Oprogramowanie do dokumentacji dla wielospecjalistycznych przychodni ambulatoryjnych: czego potrzebują gabinety fizjoterapii, terapii zajęciowej i logopedii

W skrócie

• Wybierz system EMR, który oferuje wbudowane szablony dla fizjoterapii, terapii zajęciowej i logopedii, jedną wspólną kartę pacjenta, mechanizmy kontroli rozliczeń dostosowane do poszczególnych specjalności oraz raportowanie międzydziałowe.
• Traktuj dokumentację i realizację ćwiczeń jako odrębne zakupy. Twój system EMR przechowuje notatki kliniczne, zarządza uprawnieniami i obsługuje rozliczenia, natomiast oprogramowanie do domowych programów ćwiczeń zapewnia dostęp do zaleconych ćwiczeń i śledzi zaangażowanie pacjentów.
• Physitrack uzupełnia wybrany przez Ciebie system EMR o bibliotekę zawierającą ponad 18 000 ćwiczeń, PhysiApp, funkcję monitorowania przestrzegania zaleceń oraz integrację z systemem Epic. Physitrack nie oferuje notatek SOAP, wykresów z ręcznych testów siły mięśni, funkcji rozliczeniowych ani natywnej dokumentacji klinicznej.

Dla czego systemy EMR przeznaczone do jednej specjalizacji mają trudności z obsługą zróżnicowanych przypadków

Zróżnicowana grupa pacjentów obejmująca fizjoterapeutów, terapeutów zajęciowych i logopedów ujawnia założenia, które może ukrywać system EMR zaprojektowany przede wszystkim z myślą o fizjoterapeutach. Każda z tych dziedzin rejestruje inne wyniki badań, stosuje inne zasady rozliczeniowe i potrzebuje innych informacji podczas leczenia. Moduły dodawane w ramach modernizacji często zachowują pierwotny przebieg pracy fizjoterapeutów, dodając jedynie oznaczenia poszczególnych dziedzin i zmodyfikowane szablony. W rezultacie lekarze muszą radzić sobie z brakującymi polami, powtarzać wprowadzanie danych lub przechowywać informacje poza główną kartą pacjenta.

WebPT stanowi dobry przykład takiego kompromisu. Firma WebPT ugruntowała swoją pozycję jako wiodący w swojej kategorii system EMR dla fizjoterapii, a następnie rozszerzyła obsługę o terapię zajęciową i logopedię. Kliniki rozważające wdrożenie WebPT powinny ocenić rzeczywistą rozbudowę tych dodatkowych procesów roboczych, zamiast traktować wsparcie wielodyscyplinarne jako dowód, że każda dziedzina otrzymuje równoważne narzędzia do dokumentacji. Ta sama zasada dotyczy każdego oprogramowania do dokumentacji terapii zajęciowej lub logopedycznej, które początkowo było przeznaczone dla innej specjalności klinicznej.

Właściciele klinik powinni podczas każdej prezentacji produktu oceniać cztery obszary. Szablony notatek powinny być dostosowane do sposobu, w jaki poszczególne specjalizacje oceniają i dokumentują opiekę. Wspólna dokumentacja pacjentów powinna umożliwiać pracownikom medycznym przeglądanie jednej karty pacjenta bez konieczności powtarzania czynności związanych z rejestracją. Mechanizmy kontroli rozliczeń i uprawnień powinny stosować odpowiednie zasady w odniesieniu do każdej specjalizacji i każdego pracownika medycznego. Raportowanie powinno łączyć informacje dotyczące zgodności z przepisami i wyników leczenia w różnych działach, zachowując jednocześnie szczegółowość na poziomie poszczególnych specjalizacji.

Dostawca może spełniać jeden lub dwa z tych wymagań, nie zapewniając jednak odpowiedniego wsparcia dla placówek o zróżnicowanym profilu. Przetestowanie wszystkich czterech obszarów w rzeczywistych scenariuszach z udziałem fizjoterapeutów, terapeutów zajęciowych i logopedów pozwala ustalić, czy oprogramowanie bezpośrednio wspiera opiekę wielodyscyplinarną, czy też wymaga od klinicystów dostosowania się do rozwiązania zaprojektowanego z myślą głównie o fizjoterapii.

Krok 1: Sprawdź szablony notatek dla poszczególnych dziedzin

Poproś każdego dostawcę, aby podczas prezentacji sporządzał rzeczywiste notatki. Na stronach marketingowych może być napisane, że produkt obsługuje fizjoterapię (PT), terapię zajęciową (OT) i logopedię (SLP), ale nie widać, czy dla każdej z tych dziedzin przewidziano specjalnie dostosowane pola i procesy robocze. Przedstaw dostawcy przykładowe przypadki i obserwuj, jak specjalista kliniczny tworzy ocenę, codzienną notatkę oraz podsumowanie wypisu dla każdej z tych dziedzin.

W przypadku fizjoterapii i terapii zajęciowej należy sprawdzić, w jaki sposób oprogramowanie obsługuje notatki SOAP oraz oceny specyficzne dla danej dziedziny. Oprogramowanie do dokumentacji terapii zajęciowej powinno obsługiwać odpowiednie miary funkcjonalne i cele, nie zmuszając jednocześnie klinicystów do zmiany nazw pól przeznaczonych dla fizjoterapii ani do umieszczania ustrukturyzowanych wyników w ogólnych polach tekstowych. Należy sprawdzić, czy narzędzie do tworzenia notatek przenosi zatwierdzone cele i wcześniejsze wyniki, zachowując jednocześnie przejrzystą historię zmian.

Oprogramowanie do dokumentacji logopedycznej wymaga osobnego testu, ponieważ oceny logopedyczne często mają zróżnicowaną strukturę. Poproś dostawcę o zademonstrowanie narzędzia do tworzenia notatek logopedycznych na przykładzie oceny artykulacji lub mowy. Następnie poproś o zaprezentowanie procedury oceny połykania, jeśli Twoja klinika świadczy tę usługę. Fabrycznie przygotowany szablon powinien wykorzystywać odpowiednią terminologię, umożliwiać rejestrowanie ustrukturyzowanych wyników oraz łączyć ustalenia z celami logopedycznymi. Szablon dostosowany do potrzeb często zawiera sekcje fizjoterapii o zmienionych nazwach, nieistotne pola obowiązkowe lub duże obszary tekstu swobodnego, w których powinny znajdować się ustrukturyzowane dane logopedyczne.

Sprawdź również sposób zarządzania szablonami. Zapytaj, czy kierownik kliniczny może modyfikować pola obowiązkowe w zależności od specjalizacji bez konieczności zmiany wpisów we wszystkich oddziałach. Upewnij się, że aktualizacje będą miały zastosowanie wyłącznie do przyszłej dokumentacji, jeśli będzie to konieczne, ponieważ zmiana aktywnego szablonu może wpłynąć na spójność dokumentacji medycznej.

Kwestia zakresu szablonów powinna zostać uwzględniona w ocenie systemu EMR. Natomiast sposób realizacji ćwiczeń powinien stanowić przedmiot odrębnej decyzji dotyczącej wyboru produktu. Physitrack Nie zapewnia natywnych notatek SOAP ani ręcznego rejestrowania wyników badań mięśniowych. Kliniki mogą dodać bibliotekę ponad 18 000 ćwiczeń oraz aplikację dla pacjentów do wybranego systemu EMR, zapewniając lekarzom spójny sposób przypisywania programów terapeutycznych w ramach fizjoterapii, terapii zajęciowej i logopedii.

Krok 2: Potwierdź istnienie jednej wspólnej dokumentacji pacjenta dla wszystkich specjalności

Wspólna dokumentacja pacjenta powinna umożliwiać fizjoterapeutom, terapeutom zajęciowym i logopedom pracę w oparciu o te same dane demograficzne, historię choroby, zalecenia, cele oraz plan opieki. Gdy w trakcie jednego przebiegu leczenia jednego pacjenta zaangażowanych jest kilku specjalistów z różnych dziedzin, każdy z nich powinien mieć dostęp do odpowiednich notatek i aktualizacji bez konieczności przeszukiwania dokumentacji poszczególnych oddziałów.

Niektórzy dostawcy opisują moduły poświęcone poszczególnym specjalizacjom jako zintegrowane, nawet jeśli każdy moduł posiada własną kartę pacjenta. Podczas prezentacji poproś dostawcę, aby wprowadził dane jednego pacjenta, wypełnił formularz przyjęcia i otworzył tę kartę we wszystkich trzech specjalizacjach. Upewnij się, że zmiana adresu, ostrzeżenie medyczne lub aktualizacja danych ubezpieczeniowych pojawiają się wszędzie bez konieczności wielokrotnego wprowadzania tych informacji. Sprawdź również, czy lekarze mogą przeglądać notatki z innych specjalizacji, przy czym uprawnienia nadal odpowiednio ograniczają możliwość edycji i składania podpisów.

Test praktyczny powinien polegać na prześledzeniu jednego zdarzenia opieki w dokumentacji medycznej. Należy poprosić fizjoterapeutę o wprowadzenie nowego środka ostrożności, a następnie poprosić terapeutę zajęciowego i logopedę o otwarcie tej samej dokumentacji pacjenta. Każdy z tych specjalistów powinien natychmiast zobaczyć tę aktualizację, a historia audytu powinna wskazywać, kto ją wprowadził. Ten sam test może wykazać, czy skierowania, przesłane dokumenty i wiadomości od zespołu opieki pozostają przypisane do jednego pacjenta, czy też znikają w oddzielnych modułach.

Physitrack stanowi uzupełnienie dowolnego systemu EMR, w którym przechowywana jest ujednolicona dokumentacja medyczna. Biblioteka ćwiczeń oraz aplikacja dla pacjentów działają spójnie w przypadku pacjentów fizjoterapii, terapii zajęciowej i logopedii, dzięki czemu kliniki nie muszą stosować oddzielnych konfiguracji dla każdego oddziału. Platforma „ Physitrack ” nie zastępuje wspólnej dokumentacji medycznej ani nie zapewnia natywnej funkcji dokumentacji. Rozszerza ona wybrany przez Państwa system EMR o funkcje realizacji ćwiczeń i angażowania pacjentów.

Krok 3: Sprawdź obsługę uprawnień i kodów rozliczeniowych w podziale na specjalizacje

Wielodyscyplinarny system EMR powinien przed utworzeniem wniosku o refundację zweryfikować każdą pozycję rozliczeniową pod kątem specjalizacji, uprawnień, kwalifikacji oraz konfiguracji płatnika danego specjalisty. Usługi fizjoterapii (PT), terapii zajęciowej (OT) i logopedii (SLP) nie korzystają z jednego, uniwersalnego schematu rozliczeniowego. Oprogramowanie powinno przyporządkować każdemu specjaliście odpowiedni zestaw kodów i identyfikatory rozliczeniowe, a następnie umieścić właściwe informacje we wniosku o refundację.

Poproś każdego dostawcę o zademonstrowanie, w jaki sposób oprogramowanie radzi sobie z typowymi sytuacjami awaryjnymi.

• Pracownik medyczny wybiera kod, który placówka skonfigurowała dla innej specjalności. System EMR powinien wyświetlić ostrzeżenie lub zablokować przesłanie danych, zamiast polegać na tym, że pracownicy działu rozliczeń wykryją ten błąd.
• Notatkę sporządza lekarz sprawujący nadzór. System EMR powinien zastosować skonfigurowane wymagania dotyczące współpodpisu lub nadzoru przed zatwierdzeniem opłaty.
• Jeden pacjent korzysta z usług dwóch specjalności tego samego dnia. Proces rozliczeniowy powinien zapewnić prawidłowe przypisanie lekarza wykonującego usługę, specjalności oraz dokumentacji do każdej pozycji rozliczeniowej.
• Lekarz nie posiada ważnego uprawnienia do rozliczeń z konkretnym płatnikiem. Oprogramowanie powinno oznaczyć wniosek o refundację przed jego złożeniem lub przekazać go do weryfikacji.

Zasady dotyczące nadzoru i współpodpisywania mogą się różnić w zależności od rodzaju placówki medycznej, płatnika i jurysdykcji. Należy zapytać, czy administratorzy mogą konfigurować te zasady bez konieczności zmiany szablonów dla całej placówki. Należy również upewnić się, kto zajmuje się aktualizacją kodów oraz czy dostawca zapewnia aktualizacje automatycznie, czy też oczekuje, że personel rozliczeniowy będzie się tym zajmował.

Przetestuj przebieg pracy na przykładowych wnioskach rozliczeniowych opartych na rzeczywistym modelu zatrudnienia. Uwzględnij w nich licencjonowanych pracowników medycznych, w stosownych przypadkach asystentów oraz pracowników medycznych oczekujących na zatwierdzenie przez ubezpieczyciela. Nawet dopracowany panel rozliczeniowy niewiele wnosi, jeśli system EMR nie jest w stanie zapobiec zaksięgowaniu opłaty pod niewłaściwą specjalizacją lub w niewłaściwym rejestrze usługodawcy.

Krok 4: Ocena zgodności międzydziałowej oraz sprawozdawczości dotyczącej wyników

Raportowanie międzyoddziałowe powinno zapewniać osobom odpowiedzialnym za dane całościowy obraz na poziomie placówki, zachowując jednocześnie szczegółowość na poziomie poszczególnych specjalności. Należy poprosić każdego dostawcę o zaprezentowanie raportu łączącego dane z fizjoterapii (PT), terapii zajęciowej (OT) i logopedii (SLP), a następnie filtrującego wyniki według specjalności, specjalisty, lokalizacji i płatnika. Łączna suma może ukrywać zaległe notatki lub niekompletne plany opieki w ramach jednego oddziału, dlatego każda wartość podsumowująca powinna umożliwiać szczegółową analizę.

Procesy audytu i weryfikacji płatników najlepiej pokazują, jak szczegółowe są raporty. System EMR powinien wykrywać niepodpisane notatki, brakujące podpisy współautorów, wygasłe upoważnienia oraz inne nieprawidłowości w dokumentacji zgodnie z odpowiednią specjalizacją. Użytkownicy powinni również mieć możliwość eksportowania dokumentacji uzupełniającej bez konieczności tworzenia oddzielnych raportów z trzech modułów.

Sprawozdawczość dotycząca wyników wymaga podobnej elastyczności, ponieważ fizjoterapeuci, terapeuci zajęciowi i logopedzi mogą stosować różne miary. Oprogramowanie powinno zachowywać metodę punktacji każdej miary, umożliwiając jednocześnie właścicielom porównywanie wskaźników realizacji zadań oraz zmian w czasie między poszczególnymi oddziałami. Podczas prezentacji poproś dostawcę o sporządzenie jednego raportu obejmującego całą placówkę oraz o powiązanie konkretnego wyniku z kartą pacjenta.

Physitrack można dodać do tego widoku zarządzania dane dotyczące przestrzegania zaleceń przez pacjentów oraz wyniki leczenia. System „ PhysiApp ” rejestruje wykonanie ćwiczeń, liczbę serii i powtórzeń, a także zgłaszane przez pacjentów odczucia bólu i trudności na poziomie poszczególnych sesji. Wbudowane wskaźniki PROM stanowią dodatkowe źródło danych dotyczących wyników leczenia. Kliniki mogą przeglądać lub uwzględniać te dane wraz z raportami z elektronicznej dokumentacji medycznej (EMR), jednak system „ Physitrack ” nie zastępuje audytów dokumentacji w systemie EMR, śledzenia autoryzacji ani raportowania zgodności.

Jak system „ Physitrack ” integruje się z Państwa systemem EMR

Physitrack uzupełnia wybraną przez Twoją klinikę elektroniczną kartotekę medyczną (EMR) o program ćwiczeń domowych oraz funkcje zwiększające zaangażowanie pacjentów. EMR pozostaje głównym systemem służącym do przechowywania dokumentacji medycznej, rozliczeń, danych akredytacyjnych oraz zapewnienia zgodności z przepisami. System „ Physitrack ” obsługuje przepisywanie ćwiczeń, przekazywanie ich pacjentom, monitorowanie przestrzegania zaleceń oraz pomiar wyników między wizytami.

Specjaliści z dziedziny fizjoterapii (PT), terapii zajęciowej (OT) i logopedii (SLP) mogą korzystać z tej samej platformy, zamiast utrzymywać oddzielne narzędzia dla poszczególnych oddziałów. Strona Physitrack udostępnia ponad 18 000 filmów z ćwiczeniami, natomiast strona PhysiApp zapewnia pacjentom jedno spójne miejsce, w którym mogą przeglądać przydzielone ćwiczenia, rejestrować ich wykonanie, zgłaszać ból lub trudności, wypełniać kwestionariusze PROM oraz wysyłać wiadomości do swojego specjalisty. Dane na poziomie sesji pozwalają każdemu specjaliście sprawdzić, co pacjent wykonał, bez konieczności polegania wyłącznie na aktywności związanej z logowaniem.

Integracja z systemem Epic umożliwia klinikom dodanie platformy „ Physitrack ” bez konieczności wymiany dotychczasowego systemu EHR. Klinika może zachować wspólną kartę pacjenta oraz procesy dokumentacji specyficzne dla danej specjalizacji, które wybrała podczas oceny systemu EMR, a następnie podłączyć platformę „ Physitrack ” w celu realizacji ćwiczeń i dalszej opieki. Kliniki korzystające z innego systemu powinny podczas procesu zakupu sprawdzić dostępność integracji oraz dokładny przebieg przepływu danych.

Physitrack nie pozwala na tworzenie notatek SOAP, ręcznego rejestrowania wyników badań siły mięśniowej, zapisywania wyników badań zakresu ruchu, zarządzania rozliczeniami ani przechowywania pełnej dokumentacji pacjenta. Nabywcy nie powinni nigdy traktować tego rozwiązania jako oprogramowania do dokumentacji terapii zajęciowej lub logopedycznej. Kliniki powinny najpierw wybrać system EMR, który spełnia wymagania dotyczące dokumentacji, wspólnego dostępu do danych, rozliczeń i raportowania omówione we wcześniejszych krokach. Następnie mogą dodać rozwiązanie „ Physitrack ”, jeśli chcą wprowadzić jednolity proces wykonywania ćwiczeń i angażowania pacjentów w ramach zróżnicowanej grupy pacjentów.

Opracowanie oceny

Traktuj dokumentację medyczną i zaangażowanie pacjentów jako dwie odrębne warstwy. Wybierz system EMR do prowadzenia notatek specjalistycznych, udostępniania dokumentacji pacjentów, kontroli rozliczeń oraz raportowania dotyczących własności. Następnie oceń, w jaki sposób lekarze realizują programy domowe i monitorują udział pacjentów w nich w okresie między wizytami.

Physitrack może zapewnić drugą warstwę bez konieczności wymiany systemu EMR. Biblioteka ćwiczeń i aplikacja dla pacjentów umożliwiają spójną realizację programów terapeutycznych w ramach fizjoterapii, terapii zajęciowej i logopedii, a integracje, takie jak Epic, zapewniają połączenie z istniejącą dokumentacją. Physitrack nie oferuje notatek SOAP, wykresów z ręcznych testów siły mięśniowej, funkcji rozliczeniowych ani klinicznego systemu dokumentacji.

To dwupoziomowe podejście najlepiej sprawdza się w klinikach, które faktycznie zajmują się zróżnicowanymi przypadkami. Właściciele mogą zachować szczegółowość dokumentacji dla każdej dziedziny, zapewniając jednocześnie lekarzom i pacjentom spójną obsługę poza wizytą.

Najczęściej zadawane pytania

Czy WebPT obsługuje dokumentację SLP w sposób natywny?

WebPT obsługuje procesy pracy w logopedii, choć platforma ta początkowo skupiała się przede wszystkim na fizjoterapii. Osoby rozważające zakup oprogramowania do dokumentacji logopedycznej powinny podczas prezentacji sprawdzić narzędzie do tworzenia notatek logopedycznych, formaty ocen oraz proces rozliczeniowy. Praktyczny test pozwoli sprawdzić, czy dostępne szablony odpowiadają rzeczywistym ocenom i notatkom terapeutycznym prowadzących terapię.

Czy klinika może korzystać z programu „ Physitrack ” bez zmiany systemu EMR?

Physitrack działa w połączeniu z istniejącą elektroniczną dokumentacją medyczną (EMR) jako oprogramowanie do programów ćwiczeń domowych. Dzięki integracji z systemem Epic można połączyć realizację ćwiczeń i zaangażowanie pacjentów z istniejącym systemem dokumentacji. Twoja klinika może nadal korzystać z dotychczasowego oprogramowania do dokumentacji, jednocześnie wykorzystując jedną bibliotekę ćwiczeń i jedną aplikację dla pacjentów we wszystkich dziedzinach: fizjoterapii, terapii zajęciowej i logopedii.

Jaka jest różnica między dokumentacją medyczną w systemie EMR a platformą z programami ćwiczeń do wykonywania w domu?

System EMR przechowuje notatki kliniczne, dokumentację pacjentów, informacje rozliczeniowe oraz dokumentację dotyczącą zgodności z przepisami. Aplikacja „ Physitrack ” dostarcza zalecane ćwiczenia, śledzi ich realizację, gromadzi dane dotyczące wyników zgłaszanych przez pacjentów oraz ułatwia komunikację za pośrednictwem serwisu PhysiApp. Korzystanie z obu tych narzędzi zapewnia lekarzom specjalistyczne rozwiązania do prowadzenia dokumentacji medycznej oraz utrzymywania kontaktu z pacjentami pomiędzy wizytami.

Czy terapeuci zajęciowi i logopedzi muszą mieć inne konfiguracje kodów rozliczeniowych niż fizjoterapeuci?

Konfiguracje rozliczeniowe dla fizjoterapii (PT), terapii zajęciowej (OT) i logopedii (SLP) muszą odzwierciedlać specjalizację, kwalifikacje, zakres usług oraz zasady płatników dla każdego specjalisty. Oprogramowanie do dokumentacji terapii zajęciowej oraz systemy logopedyczne powinny kierować wnioski rozliczeniowe zgodnie z licencją prowadzącego specjalisty oraz wymaganą procedurą nadzoru lub współpodpisywania. Oddzielne ustawienia dla poszczególnych specjalizacji zmniejszają ryzyko zastosowania niewłaściwych kodów lub zasad zatwierdzania.