Codes de facturation RTM pour la kinésithérapie, l'ergothérapie et l'orthophonie : guide complet sur les codes CPT, la documentation et la conformité
En bref
- Cinq codes CPT RTM s'appliquent aux cabinets de kinésithérapie. Les codes 98975 (mise en place), 98976 (appareil respiratoire), 98977 (appareil musculo-squelettique), 98980 (gestion du traitement) et 98981 (service complémentaire) couvrent ce programme (tenovi.com).
- Les codes de dispositif rapportent environ 43 dollars par période de 30 jours et nécessitent au moins 16 jours de données ; la prise en charge thérapeutique commence à environ 50 dollars pour les 20 premières minutes (tenovi.com).
- Les kinésithérapeutes, les ergothérapeutes et les orthophonistes sont autorisés à facturer leurs prestations lorsque celles-ci s'inscrivent dans le cadre d'un plan de soins thérapeutiques assorti d'un modificateur GP, GO ou GN (blog.nsightcare.com).
- L'absence d'un modificateur, l'absence de communication interactive ou une facturation RPM simultanée sont à l'origine de la plupart des refus.
- Un seul praticien peut facturer les soins prodigués à un patient au cours d'une période de 30 jours.
Qu'est-ce que le suivi thérapeutique à distance ? Pourquoi est-ce important pour les cabinets de kinésithérapie, d'ergothérapie et d'orthophonie ?
Le suivi thérapeutique à distance (RTM) permet de rémunérer les praticiens pour l'analyse et la gestion des données non physiologiques des patients, collectées à l'aide d'un dispositif médical entre deux consultations. L'observance du traitement, l'intensité de la douleur, l'amplitude articulaire et l'état fonctionnel font tous partie des données suivies par le RTM (thoroughcare.net). Un patient qui consigne la réalisation de ses exercices à domicile via une application logicielle génère précisément le type de données que le RTM a été conçu pour recueillir.
C'est le type de données qui distingue le RTM de la télésurveillance des patients (RPM), et cette distinction détermine si vous pouvez ou non facturer ces prestations. Le RPM couvre les mesures physiologiques telles que la tension artérielle, le poids et la glycémie, et sa liste des prestataires éligibles exclut les thérapeutes (thoroughcare.net). Le RTM a ouvert sa liste des prestataires éligibles aux kinésithérapeutes, ergothérapeutes et orthophonistes, aux côtés des médecins, des infirmières praticiennes et des assistants médicaux. Si vous exercez en tant que kinésithérapeute, ergothérapeute ou orthophoniste, le RTM est le dispositif de surveillance dans le cadre duquel vous pouvez effectivement soumettre des demandes de remboursement.
Cette éligibilité présente un réel intérêt financier. Les cinq codes RTM rémunèrent des tâches que de nombreux cabinets effectuent déjà de manière informelle, à savoir la mise en place d’un programme à domicile pour un patient, le suivi de son observance et la gestion de son traitement en fonction des données recueillies. À lui seul, le code CPT 98980 donne droit à un remboursement d’environ 50 dollars pour les 20 premières minutes de gestion du traitement au cours d’un mois civil, avec un code complémentaire pour chaque tranche supplémentaire de 20 minutes (tenovi.com). Pour un cabinet qui assure le suivi de dizaines de patients entre deux consultations, les montants mensuels s’accumulent.
Le CMS a introduit le RTM en 2022, et les codes figurent toujours sur la liste des nouvelles technologies de l'agence jusqu'en avril 2030 (blog.nsightcare.com). Ce calendrier vous offre une perspective de remboursement stable autour de laquelle vous pouvez élaborer un programme, plutôt qu'un projet pilote susceptible de disparaître dès le prochain exercice budgétaire.
La suite de ce guide passe de la définition à la mise en œuvre. Nous passons en revue chaque code CPT et son seuil, la documentation nécessaire pour étayer une demande de remboursement en bonne et due forme, les motifs de refus qui prennent souvent les cabinets au dépourvu, ainsi que le processus permettant à un programme RTM de se développer sans submerger votre personnel de tâches manuelles.
Les cinq principaux codes CPT RTM : ce que couvre chacun d'entre eux
Les cinq codes RTM d’origine se répartissent en deux fonctions. Trois codes (98975, 98976 et 98977) couvrent la fourniture et la mise en place des dispositifs, et prennent en charge le matériel et la formation nécessaires à la surveillance du patient à domicile. Deux codes (98980 et 98981) couvrent la gestion du traitement, et prennent en charge le temps consacré par le praticien à l’analyse des données et à la communication avec le patient. Le CMS fixe un tarif moyen national pour chacun d’entre eux, bien que ces chiffres varient en fonction du barème annuel des honoraires médicaux (Physician Fee Schedule) ; la règle de 2026 a abaissé les seuils journaliers et par minute avec l’introduction de trois nouveaux codes complémentaires. Les sections ci-dessous détaillent chaque code, son seuil et son tarif pour 2025 afin que vous puissiez les mettre en correspondance avec votre propre charge de travail.
CPT 98975 : Mise en place initiale et information du patient
Le code CPT 98975 prend en charge les prestations consistant à installer un patient sur un appareil RTM et à lui enseigner son utilisation. Il est facturé une fois par épisode de soins, et non mensuellement, de sorte qu’il couvre la mise en place initiale, unique, au début d’un programme de suivi. Ce code englobe la configuration de l’appareil et la formation du patient qui garantissent la fiabilité des données d’observance, notamment la manière d’enregistrer les exercices et de transmettre les résultats.
Le seuil de 16 jours de données conditionne la validité de la demande de remboursement. Avant de pouvoir soumettre le code 98975, le patient doit avoir collecté des données sur au moins un dispositif médical pendant au moins 16 jours au cours d’une période de 30 jours (tenovi.com). Une configuration ne respectant pas ce seuil minimum de collecte ne permet pas d’utiliser ce code, même si la formation a été approfondie.
La moyenne nationale hors établissement se situe entre 20 et 22 dollars, le tarif pour 2025 étant fixé à 19,73 dollars (tenovi.com). Votre dossier de mise en place doit mentionner le type d'appareil, les explications que vous avez fournies, les instructions de saisie des données et la fréquence d'utilisation prescrite (blog.nsightcare.com). Ce sont ces quatre éléments que l'auditeur vérifie lorsque le code 98975 apparaît sur une demande de remboursement.
CPT 98976 : Fourniture de dispositifs pour le système respiratoire
Le code CPT 98976 couvre la fourniture d’un dispositif permettant de surveiller le système respiratoire d’un patient par le biais d’enregistrements réguliers ou de transmissions d’alertes programmées. Vous le facturez une fois par épisode de soins de 30 jours, et le même seuil de 16 jours qui s'applique aux autres codes de dispositifs est applicable ici. Le patient doit enregistrer ou transmettre des données sur au moins un dispositif médical pendant un minimum de 16 jours au cours de cette période de 30 jours. Le tarif moyen national hors établissement pour 2025 s'élève à environ 43 $.
La plupart des activités de télémédecine respiratoire (RTM) concernent les cabinets d'orthophonie prenant en charge des patients atteints de troubles respiratoires et vocaux, bien qu'elles s'inscrivent également dans le cadre des programmes de rééducation pulmonaire. L'application logicielle utilisée par le patient pour consigner son observance thérapeutique et ses symptômes est considérée comme le dispositif médical ; les orthophonistes n'ont donc pas besoin de matériel spécifique pour la facturer.
À partir de 2026, le CMS a ajouté le code CPT 98984 en tant que code complémentaire au seuil plus bas du code 98976. Ce nouveau code couvre la fourniture d’appareils respiratoires pour une durée de 2 à 15 jours de données au lieu de 16 jours ou plus, pour un remboursement d’environ 40 dollars (Nsight Health). Si un patient transmet des données pour moins de 16 jours au cours d’une période donnée, vous facturez le code 98984 plutôt que de perdre entièrement le droit à remboursement.
CPT 98977 : Fourniture de dispositifs pour le système musculo-squelettique
Le code CPT 98977 est le code de fourniture de matériel que la plupart des cabinets de kinésithérapie et d’ergothérapie facturent, car il couvre la surveillance musculo-squelettique. Ce code permet le remboursement de la fourniture d’un dispositif défini par la FDA qui effectue des enregistrements réguliers ou émet des alertes programmées afin de suivre l’état du système musculo-squelettique, notamment l’observance du traitement, la douleur et l’amplitude articulaire. Vous pouvez le facturer une fois par épisode de soins de 30 jours, pour un montant moyen national compris entre environ 43 et 51 dollars, selon l’année et votre région (tenovi.com).
Deux règles sont à l'origine de la plupart des refus liés à ce code. Premièrement, pour qu'une demande soit recevable, il faut disposer d'au moins 16 jours de données collectées sur au moins un appareil au cours des 30 jours précédant la demande. Un patient qui n'enregistre que 12 jours ne remplit pas ce critère, et la demande sera rejetée.
Deuxièmement, un seul praticien peut facturer le code 98977 par patient et par période de 30 jours. Si deux prestataires soumettent des demandes de remboursement, l'assureur rembourse la première reçue et rejette les autres (blog.nsightcare.com).
Pour l'année 2026, le code 98977 est également incompatible avec le nouveau code 98985, dont le seuil est plus bas, au cours de la même période de 30 jours. Ne facturez qu'un seul code de dispositif MSK, jamais les deux.
CPT 98980 : Gestion du traitement, 20 premières minutes
Le code CPT 98980 permet de facturer le temps que vous consacrez à la gestion du traitement d'un patient sur la base des données transmises par son dispositif. Pour le facturer, vous devez enregistrer au moins 20 minutes de temps de gestion au cours d'un mois civil et avoir au moins un échange interactif avec le patient ou son aidant, par téléphone ou par visioconférence, au cours de ce même mois. La moyenne nationale hors établissement pour 2025 est de 50,14 $. Sans trace de cette conversation en direct, le temps que vous avez enregistré ne justifie pas une demande de remboursement.
La période de facturation du code 98980 correspond au mois civil, ce qui diffère des codes relatifs aux dispositifs médicaux. Les codes CPT 98975, 98976 et 98977 sont facturés sur la base d’un épisode de soins de 30 jours, tandis que les codes 98980 et 98981 sont facturés sur la base du mois civil. Ces deux périodes commencent rarement le même jour, et les cabinets qui partent du principe qu’elles coïncident soumettent des demandes de remboursement avec des dates de prestation erronées. Lorsque vous considérez qu’une seule période de 30 jours couvre à la fois votre temps de mise en place et votre temps de suivi, vous vous exposez à un refus de remboursement.
Les règles de supervision des assistants varient selon les niveaux RTM. Les assistants en kinésithérapie (PTA) et en ergothérapie (OTA) peuvent contribuer au temps de prise en charge pris en compte dans le cadre du code 98980, mais uniquement sous la supervision directe du kinésithérapeute ou de l’ergothérapeute responsable, ce qui signifie que le praticien effectuant la facturation se trouve dans le même cabinet. Les règles relatives aux modificateurs CQ et CO s’appliquent à ce temps fourni par l’assistant. Lorsque des kinésithérapeutes, des ergothérapeutes ou des orthophonistes facturent le code 98980, la prestation doit s’inscrire dans le cadre d’un plan de soins thérapeutique et être accompagnée d’un modificateur GP, GO ou GN.
CPT 98981 : Suivi thérapeutique, chaque tranche supplémentaire de 20 minutes
Le code CPT 98981 couvre chaque tranche supplémentaire de 20 minutes de prise en charge du traitement RTM au cours d’un mois civil, facturée en plus des 20 premières minutes. Il est soumis aux mêmes exigences que le code 98980, notamment au moins un échange interactif avec le patient ou l’aidant au cours du mois et un relevé du temps réel correspondant à chaque tranche de 20 minutes (Nsight Health). La moyenne nationale pour 2025 s'établit à près de 39 dollars par unité, et vous pouvez facturer le code 98981 plusieurs fois lorsque les minutes documentées le justifient.
La règle stricte veut que le code 98981 ne puisse être cumulé qu’avec le code 98980. Le barème des honoraires médicaux 2026 a introduit le code 98979, un code de gestion de traitement pour les 10 premières minutes qui permet de facturer en dessous du seuil minimum de 20 minutes (Nsight Health). Ajouter le code 98981 au code 98979 entraîne systématiquement un refus, car ce supplément ne s'applique qu'au code de base de 20 minutes. Si votre temps de prise en charge mensuel atteint 20 minutes, facturez le code 98980 et cumulez le code 98981 à partir de là. S'il se situe entre 10 et 20 minutes, facturez uniquement le code 98979 et ne déclarez aucun supplément.
RTM et RPM : les différences qui déterminent ce que vous pouvez facturer
Le RTM et la télésurveillance des patients (RPM) présentent une structure similaire, mais ils portent sur des aspects différents et s'adressent à des professionnels de santé différents ; ce sont ces deux éléments qui déterminent si un kinésithérapeute, un ergothérapeute ou un orthophoniste peut ou non facturer ses prestations. Le RTM couvre des données non physiologiques telles que l’observance thérapeutique, l’état fonctionnel, les niveaux de douleur et l’amplitude articulaire. Le RPM couvre des données physiologiques telles que la tension artérielle, le poids, la glycémie et la saturation en oxygène. Les résultats thérapeutiques étant de nature non physiologique, c’est le RTM qui ouvre la voie aux disciplines thérapeutiques.
Les listes de prestataires découlent de cette distinction. Le RTM accepte les médecins, les infirmières praticiennes, les assistants médicaux, ainsi que les kinésithérapeutes, les ergothérapeutes et les orthophonistes. Le RPM accepte les médecins, les infirmières praticiennes, les assistants médicaux et les infirmières cliniciennes spécialisées, mais pas les thérapeutes (thoroughcare.net). Si vous exercez en tant que kinésithérapeute, ergothérapeute ou orthophoniste, le RTM est votre jeu de codes, contrairement au RPM.
Le tableau ci-dessous permet de consulter d'un seul coup d'œil l'ensemble des comparaisons.
Une règle régit la relation entre ces deux programmes. Vous ne pouvez pas facturer à la fois le RTM et le RPM pour un même patient au cours d’un même mois (blog.nsightcare.com). Lorsqu’un patient pourrait raisonnablement être éligible aux deux programmes, choisissez celui qui correspond aux données que vous collectez effectivement, et facturez-le clairement, plutôt que de répartir le suivi entre les deux.
Pièces justificatives requises pour une demande de RTM conforme
Pour être conforme, une demande de remboursement RTM repose sur cinq documents qui doivent exister avant et pendant le suivi, et non après qu’un payeur les a demandés. Intégrez chacun d’entre eux dans votre processus de travail en tant qu’étape obligatoire, car un audit porte sur la documentation qui existait au moment de la prestation, et non sur la version que vous constituez en réponse à un refus.
Consentement du patient
Consignez le consentement par écrit avant tout début de suivi. Le CMS autorise le consentement oral ou écrit, mais le consentement écrit vous offre une protection nettement plus solide en cas d’examen d’une demande de remboursement (ccnhealth.com). Le dossier doit mentionner quatre éléments : le patient a accepté de participer, un seul praticien facturera le RTM par période, le patient comprend ses obligations en matière de participation aux frais, et le patient peut révoquer son consentement à tout moment. Si vous vous basez sur un consentement oral, notez la date, le nom de la personne qui l’a obtenu et un résumé des informations communiquées. Renouvelez le consentement chaque année ou dès que le programme subit des modifications. L’erreur la plus courante consiste à inscrire un patient et à commencer le suivi avant que les formalités administratives relatives au consentement ne soient rattrapées, ce qui entraîne un risque rétroactif pour chaque demande de remboursement déposée pendant cette période.
Enregistrements de configuration des appareils
Consignez les informations relatives à la mise à disposition d'un dispositif par patient, en précisant la date d'attribution, le type de dispositif et son numéro de série, ainsi qu'une note indiquant que vous avez formé le patient à son utilisation. Tenez un inventaire des dispositifs permettant de suivre l'historique des attributions, de leur état et de leurs remplacements, et conservez dans vos dossiers les spécifications techniques des dispositifs ainsi que les documents d'autorisation de la FDA. Ces registres prouvent que les données de surveillance proviennent d'un dispositif conforme aux exigences et non d'une source non vérifiée.
Journaux de transmission
Suivez le nombre de jours de transmission tout au long de chaque période de facturation et conservez un registre mensuel indiquant le nombre de relevés quotidiens. Chaque code d’approvisionnement d’appareil nécessite au moins 16 jours de données au cours de la période ; il est donc plus important d’effectuer une vérification à mi-période qu’un décompte en fin de période. Passez en revue les patients actifs vers la moitié de la période afin d’identifier ceux dont le nombre de jours est inférieur à 16, tant qu’il est encore temps d’intervenir. Un patient qui atteint le 20e jour avec seulement 9 transmissions ne pourra pas rattraper ce seuil.
Notes de suivi du praticien
Chaque note doit comporter la date de la prestation ainsi qu’une signature lisible, datée et horodatée. L’erreur la plus fréquente réside dans les notes « clonées », c’est-à-dire des notes copiées d’un patient à l’autre ou d’une consultation à l’autre sans être mises à jour pour la consultation en cours. Les auditeurs considèrent les notes clonées comme un motif de refus de remboursement et de recouvrement des paiements antérieurs (myhealthtoolkitma.com). Chaque note doit refléter ce que vous avez réellement observé et décidé pour ce patient précis, ce jour-là.
Suivi du temps
Consignez le nombre réel de minutes, et non des unités. Pour les codes basés sur la durée, le dossier doit indiquer le nombre de minutes ou les heures de début et de fin ; toute documentation exprimée en unités est catégoriquement refusée (myhealthtoolkitma.com). Si vous indiquez une fourchette telle que « 20 à 30 minutes », l'évaluateur ne prendra en compte que le chiffre le plus bas. Chaque entrée doit comporter quatre éléments : la date, la durée en minutes, une description de l’activité et l’identité du membre du personnel clinique qui l’a réalisée.
La différence entre une demande de remboursement 98980 acceptée et une demande refusée tient généralement à la précision de cette note. Une note indiquant « Examen des données. Appel au patient. 25 min. » est insuffisante, car elle ne mentionne aucun constat, aucune décision et aucun élément reliant ce temps à un travail clinique. Une note suffisante mentionne la date et la durée de l’examen, les constatations spécifiques (telles qu’une tendance à la détérioration de l’amplitude articulaire), le contenu de l’appel avec le patient, la réponse de ce dernier et la décision clinique que vous avez prise en conséquence. Rédigez la note de manière à ce qu’un évaluateur n’ayant jamais rencontré le patient puisse comprendre pourquoi ces 25 minutes ont été consacrées à cet examen et ce qu’elles ont permis d’obtenir.
Pourquoi les demandes d'indemnisation RTM sont-elles rejetées ? Comment éviter chaque cause de refus
La plupart des refus de remboursement RTM sont dus à une poignée d'erreurs évitables, et chacune d'entre elles peut être corrigée de manière spécifique en intégrant cette solution à votre processus de facturation avant même que la demande de remboursement ne quitte votre cabinet.
L'absence d'un modificateur de thérapie bloque purement et simplement le paiement. Lorsqu'un kinésithérapeute, un ergothérapeute ou un orthophoniste dispense des soins de rééducation (RTM) dans le cadre d'un plan de soins thérapeutiques, chaque demande de remboursement doit comporter un modificateur GP, GO ou GN afin d'identifier la discipline concernée. Intégrez ce modificateur dans votre modèle de demande de remboursement afin qu'il soit ajouté automatiquement en fonction du type de prestataire, plutôt que de compter sur le responsable de la facturation pour s'en souvenir à chaque demande.
La facturation d’un code de dispositif appartenant au mauvais niveau entraîne également un rejet systématique. Le code 98977 (dispositif musculo-squelettique) et le code 98985 (code 2026 à seuil inférieur) s’excluent mutuellement au cours d’une même période de 30 jours ; vous devez donc facturer un seul code de dispositif musculo-squelettique, et non les deux. Déterminez le niveau applicable en fonction du seuil atteint par votre patient (16 jours ou la période plus courte de 2 à 15 jours), puis conservez ce choix pour toute la période.
L'association du code 98981 à un code de base incorrect constitue une erreur de codage que votre système reproduira sur chaque demande de remboursement jusqu'à ce que vous la détectiez. Le code complémentaire 98981 ne s'applique qu'au code 98980, et en aucun cas au code 98979 correspondant aux 10 premières minutes du code 2026. Si la durée de surveillance de votre patient atteint 20 minutes, facturez le code 98980 et ajoutez le code 98981 pour chaque tranche supplémentaire de 20 minutes. Transmettez tout refus lié à un code de prise en charge à un codeur avant de faire appel, car un recours avec un code non corrigé rendra la démarche vaine.
L'absence de communication interactive prive la facturation de la prise en charge thérapeutique de son fondement. Le CMS exige au moins un contact téléphonique ou vidéo en direct avec le patient ou l'aidant au cours du mois civil avant de pouvoir facturer les codes 98980 ou 98981. Prévoyez cet appel dès le début du mois et consignez-en la date, afin qu'une note de contact insuffisante ou inexistante ne compromette jamais une demande de remboursement par ailleurs valide.
La facturation simultanée de services RPM et RTM pour un même patient au cours d'un même mois civil entraîne un refus automatique, car ces deux programmes s'excluent mutuellement. Signalez tout patient inscrit à un programme de surveillance physiologique à distance avant d'ouvrir un épisode RTM, et assurez-vous qu'aucune demande de remboursement RPM ne se chevauche pour ce mois-là.
Les commandes périmées et les agréments arrivés à échéance bloquent le paiement pour des raisons sans rapport avec votre travail clinique. Une prestation RTM fournie après l’expiration du plan de soins, ou par un praticien dont l’agrément a expiré, ne peut pas être prise en charge. Suivez chaque plan de soins en notant sa date de début et d’expiration, et programmez des rappels dans votre agenda bien avant les dates de renouvellement des agréments.
Les manquements aux délais de dépôt sont définitifs. Medicare accorde un délai de 12 mois à compter de la date de prestation, mais de nombreux assureurs privés exigent que les demandes soient soumises dans un délai de 90 à 180 jours, et certains délais peuvent être aussi courts que 30 jours. Aucun recours ne permet de remédier à un délai non respecté. Tenez à jour un calendrier de dépôt spécifique à chaque assureur et classez par ordre de priorité les demandes rejetées en fonction du délai de dépôt restant plutôt que du montant en euros.
La solution la plus efficace est d'ordre structurel. Établissez un rapport mensuel sur les tendances en matière de refus, ventilé par code de motif, payeur et prestataire, puis attaquez-vous en priorité à la catégorie présentant le plus grand volume. Quinze refus liés à des modificateurs émanant d'un même payeur en un mois indiquent une défaillance du processus de travail, et non pas quinze erreurs distinctes. Corriger le processus de travail une fois pour toutes met fin à ce schéma récurrent, tandis que le traitement des demandes de remboursement une à une ne fait que traiter le symptôme.
Mettre en place un programme RTM évolutif : configuration, intégration et flux de travail
Un programme RTM évolutif commence par une vérification des critères d’éligibilité, car l’inscription de patients qui ne répondent pas aux critères de nécessité médicale entraîne des refus impossibles à résoudre a posteriori. Vérifiez que chaque candidat répond aux critères liés à l’affection pour laquelle votre plan de soins sera établi, assurez-vous que le patient a déjà eu au moins une consultation avec le praticien prescripteur et vérifiez qu’il n’est pas déjà inscrit au programme RPM pour le même mois. Intégrez cette vérification à votre processus d’admission afin que les patients non éligibles ne parviennent jamais à s’inscrire.
Consignez le consentement avant le début de toute surveillance, et considérez cette étape comme une condition sine qua non plutôt que comme une formalité à accomplir ultérieurement. Un patient qui enregistre des données avant qu’un consentement écrit n’ait été obtenu crée une exposition rétroactive qu’un auditeur ne manquera pas de détecter. Consignez l’accord du patient à participer, l’accusé de réception par le prestataire unique, la déclaration relative à la participation aux frais et le droit de rétractation, puis archivez ces quatre éléments en y indiquant la date et le nom de la personne qui les a obtenus. Le consentement écrit vous offre une protection bien plus solide en cas d’audit que le consentement verbal ; privilégiez donc systématiquement la forme écrite.
Viennent ensuite la remise du dispositif et la formation du patient, qui nécessitent toutes deux un dossier par patient. Consignez la date de remise, le type de dispositif, le numéro de série et la confirmation que vous avez formé le patient à son utilisation. Pour les cabinets de kinésithérapie et d’ergothérapie utilisant une application logicielle comme dispositif au sens de la FDA, la même règle s’applique. Le dossier prouve que le dispositif existait et que le patient savait s’en servir.
C'est au niveau du seuil de 16 jours que la plupart des programmes subissent des pertes de revenus, car un patient qui n'atteint pas ce seuil, ne serait-ce que d'un jour, ne génère aucun code de dispositif facturable pour cette période de 30 jours. Effectuez des contrôles à mi-parcours, entre le 12e et le 15e jour, afin de pouvoir intervenir auprès d'un patient dont le nombre de jours est en passe de passer sous le seuil, tant qu'il est encore temps de rattraper ces jours. Par ailleurs, prévoyez la communication interactive requise par le code CPT 98980, car le mois civil pour les codes de prise en charge et la période de 30 jours pour les codes de dispositif ne coïncident pas. Un patient peut respecter le seuil de 16 jours pour le dispositif tout en perdant le code de prise en charge s’il n’y a eu aucun contact téléphonique ou vidéo au cours de ce mois.
Votre processus de facturation est voué à l'échec dès lors qu'il repose sur le comptage manuel des jours de transmission dans un tableur. Le suivi du temps exige l'enregistrement des minutes réelles, avec la date, la durée, la description de l'activité et l'identité du membre du personnel ; quant aux notes de révision des praticiens, elles doivent être spécifiques à chaque patient et ne pas être simplement copiées-collées d'une consultation précédente. Un logiciel évolutif assure automatiquement le suivi de toutes ces données et signale les exceptions, ce qui permet à votre équipe de facturation de traiter les refus en fonction du code de motif, plutôt que de devoir reconstituer les registres en fin de mois.
Physitrack la charge administrative
Physitrack le suivi de l'utilisation du dispositif sur une période de 16 jours, comme l'exige le CMS pour les codes 98975 à 98981, en surveillant les habitudes d'utilisation et en signalant les patients risquant de passer sous le seuil avant la clôture de la période de déclaration (Physitrack). Les patients enregistrent leurs exercices et leurs symptômes via l’application PhysiApp , tandis que les praticiens examinent en temps réel les données d’observance et de résultats depuis le tableau de bord ; la plateforme génère ensuite des dossiers prêts pour l’audit pour chaque demande de remboursement. PhysiApp prend PhysiApp en charge la messagerie sécurisée bidirectionnelle et les consultations vidéo, qui répondent à l’exigence de communication interactive pour les codes 98980 et 98981.
Physitrack à plus de 50 systèmes de dossiers médicaux électroniques (DME) et de gestion de cabinet, avec une synchronisation bidirectionnelle des données personnelles des patients, des mises à jour des ordonnances et du suivi de l'observance, ainsi qu'une intégration native à Epic qui transfère les données RTM vers le module de rééducation d'Epic (Physitrack). La plateforme est certifiée ISO 27001 et conforme à la norme HIPAA pour les déploiements aux États-Unis. Pour une clinique qui met en place un système RTM, cette infrastructure remplace la tenue manuelle des registres, à l’origine de la plupart des rejets de demandes de remboursement.
Aperçu des codes de facturation RTM : tableau de référence
Les cinq codes RTM principaux se répartissent en deux catégories. Les codes relatifs à la fourniture de matériel (98975, 98976, 98977) couvrent la mise en place et le matériel pour une période de soins de 30 jours. Les codes relatifs à la gestion du traitement (98980, 98981) couvrent le temps consacré par le praticien à l'examen du patient par mois civil.
Les tarifs correspondent aux moyennes nationales hors établissements pour l'année 2025, issues du barème des honoraires médicaux du CMS, et sont ajustés en fonction de la localité selon le GPCI. Vérifiez le tarif applicable à votre région avant de valider votre demande.
Conclusion
Le programme RTM offre aux cabinets de kinésithérapie, d’ergothérapie et d’orthophonie une voie de remboursement que le CMS s’est engagé à maintenir jusqu’en avril 2030, et les codes resteront sur la liste des nouvelles technologies jusqu’à cette date. La plupart des demandes de remboursement sont rejetées non pas parce que le travail clinique est insuffisant, mais parce que la documentation qui les accompagne ne l’est pas. Le seuil des 16 jours, le compte-rendu de communication interactive, le modificateur de thérapie et le relevé horaire minute par minute doivent tous être en place avant qu’une demande de remboursement ne soit envoyée.
Physitrack automatiquement le seuil d'utilisation de l'appareil sur 16 jours, génère des journaux de suivi prêts pour les audits et s'intègre à plus de 50 systèmes de dossiers médicaux électroniques (DME), permettant ainsi à votre équipe de facturation de travailler à partir de dossiers structurés plutôt que de feuilles de calcul manuelles. Si votre cabinet est prêt à mettre en œuvre le programme RTM sans les contraintes administratives susceptibles d'entraîner des refus de prise en charge, demandez une démonstration sur la page Physitrack et découvrez comment la documentation se génère automatiquement.
Questions fréquemment posées
Les assistants en kinésithérapie (PTA) et en ergothérapie (OTA) peuvent-ils contribuer au temps de facturation RTM ? Oui, les assistants en kinésithérapie et en ergothérapie peuvent contribuer au temps de suivi dans le cadre des codes de gestion de traitement 98980 et 98981, mais uniquement sous la supervision générale d’un kinésithérapeute ou d’un ergothérapeute superviseur, avec application des modificateurs CQ ou CO lorsque cela est requis. Le clinicien superviseur reste responsable du plan de soins et de la demande de remboursement. Le temps consacré par l’assistant est pris en compte dans le calcul des seuils de 20 minutes lorsque les règles de supervision et d’application des modificateurs sont respectées.
Le RTM peut-il être facturé au cours du même mois qu’une consultation en présentiel ? Oui. Le RTM prend en charge la télésurveillance et la gestion du traitement, et rien ne vous empêche de recevoir également le patient en consultation au cours de la même période. Ces deux services correspondent à des tâches distinctes ; ainsi, une évaluation ou une séance de traitement en présentiel et le temps consacré à la télésurveillance RTM sont facturés séparément. Veillez à conserver une documentation distincte pour chacun d’entre eux afin qu’un auditeur puisse vérifier que le temps consacré au RTM n’a pas été comptabilisé deux fois dans le compte-rendu de la consultation en présentiel.
Que se passe-t-il si deux prestataires soumettent tous deux des demandes de remboursement RTM pour un même patient ? Un seul praticien peut facturer le programme RTM pour un patient au cours d’une période donnée de 30 jours. Lorsque deux prestataires soumettent des demandes de remboursement pour un même patient, seule la première demande reçue est remboursée et toutes les demandes suivantes sont rejetées. Avant d’inscrire un patient, assurez-vous qu’aucun autre cabinet ne gère déjà un programme RTM pour lui, et consignez par écrit la confirmation qu’il n’y a qu’un seul prestataire dans le cadre du consentement.
Le consentement verbal répond-il aux exigences du CMS ? Le consentement verbal est autorisé, mais il offre une protection moindre en cas d'audit que le consentement écrit. Si vous vous fiez au consentement verbal, consignez la date, le nom de la personne qui l'a obtenu et un résumé des informations communiquées, y compris la participation aux frais et le droit du patient de révoquer son consentement. Le consentement écrit, consigné avant le début du suivi, constitue la norme la plus sûre, et vous devriez renouveler ce consentement chaque année ou dès qu'il y a des changements dans le programme.
Quelle est la différence entre un « épisode de soins » de 30 jours et un mois civil aux fins de facturation ? Les codes relatifs à la fourniture de dispositifs, y compris le code 98977, sont facturés par épisode de soins de 30 jours, qui commence dès le début de la surveillance. Les codes de gestion du traitement 98980 et 98981 sont facturés par mois civil, qui recommence le premier jour de chaque mois. Ces deux périodes coïncident rarement ; il est donc possible qu’un même patient ait une période de facturation liée à un code de dispositif s’étendant sur deux mois civils. Suivez chaque période séparément afin d’éviter les refus liés au seuil ou au calendrier.
