Wechsel des EMR-Systems: Ein Leitfaden für eine reibungslose Umstellung in einer kleinen Physiotherapiepraxis

Kurz gesagt

• Eine kleine Praxis kann für einen unkomplizierten Wechsel von einem SaaS- zu einem anderen SaaS-Krankengeschichtsmanagementsystem (EMR) zunächst einen Planungszeitraum von vier bis acht Wochen einplanen, gefolgt von zwei Wochen zur Stabilisierung nach der Einführung.
• Planungs- und Koordinationsprobleme können eine Umstellung verzögern, selbst wenn die Softwareeinrichtung unkompliziert ist. Häufige Ursachen sind vage Zeitangaben der Anbieter, unzureichende Schulungen, unklare Zuständigkeiten bei der Migration und ungelöste Integrationsabhängigkeiten.
• Bestimmen Sie einen internen Ansprechpartner, der für die Einhaltung von Fristen, die Kommunikation mit den Lieferanten, die Datenvalidierung und Entscheidungen zum Systemstart verantwortlich ist.
• Stellen Sie die Patientenversorgung sicher, indem Sie die Schulungen zeitlich versetzt durchführen, eine kurze, kontrollierte Überschneidung der Systeme vorsehen und die Arbeitsbelastung in der ersten Woche nach der Inbetriebnahme etwas reduzieren. Legen Sie für jeden Behandlungstermin eine elektronische Patientenakte als maßgebliche Akte fest.

Warum die Umstellung auf elektronische Patientenakten in kleinen Praxen nicht den Zeitplänen von Großunternehmen folgt

Eine Praxis mit 1 bis 20 Ärzten kann für einen unkomplizierten Wechsel von einem SaaS- zu einem anderen SaaS-Krankengeschichtsmanagementsystem (EMR) einen Zeitrahmen von vier bis acht Wochen als vorläufige Planung vorsehen. Dieser Zeitrahmen setzt ein Quellsystem, eine Standardkonfiguration, zeitnahe Datenexporte und wenige benutzerdefinierte Integrationen voraus. Komplexe Abrechnungsintegrationen oder schlecht strukturierte Altdaten können einen längeren Zeitrahmen erfordern.

Die Einführung elektronischer Patientenakten in Krankenhäusern dauert in der Regel länger, da sie mehrere Abteilungen, größere Datenmengen, formelle Genehmigungsverfahren und umfangreiche technische Tests umfasst. Krankenhäuser benötigen möglicherweise auch maßgeschneiderte Schnittstellen zu Laboren, Apotheken und anderen klinischen Systemen. Die Genehmigungsanforderungen und Datenmengen verursachen einen zusätzlichen Arbeitsaufwand, mit dem eine kleine Physiotherapiepraxis in der Regel nicht konfrontiert ist.

Auch kleine Praxen benötigen Zeit für die Datenbereinigung, Konfiguration, Schulung und Validierung. Planen Sie nach der Inbetriebnahme zwei Wochen ein, um Vorlagen anzupassen und Probleme mit Arbeitsabläufen oder der Migration zu beheben, während die Ärzte beginnen, die neue elektronische Patientenakte zu nutzen.

Ein Anbieter sollte Ihnen mit einem Zeitplan versehenen Meilensteine nennen, anstatt eine grobe Schätzung im Unternehmensstil oder einen unbestimmten Zeitrahmen anzugeben. Fragen Sie, was vor Beginn der Migrationstests geschehen muss und wer für die einzelnen Aufgaben verantwortlich ist. Fragen Sie den Anbieter, welche Integrationen die Umstellung verzögern könnten und wie schnell er fehlgeschlagene Importe beheben kann. Nutzen Sie die Antworten des Anbieters, um zu überprüfen, ob jeder vorgeschlagene Go-Live-Termin mit konkreten Aufgaben, Verantwortlichen und Abhängigkeiten verknüpft ist.

Erstellung Ihrer Checkliste und Ihres Zeitplans für die Einführung der elektronischen Patientenakte

Verwenden Sie den folgenden Zeitplan als achtwöchiges Planungsmodell für die Einführung eines unkomplizierten Wechsels zu einer SaaS-basierten elektronischen Patientenakte. Planen Sie nach der Einführung weitere zwei Wochen für die Stabilisierungsphase ein. Je nach Datenvolumen, Verfügbarkeit des Personals, individuellen Integrationen und Genehmigungen von Drittanbietern kann ein längerer Zeitrahmen erforderlich sein. Legen Sie den Termin für die Inbetriebnahme erst fest, nachdem der Anbieter das Migrationsformat, die Abhängigkeiten und die erforderliche Vorlaufzeit bestätigt hat.

Woche 1

• Unterzeichnen Sie den Vertrag und halten Sie die Auftaktbesprechung ab.
• Benennen Sie einen internen Ansprechpartner, der befugt ist, Aufgaben zuzuweisen und Fragen zu klären.
• Bestätigen Sie den Umfang der Migration, den Schulungsplan, den Supportumfang und den geplanten Termin für die Inbetriebnahme.
• Listen Sie alle Verbindungen auf, die getestet werden müssen, einschließlich Abrechnung, Zahlungen, E-Fax und Tools zur Patientenbindung.

Woche 1 bis 3

• Exportieren Sie Patienten-, klinische, Termin- und Finanzdaten aus der aktuellen elektronischen Patientenakte.
• Entscheiden Sie, welche Datensätze verschoben werden sollen und welche in einem durchsuchbaren Archiv verbleiben sollen.
• Entfernen Sie doppelte Patientendaten und korrigieren Sie inkonsistente Felder, bevor der Anbieter diese importiert.
• Bitten Sie den Anbieter, eine Testmigration durchzuführen, anstatt auf die endgültige Umstellung zu warten.

Woche 2 bis 4

• Konfigurieren Sie Terminarten, Dokumentvorlagen, Benutzerberechtigungen und Abrechnungsregeln.
• Testen Sie jede externe Verbindung anhand repräsentativer Arbeitsablaufszenarien und entsprechend gesicherter Testdaten.
• Lassen Sie die Ärzte die Vorlagen vor Beginn der Schulung durchsehen. Späte Änderungen an der Konfiguration mindern den Nutzen der Schulung.

Woche 4 bis 6

• Schulen Sie das Personal entsprechend seiner jeweiligen Rolle und staffeln Sie die Schulungen zeitlich so, dass die Patientenversorgung nicht beeinträchtigt wird.
• Geben Sie jedem Arzt Zeit, eine Musterbeurteilung und einen Tagesbericht auszufüllen.
• Lassen Sie die Mitarbeiter im Kundenkontakt die Abläufe bei der Anmeldung, Terminvereinbarung, Zahlungsabwicklung und Versicherungsabwicklung üben.
• Tragen Sie offene Fragen in einer gemeinsamen Liste für den Anbieter ein.

Woche 6 bis 8: Abschlusstests und Vorbereitungen für die Umstellung

• Wenn Sie die Umstellung nach Arzt, Standort oder Arbeitsablauf durchführen, legen Sie fest, in welcher elektronischen Patientenakte (EMR) die maßgebliche Dokumentation für jeden Behandlungstermin gespeichert wird. Tragen Sie denselben Behandlungstermin nicht in beiden Systemen ein.
• Vergleichen Sie die Patientendaten und klinischen Unterlagen mit denen der alten elektronischen Patientenakte.
• Planen Sie ein, das Terminvolumen in den ersten Tagen nach der Inbetriebnahme zu reduzieren, falls Ihr normaler Zeitplan keinen Spielraum für eine langsamere Dokumentation lässt.

Go-Live und anschließende zweiwöchige Stabilisierungsphase

• Schließen Sie den abschließenden Datenimport ab und stellen Sie die routinemäßige Dateneingabe in der alten elektronischen Patientenakte ein.
• Behalten Sie den schreibgeschützten Zugriff auf das alte System bei, während die Mitarbeiter die Datensätze überprüfen.
• Führen Sie in der ersten Woche kurze tägliche Besprechungen durch und leiten Sie Probleme an den internen Ansprechpartner weiter.

Weisen Sie dem internen Ansprechpartner die Verantwortung für die Vorbereitung der Mitarbeiter, Datenentscheidungen, Tests und die Nachverfolgung von Problemen zu. Weisen Sie dem Anbieter die Verantwortung für Importanweisungen, Konfigurationsunterstützung, die Durchführung der Migration und technische Korrekturen zu. Durch die Erfassung jeder Zuweisung mit einem Fälligkeitstermin wird verhindert, dass eine der beiden Parteien davon ausgeht, dass die andere Partei für eine Aufgabe zuständig ist.

So funktioniert die Migration von EMR-Daten

Die Migration von EMR-Daten beginnt mit einer Bestandsaufnahme dessen, was das aktuelle System speichert und was das neue System verarbeiten kann. Die Übertragungsformate variieren je nach Quell- und Zielsystem. Patientendaten können als strukturierte Felder übertragen werden, während klinische Notizen, gescannte Dokumente und Abrechnungshistorie möglicherweise Dokumentdateien oder separate Exporte erfordern. Ihr Anbieter sollte jede Datenkategorie, deren Zielort, das Dateiformat sowie die für die Übertragung verantwortliche Person dokumentieren.

Übertragen Sie für jeden aktiven Patienten genügend Daten aus der Krankengeschichte, um die Behandlung und Abrechnung bereits am ersten Tag zu ermöglichen. Berücksichtigen Sie dabei aktuelle Behandlungspläne, aktuelle Befunde, unterzeichnete Notizen, Einwilligungen und offene Beträge. Möglicherweise benötigen Sie auch Informationen zu anstehenden Terminen und Versicherungsdaten. Fragen Sie die Ärzte, auf welche älteren Unterlagen sie regelmäßig zurückgreifen, da bei einem festen Stichtag möglicherweise relevante Operations- oder Behandlungsdaten ausgelassen werden.

Möglicherweise können Sie inaktive Datensätze in einem sicheren Archiv aufbewahren, anstatt sie in die neue elektronische Patientenakte zu importieren, sofern die geltenden Aufbewahrungs- und Zugriffsvorschriften eingehalten werden. Ein schreibgeschütztes Archiv ermöglicht die Aufbewahrung älterer Patientenakten, ohne dass jeder inaktive Datensatz in die neue elektronische Patientenakte importiert werden muss. Bevor Sie sich für diese Option entscheiden, sollten Sie klären, wie lange das Archiv verfügbar bleibt und wie Sie eine vollständige Patientenakte abrufen können. Bevor Sie den alten Lieferantenvertrag kündigen, klären Sie die Anforderungen hinsichtlich der Aufbewahrung von Patientenakten, des Patientenzugriffs, der Sicherheit und des Abrufs, die in Ihrem Rechtsgebiet und gemäß Ihren Vereinbarungen mit den Kostenträgern gelten.

Der interne Ansprechpartner sollte die Datenbereinigung vor dem endgültigen Export koordinieren. Ihr interner Ansprechpartner sollte doppelte Patientenprofile identifizieren und inkonsistente Namen oder Geburtsdaten gemäß den Datenverwaltungsverfahren der Praxis bereinigen. Bewahren Sie alle Prüfungsinformationen auf, die für klinische, abrechnungstechnische oder Compliance-Zwecke erforderlich sind. Bei derselben Überprüfung sollten auch nicht übereinstimmende Abrechnungscodes und unvollständige Unterlagen identifiziert werden. Die Bereinigung der Quelldaten reduziert Importfehler, da das neue EMR nicht zuverlässig feststellen kann, welcher der widersprüchlichen Einträge korrekt ist.

Durch eine Testmigration können Sie Mapping-Probleme noch vor der Inbetriebnahme aufdecken. Wählen Sie eine Stichprobe aus, die sowohl aktive als auch inaktive Patienten sowie einfache und komplexe Patientenakten umfasst. Die Ärzte sollten diese Datensätze in der neuen elektronischen Patientenakte öffnen und überprüfen, ob die Notizen weiterhin lesbar sind, die Datumsangaben übereinstimmen und die Anhänge unter dem richtigen Patienten angezeigt werden. Die Mitarbeiter der Abrechnungsabteilung sollten offene Salden und Versicherungsdaten mit denen des alten Systems abgleichen.

Die abschließende Validierung sollte eine Überprüfung auf Datensatzebene mit einem Abgleich der Summen in Quell- und Zielsystem kombinieren. Vergleichen Sie die Anzahl der Patientendatensätze und klinischen Dokumente in beiden Systemen. Gleichen Sie ausstehende Patientensalden und Kostenträgersalden mit den Quellberichten ab. Tragen Sie fehlende oder geänderte Einträge in ein Problemprotokoll ein, weisen Sie einen Verantwortlichen zu und wiederholen Sie den betroffenen Import nach der Korrektur.

Halten Sie die alte EMR so lange verfügbar, bis die Praxis die endgültige Validierung genehmigt hat. Ein schreibgeschützter Zugriff für einen festgelegten Zeitraum bietet den Mitarbeitern eine Ausweichmöglichkeit, falls eine ältere Krankenakte nicht wie erwartet migriert wurde. Löschen Sie das alte Konto erst, wenn Sie den Zugriff auf das Archiv bestätigt, die erforderlichen Exporte abgeschlossen und dokumentiert haben, wie die Mitarbeiter historische Datensätze abrufen können.

Einschätzung des Schulungsaufwands für eine Praxis mit 1 bis 20 medizinischen Fachkräften

Eine kleine Praxis sollte die Fortbildungskosten nach Funktionen einplanen, da jede Fortbildungsstunde Personal von der Patientenversorgung abzieht. Verwenden Sie die folgenden Spannen als Planungsgrößen und nicht als Branchen-Benchmarks oder feste Fortbildungsvorgaben. Klären Sie die Kurs- und Praxiszeiten mit Ihrem EHR-Anbieter ab und passen Sie den Zeitplan dann an die jeweiligen Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter an.

• Planen Sie pro medizinische Fachkraft drei bis fünf Stunden für die Einweisung, Dokumentationsübungen und gängige klinische Arbeitsabläufe ein.
• Planen Sie pro Mitarbeiter am Empfang vier bis sechs Stunden für Terminplanung, Anmeldung, Patientenaufnahme und Kommunikation mit den Patienten ein.
• Planen Sie pro abrechnendem Mitarbeiter fünf bis acht Stunden für die Erfassung von Leistungen, die Einreichung von Abrechnungen, die Verbuchung von Zahlungen und den Kontenabgleich ein.
• Planen Sie acht bis zwölf Stunden für die Administratorenschulung des internen Ansprechpartners, die Überprüfung der Konfiguration, Migrationsprüfungen und grundlegende Fehlerbehebung ein.
• Planen Sie pro Assistent oder Benutzer mit eingeschränkten Zugriffsrechten ein bis zwei Stunden für die Aufgaben ein, die im Rahmen der jeweiligen Berechtigungen dieser Person zulässig sind.

Wenn eine Person mehrere Aufgabenbereiche wahrnimmt, kann es zu Überschneidungen bei der Schulung kommen. Sie sollten dennoch separate Übungszeiten für die klinische Dokumentation und die Verwaltungsarbeit einplanen, da für jeden Aufgabenbereich unterschiedliche Arbeitsabläufe gelten.

Durch gestaffelte Schulungen bleibt ein Teil der Praxis für Termine verfügbar, während jede Gruppe ihre Schulung absolviert. Schulen Sie beispielsweise die Hälfte der medizinischen Fachkräfte in einem Block mit geringem Patientenaufkommen und die andere Hälfte später in der Woche. Planen Sie Schulungen für den Empfang und die Abrechnung separat ein, damit weiterhin jemand Anrufe entgegennehmen, Patienten anmelden und dringende Fragen zur Abrechnung bearbeiten kann. Lassen Sie auf kurze Schulungen Übungen in einer Testumgebung folgen, damit die Mitarbeiter die Arbeitsabläufe vor der Inbetriebnahme selbstständig durchlaufen können.

Der interne Ansprechpartner muss in den ersten ein bis zwei Wochen nach der Inbetriebnahme uneingeschränkt verfügbar sein. Diese Person sollte Routinefragen vor Ort beantworten, eine Liste der Probleme führen und ungelöste Probleme gebündelt an den Support des Anbieters weiterleiten. So erhalten die Ärzte schnelle Hilfe, ohne die Behandlung unterbrechen zu müssen, um Support-Tickets zu erstellen oder dieselbe Frage einzeln zu wiederholen. Reservieren Sie ein bis zwei Stunden des Arbeitstages des Ansprechpartners für diesen Support, anstatt zu erwarten, dass er dies neben seinen normalen Aufgaben erledigt.

So lassen sich häufige Verzögerungen beim Go-Live vermeiden

Wandeln Sie jeden Kostenvoranschlag des Anbieters in einen datierten Meilenstein um, der eine erforderliche Eingabe, einen benannten Verantwortlichen und einen Fertigstellungsstandard enthält. Ein Status wie „Migration läuft“ liefert nicht genügend Informationen, um den Zeitplan zu verwalten. Wandeln Sie den Kostenvoranschlag des Anbieters in datierte Meilensteine für den Testexport, die Konfiguration, die Validierung, die Schulung und die Umstellung um. Bitten Sie den Anbieter, jede Abhängigkeit zu dokumentieren und festzulegen, wie Sie die einzelnen Meilensteine abnehmen werden.

Sichern Sie die rollenbasierten Schulungsblöcke im Implementierungskalender ab und verlangen Sie von jedem Benutzer, dass er allgemeine Aufgaben in einem Testkonto absolviert. Durch praktische Übungen lassen sich Probleme mit der Dokumentation und den Zugriffsrechten erkennen, bevor sie nach dem Start zu Supportanfragen führen. Stellen Sie sicher, dass der interne Ansprechpartner während der ersten Schichten zur Verfügung steht, um Routinefragen zu beantworten und ungelöste Probleme weiterzuleiten.

Weisen Sie jede Migrationsaufgabe vor Beginn der Arbeiten entweder der Praxis oder dem Anbieter zu. Ohne diese Zuweisung könnten beide Seiten davon ausgehen, dass die jeweils andere Seite die Datensätze bereinigt, Felder zuordnet oder Salden abstimmt. Nutzen Sie die Aufteilung der Zuständigkeiten in Ihrer Checkliste für die EMR-Implementierung. Jede Migrationsaufgabe benötigt einen namentlich benannten Verantwortlichen, einen Termin und einen klaren Standard für die Fertigstellung.

Beginnen Sie bereits beim Projektstart mit den Genehmigungen durch Drittanbieter und den Integrationstests, da deren Zeitpläne möglicherweise über die Konfigurationsarbeiten an der elektronischen Patientenakte (EMR) hinausreichen. Die Registrierung bei Abrechnungszentralen, die Übertragung von E-Fax-Nummern, die Einrichtung von Zahlungsabwicklern sowie die Anbindung von Patientenbindungs- oder HEP-Systemen können separaten Genehmigungs- und Testzeitplänen unterliegen. Erfassen Sie diese Abhängigkeiten bereits beim Projektstart, nehmen Sie frühzeitig Kontakt zu jedem Drittanbieter auf und testen Sie die vollständigen Arbeitsabläufe vor der Umstellung. Sollte eine Integration den Umstellungstermin verpassen, dokumentieren Sie einen vorübergehenden Arbeitsablauf, anstatt die Inbetriebnahme ohne Plan zu verschieben.

Aufrechterhaltung der Patientenversorgung während der Übergangsphase

Erwägen Sie, das geplante Arbeitsvolumen in der ersten Woche nach der Inbetriebnahme zu reduzieren, falls der normale Zeitplan keinen Spielraum für zeitaufwändige Dokumentationsaufgaben lässt. Passen Sie die Reduzierung an die jeweilige Arbeitsbelastung der Ärzte an und reservieren Sie kurze Zeitfenster für die Dokumentation zwischen den Terminen. Durch den entlasteten Zeitplan haben die Ärzte Zeit, Probleme bei der Einrichtung und Dokumentation zu beheben, ohne dass spätere Termine in Verzug geraten.

Halten Sie die alte elektronischen Patientenakte (EMR) für kurze Zeit als Referenz bereit, legen Sie jedoch die neue EMR als maßgebliche Akte für alle Konsultationen nach der Umstellung fest. Das medizinische Personal kann die alte EMR als Referenz nutzen, während es neue Konsultationen in der neuen EMR dokumentiert. Halten Sie den Referenzzeitraum kurz. Sollte jemand nach der Umstellung Informationen in die alte EMR eingeben, sollte der interne Ansprechpartner diese gemäß den Korrekturverfahren der Praxis umgehend verschieben oder abgleichen.

Führen Sie die Umstellung schrittweise durch, sofern die Struktur Ihrer Praxis dies zulässt. Ein Arzt oder ein Standort kann zunächst umstellen, während andere noch einige Tage lang das alte EMR-System nutzen. Die erste Gruppe kann Probleme im Arbeitsablauf an den internen Ansprechpartner melden, der dann gemeinsam mit dem Anbieter Korrekturen koordinieren kann, bevor die übrigen Ärzte oder Standorte umstellen. Ein Einzelunternehmer kann die Umstellung schrittweise vornehmen, indem er zunächst die Terminplanung und Dokumentation testet, bevor er die Abrechnung und andere damit verbundene Arbeitsabläufe umstellt.

Daten zur Patientenbeteiligung und zu Heimtrainingsprogrammen erfordern eine separate Migrationsprüfung. Plattformen für Heimtrainingsprogramme wie Physitrack können Trainingsprogramme, Zugangsdaten der Patienten und den Verlauf der Therapietreue außerhalb der klinischen Patientenakte speichern. Stellen Sie sicher, welche Datensätze übertragen werden, welche in einem Archiv weiterhin zugänglich bleiben und ob Patienten neue Einladungen oder Anmeldeanweisungen benötigen.

Informieren Sie die Patienten nur dann im Voraus, wenn die Umstellung Auswirkungen auf die Anmeldung, den Zugang zum Portal oder die Formalitäten haben könnte. Während der Inbetriebnahme sollte der interne Ansprechpartner die Fragen der Mitarbeiter sammeln und den Support des Anbieters gebündelt kontaktieren. So können die Ärzte ihre Patienten weiter behandeln, anstatt Termine zu unterbrechen, um immer wieder dasselbe Problem zu beheben.

FAQs

Wie lange dauert die Umstellung auf ein neues EMR-System in einer kleinen Praxis tatsächlich?

Eine Praxis mit 1 bis 20 Ärzten kann für eine unkomplizierte Umstellung auf eine SaaS-KDE vier bis acht Wochen als vorläufigen Planungszeitraum ansetzen. Das Datenvolumen, Integrationen, die Verfügbarkeit des Personals und die Reaktionszeiten der Anbieter können diesen Zeitraum verlängern. Ein schriftlicher Zeitplan mit namentlich genannten Verantwortlichen und datierten Abhängigkeiten zeigt auf, welche noch nicht abgeschlossenen Aufgaben den Go-Live beeinträchtigen könnten.

Welche Datensätze müssen nach einer Migration weiterhin zugänglich bleiben?

Welche Unterlagen weiterhin zugänglich bleiben müssen, hängt von den für Ihre Praxis geltenden Aufbewahrungs-, Patientenzugangs-, Abrechnungs- und Kostenträgeranforderungen ab. Bewahren Sie die erforderlichen klinischen, demografischen und finanziellen Unterlagen in der neuen elektronischen Patientenakte (EMR) oder über einen sicheren, schreibgeschützten Archivzugang auf. Bevor Sie das alte System außer Betrieb nehmen, überprüfen Sie die geltenden Anforderungen, gleichen Sie die Anzahl der Unterlagen und die Salden ab und testen Sie repräsentative Patientenakten.

Kann eine Einzelpraxis den Standort wechseln, ohne wegen Fortbildungen zu schließen?

Eine Einzelpraxis kann eine ganztägige Schließung vermeiden, indem sie die Schulung in kurze Einheiten aufteilt, sofern es der Patiententerminplan zulässt. Der Praxisinhaber kann gängige Aufgaben in einem Testkonto üben und die Anzahl der Termine in den ersten Tagen nach der Inbetriebnahme reduzieren. Wenn der Anbieter Sprechstunden oder planmäßigen Support anbietet, kann der Praxisinhaber diese in Anspruch nehmen, um Hilfe zu erhalten, ohne die Praxis für einen ganzen Tag schließen zu müssen.

Wer sollte die Verantwortung für die Migration übernehmen, wenn es keinen IT- oder Büroleiter gibt?

Der Praxisinhaber oder ein vertrauenswürdiger Kliniker sollte als interner Migrationskoordinator fungieren. Diese Person überwacht Fristen, versendet Datendateien, koordiniert Schulungen und bestätigt die Aufgaben der Anbieter. Durch die Benennung eines Verantwortlichen wird verhindert, dass Anfragen und Entscheidungen unbesetzt bleiben.

Was passiert, wenn sich der Starttermin verzögert?

Eine verzögerte Inbetriebnahme erfordert eine kontrollierte Verlängerung der alten elektronischen Patientenakte anstelle einer überstürzten Umstellung. Der Migrationsleiter sollte den fortgesetzten Zugriff sicherstellen, die Schulungstermine anpassen und die Mitarbeiter über den aktualisierten Zeitplan informieren. Die Praxis sollte die Kündigung des alten Kontos vermeiden, bis die migrierten Datensätze und wesentlichen Integrationen die Validierung bestanden haben.

Planen Sie die Umstellung auf die elektronische Patientenakte als eigenständiges Projekt

Organisieren Sie Ihre EMR-Umstellung mit festgelegten Meilensteinen, zugewiesenen Verantwortlichen und Zeitplänen für die Migration, Schulungen, Validierung und den Support bei der Inbetriebnahme. Validieren Sie vor der Umstellung die migrierten Datensätze und Salden, testen Sie anschließend die gesamten Arbeitsabläufe und beheben Sie alle Probleme, die die Patientenversorgung oder die Abrechnung beeinträchtigen könnten. Benennen Sie einen internen Verantwortlichen, der die Fristen im Auge behält und die Koordination mit dem Anbieter übernimmt. Erstellen Sie anhand der Checkliste einen terminierten Implementierungsplan und bitten Sie den Anbieter, das Migrationsformat, die Abhängigkeiten und die Vorlaufzeiten zu bestätigen, bevor Sie den Termin für die Inbetriebnahme festlegen.