Häufige Fehler bei der Einführung von EMR-Systemen in kleinen Physiotherapiepraxen

Kurz gesagt

• Durch die überstürzte Schulung sind die Mitarbeiter gezwungen, den Umgang mit der elektronischen Patientenakte während der Behandlung der Patienten zu erlernen, was die Konsultationen verlangsamt und die Fehlerquote erhöht.
• Bei einer unkontrollierten Datenmigration können Patientenakten, Dokumente oder Kontostände verloren gehen.
• Eine arbeitsreiche Go-Live-Woche verstärkt den erwarteten Produktivitätsrückgang noch.
• Werden parallele Tests ausgelassen, können schon kleine Konfigurationsprobleme zu Störungen bei der Terminplanung, der Dokumentation und der Abrechnung führen.
• Werden Integrationen übersehen, kann dies zu Störungen der Arbeitsabläufe bei der Abrechnung, der Terminplanung, der Patientenbindung und den Heimtrainingsprogrammen führen.
• Ohne einen internen Verantwortlichen kommen Entscheidungen ins Stocken und Fragen der Lieferanten bleiben unbeantwortet.
• Wenn man bei der Budgetplanung nur die Abonnementkosten berücksichtigt, werden die Kosten für Migration, Schulung, Einrichtung und Zusatzmodule außer Acht gelassen.
• Ohne einen Rollback-Plan fehlt den Mitarbeitern eine sichere Ausweichlösung für den Fall, dass die neue elektronische Patientenakte nicht mehr einsatzfähig ist.

PhysitrackDie Checkliste für den Kauf einer elektronischen Patientenakte, der Leitfaden zu den Gesamtbetriebskosten und der Leitfaden zum Anbieterwechsel behandeln die Entscheidung, die dieser Liste vorausgeht.

Warum sich die Einführung von EMR auf kleine Praxen anders auswirkt

Die Einführung einer elektronischen Patientenakte kann den Betrieb einer Praxis mit 1 bis 20 medizinischen Fachkräften schneller beeinträchtigen als den einer Gruppe mit mehreren Standorten, da weniger Mitarbeiter zur Verfügung stehen, um die mit der Implementierung verbundenen Aufgaben zu bewältigen. Kleine Praxen verfügen selten über eigenes IT- oder Betriebspersonal, sodass medizinische Fachkräfte und Mitarbeiter am Empfang Fehler beheben müssen, während sie gleichzeitig Patienten behandeln, Termine vereinbaren und Abrechnungen bearbeiten. Die reduzierte Terminkapazität führt zudem zu Umsatzeinbußen, und ein angespannterer Cashflow lässt weniger Spielraum, um wochenlange Produktivitätsverluste aufzufangen.

Bei der Planung, Konfiguration, Datenmigration, Schulung, Inbetriebnahme oder Stabilisierung können Implementierungsprobleme auftreten. Oftmals verstärken sich diese Probleme in den verschiedenen Phasen gegenseitig. Unvollständige Schulungen verlangsamen die Dokumentation, während ein ungetesteter Abrechnungsworkflow gleichzeitig die Bearbeitung von Leistungsansprüchen verzögern kann. Große Organisationen verlagern die Arbeit möglicherweise an andere Standorte oder setzen Spezialisten ein, um die Einführung zu korrigieren. Eine kleine Praxis ist in der Regel auf dieselben wenigen Mitarbeiter angewiesen, um die Patientenversorgung aufrechtzuerhalten und die Implementierung zu korrigieren.

Was die Einführung einer elektronischen Patientenakte umfasst

Die Einführung einer elektronischen Patientenakte umfasst die erforderlichen Maßnahmen vor, während und nach der Umstellung auf die neue Software. Im Rahmen der Konfiguration werden Vorlagen, Berechtigungen, Terminplanungsregeln und Abrechnungseinstellungen an Ihre Praxis angepasst. Bei der Datenmigration werden Patientenakten und andere erforderliche Informationen aus dem alten System übertragen. Durch Schulungen werden Ärzte und Verwaltungsmitarbeiter darauf vorbereitet, ihre täglichen Aufgaben zu erledigen, bevor sie das neue System im Patientenkontakt einsetzen.

Der Go-Live-Termin markiert den Zeitpunkt, ab dem Ihre Praxis die neue elektronischen Patientenakte (EMR) für die Routinearbeit einsetzt. Im Anschluss folgt die Stabilisierungsphase, in der die Mitarbeiter Konfigurationsprobleme beheben, fehlende Daten ergänzen und die Arbeitsabläufe auf der Grundlage der tatsächlichen Nutzung anpassen. Eine effektive Checkliste für die EMR-Einführung berücksichtigt alle fünf Phasen und betrachtet den Go-Live-Termin nicht als das gesamte Projekt.

Die 8 häufigsten Fehler bei der Einführung von EMR-Systemen

Fehler 1: Unterschätzung des Schulungsaufwands und der Bereitschaft der Mitarbeiter

Eine unzureichende Schulung führt oft zu einem holprigen Systemstart, da das Personal ungewohnte Arbeitsabläufe erlernen muss, während es gleichzeitig echte Patienten behandelt. Eine einzige Vorführung reicht selten aus, um das medizinische Personal darauf vorzubereiten, Besuche zu dokumentieren, Vorlagen zu verwalten, Fehler zu korrigieren und die erforderlichen Aufgaben unter dem üblichen Zeitdruck zu erledigen. Das Personal am Empfang hat möglicherweise gleichzeitig mit den Arbeitsabläufen in den Bereichen Terminplanung, Anmeldung und Abrechnung zu kämpfen.

Aufgrund der knappen Personalausstattung ist eine angemessene Schulung in einer kleinen Praxis schwieriger. Jede Schulungsstunde kann die Terminkapazität verringern oder bezahlte Arbeitszeit außerhalb der Sprechzeiten erfordern. Ohne einen fest zugewiesenen „Super-User“ fehlt den Mitarbeitern zudem ein interner Ansprechpartner, der Routinefragen beantworten und Probleme erkennen kann, bei denen Unterstützung durch den Anbieter erforderlich ist.

Ein stufenweiser, rollenbasierter Plan gibt jedem Mitarbeiter Zeit, die Arbeitsabläufe zu üben, die er später anwenden wird. Schulen Sie das Personal am Empfang in den Bereichen Patientenverwaltung und Terminplanung, während das medizinische Fachpersonal sich mit der Dokumentation und der Erstellung von Behandlungsplänen vertraut macht. Bestimmen Sie einen „Superuser“, der eine vertiefte Schulung erhält und eine gemeinsame Liste mit noch offenen Fragen führt.

Nehmen Sie vor der Freigabe des Go-Live-Termins Bereitschaftstests in Ihre Checkliste für die Einführung der elektronischen Patientenakte auf. Jeder Mitarbeiter sollte mehrere realistische Szenarien ohne Schritt-für-Schritt-Anleitung durchspielen, darunter die Aufnahme eines neuen Patienten, einen Folgebesuch und die Korrektur eines Dokumentationsfehlers. Wenn die Mitarbeiter ihre Kernaufgaben nicht fehlerfrei erledigen können, reduzieren Sie die anfängliche Patientenzahl oder verschieben Sie die Umstellung, bis sie dazu in der Lage sind.

Fehler 2: Die Datenmigration als Nebensache betrachten

Eine abgeschlossene Dateiübertragung ist kein Nachweis dafür, dass die migrierten Patientenakten vollständig, korrekt zugeordnet, datiert und zugänglich sind. Ein Anbieter mag zwar den Export und Import verwalten, doch Ihre Praxis muss dennoch überprüfen, ob jede Akte vollständig, korrekt zugeordnet, datiert und zugänglich ist. Fehlende Informationen bleiben möglicherweise verborgen, bis ein Arzt Wochen nach der Inbetriebnahme die Akte eines wiederkehrenden Patienten öffnet und frühere Notizen oder unterzeichnete Dokumente nicht finden kann.

Kleine Praxen verfügen selten über genügend Personal, um jede Patientenakte zu prüfen. Verwenden Sie daher vor der Inbetriebnahme eine repräsentative Stichprobe. Beziehen Sie aktive Patienten mit langjähriger Krankengeschichte sowie entlassene Patienten ein, deren Unterlagen weiterhin verfügbar bleiben müssen. Fügen Sie Akten hinzu, die gescannte Dateien, korrigierte Notizen oder andere Informationen enthalten, die möglicherweise in einem anderen Format vorliegen.

Eine schriftliche Checkliste sorgt für einen einheitlichen Ablauf der Validierung. Vergleichen Sie zunächst die demografischen Daten und Versicherungsangaben beider Systeme. Überprüfen Sie anschließend die Behandlungshistorie und die klinischen Notizen. Prüfen Sie unterschriebene Formulare und hochgeladene Dokumente separat. Falls Sie Ergebnisdaten erfassen, vergewissern Sie sich, dass die historischen Werte weiterhin dem richtigen Patienten und dem richtigen Datum zugeordnet sind.

Halten Sie das alte EMR-System so lange zugänglich, bis die Stichprobe die Prüfung bestanden hat und Ihr Anbieter etwaige Unstimmigkeiten behoben hat. Beauftragen Sie eine Person damit, fehlende Felder, falsch zugeordnete Patienten und unlesbare Dateien zu dokumentieren. Ein festgelegter Abnahmestandard gibt Ihrer Praxis einen klaren Grund, die Umstellung zu verschieben, wenn die übertragenen Datensätze unvollständig sind.

Fehler 3: Festlegung eines Go-Live-Termins während einer arbeitsreichen klinischen Phase

Das Datum des Vertragsbeginns sollte nicht automatisch als Starttermin für die Inbetriebnahme festgelegt werden. Eine Klinik, die während einer Zeit mit hohem Patientenaufkommen oder einem saisonalen Anstieg in Betrieb genommen wird, lässt dem Personal kaum Spielraum, sich mit ungewohnten Dokumentations- und Terminplanungsabläufen vertraut zu machen.

In Spitzenzeiten verstärkt sich der zu erwartende Produktivitätsrückgang beim Wechsel des EMR-Systems. Ärzte benötigen möglicherweise mehr Zeit für die Erstellung von Befunden, während das Personal an der Rezeption zusätzliche Zeit benötigt, um Fehler bei der Terminplanung oder Anmeldung zu korrigieren. Eine Gruppe mit mehreren Standorten kann einen Teil des Patientenaufkommens umleiten. Eine kleine Praxis verfügt in der Regel nicht über eine vergleichbare Ausweichmöglichkeit, sodass sich Verzögerungen auf genau das Personal auswirken, das sie beheben muss.

Wählen Sie eine Woche mit voraussichtlich geringem Patientenaufkommen aus und reduzieren Sie die Terminkapazität für die ersten Tage. Prüfen Sie vor der Festlegung des Termins die bisherigen Terminvergabe-Muster und vermeiden Sie Wochen, in denen bereits Abwesenheiten von Mitarbeitern bekannt sind oder wichtige Abrechnungsfristen anstehen. Fügen Sie die ausgewählte Woche und den Plan zur reduzierten Kapazität Ihrer Checkliste für die Einführung der elektronischen Patientenakte hinzu. Informieren Sie die Patienten im Voraus über die vorübergehenden Einschränkungen bei der Terminvergabe und halten Sie anschließend Zeit für Fragen und Korrekturen seitens der Mitarbeiter frei.

Fehler 4: Das Überspringen von Parallel-Tests vor der vollständigen Umstellung

Eine vollständige Umstellung ohne Parallelbetrieb kann dazu führen, dass bereits geringfügige Konfigurationsfehler den Produktivstart stören. Wenn eine Praxis ihr altes EMR-System am ersten Tag außer Betrieb nimmt, stoßen die Mitarbeiter auf Probleme, während die Patienten warten. Ein falscher Termin-Typ kann die Terminplanung beeinträchtigen, während ein fehlendes Notizfeld oder eine fehlende Zuordnung zum Kostenträger die Dokumentation oder die Abrechnung unterbrechen kann.

Kleine Praxen verzichten oft auf Tests, da es keinen fest zugewiesenen IT-Mitarbeiter gibt, der für den Testplan verantwortlich ist. Medizinisches Fachpersonal geht möglicherweise auch davon aus, dass die Einrichtung durch den Anbieter gewährleistet, dass die elektronische Patientenakte unter realen Praxisbedingungen funktioniert. Bei der Konfiguration durch den Anbieter können jedoch nicht alle lokalen Vorlagen, Berechtigungen, Abrechnungsregeln oder angeschlossenen Tools überprüft werden.

Führen Sie einen kurzen Paralleltest durch, bevor Sie das alte System außer Betrieb nehmen. Wählen Sie eine Handvoll Testdatensätze oder kontrollierte Patientenszenarien aus. Wenn es sich um eine echte Behandlung handelt, legen Sie fest, welche elektronische Patientenakte als offizielle Dokumentation gilt. Testen Sie zunächst die Terminplanung und Dokumentation und führen Sie dann jeden Besuch bis zur Abrechnung durch. Beziehen Sie dabei gängige Arbeitsabläufe sowie ein oder zwei Ausnahmen ein, wie beispielsweise einen abgesagten Termin oder eine korrigierte Abrechnung.

Vergleichen Sie die Ergebnisse beider Systeme und halten Sie jede Abweichung fest. Verschieben Sie die vollständige Umstellung so lange, bis die Mitarbeiter die Testszenarien ohne Datenlücken, blockierte Aufgaben oder ungeklärte Abrechnungsunterschiede durchführen können. Halten Sie das alte System so lange verfügbar, bis die Praxis bestätigt hat, dass die neue elektronische Patientenakte die Routinearbeit unterstützen kann.

Fehler 5: Die Integration mit Tools für Abrechnung, Terminplanung und Patientenbindung außer Acht lassen

Ein EMR-System kann zwar für sich genommen gut funktionieren, aber dennoch die Arbeitsabläufe in seinem Umfeld stören. Nach der Inbetriebnahme kann es vorkommen, dass Termine nicht mehr mit der Terminplanungssoftware synchronisiert werden oder dass die Mitarbeiter in der Abrechnung Gebühren manuell neu eingeben müssen. Außerdem können Ärzte möglicherweise nicht mehr im Rahmen ihres gewohnten Arbeitsablaufs Heimübungsprogramme zuweisen oder Daten zur Patientenbeteiligung in der Patientenakte einsehen.

Erfassen Sie alle Software-Abhängigkeiten, bevor Sie einen Vertrag über eine elektronische Patientenakte (EMR) unterzeichnen. Dokumentieren Sie für jedes Tool, welche Informationen in die EMR eingehen, welche sie verlassen und welcher Mitarbeiter die Verbindung nutzt. Berücksichtigen Sie dabei Terminplanungs- und Abrechnungsplattformen ebenso wie Tools zur Patientenbindung oder für Heimtrainingsprogramme. Testen Sie anschließend gängige Aufgaben wie die Umbuchung eines Termins, das Versenden einer Rechnung, die Zuweisung eines Trainingsprogramms und das Auffinden von Patientenantworten.

Vergewissern Sie sich im Rahmen des Verkaufsprozesses, welche Funktionen die einzelnen beworbenen Integrationen tatsächlich unterstützen. Eine Integration bietet möglicherweise Single Sign-On, ohne dass Patientendaten übertragen werden, oder sie versendet Dokumente, ohne Daten zur Therapietreue zurückzusenden. Bitten Sie den Anbieter, die von Ihnen benötigten Arbeitsabläufe zu demonstrieren, und klären Sie, ob zusätzliche Gebühren anfallen, Konnektoren von Drittanbietern erforderlich sind oder manuelle Schritte notwendig sind. Tragen Sie jede bestätigte Funktion in Ihre Checkliste für die EMR-Implementierung ein, damit Sie sie vor der vollständigen Umstellung testen können.

Fehler 6: Es wird kein einziger interner Verantwortlicher benannt

Eine EMR-Einführung verliert an Schwung, wenn niemand befugt ist, Entscheidungen zu treffen und den Fortschritt zu überwachen. Die Verantwortung fällt oft informell auf denjenigen, der am wenigsten beschäftigt zu sein scheint, auch wenn dieser nicht befugt ist, Fragen zum Arbeitsablauf zu klären. Die Mitarbeiter überdenken frühere Entscheidungen, und Fragen der Anbieter bleiben unbeantwortet, während die Fristen verstreichen.

Kleine Praxen beschäftigen selten einen eigenen Betriebsleiter, der die Einführung natürlich leiten würde. Bei einem Wechsel des EMR-Systems geht der Praxisinhaber möglicherweise davon aus, dass jeder Arzt seinen Teil selbst regelt. Eine geteilte Verantwortung kann bei einzelnen Aufgaben funktionieren, doch so ist niemand für das Gesamtergebnis verantwortlich.

Bestimmen Sie vor Beginn der Implementierung einen internen Verantwortlichen. Oft übernimmt der Praxisinhaber oder ein leitender Kliniker diese Rolle. Übertragen Sie dieser Person die Verantwortung für den Zeitplan und die Kommunikation mit dem Anbieter. Sie sollte außerdem vor dem Start die endgültige Entscheidung darüber treffen, ob das Projekt durchgeführt wird oder nicht.

Der Projektverantwortliche muss nicht jede Aufgabe selbst erledigen. Andere Mitarbeiter können Vorlagen testen, migrierte Datensätze überprüfen oder Schulungen koordinieren. Eine Person sollte den Fortschritt überwachen, Entscheidungen protokollieren und Verzögerungen eskalieren, bevor sie sich auf die Inbetriebnahme auswirken.

Fehler 7: Die Gesamtbetriebskosten über den Kaufpreis hinaus unterschätzen

Der Vergleich von EMR-Software für Physiotherapie anhand der monatlichen Kosten pro Therapeut kann dazu führen, dass einer kleinen Praxis während der Einführung die finanziellen Mittel ausgehen. Es können einmalige Kosten anfallen, während die reduzierte Terminkapazität die Einnahmen bereits einschränkt. Eine Praxis mit begrenzten Rücklagen könnte dann Schulungen, Unterstützung bei der Datenmigration oder andere Arbeiten, die für eine gut geplante Einführung erforderlich sind, aufschieben.

Die Preisgestaltung der Anbieter unterscheidet häufig zwischen Einrichtung, Schulung, Datenmigration, Abrechnungsdiensten und erweiterten Funktionsstufen. Bei Abrechnungsdiensten wird möglicherweise ein Prozentsatz der eingezogenen Beträge anstelle einer festen Gebühr berechnet, sodass sich die Kosten je nach Umsatz ändern. Diese Preisstrukturen sind in der gesamten Softwarebranche anzutreffen und erfordern eine gründlichere Analyse als der bloße Vergleich der Abonnementpreise.

Erstellen Sie vor dem Wechsel des EMR-Systems ein monatliches Kostenmodell für das gesamte erste Jahr. Berücksichtigen Sie dabei Abonnements, Implementierungsleistungen, Schulungszeiten für Mitarbeiter, Migrationsarbeiten, erforderliche Zusatzmodule, Abrechnungsgebühren sowie etwaige vorübergehende Produktivitätsverluste im Zusammenhang mit der Inbetriebnahme. Bitten Sie jeden Anbieter, alle Annahmen schriftlich zu bestätigen, einschließlich der Frage, welche Funktionen und Supportleistungen in den einzelnen Tarifen enthalten sind.

Ihre Checkliste für die Einführung einer elektronischen Patientenakte sollte die Gesamtkosten im ersten Jahr und den Zeitpunkt der einzelnen Zahlungen vergleichen. Ein System mit einer niedrigeren monatlichen Gebühr kann bei der Einrichtung dennoch einen höheren Kapitalbedarf erfordern, während ein teureres Abonnement möglicherweise Leistungen umfasst, die bei einem anderen Anbieter separat in Rechnung gestellt werden.

Fehler 8: Das Auslassen eines dokumentierten Rollback- oder Notfallplans

Ein fehlender Notfallplan kann ein eigentlich beherrschbares Problem bei der Inbetriebnahme zu einer klinikweiten Störung machen. Die Mitarbeiter stellen möglicherweise fest, dass sie keinen Zugriff auf Dienstpläne haben oder Unterlagen nicht vervollständigen können, doch niemand weiß, ob man die Fehlerbehebung fortsetzen, zum alten EMR zurückkehren oder vorübergehend auf Papier ausweichen soll. Kleine Praxen verfügen über kaum Reservekapazitäten, um sich von einem ganzen Tag mit abgesagten Terminen und verspäteten Patientenberichten zu erholen.

Ein einseitiger Notfallplan sollte die Bedingungen festlegen, die eine Ausweichlösung auslösen. Beispiele hierfür sind ein längerer Ausfall des Zugriffs auf Patientenakten, fehlerhafte Terminangaben oder ein Konfigurationsproblem, das es dem medizinischen Personal unmöglich macht, Besuche zu dokumentieren. Der Plan sollte eine Person benennen, die die Einführung unterbrechen kann, und festlegen, wie die Mitarbeiter diese Entscheidung kommunizieren sollen.

Der Ausweich-Workflow muss ebenso detailliert ausgearbeitet werden. Legen Sie fest, ob das alte EMR-System weiterhin verfügbar bleibt, welche Papierformulare die Mitarbeiter verwenden sollen, wo vorübergehende Unterlagen sicher aufbewahrt werden und wie die Mitarbeiter Informationen nach Wiederaufnahme des Betriebs eingeben oder abgleichen sollen. Testen Sie diese Schritte vor der Inbetriebnahme, damit die Mitarbeiter sie während eines Ausfalls ohne Improvisieren befolgen können.

Schweregrad von Fehlern auf einen Blick

Nutzen Sie diese Tabelle als Ausgangspunkt für die Priorisierung und passen Sie die Bewertungen anschließend an Ihr Patientenaufkommen, Ihren Personalbestand, Ihre Systemanbindungen und Ihren Abrechnungsworkflow an.

Erstellen einer eigenen Checkliste für die Umsetzung

Stellen Sie Ihre Checkliste für die Einführung der elektronischen Patientenakte entsprechend Ihrer aktuellen Phase zusammen, anstatt jede Aufgabe als gleich dringlich zu betrachten.

• Bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen, sollten Sie die erforderlichen Integrationen erfassen und deren Funktionsweise überprüfen. Erstellen Sie ein Kostenmodell für das erste Jahr, bevor Sie Verträge vergleichen.
• Wenn die Implementierung bereits begonnen hat, benennen Sie einen internen Verantwortlichen und überprüfen Sie zunächst die migrierten Datensätze. Führen Sie die rollenbasierten Schulungen durch, bevor Sie Parallelszenarien in den Bereichen Terminplanung, Dokumentation und Abrechnung durchführen.
• Wenn Sie nach der Inbetriebnahme die Systeme stabilisieren, erfassen Sie fehlende Datensätze, fehlgeschlagene Verbindungen und Verzögerungen bei der Dokumentation in einem Problemprotokoll. Nutzen Sie Ihren Notfallplan, um zu entscheiden, wann ein Problem ein Rollback erfordert.

Wenn Sie noch dabei sind, EMR-Software für die Physiotherapie zu vergleichen oder ein EMR-System zu wechseln, sollten Sie diese Liste mit einer umfassenden Checkliste für den Kauf eines EMR-Systems und einem Leitfaden für den Systemwechsel kombinieren. Diese Ressourcen helfen Ihnen dabei, die Eignung und die Kosten zu bewerten, bevor die Implementierung beginnt.

So gelingt Ihre Markteinführung

Probleme bei der Implementierung können auf unklare Zuständigkeiten, unzureichende Schulungen, ungeprüfte Arbeitsabläufe oder Probleme bei der Softwarekonfiguration zurückzuführen sein. Eine kleine Praxis kann Beeinträchtigungen minimieren, indem sie die Implementierung als klar definiertes Projekt behandelt, mit einem verantwortlichen Ansprechpartner, geplanten Schulungen, getesteten Arbeitsabläufen und klaren Kriterien für die Inbetriebnahme. Ein schriftlicher Notfallplan sollte alle Ausfälle abdecken, die eine vorübergehende Ausweichlösung erfordern.

PhysitrackDie Checkliste für den Kauf einer elektronischen Patientenakte und der Leitfaden zu den Gesamtbetriebskosten helfen bei der Entscheidungsfindung vor Vertragsunterzeichnung, während der Leitfaden zum Systemwechsel die Planung der Einführung selbst unterstützt.

FAQs

Wie lange dauert die Einführung einer elektronischen Patientenakte in einer kleinen Praxis?

Die Einführung einer elektronischen Patientenakte (EMR) in einer kleinen Praxis umfasst den Zeitraum, der für die Konfiguration, Migration, das Testen und die Inbetriebnahme des neuen Systems erforderlich ist. Der Zeitplan hängt dabei vom Datenvolumen und der Komplexität der Arbeitsabläufe ab. Die EMR-Einkaufscheckliste von „ Physitrack “ kann Ihnen dabei helfen, die Aufgaben zu identifizieren, die in den Implementierungsplan aufgenommen werden sollten. Anhand eines Zeitplans des Anbieters mit klaren Meilensteinen können Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter einplanen und einen realistischen Termin für die Inbetriebnahme festlegen.

Können die Mitarbeiter während der regulären Sprechzeiten an Schulungen teilnehmen?

Geschützte Schulungszeit ist fest eingeplante Zeit, in der das Personal seine EMR-Aufgaben übt, ohne dabei die übliche Patientenlast zu bewältigen. Die EMR-Einkaufscheckliste von Physitrack kann Ihnen dabei helfen, die Schulungszeit bei der Bewertung eines Implementierungsplans zu berücksichtigen. Durch die Reservierung dieser Zeit können Ärzte und Mitarbeiter am Empfang ihre eigenen Arbeitsabläufe einüben, während ein dafür vorgesehener Ersatzmitarbeiter dringende Aufgaben übernimmt.

Was soll ich tun, wenn der Go-Live fehlschlägt?

Ein fehlgeschlagener Go-Live liegt vor, wenn die neue elektronische Patientenakte (EMR) wesentliche Aufgaben in den Bereichen Terminplanung, Dokumentation oder Abrechnung nicht zuverlässig unterstützen kann. Der Umstellungsleitfaden von „ Physitrack “ kann Ihnen dabei helfen, vor der Einführung Kriterien für einen Rollback festzulegen. Ihr interner Verantwortlicher kann dann die Umstellung unterbrechen, den genehmigten Fallback-Workflow aktivieren und den Vorgang erst fortsetzen, nachdem der Anbieter das Problem behoben hat und die Mitarbeiter es erneut getestet haben.

Wie beurteile ich die Kompatibilität bei der Integration?

Die Integrationskompatibilität gibt an, ob vernetzte Produkte die Daten austauschen, die für Ihre Arbeitsabläufe in den Bereichen Terminplanung, Abrechnung, Patientenbindung und Heimübungen erforderlich sind. Bitten Sie den Anbieter bei der Bewertung einer elektronischen Patientenakte (EMR), jede erforderliche Anbindung zu demonstrieren, anstatt sich lediglich zu vergewissern, dass eine Integration vorhanden ist. Das Testen der erforderlichen Datenflüsse vor der Umstellung hilft Ihnen dabei, fehlende Informationen, manuelle Arbeitsschritte und nicht unterstützte Schritte zu identifizieren.