Zmiana systemu EMR: Przewodnik dla małych gabinetów fizjoterapeutycznych dotyczący płynnego przejścia

W skrócie

• Mała placówka może przeznaczyć od czterech do ośmiu tygodni na wstępne planowanie prostej zmiany systemu EMR z modelu SaaS na inny model SaaS, a następnie dwa tygodnie na stabilizację po uruchomieniu.
• Problemy związane z planowaniem i koordynacją mogą opóźnić wdrożenie nowego rozwiązania, nawet jeśli konfiguracja oprogramowania jest prosta. Do typowych przyczyn należą: nieprecyzyjne harmonogramy dostawców, niewystarczające szkolenia, niejasny podział odpowiedzialności za migrację oraz nierozwiązane zależności integracyjne.
• Należy wyznaczyć jedną osobę odpowiedzialną za pilnowanie terminów, komunikację z dostawcami, weryfikację danych oraz podejmowanie decyzji dotyczących uruchomienia systemu.
• Należy zapewnić ciągłość opieki nad pacjentami poprzez stopniowe wdrażanie szkoleń, krótki, kontrolowany okres współdziałania obu systemów oraz nieco mniej obciążające harmonogramy w pierwszym tygodniu uruchomienia systemu. Należy wyznaczyć jeden system EMR jako źródło danych referencyjnych dla każdej wizyty.

Dlaczego procesy wdrażania systemów EMR w małych gabinetach nie przebiegają zgodnie z harmonogramami obowiązującymi w dużych przedsiębiorstwach

Placówka zatrudniająca od 1 do 20 pracowników medycznych może przeznaczyć od czterech do ośmiu tygodni na wstępne planowanie prostego przejścia z jednego systemu EMR typu SaaS na inny. Zakres ten zakłada istnienie jednego systemu źródłowego, standardową konfigurację, terminowe eksportowanie danych oraz niewielką liczbę niestandardowych integracji. Złożone integracje rozliczeniowe lub źle zorganizowane dane historyczne mogą wymagać wydłużenia harmonogramu.

Wdrożenia systemów EHR w szpitalach zazwyczaj trwają dłużej, ponieważ obejmują wiele oddziałów, większe ilości danych, formalne procesy zatwierdzania oraz szeroko zakrojone testy techniczne. Szpitale mogą również potrzebować niestandardowych interfejsów z laboratoriami, aptekami i innymi systemami klinicznymi. Wymagania dotyczące zatwierdzania oraz duże ilości danych powodują dodatkowe obciążenie pracą, z którym mała praktyka fizjoterapeutyczna zazwyczaj nie ma do czynienia.

Nawet małe placówki potrzebują czasu na uporządkowanie danych, konfigurację, szkolenia i walidację. Po uruchomieniu systemu należy zarezerwować dwa tygodnie na poprawianie szablonów oraz rozwiązywanie problemów związanych z przepływem pracy lub migracją, podczas gdy lekarze zaczną korzystać z nowej elektronicznej dokumentacji medycznej.

Dostawca powinien przedstawić konkretne etapy z podaniem terminów, a nie ogólne szacunki typowe dla dużych przedsiębiorstw ani nieokreślony przedział czasowy. Zapytaj, co musi się wydarzyć przed rozpoczęciem testów migracji i kto jest odpowiedzialny za poszczególne zadania. Zapytaj dostawcę, które integracje mogą opóźnić przejście na nowy system oraz jak szybko jest w stanie naprawić nieudane importy. Wykorzystaj odpowiedzi dostawcy, aby sprawdzić, czy każdy proponowany termin uruchomienia jest powiązany z konkretnymi zadaniami, osobami odpowiedzialnymi i zależnościami.

Opracowanie listy kontrolnej i harmonogramu wdrożenia systemu EMR

Poniższy harmonogram należy traktować jako ośmiotygodniowy model planowania prowadzący do uruchomienia systemu w przypadku prostej migracji do rozwiązania SaaS w zakresie elektronicznej dokumentacji medycznej (EMR). Po uruchomieniu należy przewidzieć dodatkowe dwa tygodnie na stabilizację systemu. Wielkość zbioru danych, dostępność personelu, niestandardowe integracje oraz zatwierdzenia ze strony podmiotów zewnętrznych mogą wymagać wydłużenia harmonogramu. Datę uruchomienia należy ustalić dopiero po potwierdzeniu przez dostawcę formatu migracji, zależności oraz wymaganego czasu realizacji.

Tydzień 1

• Podpisz umowę i zorganizuj spotkanie inauguracyjne.
• Proszę wskazać jedną osobę odpowiedzialną w firmie, uprawnioną do przydzielania zadań i rozstrzygania wątpliwości.
• Należy potwierdzić zakres migracji, plan szkoleń, zakres wsparcia oraz docelową datę uruchomienia systemu.
• Należy wymienić wszystkie połączenia, które wymagają przetestowania, w tym systemy rozliczeniowe, płatności, e-faks oraz narzędzia służące do budowania zaangażowania pacjentów.

Tygodnie od 1 do 3

• Eksportuj dane pacjentów, dane kliniczne, dane dotyczące harmonogramów oraz dane finansowe z obecnej elektronicznej dokumentacji medycznej (EMR).
• Zdecyduj, które zapisy zostaną przeniesione, a które pozostaną w archiwum z możliwością wyszukiwania.
• Przed importem danych przez dostawcę należy usunąć zduplikowanych pacjentów i skorygować niespójne pola.
• Poproś dostawcę o przeprowadzenie migracji testowej, zamiast czekać na ostateczne przejście na nowy system.

Tygodnie od 2 do 4

• Skonfiguruj typy spotkań, szablony dokumentów, uprawnienia użytkowników oraz zasady rozliczeń.
• Należy przetestować każde połączenie zewnętrzne przy użyciu reprezentatywnych scenariuszy przebiegu pracy oraz odpowiednio zabezpieczonych danych testowych.
• Należy poprosić lekarzy o zapoznanie się z szablonami przed rozpoczęciem szkolenia. Późne zmiany w konfiguracji sprawiają, że szkolenie staje się mniej przydatne.

Tygodnie od 4 do 6

• Należy szkolić personel w podziale na stanowiska i rozłożyć sesje szkoleniowe tak, aby nie kolidowały z opieką nad pacjentami.
• Należy zapewnić każdemu pracownikowi medycznemu czas na wypełnienie przykładowej oceny i dziennika.
• Należy zapewnić, aby pracownicy działu obsługi klienta przećwiczyli procedury związane z rejestracją, ustalaniem terminów, płatnościami i ubezpieczeniami.
• Wpisz wszystkie nierozstrzygnięte kwestie na jedną wspólną listę przeznaczoną dla dostawcy.

Tygodnie od 6 do 8: testy końcowe i przygotowania do przełączenia

• Jeśli wdrażasz zmianę systemową według lekarza, placówki lub schematu postępowania, określ, który system EMR zawiera dokumentację referencyjną dla każdej wizyty. Nie należy wprowadzać tej samej wizyty w obu systemach.
• Porównaj salda pacjentów i dokumentację medyczną z danymi ze starej elektronicznej dokumentacji medycznej (EMR).
• Jeśli Twój standardowy harmonogram nie przewiduje czasu na spowolnione wypełnianie dokumentacji, zaplanuj zmniejszenie liczby wizyt w pierwszych dniach uruchomienia systemu.

Uruchomienie systemu wraz z dwutygodniowym okresem stabilizacji

• Zakończ ostatni import danych i zaprzestań rutynowego wprowadzania danych w starym systemie EMR.
• Należy zachować dostęp tylko do odczytu do starego systemu na czas weryfikacji danych przez pracowników.
• W pierwszym tygodniu organizujcie krótkie codzienne spotkania i przekazujcie wszelkie sprawy za pośrednictwem wewnętrznej osoby kontaktowej.

Należy wyznaczyć wewnętrzną osobę odpowiedzialną za przygotowanie personelu, podejmowanie decyzji dotyczących danych, przeprowadzanie testów oraz śledzenie problemów. Należy wyznaczyć dostawcę jako stronę odpowiedzialną za instrukcje dotyczące importu, wsparcie w zakresie konfiguracji, przeprowadzenie migracji oraz naprawę usterek technicznych. Odnotowanie każdego przydzielonego zadania wraz z terminem wykonania zapobiega sytuacji, w której którakolwiek ze stron zakłada, że za dane zadanie odpowiada strona przeciwna.

Jak przebiega migracja danych z systemu EMR

Migracja danych z systemu EMR rozpoczyna się od sporządzenia wykazu tego, co przechowuje obecny system, oraz tego, co może przyjąć nowy system. Formaty transferu różnią się w zależności od systemu źródłowego i docelowego. Dane demograficzne pacjentów mogą być przenoszone jako pola ustrukturyzowane, natomiast notatki kliniczne, zeskanowane dokumenty i historia rozliczeń mogą wymagać plików dokumentów lub oddzielnych eksportów. Dostawca powinien udokumentować każdą kategorię danych, jej miejsce docelowe, format pliku oraz osobę odpowiedzialną za jej przeniesienie.

W przypadku każdego aktywnego pacjenta należy przenieść wystarczającą ilość danych historycznych, aby umożliwić prowadzenie leczenia i rozliczeń już od pierwszego dnia. Należy uwzględnić aktualne plany opieki, najnowsze oceny, podpisane notatki, zgody oraz zaległe należności. Konieczne mogą być również informacje o nadchodzących wizytach i szczegóły dotyczące ubezpieczenia. Należy zapytać lekarzy, z których starszych dokumentów regularnie korzystają, ponieważ ustalenie stałej daty granicznej może spowodować pominięcie istotnych informacji dotyczących historii operacji lub leczenia.

Możesz przechowywać nieaktywne dane w bezpiecznym archiwum zamiast importować je do nowego systemu EMR, z zastrzeżeniem obowiązujących wymogów dotyczących okresu przechowywania i dostępu. Archiwum tylko do odczytu pozwala na zachowanie starszych kart pacjentów bez konieczności importowania każdego nieaktywnego zapisu do nowego systemu EMR. Przed wyborem tej opcji upewnij się, jak długo archiwum będzie dostępne oraz w jaki sposób można odzyskać kompletną kartę pacjenta. Przed rozwiązaniem umowy ze starym dostawcą należy sprawdzić wymogi dotyczące przechowywania dokumentacji, dostępu pacjentów, bezpieczeństwa oraz odzyskiwania danych, które obowiązują w danej jurysdykcji oraz na mocy umów z płatnikami.

Osoba odpowiedzialna w placówce powinna koordynować proces czyszczenia danych przed ostatecznym eksportem. Osoba ta powinna zidentyfikować zduplikowane profile pacjentów oraz usunąć niespójności w nazwisku lub dacie urodzenia zgodnie z procedurami zarządzania danymi obowiązującymi w placówce. Należy zachować wszelkie informacje audytowe wymagane do celów klinicznych, rozliczeniowych lub związanych z zapewnieniem zgodności z przepisami. W ramach tej samej weryfikacji należy zidentyfikować niezgodne kody rozliczeniowe oraz niekompletną dokumentację. Oczyszczenie danych źródłowych ogranicza liczbę błędów podczas importu, ponieważ nowy system EMR nie jest w stanie wiarygodnie ustalić, który z konfliktujących wpisów jest poprawny.

Migracja testowa pozwala wykryć problemy z mapowaniem przed uruchomieniem systemu. Należy wybrać próbkę zawierającą zarówno aktywnych, jak i nieaktywnych pacjentów, a także proste i złożone karty pacjentów. Lekarze powinni otworzyć te dokumentacje w nowym systemie EMR i sprawdzić, czy notatki są nadal czytelne, czy daty w dokumentacji się zgadzają oraz czy załączniki pojawiają się przy właściwym pacjencie. Pracownicy działu rozliczeń powinni porównać zaległe salda i dane ubezpieczeniowe z danymi ze starego systemu.

Końcowa weryfikacja powinna obejmować zarówno przegląd na poziomie poszczególnych rekordów, jak i uzgodnienie sum źródłowych i docelowych. Należy porównać liczbę kart pacjentów i dokumentów klinicznych w obu systemach. Należy uzgodnić zaległe salda pacjentów i płatników z raportami źródłowymi. Wszelkie brakujące lub zmienione pozycje należy odnotować w rejestrze problemów, wyznaczyć osobę odpowiedzialną i po wprowadzeniu poprawek powtórzyć import danych, których dotyczy problem.

Należy zapewnić dostęp do starego systemu EMR do momentu zatwierdzenia ostatecznej walidacji przez placówkę. Dostęp tylko do odczytu przez określony czas stanowi dla personelu rozwiązanie awaryjne na wypadek, gdyby starsza dokumentacja nie została przeniesiona zgodnie z oczekiwaniami. Nie należy usuwać starego konta, dopóki nie zostanie potwierdzony dostęp do archiwum, nie zostaną zakończone wymagane eksporty oraz nie zostanie udokumentowane, w jaki sposób personel będzie uzyskiwał dostęp do historycznych zapisów.

Określenie nakładu pracy szkoleniowej w placówce zatrudniającej od 1 do 20 pracowników medycznych

Mała placówka powinna planować budżet na szkolenia w podziale na stanowiska, ponieważ każda godzina szkolenia oznacza, że dana osoba nie zajmuje się opieką nad pacjentami. Należy traktować poniższe przedziały jako orientacyjne wartości przy planowaniu, a nie jako branżowe standardy czy sztywne wymagania szkoleniowe. Należy uzgodnić czas trwania kursu i czas poświęcony na szkolenie z dostawcą systemu EMR, a następnie dostosować harmonogram do obowiązków każdej osoby.

• Należy przeznaczyć od trzech do pięciu godzin na każdego pracownika klinicznego na zapoznanie się z systemem, ćwiczenia z dokumentacji oraz typowe procedury kliniczne.
• Należy przeznaczyć od czterech do sześciu godzin na każdego pracownika recepcji na planowanie wizyt, rejestrację, przyjmowanie pacjentów oraz komunikację z nimi.
• Należy przeznaczyć od pięciu do ośmiu godzin na każdego pracownika zajmującego się rozliczeniami na wprowadzanie opłat, składanie wniosków o zwrot kosztów, księgowanie płatności oraz uzgadnianie sald.
• Należy przeznaczyć od ośmiu do dwunastu godzin na szkolenie administratora wyznaczonego jako osoba kontaktowa w firmie, przegląd konfiguracji, kontrole związane z migracją oraz podstawowe działania związane z rozwiązywaniem problemów.
• Należy przeznaczyć od jednej do dwóch godzin na każdego asystenta lub użytkownika o ograniczonym dostępie na zadania, do których ta osoba ma uprawnienia.

Jeśli jedna osoba pełni kilka funkcji, niektóre szkolenia będą się pokrywać. Należy jednak zarezerwować osobny czas na ćwiczenia dotyczące dokumentacji medycznej i pracy administracyjnej, ponieważ każda z tych funkcji opiera się na innych procedurach.

Szkolenia rozłożone w czasie pozwalają zachować część placówki do obsługi pacjentów, podczas gdy poszczególne grupy przechodzą szkolenie. Na przykład połowę personelu medycznego można przeszkolić podczas jednego bloku szkoleniowego o niewielkiej liczbie uczestników, a drugą połowę – w późniejszym terminie w tym samym tygodniu. Sesje dotyczące obsługi recepcji i rozliczeń należy zaplanować oddzielnie, aby ktoś mógł nadal odbierać telefony, rejestrować pacjentów i odpowiadać na pilne pytania dotyczące rozliczeń. Po krótkich sesjach szkoleniowych należy zorganizować ćwiczenia w środowisku testowym, aby personel mógł samodzielnie przećwiczyć przebieg pracy przed uruchomieniem systemu.

Osoba odpowiedzialna za wsparcie wewnątrz firmy musi mieć zapewnioną dostępność przez pierwsze jeden lub dwa tygodnie po uruchomieniu systemu. Osoba ta powinna odpowiadać na rutynowe pytania zgłaszane na oddziale, prowadzić listę zgłoszeń oraz przesyłać nierozwiązane problemy do działu wsparcia dostawcy w partiach. Dzięki temu pracownicy kliniczni mogą uzyskać szybką pomoc bez konieczności przerywania leczenia w celu otwarcia zgłoszenia serwisowego lub powtarzania tego samego pytania indywidualnie. Należy zarezerwować jedną lub dwie godziny z dnia pracy tej osoby na świadczenie wsparcia, zamiast oczekiwać, że będzie ona wykonywać te zadania w przerwach między zwykłymi obowiązkami.

Jak zapobiegać typowym opóźnieniom przy uruchamianiu systemu

Przekształć każdą prognozę dostawcy w kamień milowy z określoną datą, wymaganymi danymi wejściowymi, wyznaczonym odpowiedzialnym oraz standardem zakończenia. Status taki jak „migracja w toku” nie dostarcza wystarczających informacji do zarządzania harmonogramem. Przekształć prognozę dostawcy w kamienie milowe z określonymi datami dla eksportu testowego, konfiguracji, walidacji, szkolenia i przełączenia. Poproś dostawcę o udokumentowanie wszystkich zależności oraz określenie sposobu zatwierdzania poszczególnych kamieni milowych.

Zarezerwuj w kalendarzu wdrożenia bloki szkoleniowe dostosowane do ról i wymagaj od każdego użytkownika wykonania typowych zadań na koncie testowym. Praktyczne ćwiczenia pozwalają wykryć problemy związane z dokumentacją i dostępem, zanim po uruchomieniu systemu spowodują one zgłoszenia do pomocy technicznej. Zapewnij obecność wewnętrznej osoby kontaktowej podczas wczesnych zmian, aby odpowiadała na rutynowe pytania i eskalowała nierozwiązane problemy.

Przed rozpoczęciem prac należy przypisać każde zadanie związane z migracją albo do placówki, albo do dostawcy. Bez takiego przypisania obie strony mogą założyć, że to druga strona zajmie się czyszczeniem rekordów, mapowaniem pól lub uzgadnianiem sald. Należy skorzystać z podziału obowiązków zawartego w liście kontrolnej wdrożenia systemu EMR. Każde zadanie związane z migracją musi mieć wyznaczonego odpowiedzialnego, termin realizacji oraz jasno określony standard zakończenia.

Rozpocznij proces uzyskiwania zgód od podmiotów zewnętrznych oraz testy integracyjne już na etapie rozpoczęcia projektu, ponieważ ich harmonogramy mogą wykraczać poza prace związane z konfiguracją systemu EMR. Rejestracja w centrum rozliczeniowym, przeniesienie numerów e-faksu, konfiguracja podmiotu obsługującego płatności oraz połączenia z platformami angażowania pacjentów lub programami HEP mogą podlegać odrębnym harmonogramom zatwierdzania i testowania. Należy sporządzić wykaz tych zależności już na etapie rozpoczęcia projektu, wcześnie skontaktować się z każdą stroną trzecią oraz przetestować kompletne przepływy pracy przed przejściem na nowy system. Jeśli integracja nie zostanie ukończona przed terminem przejścia na nowy system, należy udokumentować tymczasowy przepływ pracy, zamiast odkładać uruchomienie systemu bez przygotowanego planu.

Zapewnienie ciągłości opieki nad pacjentami w okresie przejściowym

Warto rozważyć zmniejszenie planowanej liczby pacjentów w pierwszym tygodniu uruchomienia systemu, jeśli w normalnym harmonogramie nie ma miejsca na wolniejsze sporządzanie dokumentacji. Należy dostosować to zmniejszenie do obciążenia pracą poszczególnych lekarzy i zarezerwować krótkie przerwy na sporządzanie dokumentacji pomiędzy wizytami. Lżejszy harmonogram daje lekarzom czas na rozwiązanie problemów związanych z konfiguracją i dokumentacją bez opóźniania kolejnych wizyt.

Stary system EMR powinien być dostępny przez krótki czas w celach informacyjnych, jednak nowy system EMR należy uznać za oficjalny rejestr dla wszystkich wizyt po przejściu na nowy system. Lekarze mogą korzystać ze starego systemu EMR w celach informacyjnych podczas dokumentowania nowych wizyt w nowym systemie EMR. Okres, w którym system stary będzie służył jako źródło informacji, powinien być krótki. Jeśli po przejściu na nowy system ktoś wprowadzi dane do starego systemu EMR, osoba odpowiedzialna za tę sprawę w placówce powinna niezwłocznie przenieść te dane lub je uzgodnić zgodnie z procedurami korygującymi obowiązującymi w placówce.

Jeśli pozwala na to struktura placówki, należy rozłożyć wdrożenie na etapy. Jeden lekarz lub placówka może rozpocząć korzystanie z nowego systemu jako pierwsza, podczas gdy pozostali przez kilka dni będą nadal korzystać ze starego systemu EMR. Pierwsza grupa może zgłaszać problemy związane z przebiegiem pracy wewnętrznej osobie odpowiedzialnej, która może koordynować wprowadzanie poprawek z dostawcą, zanim pozostali lekarze lub placówki przejdą na nowy system. Właściciel prowadzący praktykę samodzielnie może wdrażać system etapami, testując najpierw planowanie wizyt i dokumentację, a dopiero potem przechodząc do rozliczeń i innych powiązanych procesów.

Dane dotyczące zaangażowania pacjentów oraz programów ćwiczeń domowych wymagają osobnej kontroli migracji. Platformy oferujące programy ćwiczeń domowych, takie jak Physitrack mogą przechowywać programy ćwiczeń, dane dostępowe pacjentów oraz historię przestrzegania zaleceń poza kartą kliniczną. Należy potwierdzić, które zapisy zostaną przeniesione, które pozostaną dostępne w archiwum oraz czy pacjenci będą potrzebowali nowych zaproszeń lub instrukcji logowania.

Należy z wyprzedzeniem informować pacjentów tylko wtedy, gdy zmiana może wpłynąć na proces rejestracji, dostęp do portalu lub formalności. W trakcie uruchomienia systemu osoba odpowiedzialna za koordynację wewnątrz placówki powinna gromadzić pytania personelu i kontaktować się z pomocą techniczną dostawcy partiami. Dzięki temu lekarze będą mogli kontynuować leczenie pacjentów, zamiast przerywać wizyty w celu wielokrotnego rozwiązywania tego samego problemu.

Najczęściej zadawane pytania

Jak długo naprawdę trwa wdrożenie nowego systemu EMR w małej przychodni?

W przypadku placówki zatrudniającej od 1 do 20 pracowników medycznych na wstępne planowanie prostego przejścia na system EMR typu SaaS można przeznaczyć od czterech do ośmiu tygodni. Wielkość zbioru danych, integracje, dostępność personelu oraz czas reakcji dostawcy mogą wydłużyć ten okres. Pisemny harmonogram z wskazaniem osób odpowiedzialnych i terminami poszczególnych zadań pozwala zidentyfikować, które z niedokończonych zadań mogą wpłynąć na termin uruchomienia systemu.

Które rekordy muszą pozostać dostępne po migracji?

To, które dokumenty muszą pozostać dostępne, zależy od wymogów dotyczących okresu przechowywania, dostępu pacjentów, rozliczeń oraz płatników, które mają zastosowanie w Twojej placówce. Należy zachować wymagane dokumenty kliniczne, demograficzne i finansowe w nowym systemie EMR lub poprzez bezpieczny dostęp do archiwum w trybie tylko do odczytu. Przed wyłączeniem starego systemu należy sprawdzić obowiązujące wymogi, uzgodnić liczbę dokumentów i salda oraz przetestować reprezentatywne karty pacjentów.

Czy prywatna praktyka może zmienić profil działalności bez konieczności zamknięcia na czas szkolenia?

Prywatna praktyka może uniknąć całodziennego zamknięcia, dzieląc szkolenie na krótkie sesje, o ile pozwala na to harmonogram wizyt pacjentów. Właściciel może przećwiczyć typowe zadania na koncie testowym i ograniczyć liczbę wizyt w pierwszych kilku dniach po uruchomieniu systemu. Jeśli dostawca oferuje dyżury lub wsparcie w ustalonych godzinach, właściciel może z nich skorzystać, aby uzyskać pomoc bez konieczności zamykania praktyki na cały dzień.

Kto powinien być odpowiedzialny za proces migracji, jeśli nie ma kierownika ds. IT ani kierownika biura?

Właściciel placówki lub zaufany pracownik medyczny powinien pełnić funkcję wewnętrznego koordynatora migracji. Osoba ta śledzi terminy, wysyła pliki z danymi, koordynuje szkolenia oraz weryfikuje zadania realizowane przez dostawców. Dzięki temu, że za te zadania odpowiada jedna osoba, nie dochodzi do sytuacji, w której wnioski i decyzje pozostają bez przypisania.

Co się stanie, jeśli termin uruchomienia ulegnie opóźnieniu?

Opóźnienie uruchomienia systemu wymaga kontrolowanego przedłużenia okresu funkcjonowania starej elektronicznej dokumentacji medycznej (EMR) zamiast pośpiesznego przejścia na nowy system. Osoba kierująca migracją powinna zapewnić ciągły dostęp do systemu, skorygować terminy szkoleń oraz poinformować personel o zaktualizowanym harmonogramie. Placówka powinna unikać zamykania starego konta do czasu, aż przeniesiona dokumentacja i kluczowe integracje przejdą proces walidacji.

Należy zaplanować przejście na system EMR jako konkretny projekt

Zarządzaj procesem zmiany systemu EMR, ustalając konkretne terminy, wyznaczając osoby odpowiedzialne oraz planując czas na migrację, szkolenia, weryfikację i wsparcie podczas uruchomienia. Przed przełączeniem zweryfikuj przeniesione dane i salda, a następnie przetestuj kompletne procesy robocze i usuń wszelkie problemy, które mogłyby wpłynąć na opiekę nad pacjentami lub rozliczenia. Wyznacz jedną osobę odpowiedzialną w firmie, która będzie śledzić terminy i koordynować działania z dostawcą. Skorzystaj z listy kontrolnej, aby sporządzić plan wdrożenia z podaniem terminów, a następnie poproś dostawcę o potwierdzenie formatu migracji, zależności i czasu realizacji przed ustaleniem daty uruchomienia systemu.