RTM-facturatiecodes voor fysiotherapie, ergotherapie en logopedie: een complete gids voor CPT-codes, documentatie en naleving

TL;DR

• Er zijn vijf RTM CPT-codes van toepassing op praktijken. De codes 98975 (installatie), 98976 (ademhalingsapparaat), 98977 (musculoskeletaal apparaat), 98980 (behandelingsbegeleiding) en 98981 (aanvullende behandeling) hebben betrekking op het programma (tenovi.com).
• Voor apparaatcodes wordt ongeveer 43 dollar per 30 dagen betaald en er zijn minimaal 16 dagen aan gegevens vereist; de kosten voor behandelingsbegeleiding beginnen bij ongeveer 50 dollar voor de eerste 20 minuten (tenovi.com).
• Fysiotherapeuten, ergotherapeuten en logopedisten komen in aanmerking voor declaratie wanneer de diensten worden verleend in het kader van een therapieplan met de modifier GP, GO of GN (blog.nsightcare.com).
• Een ontbrekende aanvullende voorwaarde, het ontbreken van interactieve communicatie of gelijktijdige RPM-facturering zijn de belangrijkste oorzaken van afwijzingen.
• Per patiënt mag slechts één zorgverlener per periode van 30 dagen een declaratie indienen.

Wat therapeutische monitoring op afstand inhoudt: waarom dit belangrijk is voor fysiotherapie-, ergotherapie- en praktijken

Bij Remote Therapeutic Monitoring (RTM) worden zorgverleners vergoed voor het beoordelen en beheren van niet-fysiologische patiëntgegevens die tussen de consulten door via een medisch hulpmiddel worden verzameld. Therapietrouw, pijnniveaus, bewegingsbereik en functionele status behoren allemaal tot het soort gegevens dat via RTM wordt bijgehouden (thoroughcare.net). Een patiënt die via een softwareapplicatie bijhoudt in hoeverre hij of zij de thuisoefeningen uitvoert, genereert precies de gegevens waarvoor RTM is ontwikkeld.

Het gegevenstype is wat RTM onderscheidt van Remote Patient Monitoring (RPM), en dat onderscheid bepaalt of je überhaupt declaraties kunt indienen. RPM heeft betrekking op fysiologische metingen zoals bloeddruk, gewicht en bloedglucose, en op de lijst van bevoegde zorgverleners staan geen therapeuten vermeld (thoroughcare.net). RTM heeft de lijst van bevoegde declaranten opengesteld voor fysiotherapeuten, ergotherapeuten en logopedisten, naast artsen, zorgverleners en arts-assistenten. Als u een praktijk voor fysiotherapie, ergotherapie of logopedie runt, is RTM het monitoringtraject waarvoor u daadwerkelijk declaraties kunt indienen.

Aan die subsidiabiliteit zit een duidelijk financieel voordeel vast. De vijf RTM-codes vergoeden werkzaamheden die veel praktijken informeel uitvoeren, namelijk het opstellen van een thuisprogramma voor een patiënt, het controleren van de therapietrouw en het aanpassen van de behandeling op basis van de gegevens. Alleen al CPT 98980 vergoedt ongeveer $50 voor de eerste 20 minuten behandelingsbegeleiding in een kalendermaand, met een aanvullende code voor elke extra 20 minuten (tenovi.com). Voor een praktijk tussen de bezoeken door tientallen patiënten praktijk , lopen de maandelijkse bedragen flink op.

CMS heeft RTM in 2022 geïntroduceerd en de codes blijven tot en met april 2030 op de lijst met nieuwe technologieën van het agentschap staan (blog.nsightcare.com). Die tijdshorizon biedt u een stabiel vergoedingskader waarbinnen u een programma kunt opzetten, in plaats van een proefproject dat volgend boekjaar wellicht weer verdwijnt.

In het resterende deel van deze gids gaan we van definitie naar uitvoering. We bespreken elke CPT-code en de bijbehorende drempelwaarde, de documentatie die nodig is voor een correcte declaratie, de afwijzingspatronen die praktijken , en de werkwijze waarmee een RTM-programma kan opschalen zonder dat uw personeel wordt overspoeld met handmatige logboeken.

De vijf belangrijkste RTM CPT-codes: wat ze elk omvatten

De vijf oorspronkelijke RTM-codes zijn onderverdeeld in twee functies. Drie codes (98975, 98976 en 98977) hebben betrekking op de levering en installatie van apparatuur, waarmee de kosten worden gedekt voor de apparatuur en de instructies die nodig zijn om een patiënt thuis te kunnen monitoren. Twee codes (98980 en 98981) hebben betrekking op behandelingsbeheer, waarmee de tijd wordt vergoed die de zorgverlener besteedt aan het beoordelen van gegevens en het communiceren met de patiënt. CMS stelt voor elk daarvan een nationaal gemiddeld tarief vast, hoewel deze cijfers variëren met het jaarlijkse Physician Fee Schedule en de 2026-regel de dags- en minutendrempels heeft verlaagd met drie nieuwe aanvullende codes. In de onderstaande paragrafen worden elke code, de bijbehorende drempel en het tarief voor 2025 gedetailleerd weergegeven, zodat u deze kunt afstemmen op uw eigen caseload.

CPT 98975: Eerste installatie en voorlichting aan de patiënt

CPT 98975 dekt de kosten voor het aansluiten van een patiënt op een RTM-apparaat en het aanleren van het gebruik ervan. Je declareert deze code één keer per zorgperiode, niet maandelijks, zodat deze de eenmalige installatie aan het begin van een monitoringprogramma dekt. De code omvat zowel de configuratie van het apparaat als de voorlichting aan de patiënt die ervoor zorgt dat de therapietrouwgegevens betrouwbaar zijn, inclusief het bijhouden van oefeningen en het verzenden van resultaten.

De drempel van 16 dagen aan gegevens is bepalend voor de declaratie. Voordat u code 98975 kunt indienen, moet de patiënt gedurende minimaal 16 dagen binnen een periode van 30 dagen gegevens over ten minste één medisch hulpmiddel verzamelen (tenovi.com). Een opzet zonder die minimale gegevensverzameling komt niet in aanmerking voor de code, zelfs niet als de voorlichting grondig was.

Het landelijk gemiddelde voor apparaten die niet in een zorginstelling worden gebruikt, ligt rond de $20 tot $22, waarbij het tarief voor 2025 $19,73 bedraagt (tenovi.com). In uw installatiedocumentatie moeten het type apparaat, de door u gegeven instructies, de aanwijzingen voor het invoeren van gegevens en de voorgeschreven gebruiksfrequentie worden vastgelegd (blog.nsightcare.com). Deze vier elementen zijn wat een controleur nagaat wanneer code 98975 op een declaratie staat.

CPT 98976: Levering van hulpmiddelen voor de ademhalingswegen

CPT 98976 heeft betrekking op de levering van een apparaat dat het ademhalingssysteem van een patiënt bewaakt door middel van geplande metingen of geprogrammeerde waarschuwingssignalen. U kunt dit één keer per zorgperiode van 30 dagen in rekening brengen, en de drempel van 16 dagen die voor de andere apparaatcodes geldt, is ook hier van toepassing. De patiënt moet gedurende minimaal 16 dagen binnen de periode van 30 dagen gegevens registreren of verzenden via ten minste één medisch apparaat. Het nationale gemiddelde tarief voor 2025 buiten zorginstellingen bedraagt ongeveer $43.

De meeste RTM-activiteiten op het gebied van ademhaling hebben betrekking op praktijken patiënten praktijken met aandoeningen die de ademhaling en de stem beïnvloeden, hoewel ze ook geschikt zijn voor longrevalidatieprogramma’s. De softwareapplicatie die een patiënt gebruikt om de therapietrouw en symptomen bij te houden, geldt als het apparaat, zodat logopedisten geen aparte hardware nodig hebben om dit in rekening te brengen.

Vanaf 2026 heeft CMS CPT-code 98984 toegevoegd als een aanvullende code met een lagere drempelwaarde naast code 98976. De nieuwe code dekt de levering van ademhalingsapparatuur voor 2 tot 15 dagen aan gegevens in plaats van 16 of meer, waarbij ongeveer $40 wordt vergoed (Nsight Health). Als een patiënt in een bepaalde periode gegevens over minder dan 16 dagen doorgeeft, factureert u 98984 in plaats van de declaratie volledig te verliezen.

CPT 98977: Levering van hulpmiddelen voor het bewegingsapparaat

CPT 98977 is de code voor de levering van hulpmiddelen die de meeste fysiotherapie- en praktijken declareren, omdat deze code betrekking heeft op monitoring van het bewegingsapparaat. De code vergoedt de levering van een door de FDA gedefinieerd hulpmiddel dat volgens een vast schema metingen uitvoert of geprogrammeerde waarschuwingen geeft om het bewegingsapparaat te volgen, waaronder therapietrouw, pijn en bewegingsbereik. U kunt deze code één keer per zorgperiode van 30 dagen in rekening brengen tegen een nationaal gemiddelde van ongeveer 43 tot 51 dollar, afhankelijk van het jaar en uw regio (tenovi.com).

Er zijn twee regels die de meeste afwijzingen op basis van deze code veroorzaken. Ten eerste moet er binnen de periode van 30 dagen voorafgaand aan de claim ten minste 16 dagen aan gegevens zijn verzameld op ten minste één apparaat, wil de claim in aanmerking komen. Een patiënt die slechts 12 dagen heeft geregistreerd, voldoet niet aan de drempel, en de claim wordt afgewezen.

Ten tweede mag slechts één zorgverlener code 98977 per patiënt per periode van 30 dagen in rekening brengen. Als twee zorgverleners declaraties indienen, vergoedt de verzekeraar de eerst ontvangen declaratie en wijst hij de overige af (blog.nsightcare.com).

Voor 2026 is code 98977 ook wederzijds exclusief met de nieuwe code 98985 met een lagere drempelwaarde binnen dezelfde periode van 30 dagen. Factureer één MSK-apparaatcode, nooit beide.

CPT 98980: Behandelingsbegeleiding, eerste 20 minuten

CPT 98980 vergoedt de tijd die u besteedt aan het begeleiden van de behandeling van een patiënt op basis van de gegevens die het apparaat van de patiënt doorgeeft. Om deze code in rekening te brengen, moet u in een kalendermaand ten minste 20 minuten begeleidingstijd registreren en in die maand ten minste één interactief gesprek met de patiënt of verzorger voeren via de telefoon of video. Het nationale gemiddelde buiten zorginstellingen voor 2025 bedraagt $ 50,14. Zonder dat geregistreerde live-gesprek vormt de door u geregistreerde tijd geen basis voor een declaratie.

De factureringsperiode voor 98980 is de kalendermaand, en die periode wijkt af van die van de apparaatcodes. CPT-codes 98975, 98976 en 98977 worden gefactureerd op basis van een zorgperiode van 30 dagen, terwijl 98980 en 98981 worden gefactureerd op basis van de kalendermaand. Deze twee periodes beginnen zelden op dezelfde dag, en praktijken ervan uitgaan dat ze samenvallen, dienen declaraties in met de verkeerde dienstverleningsdata. Wanneer u één periode van 30 dagen beschouwt als de periode waarin zowel uw voorbereidings- als uw begeleidingstijd valt, vraagt u om een afwijzing.

De regels voor toezicht op assistenten verschillen per RTM-niveau. Fysiotherapie-assistenten (PTA’s) en ergotherapie-assistenten (OTA’s) mogen bijdragen aan de behandelingstijd die meetelt voor code 98980, maar alleen onder direct toezicht van de begeleidende fysiotherapeut of ergotherapeut, wat betekent dat de behandelende therapeut zich in dezelfde praktijkruimte bevindt. Voor die door de assistent geleverde tijd gelden de regels voor de CQ- en CO-modificatoren. Wanneer fysiotherapeuten, ergotherapeuten of logopedisten 98980 in rekening brengen, moet de dienst deel uitmaken van een therapieplan en voorzien zijn van een GP-, GO- of GN-modificator.

CPT 98981: Behandelingsbegeleiding, elke extra 20 minuten

CPT 98981 heeft betrekking op elk extra blok van 20 minuten voor het beheer van de RTM-behandeling binnen een kalendermaand, dat bovenop de eerste 20 minuten wordt gefactureerd. Hiervoor gelden dezelfde vereisten als voor 98980, waaronder ten minste één interactief contact met de patiënt of verzorger gedurende de maand en een daadwerkelijk tijdregistratie die aan elke stap van 20 minuten voldoet (Nsight Health). Het nationale gemiddelde voor 2025 ligt rond de 39 dollar per eenheid, en u kunt 98981 meerdere keren declareren wanneer de gedocumenteerde minuten dit rechtvaardigen.

De vaste regel is dat 98981 alleen op 98980 kan worden gestapeld. In het tariefschema voor artsen van 2026 is 98979 toegevoegd, een code voor behandelingsbegeleiding voor de eerste 10 minuten, waarmee je onder de drempel van 20 minuten kunt factureren (Nsight Health). Het toevoegen van 98981 aan 98979 leidt altijd tot een afwijzing, omdat de aanvullende code alleen bij de basiscode van 20 minuten hoort. Als uw maandelijkse beheertijd 20 minuten bereikt, factureer dan 98980 en voeg vanaf dat moment 98981 toe. Als de tijd tussen de 10 en 20 minuten ligt, factureer dan alleen 98979 en meld geen aanvullende code.

RTM versus RPM: de verschillen die bepalen wat je in rekening kunt brengen

RTM en Remote Patient Monitoring (RPM) hebben een vergelijkbare structuur, maar ze monitoren verschillende zaken en staan verschillende zorgverleners toe, en juist die twee factoren bepalen of een fysiotherapeut, ergotherapeut of logopedist überhaupt kosten in rekening kan brengen. RTM heeft betrekking op niet-fysiologische gegevens, zoals therapietrouw, functionele status, pijnniveaus en bewegingsbereik. RPM heeft betrekking op fysiologische gegevens, zoals bloeddruk, gewicht, bloedglucose en zuurstofsaturatie. Aangezien therapieresultaten niet-fysiologisch van aard zijn, is RTM de weg die openstaat voor therapiedisciplines.

De lijst zorgverleners vloeit voort uit dat onderscheid. RTM accepteert artsen, verpleegkundigen, arts-assistenten, fysiotherapeuten, ergotherapeuten en logopedisten. RPM accepteert artsen, verpleegkundig specialisten, arts-assistenten en klinisch verpleegkundig specialisten, maar geen therapeuten (thoroughcare.net). Als u een praktijk voor fysiotherapie, ergotherapie of logopedie runt, is RTM uw codereeks en RPM niet.

De onderstaande tabel maakt de volledige vergelijking overzichtelijk.

Er geldt één regel voor de relatie tussen de twee programma’s. Je mag in dezelfde maand niet zowel RTM als RPM in rekening brengen voor dezelfde patiënt (blog.nsightcare.com). Wanneer een patiënt aannemelijk in aanmerking zou kunnen komen voor beide programma’s, kies dan het programma dat overeenkomt met de gegevens die je daadwerkelijk verzamelt, en breng dit duidelijk in rekening in plaats van de monitoring over beide programma’s te verdelen.

Documentatievereisten voor een geldige RTM-claim

Een geldige RTM-claim berust op vijf documenten die al vóór en tijdens de controle moeten bestaan, en niet pas nadat een betaler erom heeft gevraagd. Neem elk van deze documenten als een controlepunt op in uw workflow, want bij een audit wordt de documentatie beoordeeld die op het moment van de dienstverlening bestond, en niet de versie die u samenstelt naar aanleiding van een afwijzing.

Toestemming van de patiënt

Leg de toestemming vast voordat de monitoring van start gaat. CMS staat zowel mondelinge als schriftelijke toestemming toe, maar schriftelijke toestemming biedt u aanzienlijk meer bescherming als een declaratie wordt gecontroleerd (ccnhealth.com). Het dossier moet vier zaken bevatten: de patiënt heeft ingestemd met deelname, slechts één zorgverlener zal per periode RTM in rekening brengen, de patiënt begrijpt eventuele eigenbijdragen en de patiënt kan de toestemming op elk moment intrekken. Als u uitgaat van mondelinge toestemming, noteer dan de datum, wie de toestemming heeft verkregen en een samenvatting van wat er is meegedeeld. Vernieuw de toestemming jaarlijks of telkens wanneer het programma verandert. De meest voorkomende fout is het inschrijven van een patiënt en het starten van de monitoring terwijl de toestemmingspapieren pas later worden ingevuld, wat leidt tot risico’s met terugwerkende kracht voor elke claim die in de tussentijd is ingediend.

Gegevens over de configuratie van apparaten

Leg per patiënt vast welk apparaat is toegewezen, met vermelding van de toewijzingsdatum, het type apparaat en het serienummer, en voeg hieraan toe dat u de patiënt instructies hebt gegeven over het gebruik ervan. Houd een inventaris bij waarin de toewijzing, de status en de vervangingsgeschiedenis van het apparaat worden bijgehouden, en bewaar de specificaties van het apparaat en de documentatie betreffende de goedkeuring door de FDA in uw archief. Deze gegevens tonen aan dat de monitoringgegevens afkomstig zijn van een goedgekeurd apparaat en niet van een niet-geverifieerde bron.

Transmissielogboeken

Houd het aantal verzenddagen gedurende elke factureringsperiode bij en bewaar een maandelijks overzicht met de dagelijkse meetwaarden. Voor elke leveringscode van een apparaat zijn ten minste 16 dagen aan gegevens binnen de periode vereist, dus een controle halverwege de periode is belangrijker dan een telling aan het einde van de periode. Controleer halverwege de periode de actieve patiënten om te zien of er iemand is die onder de 16 dagen zit, zodat u nog tijd hebt om in te grijpen. Een patiënt die op dag 20 slechts 9 verzendingen heeft, kan de drempelwaarde niet meer halen.

Aantekeningen van de behandelaar

Elke aantekening moet de datum van de behandeling bevatten, evenals een leesbare handtekening met datum en tijdstip. Een veelvoorkomende fout is het klonen van documentatie, dat wil zeggen aantekeningen die van patiënt naar patiënt of van bezoek naar bezoek worden gekopieerd zonder dat ze worden aangepast aan het huidige consult. Controleurs beschouwen gekloonde aantekeningen als reden voor afwijzing en terugvordering van eerdere betalingen (myhealthtoolkitma.com). Elke aantekening moet weergeven wat u daadwerkelijk hebt waargenomen en besloten voor die specifieke patiënt op die specifieke dag.

Tijdregistratie

Leg het werkelijke aantal minuten vast, geen eenheden. Bij op tijd gebaseerde codes moet uit de registratie het aantal minuten of de tijden van begin tot eind blijken; documentatie in eenheden wordt zonder meer afgewezen (myhealthtoolkitma.com). Als u een bereik registreert, zoals „20 tot 30 minuten”, neemt een beoordelaar alleen het laagste getal in aanmerking. Elke vermelding moet vier elementen bevatten: de datum, de duur in minuten, een beschrijving van de activiteit en de naam van de klinische medewerker die deze heeft uitgevoerd.

Het verschil tussen een vergoede en een afgewezen 98980-declaratie komt meestal neer op de mate van specificiteit in deze ene aantekening. Een aantekening met de tekst „Gegevens bekeken. Patiënt gebeld. 25 min.“ is onvoldoende, omdat er geen bevindingen in worden genoemd, geen besluit wordt vermeld en er niets is dat de tijd in verband brengt met klinisch werk. Een toereikende notitie vermeldt de datum en de duur van de beoordeling, de specifieke bevinding (zoals een verslechterende trend in het bewegingsbereik), de inhoud van het telefoongesprek met de patiënt, de reactie van de patiënt en de klinische beslissing die u naar aanleiding daarvan hebt genomen. Schrijf de notitie zo dat een beoordelaar die de patiënt nooit heeft ontmoet, kan zien waarom de 25 minuten zijn besteed en wat dit heeft opgeleverd.

Waarom RTM-claims worden afgewezen: hoe je elke afwijzing kunt voorkomen

De meeste afwijzingen van RTM-declaraties zijn terug te voeren op een handvol vermijdbare fouten, en voor elk daarvan bestaat er een specifieke oplossing die u in uw factureringsproces kunt inbouwen nog voordat de declaratie uw kantoor verlaat.

Een ontbrekende therapiemodificator blokkeert de betaling volledig. Wanneer een fysiotherapeut, ergotherapeut of logopedist RTM verleent in het kader van een therapieplan, moet elke declaratie voorzien zijn van een GP-, GO- of GN-modificator om het vakgebied aan te geven. Neem de modificator op in uw declaratiesjabloon, zodat deze automatisch wordt toegevoegd op basis van het type zorgverlener, in plaats van erop te vertrouwen dat de facturateur dit bij elke declaratie onthoudt.

Het in rekening brengen van de verkeerde categorie van de hulpmiddelcode leidt eveneens tot een gegarandeerde afwijzing. De code 98977 voor hulpmiddelen voor het bewegingsapparaat en de code 98985 (met lagere drempelwaarde 2026) sluiten elkaar uit binnen dezelfde periode van 30 dagen; u mag dus slechts één MSK-hulpmiddelcode in rekening brengen, niet beide. Bepaal welke categorie van toepassing is op basis van het feit of uw patiënt de drempel van 16 dagen heeft bereikt of in het kortere tijdvenster van 2 tot 15 dagen valt, en leg die keuze vervolgens voor die periode vast.

Het toewijzen van 98981 aan de verkeerde basiscode is een coderingsfout die uw systeem bij elke declaratie zal herhalen totdat u deze opmerkt. De aanvullende code 98981 kan alleen worden gekoppeld aan 98980, nooit aan de 2026-code voor de eerste 10 minuten (98979). Als de monitoringtijd van uw patiënt 20 minuten bereikt, factureer dan 98980 en voeg 98981 toe voor elk extra blok van 20 minuten. Leg elke afwijzing op basis van een managementcode voor aan een codeur voordat u in beroep gaat, want in beroep gaan met een niet-gecorrigeerde code is verspilde moeite.

Het ontbreken van interactieve communicatie ondermijnt de grondslag voor de facturering van behandelingsbeheer. CMS eist dat er in de kalendermaand voorafgaand aan de facturering van 98980 of 98981 ten minste één live telefoon- of videogesprek met de patiënt of verzorger heeft plaatsgevonden. Plan dat gesprek vroeg in de maand en noteer de datum ervan, zodat een summier of ontbrekend contactverslag nooit een anderszins geldige claim in de weg staat.

Als er voor dezelfde patiënt in dezelfde kalendermaand zowel een RPM- als een RTM-declaratie wordt ingediend, wordt deze automatisch afgewezen, omdat de twee programma’s elkaar uitsluiten. Markeer elke patiënt die is ingeschreven voor fysiologische monitoring op afstand voordat u een RTM-episode opent, en controleer of er voor die maand geen overlappende RPM-declaratie bestaat.

Verlopen opdrachten en verlopen bevoegdheden verhinderen betaling om redenen die geen verband houden met uw klinische werk. Een RTM-dienst die wordt verleend nadat het zorgplan is verlopen, of door een zorgverlener wiens registratie is verlopen, kan niet worden vergoed. Houd elk zorgplan bij op basis van de start- en einddatum, en stel ruim voor de verlengingsdata van de bevoegdheden kalenderherinneringen in.

Overtredingen van de indieningstermijnen zijn definitief. Medicare staat 12 maanden toe vanaf de datum van de dienstverlening, maar veel commerciële verzekeraars eisen dat claims binnen 90 tot 180 dagen worden ingediend , en bij sommige bedraagt de termijn slechts 30 dagen. Een gemiste deadline kan niet via beroep worden teruggedraaid. Houd een indieningskalender bij die is afgestemd op de specifieke verzekeraar, en geef prioriteit aan afgewezen claims op basis van de resterende indieningstermijn in plaats van het bedrag.

De oplossing die alle andere overtreft, is structureel van aard. Maak maandelijks een rapport over de trend in afgewezen declaraties, uitgesplitst naar redencode, betaler en zorgverlener, en pak vervolgens eerst de categorie met het hoogste aantal afwijzingen aan. Vijftien afwijzingen op basis van een modifier door één betaler in één maand duiden op een tekortkoming in de workflow, niet op vijftien afzonderlijke fouten. Door de workflow eenmalig te corrigeren, wordt het patroon doorbroken, terwijl het één voor één herwerken van declaraties slechts het symptoom aanpakt.

Een schaalbaar RTM-programma opzetten: configuratie, onboarding en workflow

Een schaalbaar RTM-programma begint met een geschiktheidscontrole, want het inschrijven van patiënten die niet aan de medische noodzaak voldoen, leidt tot afwijzingen die je achteraf niet meer kunt ongedaan maken. Toets elke kandidaat aan de hand van de aandoening die in je behandelplan wordt vastgelegd, controleer of de patiënt ten minste één eerder consult bij de voorschrijvende zorgverlener heeft gehad en ga na of hij of zij niet al voor dezelfde maand is ingeschreven voor RPM. Neem deze controle op in je intake, zodat de verkeerde patiënten nooit tot inschrijving komen.

Leg de toestemming schriftelijk vast voordat er met de monitoring wordt begonnen, en beschouw deze procedure als een strikte voorwaarde in plaats van een stap die je later afhandelt. Een patiënt die gegevens registreert voordat er schriftelijke toestemming is, zorgt voor een achteraf vastgestelde inbreuk die een auditor zal ontdekken. Leg de instemming van de patiënt om deel te nemen, de bevestiging door de zorgverlener, de informatie over eigen bijdragen en het recht op herroeping vast, en bewaar deze vier documenten vervolgens met een datum en de naam van de persoon die ze heeft verkregen. Schriftelijke toestemming biedt u een veel sterkere bescherming bij audits dan mondelinge toestemming, dus maak schriftelijke toestemming de standaard.

Vervolgens komen de toewijzing van het hulpmiddel en de voorlichting aan de patiënt aan de orde, en voor beide is een dossier per patiënt vereist. Noteer de datum van toewijzing, het type hulpmiddel, het serienummer en de bevestiging dat u de patiënt hebt voorgelicht over het gebruik ervan. Voor fysiotherapie- en praktijken een softwareapplicatie praktijken als het door de FDA gedefinieerde hulpmiddel, geldt dezelfde regel. Het dossier bewijst dat het hulpmiddel bestond en dat de patiënt wist hoe het moest worden bediend.

De drempel van 16 dagen is het punt waarop de meeste programma’s inkomsten mislopen, omdat een patiënt die zelfs maar één dag tekort komt, voor die periode van 30 dagen geen factureerbare apparaatcode oplevert. Voer tussentijdse controles uit rond dag 12 tot en met 15, zodat u kunt ingrijpen bij een patiënt die onder de drempel zakt, terwijl er nog tijd is om de dagen in te halen. Plan daarnaast de interactieve communicatie in die CPT 98980 vereist, aangezien de kalendermaand voor behandelcodes en de periode van 30 dagen voor apparaatcodes niet op elkaar aansluiten. Een patiënt kan de drempel van 16 dagen voor het apparaat halen en toch de behandelcode mislopen omdat er die maand geen telefonisch of videocontact heeft plaatsgevonden.

Uw factureringsproces faalt op het moment dat het afhankelijk is van iemand die handmatig de verzenddagen in een spreadsheet bijhoudt. Bij tijdregistratie moeten de daadwerkelijke minuten worden vastgelegd, inclusief datum, duur, beschrijving van de activiteit en de identiteit van de medewerker, en moeten de beoordelingsnotities van zorgverleners patiëntspecifiek zijn in plaats van gekopieerd uit een eerdere consultatie. Een schaalbaar programma houdt dit alles automatisch bij en signaleert afwijkingen, zodat uw factureringsteam afgewezen declaraties op basis van de redencode kan afhandelen in plaats van aan het einde van de maand logboeken te moeten reconstrueren.

Waar Physitrack de administratieve last Physitrack

Physitrack de 16-daagse monitoring van het gebruik van het apparaat die CMS vereist voor de codes 98975 tot en met 98981, waarbij gebruikspatronen worden bijgehouden en patiënten worden gesignaleerd die het risico lopen onder de drempelwaarde te komen voordat de declaratieperiode afloopt (Physitrack). Patiënten registreren oefeningen en symptomen via de PhysiApp , terwijl zorgverleners de nalevings- en uitkomstgegevens in realtime vanaf het dashboard bekijken. Het platform genereert voor elke indiening rapportages die klaar zijn voor controle. PhysiApp biedt PhysiApp beveiligde berichtenuitwisseling in twee richtingen en videoconsulten, waarmee wordt voldaan aan de vereiste voor interactieve communicatie voor de codes 98980 en 98981.

Physitrack met meer dan 50 EPD- en praktijk , met bidirectionele synchronisatie van patiëntgegevens, updates van recepten en het bijhouden van therapietrouw, en een native Epic-integratie waarmee RTM-gegevens worden doorgestuurd naar de revalidatiemodule van Epic (Physitrack). Het platform is ISO 27001-gecertificeerd en voldoet aan de HIPAA-normen voor implementaties in de VS. Voor een kliniek die RTM implementeert, vervangt deze infrastructuur het handmatig bijhouden van logboeken, wat de belangrijkste oorzaak is van afgewezen declaraties.

RTM-facturatiecodes in één oogopslag: referentietabel

De vijf belangrijkste RTM-codes zijn onderverdeeld in twee functies. De codes voor het leveren van hulpmiddelen (98975, 98976, 98977) hebben betrekking op de installatie en apparatuur gedurende een zorgperiode van 30 dagen. De codes voor behandelingsbegeleiding (98980, 98981) hebben betrekking op de tijd die de zorgverlener per kalendermaand aan evaluaties besteedt.

De tarieven zijn de nationale gemiddelden voor 2025 (buiten zorginstellingen) uit het CMS Physician Fee Schedule en worden per regio aangepast op basis van de GPCI. Controleer het tarief voor uw regio voordat u uw aanvraag indient.

Conclusie

RTM biedt fysiotherapie-, ergotherapie- en praktijken vergoedingsregeling waarvoor CMS zich tot en met april 2030 heeft verbonden, en de codes blijven tot die tijd op de New Technology List staan. De meeste declaraties worden niet afgewezen omdat het klinische werk tekortschiet, maar omdat de bijbehorende documentatie tekortschiet. De drempel van 16 dagen, het verslag van interactieve communicatie, de therapiemodificator en het minutieuze tijdregistratieoverzicht moeten allemaal aanwezig zijn voordat een declaratie kan worden ingediend.

Physitrack automatisch de drempel voor 16 dagen apparaatgebruik Physitrack , genereert controleklare monitoringlogboeken en kan worden geïntegreerd met meer dan 50 EPD-systemen, zodat uw factureringsteam kan werken op basis van overzichtelijke dossiers in plaats van handmatige spreadsheets. Als uw praktijk klaar praktijk om RTM te gebruiken zonder de administratieve rompslomp die tot afwijzingen leidt, vraag dan een demonstratie aan op de Physitrack en ontdek hoe de documentatie vanzelf tot stand komt.

Veelgestelde vragen

Kunnen fysiotherapie-assistenten en ergotherapie-assistenten bijdragen aan de RTM-factureringstijd? Ja, fysiotherapie-assistenten en ergotherapie-assistenten kunnen toezichtstijd bijdragen aan de behandelingsbeheercodes 98980 en 98981, maar alleen onder algemeen toezicht van een begeleidende fysiotherapeut of ergotherapeut, waarbij waar nodig de CQ- of CO-modificatoren worden toegepast. De begeleidende behandelaar blijft verantwoordelijk voor het zorgplan en de gedeclareerde claim. De tijd van de assistent telt mee voor de drempel van 20 minuten wanneer aan de regels voor toezicht en modificatoren is voldaan.

Kan RTM in dezelfde maand worden gedeclareerd als een persoonlijk bezoek? Ja. RTM vergoedt monitoring op afstand en behandelingsbeheer, en er is niets dat je ervan weerhoudt om de patiënt in dezelfde periode ook in de praktijk te zien. De twee diensten hebben betrekking op verschillende werkzaamheden, dus een persoonlijke evaluatie of behandelingssessie en je RTM-monitoringtijd worden apart gedeclareerd. Houd voor elk daarvan aparte documentatie bij, zodat een controleur kan zien dat de RTM-tijd niet dubbel is opgenomen in het verslag van het persoonlijke bezoek.

Wat gebeurt er als twee zorgverleners beide RTM-declaraties indienen voor dezelfde patiënt? Per patiënt mag slechts één zorgverlener binnen een periode van 30 dagen een RTM-declaratie indienen. Wanneer twee zorgverleners declaraties indienen voor dezelfde patiënt, wordt de eerst ontvangen declaratie vergoed en worden alle latere declaraties afgewezen. Controleer, voordat u een patiënt inschrijft, of praktijk geen andere praktijk al een RTM-programma voor deze patiënt uitvoert, en leg als onderdeel van de toestemmingsverklaring vast dat er slechts één zorgverlener betrokken is.

Voldoet mondelinge toestemming aan de CMS-vereisten? Mondelinge toestemming is toegestaan, maar biedt minder bescherming bij controles dan schriftelijke toestemming. Als u zich baseert op mondelinge toestemming, leg dan de datum vast, de naam van de persoon die de toestemming heeft verkregen en een samenvatting van de verstrekte informatie, inclusief de eigen bijdrage en het recht van de patiënt om de toestemming in te trekken. Schriftelijke toestemming die is vastgelegd voordat de monitoring begint, is de veiligere norm, en u dient de toestemming jaarlijks te vernieuwen of telkens wanneer het programma verandert.

Wat is het verschil tussen een zorgperiode van 30 dagen en een kalendermaand voor facturatiedoeleinden? De codes voor de levering van hulpmiddelen, waaronder 98977, worden gefactureerd per zorgperiode van 30 dagen die ingaat op het moment dat de monitoring begint. De codes voor behandelingsbeheer 98980 en 98981 worden per kalendermaand gefactureerd, die op de eerste van elke maand opnieuw begint. Deze twee periodes vallen zelden samen, waardoor de periode voor een apparaatcode van één patiënt twee kalendermaanden kan beslaan. Houd elke periode afzonderlijk bij om afwijzingen op basis van drempels en timing te voorkomen.