Hvorfor »Bedste PT-dokumentationssoftware« er den forkerte søgning for hospitalsystemer

TL;DR

• "Den bedste software til dokumentation af fysioterapi" forudsætter, at man vælger et journalsystem helt fra bunden. Det er næsten aldrig tilfældet for hospitalsystemer og netværk med flere klinikker, da Epic eller Cerner allerede er installeret.
• Den afgørende faktor for resultatet er, hvilke supplerende værktøjer der rent faktisk kan integreres med det eksisterende EHR-system, ikke hvilken journalføringsplatform der har de bedste skabeloner.
• Vurder ethvert tillægsprogram ud fra fire kriterier: graden af integration med den elektroniske patientjournal (EHR), om resultatdata føres tilbage til den primære journal, RTM og telemedicin i én sammenhængende arbejdsgang samt skalerbarhed på tværs af lokationer uden at fragmentere journaloplysningerne.
• Physitrack ikke et elektronisk patientjournalsystem (EMR) og indeholder hverken indbyggede SOAP-notater eller funktioner til registrering af manuelle muskeltests. Det er et modul til træningsordination, overholdelse af træningsprogrammer og RTM, der integreres i det elektroniske patientjournalsystem, I allerede bruger, med bekræftet integration med Epic.

Den analyse, som købere af hospitaler rent faktisk foretager, og hvorfor den overser den egentlige beslutning

Når en fysioterapiafdeling på et hospital indtaster »bedste dokumentationssoftware til fysioterapi«, foretager den en søgning, der forudsætter et valg, som den aldrig kommer til at træffe. Formuleringen forudsætter en helt blank start, hvor en afdeling skal vælge sin journalføringsplatform helt fra bunden. En sådan situation forekommer næsten aldrig inden for et hospitalsystem eller et kliniknetværk med flere afdelinger.

Journalen findes allerede. Epic eller Cerner administrerer patientjournalen på tværs af hele institutionen, og fysioterapiafdelingen dokumenterer i den, fordi alle andre afdelinger også gør det. Intet hospitalets IT-udvalg vil udskifte det overordnede EHR-system, blot for at fysioterapien kan bruge et dokumentationsværktøj med et pænere skema til manuel muskeltestning. Dokumentationssystemet er en fastlagt kendsgerning, længe før en fysioterapileder overhovedet åbner en leverandørdemo.

Det, der reelt afgør resultatet, er det, man tilføjer oven på den eksisterende journal, ikke det, der erstatter den. Fysioterapiafdelingerne på hospitalerne har stadig brug for træningsprogrammer, terapeutisk fjernovervågning og telemedicin, og disse værktøjer er sjældent integreret direkte i Epic eller Cerner. Så spørgsmålet ved indkøb er ikke »hvilken dokumentationsplatform der vinder på funktioner«, men »kan det værktøj, jeg tilføjer, integreres med den journal, jeg allerede bruger«.

Denne omformulering ændrer, hvad man bør vurdere, og i hvilken rækkefølge. Når søgeordet lover den bedste journalføringsmotor, får det køberne til at sammenligne skabeloner til SOAP-noter og skemaer til sporing af bevægelsesomfang på tværs af leverandører. For en afdeling, der allerede dokumenterer i Epic, besvarer disse sammenligninger et spørgsmål, som ingen har stillet. Den sammenligning, der virkelig betyder noget, er, om resultatdata, optegnelser over overholdelse og sessionsnoter fra det tilføjede værktøj overhovedet når frem til den primære journal.

I resten af denne vejledning omdannes det korrigerede spørgsmål til en praktisk ramme. Fire kriterier afgør, om et tillægsværktøj er til gavn for et hospitals fysioterapiafdeling, eller om det i stedet stille og roligt skaber et ekstra system, som klinikerne er nødt til at afstemme manuelt. Integrationsdybden kommer først, da den udelukker de fleste leverandører, allerede inden sammenligningen af funktioner overhovedet går i gang. Herefter følger datafeedback, integreret RTM og telemedicin samt skalerbarhed på tværs af flere lokationer, som hver især adresserer en specifik måde, hvorpå disse værktøjer svigter, når de skal bruges i stor skala.

Hvorfor integrationen af elektroniske patientjournaler (EHR) er vigtigere end alle andre journalføringsfunktioner

Det tydeligste tegn på, at et dokumentations-tilføjelsesprogram vil få succes i en fysioterapiafdeling på et hospital, er, om det kan udveksle data med Epic eller Cerner – ikke hvor gennemarbejdede dets egne skabeloner til journalføring ser ud. Et værktøj kan levere markedets mest overskuelige skema til manuel muskeltestning eller bevægelsesområde-tracker og alligevel skabe daglige problemer, hvis disse data aldrig ender i den journal, som jeres klinikere allerede åbner ved hvert vagtskifte. Indbyggede funktioner beskriver, hvad et værktøj kan registrere. Integrationen afgør, om andre i plejeteamet nogensinde får det at se.

Se på, hvad der rent faktisk går galt, når et værktøj ligger uden for det primære journalsystem. Behandleren registrerer en session i det nye system og indtaster derefter de klinisk relevante dele igen i Epic, så notatet tæller med i forbindelse med fakturering, henvisninger og den næste behandler. Den dobbelte dataindtastning koster målbare minutter pr. patient, og det akkumuleres på tværs af sagsmængden og blandt alle behandlere i en afdeling. En afdeling med tyve terapeuter spilder timer hver dag på tastetryk, der ikke tilføjer nogen klinisk information, men blot en ekstra kopi af den.

Den brudte kontinuitet i behandlingen udgør den alvorligste omkostning. Når en fysioterapeuts resultatdata opbevares i et parallelt system, ser lægen, sagsbehandleren og den næste terapeut en journal med et hul, hvor behandlingsforløbet burde være. Beslutninger om udskrivning, billeddiagnostik eller tilbagevenden til arbejde træffes uden de funktionsdata, som fysioterapeuten allerede har indsamlet. Oplysningerne findes. De nåede blot aldrig frem til den person, der havde brug for dem, fordi det værktøj, der indsamlede dem, ikke kunne skrive dem tilbage til den journal, som alle andre læser.

Dobbeltdokumentation er også årsagen til de fejl, der opdages ved revisioner. Et tal, der indtastes to gange, vil med tiden afvige, og når det selvstændige system og EHR ikke er enige om en patients status, har man nu to versioner af sandheden og ingen automatisk måde at afstemme dem på. Det arbejde med at afstemme oplysningerne påhviler de kliniske medarbejdere, der i forvejen bruger tid efter arbejdstid på dokumentation.

Betragt integrationsdybden som det filter, du anvender, før du foretager nogen sammenligning af funktioner. Hvis en leverandør ikke kan påvise ægte tovejsdataudveksling med Epic eller Cerner, er kvaliteten af dens skabeloner irrelevant, fordi disse data vil strande i et andet system, uanset hvor godt de er blevet indsamlet. De fleste leverandører i en bred søgning klarer ikke denne test. Ved at anvende dette kriterium først udelukkes de leverandører, der ville medføre dobbeltdokumentation, og du ender med kun at sammenligne de værktøjer, der rent faktisk kan levere data til det journalsystem, som dit netværk allerede bruger.

En evalueringsramme i fire dele til indkøbere af hospitaler og kliniknetværk

Disse fire kriterier er rangordnet efter, hvor tidligt de bør udelukke en leverandør fra overvejelserne. Integrationsdybden kommer først, fordi et værktøj, der aldrig når op på diagrammet, er uegnet, uanset hvor godt det klarer sig på de tre øvrige kriterier.

Omfanget af EHR/EMR-integrationen: reel sammenkobling kontra påstået kompatibilitet

Udtrykket »Epic-integreret« optræder på næsten alle leverandørers hjemmesider inden for fysioterapi til virksomheder, og i de fleste tilfælde beskriver det noget langt mere overfladisk end ægte dataudveksling. En reel integration skriver strukturerede data tilbage i patientens journal i Epic, så en kliniker, der gennemgår journalen, kan se træningsanbefalinger, data om overholdelse og resultatmålinger uden at forlade det system, vedkommende allerede arbejder i. En overfladisk integration betyder som regel single sign-on, hvor en kliniker logger ind på et separat program via Epic, men hvor alle noter, formularer og resultater stadig findes i det andet system.

Physitrack bekræftede integration med Epic er målestokken for, hvordan ægte dybde ser ud. Data vedrørende træningsprogrammer og fjernovervågning af behandlingen integreres direkte i Epic-journalen i stedet for at ligge i en isoleret portal, som en kliniker skal tjekke separat. Den forbindelse udgør forskellen mellem et værktøj, der er en integreret del af journalen, og et, der blot låner Epics login-skærm.

Når en leverandør fortæller dig, at de integrerer med Epic, så spørg, hvilke data der overføres via forbindelsen, og i hvilken retning. Bliver patientrapporterede data om behandlingsoverholdelse og konsultationer automatisk overført tilbage til journalen, eller skal en kliniker eksportere en PDF-fil og vedhæfte den manuelt? En ensrettet eksport er på ingen måde en integration, der sparer klinikeren tid, da dataene stadig kræver, at et menneske flytter dem og afstemmer dem med den primære journal.

Spørg, hvor i arbejdsgangen udvekslingen finder sted. En forbindelse, der kun synkroniseres om natten i et batch, fungerer helt anderledes end en, der viser data på selve behandlingsstedet, når en kliniker rent faktisk dokumenterer et besøg. Spørg, hvilket Epic-modul integrationen berører, og om den er blevet implementeret i et live hospitalsmiljø – ikke blot udviklet i en sandkasse. En leverandør med en ægte integration kan navngive mekanismen og beskrive de data, der overføres. En leverandør, der kun sælger adgang via login, har en tendens til at svare generelt om kompatibilitet.

Manuel muskeltestning og tilbagemelding af resultatdata

Det afgørende for, om en løsning passer, er, hvor resultatdataene ender, ikke om et værktøj kan indsamle dem. En leverandør kan levere gennemarbejdede skabeloner til manuel muskeltestning, bevægelsesområdeformularer og biblioteker med resultatmålinger, men alligevel skabe et problem, hvis disse resultater aldrig når frem til patientens primære journal. Når MMT-vurderinger og ROM-målinger findes i et andet system, ser den kliniker, der åbner Epic for at skrive notatet, intet af det. Den pågældende kliniker indtaster derefter tallene manuelt eller, værre endnu, henviser til dem ud fra hukommelsen, og journalen bliver splittet mellem to platforme.

Dobbeltregistrering er det synlige symptom. Den dybere omkostning er, at enhver kliniker, læge eller plejekoordinator, der læser Epic-journalen, får et ufuldstændigt billede, fordi de objektive data befinder sig et sted, de aldrig åbner. Test ethvert tillægsværktøj med hensyn til, hvor dataene ender. Spørg leverandøren, om MMT-resultater, ROM-værdier og validerede resultatmålinger skrives tilbage i EHR-journalen, på hvilket tidspunkt under besøget og i hvilken form. Et værktøj, der kun lader dig eksportere en PDF, har ikke løst problemet. Det har blot flyttet den dobbelte dokumentation fra indtastning til afstemning.

Physitrack hverken indbyggede SOAP-noter eller funktioner til manuel kortlægning af muskeltests, og det bør aldrig vurderes, som om det havde det. Det er ikke et dokumentationssystem. Dets opgave er at videreformidle data om træningsprogrammer, overholdelse af disse og patientrapporterede resultater til den elektroniske patientjournal (EHR), I allerede bruger, så tallene ender i den journal, jeres klinikere dokumenterer i, i stedet for at blive samlet i en parallel journal. Bedøm det ud fra, hvor smidigt resultatdataene flyder tilbage til Epic, ikke ud fra kortlægningsfunktioner, som det aldrig er blevet udviklet til at have.

RTM og telemedicin som en del af én sammenhængende arbejdsgang, ikke som et påsætningsmodul

Fjernterapeutisk overvågning og telemedicin giver kun mening på tværs af et hospitalsnetværk, når de data, de genererer, havner i den samme journal, som klinikerne allerede har åben. Når tal for behandlingsoverholdelse, sessionslogger og noter fra videokonsultationer ligger i en separat portal, er en fysioterapeut nødt til at tjekke to steder for at se én patient. På en enkelt klinik er den slags besvær acceptabelt. På tværs af snesevis af afdelinger og tusindvis af behandlingsforløb bliver det til timevis af afstemning og huller, der undergraver selve grundlaget for fakturering af fjernterapeutisk overvågning.

Fejlmekanismen er subtil, fordi det selvstændige værktøj som regel fungerer godt i sig selv. Patienterne udfører øvelserne, appen registrerer aktiviteten, og RTM-dashboardet fyldes med data. Intet af dette overføres automatisk til den primære journal, så den journal, som plejeteamet baserer sig på, forbliver ufuldstændig. Et overvågningsprogram, der genererer pålidelige sessionsdata i et system, som ingen bruger til at udfylde journaler fra, har løst det forkerte problem.

Physitrack udviklet til den digitale version af denne arbejdsgang. Patienterne udfører de ordinerede øvelser og rapporterer deres fremskridt via PhysiApp, hvor data om overholdelse og træningssessioner overføres til RTM-journalen, og Physitrack bekræftede Epic-integration videresender dem til den journal, som afdelingen allerede bruger. Telemedicinske konsultationer indgår i samme arbejdsgang i stedet for at foregå i et separat videoværktøj, som klinikeren logger ind på og senere skal afstemme med journalen. Pointen er, at overvågningslaget og journalen bevæger sig i takt.

Stil spørgsmålet om omhyggelighed direkte til enhver leverandør. Overføres patientrapporterede data om overholdelse og behandlingssessioner automatisk til den del af patientjournalen, der er synlig i EHR, og på hvilket tidspunkt i arbejdsgangen sker det? Hvis det ærlige svar er, at klinikere eksporterer en rapport eller kopierer tal manuelt, er værktøjet et parallelt system, der blot bærer etiketten »forbundet«, og det vil kræve mere personaletid, jo større netværket bliver.

Skalerbarhed på tværs af flere lokationer uden at opdele posterne

Et værktøj, der fungerer problemfrit på én klinik, kan bryde sammen, så snart et netværk tager det i brug på tyve klinikker. Fejlen viser sig sjældent i selve softwaren. Den viser sig i form af konfigurationsafvigelser, hvor hver enkelt klinik opretter sine egne øvelsesskabeloner, sine egne navngivningskonventioner og sine egne resultatmålinger, så to klinikker i samme netværk producerer journaler, der ikke længere ligner hinanden. Når det sker, fyldes den primære journal med data, der varierer fra sted til sted, og ethvert forsøg på at sammenligne genoptræningsmønstre på tværs af klinikkerne bryder sammen.

Datasilos pr. lokation udgør det andet problem. Hvis patientjournaler opbevares i separate instanser, der aldrig samles, kan en kliniker, der overtager en patient, der er flyttet mellem forskellige lokationer, ikke se den fulde journal, og ledelsen i netværket kan ikke besvare grundlæggende spørgsmål om overholdelse af behandlingen eller resultater på tværs af hele systemet. Værktøjet understøtter teknisk set mange brugere. Det gør det blot i form af mange uforbundne kopier i stedet for én sammenhængende journal.

Rapportering er det egentlige bevis på skalerbarhed. En netværksadministrator skal kunne samle oplysninger om overholdelse, resultattendenser og udnyttelse på tværs af alle lokationer i ét samlet overblik, og dette overblik skal stemme overens med oplysningerne i den elektroniske patientjournal (EHR). Hvis rapporteringen ikke kan sammenfatte dataene, er værktøjet ikke skalerbart. Det er blot blevet mangedoblet.

Physitrack udviklet til implementering på tværs af flere klinikker snarere end som en installation pr. klinik, der blot kopieres. Konfiguration og træningsindhold forbliver ens på tværs af lokationer, data om patienternes overholdelse og resultater indberettes via den samme Epic-integration, uanset hvilken klinik der har indsamlet dem, og rapporteringen samles på tværs af netværket i stedet for at stoppe ved hver enkelt kliniks grænser. Det er netop denne ensartethed, der gør en udrulning på tværs af flere klinikker forsvarlig. Bed enhver leverandør om at vise dig en rapport, der dækker flere lokationer – ikke blot en demonstration af skærmbilledet fra én klinik – før du accepterer en påstand om skalerbarhed.

En tjekliste til købere til vurdering af ethvert tilbehørsværktøj

Gennemgå denne tjekliste med enhver leverandør, inden du sammenligner diagramfunktioner eller skabeloner. Stil hvert spørgsmål direkte, og kræv et konkret svar – ikke blot en påstand fra en brochure. En leverandør, der ikke kan besvare et punkt på tjeklisten konkret, har allerede fortalt dig det, du har brug for at vide.

Integrationsdybde

• Går data begge veje mellem jeres værktøj og vores Epic- eller Cerner-instans, eller kun i én retning?
• På hvilket tidspunkt i klinikerens arbejdsgang finder denne udveksling sted, og kræver den et separat login?
• Kan du nævne et hospital, hvor denne integration er i brug i praksis i dag?

Tilbagemelding af resultatdata

• Hvor placeres manuel muskeltestning, bevægelsesomfang og resultatmålinger efter registreringen?
• Vises disse resultater automatisk i det primære diagram, eller skal en kliniker indtaste dem igen?

RTM og telemedicin

• Bliver patientrapporterede oplysninger om behandlingsoverholdelse og behandlingsdata overført til den del af patientjournalen, der er synlig i EHR, uden manuel afstemning?
• Bliver RTM-faktureringsgrænser og telemedicinske konsultationer registreret i den samme sammenkædede journal?

Skalerbarhed på tværs af flere lokationer

• Kan vi implementere en ensartet konfiguration på alle lokationer i stedet for at konfigurere hvert sted separat?
• Samles rapporteringen på tværs af lokationerne, eller har hver lokation sin egen datasilo?
• Hvordan sikrer man, at patientjournalerne forbliver sammenhængende, når en patient skifter mellem vores afdelinger?

Giv hver leverandør point for, hvor mange af disse kriterier der kan besvares med et klart og verificerbart »ja«. De værktøjer, der opfylder kravene til integrationsdybde og datafeedback, er dem, der er værd at sammenligne på funktionsniveau. De øvrige skaber et ekstra system, som jeres klinikere bliver nødt til at afstemme manuelt, uanset hvor flotte skabelonerne ser ud i en demo.

Hvor Physitrack , og hvor det bevidst ikke gør det

Physitrack ikke et dokumentationssystem, og det er ikke et elektronisk patientjournalsystem (EMR). Det har ingen indbyggede SOAP-notater og ingen funktion til manuel registrering af muskeltests, og det er aldrig blevet udviklet med henblik på at have disse funktioner. Hvis du skal vælge, hvor dine klinikere skal skrive deres notater, Physitrack ikke det rette værktøj for dig, og du bør ikke vurdere det som sådan.

Physitrack på den patientjournal, som jeres afdeling allerede bruger. Systemet håndterer træningsprogrammer, patienternes overholdelse af behandlingen, terapeutisk fjernovervågning og telemedicin, og det integrerer disse oplysninger i den elektroniske patientjournal via en godkendt Epic-integration. Jeres klinikere fortsætter med at udfylde journalen i Epic. Physitrack data om træning og overholdelse direkte ind i den journal, de allerede arbejder ud fra, så patientens samlede forløb samles ét sted i stedet for at være spredt over to systemer, der aldrig kan afstemmes.

Det er netop den arbejdsfordeling, der er pointen. En fysioterapiafdeling på et hospital har ikke brug for endnu en journalplatform, der konkurrerer med Epic. Den har brug for det engagement og den overvågning, som Epic ikke i sig selv tilbyder, og som leveres på en sådan måde, at dataene ender tilbage i den journal, som jeres klinikere og faktureringsmedarbejdere allerede stoler på.

Konklusionen for indkøb er altså enkel. Vurder dette værktøj ud fra, hvor tæt det integrerer med jeres EHR, og hvor godt det passer ind i jeres eksisterende arbejdsgang – ikke ud fra journalføringsfunktioner, som det aldrig er blevet udviklet til at håndtere. Spørg, om data om overholdelse og RTM automatisk overføres til den Epic-synlige journal. Et værktøj, der scorer højt på integrationsdybde, fortjener sin plads. Et værktøj, der bedømmes ud fra skabeloner, det ikke har, bliver bedømt efter de forkerte kriterier.

Ofte stillede spørgsmål

Er Physitrack Epic eller Cerner? Nej. Physitrack et værktøj til udarbejdelse af træningsprogrammer, overvågning af patienternes overholdelse af disse samt fjernovervågning af behandlingen – det er ikke et dokumentationssystem eller en elektronisk patientjournal (EMR). Det integreres med den elektroniske patientjournal (EHR), som jeres afdeling allerede bruger, i stedet for at konkurrere med den.

Hvad betyder »Epic-integration« konkret for Physitrack? Det betyder, at patient- og programdata kan overføres mellem Physitrack Epic, så klinikere kan arbejde ud fra én sammenhængende journal i stedet for to uafhængige systemer. Physitrack en bekræftet Epic-integration, hvilket er det niveau for dataudveksling, som indkøbere på hospitaler bør kontrollere, inden de indgår aftaler om tilkøbsværktøjer.

Physitrack sine egne SOAP-notater eller skemaer til manuel muskeltestning? Nej, og det er heller ikke meningen. Physitrack data om træning, overholdelse og resultater til den primære journal, som jeres klinikere allerede dokumenterer i, i stedet for at oprette et separat journaliseringssted.

Hvordan overføres RTM-data til EHR? RTM registrerer patientrapporteret overholdelse og aktiviteter i Physitrack, som Epic-integrationen kan vise i den EHR-synlige journal. Spørg enhver leverandør, om dette sker automatisk eller kræver manuel indtastning, da det netop er de manuelle trin, der kan bryde kontinuiteten i behandlingen.

Kan Physitrack til flere lokationer? Ja. Physitrack implementering på flere lokationer med ensartet konfiguration og rapportering, der samler data på tværs af lokationerne, hvilket forhindrer, at der opstår datasiloer pr. lokation, som fragmenterer registreringerne, efterhånden som netværket vokser.