed zijn op de mobiliteit, de inspanningstolerantie of het vermogen om standaardinstructies op te volgen. Zo kan een beperkte grijpkracht bijvoorbeeld andere hulpmiddelen vereisen, terwijl moeilijkheden bij het verplaatsen vloeroefeningen onpraktisch kunnen maken. Behandelaars moeten ook nagaan of er een verzorger is die kan helpen en of de veteraan betrouwbare toegang heeft tot de benodigde technologie.

Klinieken moeten maatregelen nemen om de continuïteit te waarborgen voordat de geldigheidsduur van een vergunning afloopt. Wijs één medewerker aan om de goedgekeurde behandelingsperiode bij te houden en vast te stellen wanneer de kliniek om opheldering of een nieuwe vergunning moet vragen. Zorg ervoor dat het huidige oefenplan, de voorzorgsmaatregelen en de gedocumenteerde reactie op de behandeling gemakkelijk te raadplegen zijn, zodat een administratieve vertraging er niet toe leidt dat de volgende behandelaar geen context heeft.

Voor een soepele overdracht is een beknopt klinisch dossier nodig dat een andere fysiotherapeut onmiddellijk kan gebruiken. Uit het dossier moeten het huidige behandelprogramma en de recente voortgang blijken, evenals eventuele belemmeringen die de deelname beïnvloeden. Als de VA of het Community Care Network de veteraan doorverwijst naar een andere kliniek, dien dan de toegestane dossiers onmiddellijk aan en leg vast welke informatie is overgedragen. Duidelijke overdrachtsprocedures voorkomen dubbele beoordelingen en helpen de volgende behandelaar om het vastgestelde plan voort te zetten.

Zorgen dat programma’s consistent blijven bij bezoeken, overdrachten en hiaten in de monitoring

Dankzij een gedeeld digitaal programma beschikt elke zorgverlener over het actuele behandelplan wanneer consulten zich over meerdere weken uitstrekken of wanneer de verantwoordelijkheid wordt overgedragen. Het thuisoefenprogramma moet de toegewezen oefeningen, de dosering, de instructies en de wijzigingsgeschiedenis behouden. Zorgverleners kunnen dan één actief plan bijwerken in plaats van het opnieuw op te stellen op basis van aantekeningen of te vertrouwen op een oudere gedrukte versie.

Gegevens over de therapietrouw helpen zorgverleners om de periode tussen de geplande afspraken te overbruggen. Uit gegevens over voltooide oefeningen, geregistreerde sets en herhalingen, en door de patiënt gemelde pijn of moeilijkheden kan worden afgeleid hoe de patiënt het programma tussen de afspraken door heeft gebruikt. Een zorgverlener kan deze gegevens bekijken voordat hij of zij de moeilijkheidsgraad van de oefeningen aanpast of contact opneemt met een patiënt die niet meer deelneemt.

Bij een gestructureerde overdracht moeten het actieve programma en de therapietrouwgeschiedenis worden overgedragen naar de workflow van de volgende zorgverlener. De vertrekkende zorgverlener kan relevante rapporten exporteren naar het patiëntendossier van de kliniek en recente wijzigingen of onopgeloste kwesties signaleren. Toegangscontroles moeten er bovendien voor zorgen dat voormalige zorgverleners de casus na een overdracht niet langer blijven beheren.

De RTM-tools vanPhysitrack geven bijvoorbeeld een realtime overzicht van de CPT-subsidiabiliteit en sturen meldingen bij het bereiken van mijlpalen naarmate er meer monitoringgegevens worden verzameld. Zorgverleners kunnen rapporten exporteren voor facturering en overdrachtsdocumentatie. De software controleert of de activiteiten voldoen aan de codevereisten, maar de kliniek bepaalt nog steeds of de verzekeraar, de toestemming en de klinische documentatie een claim ondersteunen.

Aan de slag: een praktische checklist voor kliniekdirecteuren

Voordat u doorverwijzingen van VA Community Care accepteert, dient u de volgende operationele details te controleren.

• Controleer welke betaler of beheerder de declaratie ontvangt en of diens polis de betreffende RTM-facturatiecodes dekt.
• Controleer de autorisatiedata, de goedgekeurde bezoeken en eventuele vereisten voor verlengingen of aanvullende diensten.
• Leg vast hoe zorgverleners de dagen waarop monitoring plaatsvindt, de tijd die aan de behandeling wordt besteed, de communicatie met de patiënt en wijzigingen in het zorgplan moeten vastleggen.
• Wijs de verantwoordelijkheid toe voor het controleren van de autorisatiestatus vóór elk bezoek en vóór het afsluiten van een RTM-factureringsperiode.
• Stel een overdrachtsprotocol op waarin het huidige thuisoefenprogramma, de nalevingsgeschiedenis, klinische updates en de resterende autorisatiegegevens worden overgedragen.
• Leg vast wie de monitoring op afstand zal voortzetten wanneer een andere fysiotherapeut of kliniek de zorg overneemt.

Dankzij gestandaardiseerde factureringsprocedures en een doordachte continuïteitsplanning blijven de zorgtrajecten van VA Community Care beheersbaar, ook bij een groeiend aantal gevallen.

FAQs

Vergoedt de VA de RTM rechtstreeks?

Uit de beschikbare bronnen blijkt niet dat er een specifiek, rechtstreeks vergoedingstraject van de VA bestaat voor therapeutische monitoring op afstand. Declaraties voor Community Care vallen onder het Community Care Network, dat wordt beheerd door Optum of TriWest. Klinieken dienen vóór het in rekening brengen bij de betreffende beheerder te controleren of RTM onder de dekking valt en hoe de declaratie moet worden ingediend.

Kan RTM in rekening worden gebracht als een episode halverwege de monitoringperiode eindigt?

Of er kosten in rekening kunnen worden gebracht, hangt af van de vraag of aan de geldende CPT-vereisten is voldaan voordat de goedgekeurde behandelingsperiode afliep. Zo vereist code 98977 doorgaans 16 controledagen binnen een periode van 30 dagen, terwijl code 98980 20 minuten en één persoonlijke interactie met de patiënt binnen de kalendermaand vereist. Het voldoen aan een CPT-drempelwaarde houdt nog niet in dat de verzekeraar de behandeling heeft goedgekeurd; de kliniek dient daarom de dekking te controleren alvorens de declaratie in te dienen.

Wat gebeurt er als een veteraan halverwege een aflevering naar een nieuwe kliniek overstapt?

Voor een doorverwijzing moet de ontvangende kliniek de toestemming, het aantal resterende bezoeken en de toegang tot relevante behandelingsdossiers bevestigen. Per factureringsperiode mag slechts één zorgverlener kosten voor dezelfde patiënt bij RTM in rekening brengen. Uit het beschikbare onderzoek blijkt geen universeel overdrachtsproces voor VA, dus beide klinieken dienen af te stemmen met de betreffende administratief medewerker.

Gelden er voor door TRICARE of de VA doorverwezen patiënten andere RTM-regels dan voor Medicare-patiënten?

De standaard RTM CPT-vereisten bieden een gemeenschappelijk factureringskader. TRICARE, beheerders van VA Community Care en commerciële zorgverzekeraars kunnen afwijkende dekkings- of goedkeuringsregels hanteren. Klinieken dienen de actuele regels van elke zorgverzekeraar te controleren in plaats ervan uit te gaan dat het beleid van Medicare van toepassing is.