Codici di fatturazione RTM per fisioterapia (PT), terapia occupazionale (OT) e logopedia (SLP): una guida completa ai codici CPT, alla documentazione e alla conformità

In breve

• Cinque codici CPT RTM si applicano alle attività terapeutiche. I codici 98975 (preparazione), 98976 (dispositivo respiratorio), 98977 (dispositivo muscolo-scheletrico), 98980 (gestione del trattamento) e 98981 (servizio aggiuntivo) coprono il programma (tenovi.com).
• I codici relativi ai dispositivi prevedono un compenso di circa 43 dollari ogni 30 giorni e richiedono almeno 16 giorni di dati; la gestione del trattamento parte da circa 50 dollari per i primi 20 minuti (tenovi.com).
• I fisioterapisti (PT), i terapisti occupazionali (OT) e i logopedisti (SLP) hanno diritto a fatturare i propri servizi quando questi vengono erogati nell’ambito di un piano terapeutico di cura con un modificatore GP, GO o GN (blog.nsightcare.com).
• La mancanza di un modificatore, l’assenza di comunicazione interattiva o la fatturazione RPM simultanea sono le cause principali dei rifiuti.
• Per ogni paziente, in un periodo di 30 giorni, può presentare la fattura un solo medico.

Che cos’è il monitoraggio terapeutico a distanza: perché è importante per gli studi di fisioterapia, terapia occupazionale e logopedia

Il monitoraggio terapeutico a distanza (RTM) prevede il rimborso ai medici per l’analisi e la gestione dei dati non fisiologici dei pazienti raccolti tramite un dispositivo medico tra una visita e l’altra. L’aderenza alla terapia, i livelli di dolore, l’ampiezza di movimento e lo stato funzionale rientrano tutti nella tipologia di dati monitorati dall’RTM (thoroughcare.net). Un paziente che registra l’aderenza agli esercizi domiciliari tramite un’applicazione software genera esattamente i dati che l’RTM è stato progettato per acquisire.

Il tipo di dati è ciò che distingue l’RTM dal monitoraggio remoto dei pazienti (RPM), e tale distinzione determina se è possibile presentare una richiesta di rimborso. L’RPM copre misurazioni fisiologiche come la pressione arteriosa, il peso e la glicemia, e il suo elenco di fornitori idonei esclude i terapisti (thoroughcare.net). L’RTM ha esteso l’elenco dei soggetti autorizzati a presentare richieste di rimborso a fisioterapisti, terapisti occupazionali e logopedisti, oltre che a medici, infermieri specializzati e assistenti medici. Se gestisci uno studio di fisioterapia, terapia occupazionale o logopedia, l’RTM è l’iter di monitoraggio in base al quale puoi effettivamente presentare le richieste di rimborso.

Tale idoneità comporta un concreto vantaggio economico. I cinque codici RTM remunerano attività che molti studi medici svolgono già in modo informale, ovvero la definizione di un programma domiciliare per il paziente, il monitoraggio della sua aderenza al trattamento e la gestione della terapia sulla base dei dati raccolti. Il solo codice CPT 98980 garantisce un rimborso di circa 50 dollari per i primi 20 minuti di gestione del trattamento in un mese di calendario, con un codice aggiuntivo per ogni 20 minuti supplementari (tenovi.com). Per uno studio che monitora decine di pazienti tra una visita e l’altra, i totali mensili sono significativi.

Il CMS ha introdotto l'RTM nel 2022 e i codici rimarranno nell'elenco delle nuove tecnologie dell'agenzia fino ad aprile 2030 (blog.nsightcare.com). Questo arco temporale offre un orizzonte di rimborso stabile su cui basare un programma, anziché un progetto pilota che potrebbe venir meno nel prossimo anno fiscale.

Il resto di questa guida passa dalla definizione all’attuazione. Esaminiamo in dettaglio ogni codice CPT e la relativa soglia, la documentazione necessaria per presentare una richiesta di rimborso in regola, i motivi di rifiuto che spesso colgono di sorpresa gli studi medici e il flusso di lavoro che consente a un programma RTM di espandersi senza sommergere il personale di registrazioni manuali.

I cinque codici CPT RTM principali: cosa copre ciascuno di essi

I cinque codici RTM originali si suddividono in due funzioni. Tre codici (98975, 98976 e 98977) riguardano la fornitura e la configurazione dei dispositivi, coprendo i costi delle apparecchiature e della formazione necessarie per consentire il monitoraggio del paziente a domicilio. Due codici (98980 e 98981) riguardano la gestione del trattamento, coprendo il tempo impiegato dal medico per esaminare i dati e comunicare con il paziente. Il CMS stabilisce una tariffa media nazionale per ciascuno di essi, sebbene tali cifre varino in base al Tariffario medico annuale; inoltre, la norma del 2026 ha abbassato le soglie giornaliere e minute introducendo tre nuovi codici complementari. Le sezioni seguenti analizzano in dettaglio ciascun codice, la relativa soglia e la tariffa del 2025, in modo da consentirvi di abbinarli al vostro carico di lavoro.

CPT 98975: Configurazione iniziale e informazione del paziente

Il codice CPT 98975 copre il costo delle attività necessarie per far utilizzare al paziente un dispositivo RTM e istruirlo sul suo utilizzo. Va fatturato una volta per ogni episodio di cura, non mensilmente, quindi copre la configurazione iniziale una tantum all’inizio di un programma di monitoraggio. Il codice comprende la configurazione del dispositivo e la formazione del paziente che garantisce l’affidabilità dei dati sull’aderenza terapeutica, comprese le modalità di registrazione degli esercizi e di trasmissione dei risultati.

La soglia dei 16 giorni di dati è determinante per la richiesta di rimborso. Prima di poter presentare il codice 98975, il paziente deve raccogliere dati relativi ad almeno un dispositivo medico per un minimo di 16 giorni nell’arco di 30 giorni (tenovi.com). Una configurazione che non soddisfi tale requisito minimo di raccolta dati non è compatibile con il codice, anche se la formazione è stata approfondita.

La media nazionale per le strutture non ospedaliere si aggira tra i 20 e i 22 dollari, con una tariffa per il 2025 pari a 19,73 dollari (tenovi.com). La documentazione relativa alla configurazione dovrebbe riportare il tipo di dispositivo, le istruzioni fornite, le indicazioni per l’inserimento dei dati e la frequenza di esercizio prescritta (blog.nsightcare.com). Questi quattro elementi sono quelli che un revisore verifica quando il codice 98975 compare su una richiesta di rimborso.

CPT 98976: Fornitura di dispositivi per l'apparato respiratorio

Il codice CPT 98976 copre la fornitura di un dispositivo che monitora il sistema respiratorio di un paziente tramite registrazioni periodiche o trasmissioni di allarmi programmate. La fatturazione va effettuata una volta per ogni episodio di cura di 30 giorni e si applica la stessa soglia di 16 giorni prevista per gli altri codici relativi ai dispositivi. Il paziente deve registrare o trasmettere dati su almeno un dispositivo medico per un minimo di 16 giorni all’interno del periodo di 30 giorni. La tariffa media nazionale 2025 per le strutture non ospedaliere è di circa 43 dollari.

La maggior parte delle attività RTM in ambito respiratorio riguarda gli studi dei logopedisti che seguono pazienti affetti da patologie che compromettono la respirazione e la voce, sebbene si adatti anche ai programmi di riabilitazione polmonare. L’applicazione software che il paziente utilizza per registrare l’aderenza al trattamento e i sintomi è considerata il dispositivo stesso, pertanto i logopedisti non necessitano di hardware separato per fatturarla.

A partire dal 2026, il CMS ha aggiunto il codice CPT 98984 come codice complementare con soglia inferiore al codice 98976. Il nuovo codice copre la fornitura di dispositivi respiratori per un periodo compreso tra 2 e 15 giorni di dati, anziché 16 o più, con un rimborso di circa 40 dollari (Nsight Health). Se un paziente trasmette dati relativi a meno di 16 giorni in un determinato periodo, si fattura il codice 98984 anziché perdere completamente il diritto al rimborso.

CPT 98977: Fornitura di dispositivi per il sistema muscolo-scheletrico

Il codice CPT 98977 è quello che la maggior parte degli studi di fisioterapia e terapia occupazionale utilizza per la fatturazione dei dispositivi, poiché copre il monitoraggio muscolo-scheletrico. Il codice prevede il rimborso per la fornitura di un dispositivo definito dalla FDA in grado di effettuare registrazioni periodiche o di emettere avvisi programmati per monitorare il sistema muscolo-scheletrico, compresi l’aderenza alla terapia, il dolore e l’ampiezza di movimento. È possibile fatturarlo una volta ogni 30 giorni di cura, con una media nazionale compresa tra circa 43 e 51 dollari, a seconda dell’anno e dell’area geografica (tenovi.com).

Due regole sono all’origine della maggior parte dei rifiuti relativi a questo codice. Innanzitutto, affinché la richiesta sia ammissibile, è necessario che siano stati raccolti dati relativi ad almeno 16 giorni su almeno un dispositivo nel periodo di 30 giorni precedente. Un paziente che registra dati solo per 12 giorni non soddisfa la soglia richiesta e la richiesta verrà respinta.

In secondo luogo, solo un medico può fatturare il codice 98977 per paziente ogni 30 giorni. Se due operatori sanitari presentano richieste di rimborso, l’ente pagatore rimborsa la prima ricevuta e respinge le altre (blog.nsightcare.com).

Per il 2026, il codice 98977 è inoltre mutuamente esclusivo con il nuovo codice 98985, che prevede una soglia inferiore, nello stesso periodo di 30 giorni. Fatturare un solo codice dispositivo MSK, mai entrambi.

CPT 98980: Gestione del trattamento, primi 20 minuti

Il codice CPT 98980 copre il tempo dedicato alla gestione del trattamento di un paziente sulla base dei dati trasmessi dal suo dispositivo. Per fatturarlo, è necessario registrare almeno 20 minuti di tempo dedicato alla gestione in un mese di calendario e effettuare almeno una comunicazione interattiva con il paziente o il caregiver tramite telefono o videochiamata nel corso di quel mese. La media nazionale 2025 per le strutture non ospedaliere è di 50,14 $. Senza la registrazione di tale conversazione in tempo reale, il tempo registrato non è sufficiente a giustificare una richiesta di rimborso.

Il periodo di fatturazione per il codice 98980 è il mese di calendario, e tale tempistica differisce da quella dei codici relativi ai dispositivi. I codici CPT 98975, 98976 e 98977 vengono fatturati in base a un episodio di cura di 30 giorni, mentre i codici 98980 e 98981 vengono fatturati in base al mese di calendario. Questi due periodi raramente iniziano lo stesso giorno e gli studi che presumono che coincidano presentano richieste di rimborso con date di prestazione errate. Quando si considera un unico periodo di 30 giorni come comprensivo sia del tempo dedicato alla preparazione che a quello dedicato alla gestione, si rischia il rifiuto della richiesta.

Le regole di supervisione per gli assistenti variano a seconda dei livelli RTM. Gli assistenti fisioterapisti (PTA) e gli assistenti terapisti occupazionali (OTA) possono contribuire al tempo di gestione conteggiato ai fini del codice 98980, ma solo sotto la supervisione diretta del fisioterapista (PT) o del terapista occupazionale (OT) responsabile, il che significa che il professionista che effettua la fatturazione deve trovarsi nella stessa sede dello studio. A tale tempo prestato dagli assistenti si applicano le regole relative ai modificatori CQ e CO. Quando i fisioterapisti (PT), i terapisti occupazionali (OT) o i logopedisti (SLP) fatturano il codice 98980, il servizio deve rientrare in un piano terapeutico di cura e recare un modificatore GP, GO o GN.

CPT 98981: Gestione del trattamento, ogni 20 minuti aggiuntivi

Il codice CPT 98981 copre ogni blocco aggiuntivo di 20 minuti di gestione del trattamento RTM nell’arco di un mese di calendario, fatturato in aggiunta ai primi 20 minuti. Prevede gli stessi requisiti del codice 98980, tra cui almeno una comunicazione interattiva con il paziente o il caregiver nel corso del mese e una registrazione effettiva del tempo che soddisfi ogni incremento di 20 minuti (Nsight Health). La media nazionale per il 2025 si attesta intorno ai 39 dollari per unità, ed è possibile fatturare il codice 98981 più volte, purché i minuti documentati lo giustifichino.

La regola ferrea è che il codice 98981 è cumulabile solo con il codice 98980. Il tariffario medico del 2026 ha introdotto il codice 98979, un codice di gestione del trattamento per i primi 10 minuti che consente di fatturare al di sotto della soglia minima di 20 minuti (Nsight Health). L'aggiunta del codice 98981 al codice 98979 comporta ogni volta un rifiuto, poiché il supplemento appartiene esclusivamente al codice base da 20 minuti. Se il tempo mensile dedicato alla gestione raggiunge i 20 minuti, fatturate il codice 98980 e sommateci il codice 98981 a partire da quel momento. Se il tempo rientra tra i 10 e i 20 minuti, fatturate solo il codice 98979 e non segnalate alcun supplemento.

RTM vs. RPM: le differenze che determinano quanto puoi fatturare

L’RTM e il monitoraggio remoto dei pazienti (RPM) hanno una struttura simile, ma monitorano aspetti diversi e coinvolgono figure professionali diverse; sono proprio questi due fattori a determinare se un fisioterapista, un terapista occupazionale o un logopedista possa o meno fatturare le proprie prestazioni. L’RTM riguarda dati non fisiologici quali l’aderenza alla terapia, lo stato funzionale, i livelli di dolore e l’ampiezza di movimento. L’RPM riguarda dati fisiologici quali la pressione arteriosa, il peso, la glicemia e la saturazione di ossigeno. Poiché i risultati terapeutici non sono di natura fisiologica, l’RTM è la via che si apre alle discipline terapeutiche.

Da tale distinzione derivano gli elenchi dei fornitori. RTM ammette medici, infermieri specializzati, assistenti medici, fisioterapisti, terapisti occupazionali e logopedisti. RPM ammette medici, infermieri specializzati, assistenti medici e infermieri clinici specializzati, ma non i terapisti (thoroughcare.net). Se gestisci uno studio di fisioterapia, terapia occupazionale o logopedia, RTM è il tuo set di codici, mentre RPM non lo è.

La tabella qui sotto permette di consultare facilmente il confronto completo.

C'è una regola che disciplina il rapporto tra i due programmi. Non è possibile fatturare sia RTM che RPM per lo stesso paziente nello stesso mese (blog.nsightcare.com). Quando un paziente potrebbe plausibilmente rientrare nei criteri di entrambi i programmi, scegliete quello che corrisponde ai dati effettivamente raccolti e fatturatelo in modo chiaro, anziché suddividere il monitoraggio tra i due.

Requisiti documentali per una richiesta di RTM conforme

Una richiesta di rimborso RTM conforme si basa su cinque documenti che devono essere disponibili prima e durante il monitoraggio, non dopo che un ente pagatore ne ha fatto richiesta. Inserite ciascuno di essi nel vostro flusso di lavoro come un punto di controllo, poiché un audit esamina la documentazione esistente al momento della prestazione del servizio, non la versione che compilate in risposta a un rifiuto.

Consenso del paziente

Documentare il consenso prima dell’inizio di qualsiasi monitoraggio. Il CMS ammette il consenso verbale o scritto, ma il consenso scritto offre una tutela sostanzialmente maggiore in caso di verifica della richiesta di rimborso (ccnhealth.com). La documentazione deve riportare quattro elementi: il paziente ha acconsentito a partecipare; un solo operatore sanitario fatturerà l’RTM per periodo; il paziente è a conoscenza di eventuali obblighi di compartecipazione ai costi; e il paziente può revocare il consenso in qualsiasi momento. Se si ricorre al consenso verbale, è necessario annotare la data, il nome della persona che lo ha ottenuto e una sintesi delle informazioni fornite. Il consenso deve essere rinnovato annualmente o ogni volta che il programma subisce modifiche. L’errore più comune consiste nell’iscrivere un paziente e avviare il monitoraggio prima che la documentazione relativa al consenso sia stata completata, il che comporta un rischio retroattivo per ogni richiesta di rimborso presentata nel periodo di transizione.

Registrazioni relative alla configurazione dei dispositivi

Registrare la fornitura del dispositivo per ciascun paziente indicando la data di assegnazione, il tipo di dispositivo e il numero di serie, oltre a una nota che attesti di aver istruito il paziente sul suo utilizzo. Tenere un inventario dei dispositivi che riporti la cronologia delle assegnazioni, dello stato e delle sostituzioni, e conservare in archivio le specifiche tecniche del dispositivo e la documentazione relativa all’autorizzazione della FDA. Tali registrazioni dimostrano che i dati di monitoraggio provengono da un dispositivo conforme ai requisiti e non da una fonte non verificata.

Registri di trasmissione

Monitorare il numero di giorni di trasmissione nel corso di ciascun periodo di fatturazione e conservare un registro mensile che riporti il conteggio giornaliero delle letture. Ogni codice di fornitura del dispositivo richiede almeno 16 giorni di dati all’interno del periodo, pertanto un controllo a metà periodo è più importante di un conteggio a fine periodo. Esaminare i pazienti attivi a circa metà periodo per individuare eventuali casi con un andamento inferiore a 16 giorni, finché c’è ancora tempo per intervenire. Un paziente che raggiunge il giorno 20 con 9 trasmissioni non può recuperare la soglia richiesta.

Note di revisione del medico

Ogni annotazione deve riportare la data della prestazione e una firma leggibile, datata e indicante l’ora. L’errore più comune è la documentazione “clonata”, ovvero annotazioni che vengono copiate da un paziente all’altro o da una visita all’altra senza essere aggiornate in base all’incontro in corso. I revisori considerano le annotazioni clonate come motivo di rifiuto e di recupero dei pagamenti precedenti (myhealthtoolkitma.com). Ogni annotazione deve riflettere ciò che è stato effettivamente osservato e deciso per quel specifico paziente in quel preciso giorno.

Monitoraggio delle ore lavorative

Documentare i minuti effettivi, non le unità. Per i codici basati sul tempo, la registrazione deve indicare il numero di minuti o gli orari di inizio e fine; la documentazione espressa in unità viene categoricamente respinta (myhealthtoolkitma.com). Se si registra un intervallo come “da 20 a 30 minuti”, il revisore accetta solo il valore più basso. Ogni voce deve contenere quattro elementi: la data, la durata in minuti, una descrizione dell’attività e l’identità del membro del personale clinico che l’ha svolta.

La differenza tra una richiesta di rimborso 98980 accolta e una respinta dipende solitamente dalla specificità di questa nota. Una nota che recita “Dati esaminati. Paziente contattato. 25 min.” è insufficiente, poiché non riporta alcun riscontro, nessuna decisione e nulla che colleghi il tempo trascorso all’attività clinica. Una nota adeguata riporta la data e i minuti dedicati alla revisione, i risultati specifici (ad esempio un peggioramento dell’ampiezza di movimento), il contenuto della telefonata con il paziente, la risposta del paziente e la decisione clinica presa di conseguenza. Scrivi la nota in modo che un revisore che non ha mai incontrato il paziente possa capire perché sono stati impiegati quei 25 minuti e quali risultati hanno prodotto.

Perché le richieste di rimborso RTM vengono respinte: come evitare ogni tipo di rifiuto

La maggior parte dei rifiuti delle richieste di rimborso (RTM) è riconducibile alla stessa manciata di errori evitabili, e per ciascuno di essi esiste una soluzione specifica che è possibile integrare nel proprio flusso di lavoro di fatturazione prima ancora che la richiesta lasci il proprio ufficio.

La mancanza di un modificatore terapeutico blocca completamente il pagamento. Quando un fisioterapista (PT), un terapista occupazionale (OT) o un logopedista (SLP) eroga un trattamento riabilitativo (RTM) nell’ambito di un piano terapeutico, ogni richiesta di rimborso deve riportare un modificatore GP, GO o GN per identificare la disciplina. Inserite il modificatore nel vostro modello di richiesta di rimborso in modo che venga aggiunto automaticamente in base al tipo di operatore, anziché affidarvi alla memoria dell’addetto alla fatturazione che deve ricordarsene per ogni singola richiesta.

La fatturazione del livello di codice del dispositivo errato comporta un altro rifiuto certo. Il codice 98977 relativo alle forniture muscolo-scheletriche e il codice 98985 (con soglia inferiore) 2026 si escludono a vicenda nello stesso periodo di 30 giorni, quindi è necessario fatturare un solo codice per dispositivo muscolo-scheletrico, non entrambi. Decidete quale livello applicare in base al fatto che il paziente abbia raggiunto la soglia dei 16 giorni o quella più breve compresa tra 2 e 15 giorni, quindi mantenete tale scelta per l’intero periodo.

L'abbinamento del codice 98981 a un codice base errato costituisce un errore di codifica che il sistema ripeterà in ogni richiesta di rimborso finché non verrà individuato. Il codice aggiuntivo 98981 si associa esclusivamente al codice 98980, mai al codice 98979 (primi 10 minuti) del codice 2026. Se il tempo di monitoraggio del paziente raggiunge i 20 minuti, fatturate il codice 98980 e aggiungete il codice 98981 per ogni blocco aggiuntivo di 20 minuti. Inoltrate qualsiasi rifiuto relativo a un codice di gestione a un addetto alla codifica prima di presentare ricorso, poiché presentare ricorso con un codice non corretto rende vano il tentativo.

La mancanza di una comunicazione interattiva compromette la base per la fatturazione relativa alla gestione del trattamento. Il CMS richiede almeno un contatto telefonico o video in tempo reale con il paziente o il caregiver nel corso del mese di calendario prima di poter fatturare i codici 98980 o 98981. Programmate tale chiamata all’inizio del mese e registratene la data, in modo che una nota di contatto insufficiente o assente non comprometta mai una richiesta di rimborso altrimenti valida.

La fatturazione simultanea di RPM e RTM per lo stesso paziente nello stesso mese di calendario comporta un rifiuto automatico, poiché i due programmi si escludono a vicenda. Contrassegnare qualsiasi paziente iscritto al monitoraggio fisiologico a distanza prima di aprire un episodio RTM e verificare che non esistano richieste di rimborso RPM sovrapposte per quel mese.

Gli ordini scaduti e le credenziali non rinnovate impediscono il pagamento per motivi non legati alla tua attività clinica. Un servizio RTM prestato dopo la scadenza del piano di cura, o da un operatore sanitario la cui iscrizione non è stata rinnovata, non può essere pagato. Tieni traccia di ogni piano di cura in base alla data di inizio e di scadenza e imposta dei promemoria sul calendario con largo anticipo rispetto alle date di rinnovo delle credenziali.

Le violazioni relative alla presentazione tempestiva delle richieste di rimborso sono definitive. Medicare concede 12 mesi dalla data del servizio, ma molti enti assicurativi privati richiedono la presentazione entro 90-180 giorni, e in alcuni casi i termini possono ridursi fino a 30 giorni. Nessun ricorso può sanare il mancato rispetto di una scadenza. È consigliabile tenere un calendario di presentazione specifico per ciascun ente assicurativo e dare priorità alle richieste respinte in base al tempo rimanente per la presentazione, piuttosto che all’importo in dollari.

La soluzione più efficace di tutte è di natura strutturale. È opportuno generare un report mensile sull’andamento dei rifiuti, suddiviso per codice motivo, ente pagatore e fornitore, per poi intervenire innanzitutto sulla categoria con il volume più elevato. Quindici rifiuti relativi ai modificatori da parte di un unico ente pagatore in un mese indicano un’anomalia nel flusso di lavoro, non quindici errori distinti. Correggere il flusso di lavoro una volta per tutte interrompe questo schema ricorrente, mentre rielaborare le richieste di rimborso una alla volta significa solo curare il sintomo.

Creazione di un programma RTM scalabile: configurazione, onboarding e flusso di lavoro

Un programma RTM scalabile inizia con la verifica dei requisiti di ammissibilità, poiché l’arruolamento di pazienti che non soddisfano i criteri di necessità medica comporta il rifiuto delle richieste, che non è possibile sanare a posteriori. Verificate che ciascun candidato soddisfi i requisiti relativi alla patologia per cui è previsto il vostro piano terapeutico, accertatevi che il paziente abbia effettuato almeno una visita precedente con il medico prescrittore e controllate che non sia già iscritto al programma RPM per lo stesso mese. Integrate questi controlli nella vostra procedura di accettazione, in modo che i pazienti non idonei non arrivino mai alla fase di arruolamento.

Documentare il consenso prima dell’inizio di qualsiasi monitoraggio e considerare tale procedura come un requisito imprescindibile piuttosto che come una fase da completare in un secondo momento. Un paziente che registra i dati prima che esista un consenso scritto crea un'esposizione retroattiva che un revisore rileverà. Acquisite il consenso del paziente alla partecipazione, la dichiarazione di accettazione da parte del singolo fornitore, l’informativa sulla compartecipazione ai costi e il diritto di revoca, quindi archiviate tutti e quattro i documenti indicando la data e il nome della persona che li ha ottenuti. Il consenso scritto offre una protezione molto più solida in caso di revisione rispetto a quello verbale, quindi fate in modo che la versione scritta sia l’impostazione predefinita.

Seguono poi l’assegnazione del dispositivo e l’istruttaggio del paziente, ed entrambi richiedono una documentazione per ciascun paziente. È necessario registrare la data di assegnazione, il tipo di dispositivo, il numero di serie e la conferma di aver istruito il paziente su come utilizzarlo. Per gli studi di fisioterapia e terapia occupazionale che utilizzano un’applicazione software come dispositivo, secondo la definizione della FDA, si applica la stessa regola. La documentazione attesta l’esistenza del dispositivo e il fatto che il paziente sapesse come utilizzarlo.

La soglia dei 16 giorni è il punto in cui la maggior parte dei programmi subisce una perdita di entrate, poiché un paziente che non raggiunge tale soglia, anche solo di un giorno, non genera alcun codice dispositivo fatturabile per quel periodo di 30 giorni. Effettuate controlli a metà periodo, tra il 12° e il 15° giorno, in modo da poter intervenire nel caso in cui un paziente stia scendendo al di sotto della soglia, quando c’è ancora tempo per recuperare i giorni mancanti. A parte questo, programmate la comunicazione interattiva richiesta dal codice CPT 98980, poiché il mese di calendario per i codici di gestione e l’episodio di 30 giorni per i codici relativi ai dispositivi non coincidono. Un paziente può superare la soglia dei 16 giorni relativa al dispositivo e comunque perdere il codice di gestione perché in quel mese non è avvenuto alcun contatto telefonico o video.

Il vostro flusso di lavoro di fatturazione fallisce nel momento in cui dipende dal conteggio manuale dei giorni di trasmissione da parte di qualcuno su un foglio di calcolo. Il monitoraggio del tempo richiede l’indicazione dei minuti effettivi con data, durata, descrizione dell’attività e identità del membro del personale, mentre le note di revisione del medico devono essere specifiche per ciascun paziente, anziché essere copiate e inoltrate da un precedente incontro. Un programma scalabile tiene traccia di tutto questo automaticamente e segnala le eccezioni, consentendo al vostro team di fatturazione di gestire i rifiuti in base al codice motivo, anziché dover ricostruire i registri a fine mese.

Physitrack il carico amministrativo

Physitrack il monitoraggio dell'utilizzo del dispositivo per 16 giorni richiesto dal CMS per i codici da 98975 a 98981, controllando i modelli di utilizzo e segnalando i pazienti a rischio di scendere al di sotto della soglia prima della chiusura del periodo di rendicontazione (Physitrack). I pazienti registrano gli esercizi e i sintomi tramite l’app PhysiApp , mentre i medici esaminano in tempo reale i dati relativi all’aderenza al trattamento e ai risultati dalla dashboard; la piattaforma genera poi documentazioni pronte per la verifica per ogni richiesta di rimborso. PhysiApp offre PhysiApp un servizio di messaggistica bidirezionale sicura e di videoconsulti che soddisfa i requisiti di comunicazione interattiva previsti per i codici 98980 e 98981.

Physitrack con oltre 50 sistemi di cartelle cliniche elettroniche (EMR) e di gestione dello studio medico, con sincronizzazione bidirezionale dei dati anagrafici dei pazienti, degli aggiornamenti delle prescrizioni e del monitoraggio dell’aderenza terapeutica, oltre a un’integrazione nativa con Epic che invia i dati RTM al modulo di riabilitazione di Epic (Physitrack). La piattaforma è certificata ISO 27001 e conforme alla normativa HIPAA per le implementazioni negli Stati Uniti. Per una clinica che sta implementando l’RTM, tale infrastruttura sostituisce la tenuta manuale dei registri, causa principale della maggior parte dei rifiuti delle richieste di rimborso.

Panoramica dei codici di fatturazione RTM: tabella di riferimento

I cinque codici RTM principali si suddividono in due funzioni. I codici relativi alla fornitura di dispositivi (98975, 98976, 98977) coprono l’installazione e le attrezzature per un periodo di cura di 30 giorni. I codici relativi alla gestione del trattamento (98980, 98981) coprono il tempo dedicato alla revisione da parte del medico per ogni mese di calendario.

Le tariffe sono le medie nazionali del 2025 relative alle prestazioni non effettuate in strutture sanitarie, tratte dal Tariffario medico del CMS, e vengono adeguate in base alla località secondo il GPCI. Verificate la tariffa della vostra regione prima di inviare la richiesta.

Conclusione

L’RTM offre agli studi di fisioterapia, terapia occupazionale e logopedia un percorso di rimborso che il CMS si è impegnato a garantire fino ad aprile 2030, e i codici rimarranno nell’Elenco delle Nuove Tecnologie per tutto quel periodo. La maggior parte delle richieste di rimborso viene respinta non perché il lavoro clinico sia carente, ma perché la documentazione a supporto è insufficiente. La soglia dei 16 giorni, il registro della comunicazione interattiva, il modificatore terapeutico e il registro dei tempi minuto per minuto devono essere tutti presenti prima che una richiesta di rimborso possa essere inviata.

Physitrack automaticamente la soglia di utilizzo del dispositivo di 16 giorni, genera registri di monitoraggio pronti per la revisione e si integra con oltre 50 sistemi di cartelle cliniche elettroniche (EMR), consentendo al vostro team di fatturazione di lavorare su registrazioni accurate anziché su fogli di calcolo manuali. Se il vostro studio è pronto ad adottare l’RTM senza gli oneri amministrativi che causano il rifiuto delle richieste di rimborso, richiedete una dimostrazione sulla pagina Physitrack e scoprite come la documentazione si compila automaticamente.

Domande frequenti

Gli assistenti di fisioterapia (PTA) e gli assistenti di terapia occupazionale (OTA) possono contribuire al tempo di fatturazione RTM? Sì, gli assistenti di fisioterapia e gli assistenti di terapia occupazionale possono contribuire con il tempo di monitoraggio ai codici di gestione del trattamento 98980 e 98981, ma solo sotto la supervisione generale di un fisioterapista (PT) o di un terapista occupazionale (OT) supervisore, con l’applicazione dei modificatori CQ o CO ove richiesto. Il professionista supervisore rimane responsabile del piano di cura e della richiesta di rimborso. Il tempo dell’assistente viene conteggiato ai fini del raggiungimento delle soglie di 20 minuti quando vengono rispettate le regole relative alla supervisione e ai modificatori.

È possibile fatturare l’RTM nello stesso mese in cui si effettua una visita in presenza? Sì. L’RTM copre il monitoraggio a distanza e la gestione del trattamento, e nulla impedisce di visitare il paziente anche in ambulatorio nello stesso periodo. I due servizi riguardano attività diverse, quindi una valutazione o una seduta di trattamento in presenza e il tempo dedicato al monitoraggio RTM vengono fatturati separatamente. È necessario tenere una documentazione distinta per ciascuno di essi, in modo che un revisore possa verificare che il tempo dedicato all’RTM non sia stato duplicato nella cartella clinica della visita in presenza.

Cosa succede se due operatori sanitari presentano entrambi richieste di rimborso RTM per lo stesso paziente? Solo un operatore sanitario può presentare una richiesta di rimborso RTM per un paziente in un determinato periodo di 30 giorni. Quando due operatori sanitari presentano richieste di rimborso per lo stesso paziente, viene rimborsata la prima richiesta ricevuta e tutte quelle successive vengono respinte. Prima di iscrivere un paziente, assicurati che nessun altro studio medico stia già gestendo un programma RTM per lui e documenta l’accettazione da parte di un unico operatore sanitario come parte del consenso.

Il consenso verbale soddisfa i requisiti del CMS? Il consenso verbale è consentito, ma offre una protezione in caso di verifica inferiore rispetto al consenso scritto. Se si ricorre al consenso verbale, è necessario registrare la data, il nome della persona che lo ha ottenuto e una sintesi delle informazioni comunicate, comprese le quote a carico del paziente e il diritto del paziente di revocare il consenso. Il consenso scritto, documentato prima dell’inizio del monitoraggio, rappresenta lo standard più sicuro; è opportuno rinnovare il consenso ogni anno o ogni volta che il programma subisce modifiche.

Qual è la differenza tra un ciclo di cura di 30 giorni e un mese di calendario ai fini della fatturazione? I codici relativi alla fornitura di dispositivi, compreso il codice 98977, vengono fatturati per ogni ciclo di cura di 30 giorni che ha inizio con l’avvio del monitoraggio. I codici di gestione del trattamento 98980 e 98981 vengono fatturati per mese di calendario, che si azzera il primo giorno di ogni mese. Questi due periodi raramente coincidono, pertanto un singolo paziente può avere un periodo di validità del codice del dispositivo che si estende su due mesi di calendario. È necessario tenere traccia separatamente di ciascun periodo per evitare rifiuti legati al superamento delle soglie o a tempistiche non rispettate.