AI dan Pemantauan Terapi Jarak Jauh: Di Mana Keduanya Sebenarnya Saling Beririsan

Intinya

• AI dalam alur kerja RTM saat ini umumnya menerapkan aturan pada data aktivitas dan waktu yang terstruktur. AI tersebut tidak menghasilkan penilaian klinis atau memprediksi hasil perawatan pasien.
• Otomatisasi RTM mencatat aktivitas pasien yang memenuhi syarat, menghitung jumlah hari pemantauan, menghitung menit pengelolaan perawatan oleh tenaga medis, dan memberi peringatan kepada tenaga medis ketika ambang batas penagihan terpenuhi.
• Perangkat lunak RTM dapat mengumpulkan bukti pendukung sebelum peninjauan klaim, namun seorang tenaga medis berlisensi harus memverifikasi setiap kode penagihan.
• Pemilik klinik sebaiknya menelaah dengan cermat klaim mengenai “RTM berbasis AI”. Perangkat lunak yang andal akan menampilkan aktivitas yang mendasari, perhitungan ambang batas, serta dokumentasi yang mendukung setiap kode.
• RTM merujuk pada mekanisme penagihan Medicare di AS, dan otomatisasi tidak menjamin pembayaran atau kepatuhan.

Apa sebenarnya arti "AI" di dalam RTM

Di dalam RTM, perangkat lunak biasanya menangani pelacakan berbasis aturan yang terkait dengan ambang batas penagihan dan dokumentasi, meskipun vendor menyebut produk tersebut sebagai AI. Kategori AI terapi fisik yang lebih luas mencakup pembuatan catatan otomatis dan pencarian latihan. Alat penglihatan komputer juga memperkirakan gerakan pasien. Tak satu pun dari metode tersebut memenuhi kebutuhan otomatisasi yang diperlukan untuk alur kerja RTM Medicare AS.

Otomatisasi RTM mengubah aktivitas pasien dan tenaga medis menjadi bukti terstruktur untuk ditinjau. Ketika seorang pasien menyelesaikan aktivitas yang memenuhi syarat, perangkat lunak tersebut mencatat hari yang dipantau sesuai dengan jendela penagihan yang berlaku. Saat jumlah hari yang tercatat atau total menit pengelolaan perawatan mencapai ambang batas yang telah ditentukan, perangkat lunak akan memberi tahu tenaga medis sebelum jendela penagihan tersebut ditutup. Selama proses peninjauan, platform ini mengumpulkan catatan aktivitas, catatan waktu pengelolaan, dan dokumentasi terkait sehingga tenaga medis dapat memeriksa bukti tersebut.

Label “RTM berbasis AI” tidak menjelaskan mekanisme yang mendasarinya. Sebuah vendor mungkin menggunakan frasa tersebut untuk model generatif atau penilaian prediktif. Vendor lain mungkin menggunakannya untuk aturan ambang batas dan otomatisasi data terstruktur. Pemilik klinik sebaiknya menanyakan apa saja yang sebenarnya direkam, dihitung, dan ditampilkan oleh perangkat lunak tersebut untuk ditinjau.

Otomatisasi ambang batas dapat mengurangi penghitungan manual, tetapi tidak boleh digunakan untuk mengambil keputusan penagihan secara otonom. Seorang tenaga medis berlisensi harus meninjau bukti pendukung dan memverifikasi setiap kode penagihan.

Kode CPT yang dilacak oleh sistem otomatisasi

Otomatisasi RTM melacak ambang batas CPT di berbagai periode penagihan. Kode penyediaan perangkat menggunakan periode 30 hari, sedangkan kode manajemen perawatan menggunakan bulan kalender. Setiap kode mencakup bagian yang berbeda dari persiapan, penyediaan perangkat, atau manajemen perawatan, sehingga perangkat lunak harus memisahkan catatan aktivitas dan waktu yang mendasarinya.

Kode CPT 98975 mencakup pengaturan awal perangkat dan edukasi pasien satu kali per episode perawatan. Sistem otomatisasi dapat mencatat proses pendaftaran dan penyelesaian pengaturan, namun seorang tenaga medis harus memverifikasi bahwa pekerjaan yang diperlukan telah dilakukan.

Kode penyediaan perangkat bergantung pada jumlah hari yang dipantau. Kode CPT 98980 berlaku jika pasien mencatat aktivitas yang memenuhi syarat selama 2 hingga 15 hari dalam periode 30 hari, sedangkan kode CPT 98981 berlaku jika aktivitas dicatat selama 16 hari atau lebih dalam periode tersebut. Agar suatu hari dianggap sebagai hari yang dipantau, pasien harus menyelesaikan setidaknya satu aktivitas di dalam aplikasi. Membuka tautan atau melihat berkas PDF saja tidak memenuhi syarat.

Kode manajemen perawatan bergantung pada waktu yang dihabiskan oleh tenaga medis dan mensyaratkan setidaknya satu interaksi secara real-time dan sinkron dengan pasien selama periode yang berlaku. Percakapan melalui telepon atau video dapat memenuhi persyaratan interaksi tersebut jika layanan tersebut memenuhi aturan penagihan yang berlaku. Tinjauan asinkron saja tidak cukup. Praktik medis disarankan untuk mengonfirmasi nomor kode manajemen perawatan terkini dan batas waktu (dalam menit) dengan tim penagihan dan kepatuhan mereka, karena penetapan kode diperbarui secara berkala oleh CMS.

Perangkat lunak pemantauan terapeutik jarak jauh dapat menghitung hari yang memenuhi syarat, total menit penanganan yang tercatat, dan memberikan peringatan saat ambang batas telah tercapai. Mencapai ambang batas numerik saja tidak secara otomatis menentukan kelayakan penagihan. Seorang tenaga medis berlisensi tetap harus meninjau catatan tersebut dan memastikan bahwa setiap persyaratan untuk kode yang dipilih telah dipenuhi.

RTM adalah mekanisme Medicare AS yang terkait dengan kode CPT. Negara-negara lain mungkin menggunakan pemantauan jarak jauh dalam perawatan klinis, namun mereka tidak secara otomatis menggunakan kategori penagihan RTM atau persyaratan kode yang sama. Praktik medis disarankan untuk mengonfirmasi keputusan pengkodean dengan tim penagihan dan kepatuhan mereka.

Ketika pelacakan manual tidak lagi efektif dalam skala besar

Dengan menggunakan ambang batas yang telah ditetapkan di atas, sebuah klinik harus mencatat secara terpisah jumlah kumulatif untuk setiap pasien yang terdaftar. Staf harus menghitung hari aktivitas yang memenuhi syarat dalam rentang waktu 30 hari setiap pasien dan mencatat menit pengelolaan perawatan selama bulan yang bersangkutan. Lembar kerja (spreadsheet) mungkin dapat menangani jumlah pasien yang sedikit, tetapi volume yang lebih besar akan menimbulkan pemeriksaan tanggal yang berulang, entri yang terlambat, dan ketidakjelasan tanggung jawab.

Penghitungan hari secara manual sering kali tidak akurat menjelang akhir periode penagihan. Seorang tenaga medis mungkin melihat penggunaan aplikasi yang rutin, tetapi mengabaikan tanggal-tanggal mana saja yang mencakup aktivitas yang memenuhi syarat. Staf juga mungkin menghitung tampilan tautan yang tidak memenuhi syarat. Akibatnya, klinik dapat gagal mencapai ambang batas yang memenuhi syarat atau menganggap penghitungan yang tidak valid sebagai telah selesai.

Catatan durasi interaksi menimbulkan masalah rekonsiliasi kedua. Tenaga medis mungkin mencatat panggilan sinkron di tempat yang berbeda, mencatat waktu kunjungan secara tidak konsisten, atau memasukkan waktu setelah kejadian berlalu. Jika diterapkan pada seluruh daftar pasien, kebiasaan-kebiasaan tersebut dapat menyebabkan durasi interaksi yang tercatat kurang akurat dan catatan yang tidak konsisten di seluruh klinik.

Otomatisasi dapat mengaitkan aktivitas pasien yang sebenarnya dengan rentang waktu 30 hari yang tepat serta memperbarui total menit terkini berdasarkan entri yang dilakukan oleh tenaga medis. Peringatan ambang batas memberi waktu kepada staf untuk meninjau bukti sebelum jendela penagihan ditutup. Perangkat lunak menampilkan jumlah dan catatan pendukung, sementara tenaga medis berlisensi memutuskan apakah dokumentasi tersebut mendukung kode tertentu.

Mengapa seorang tenaga medis tetap harus memverifikasi setiap kode

Bagian Otomatisasi harus menyiapkan tinjauan penagihan RTM, sementara seorang tenaga medis berlisensi memverifikasi setiap kode. Perangkat lunak dapat menghitung jumlah hari pemantauan, total waktu penanganan yang tercatat, dan memberikan peringatan ketika seorang pasien melampaui ambang batas. Melampaui ambang batas saja tidak cukup untuk memastikan bahwa semua persyaratan penagihan telah dipenuhi.

Tenaga medis harus meninjau bukti yang mendasari dan memastikan bahwa aktivitas yang tercatat memenuhi syarat. Peninjauan tersebut juga harus memverifikasi adanya interaksi secara real-time yang diperlukan, dokumentasi yang sesuai, serta persyaratan kelayakan khusus pasien. Perangkat lunak tidak dapat secara mandiri menilai kebutuhan medis atau menyelesaikan catatan yang tidak lengkap dan saling bertentangan dengan tingkat pertanggungjawaban yang diharapkan dari seorang tenaga medis.

Pengawasan CMS terhadap penagihan pemantauan jarak jauh membuat proses peninjauan yang dapat diaudit menjadi sangat penting. Sebuah platform RTM harus menyimpan catatan aktivitas, entri waktu, dan perhitungan ambang batas sehingga tenaga medis dapat mengetahui alasan mengapa suatu kode memenuhi syarat untuk ditinjau. Perangkat lunak yang mengirimkan kode secara otomatis menghilangkan tahap pemeriksaan oleh tenaga profesional dan dapat mengubah kesalahan pelacakan menjadi klaim yang tidak didukung bukti.

Usulan perubahan CMS untuk Tahun Kalender 2027 belum disahkan. Usulan tersebut mungkin berdampak pada kelayakan pasien, kunjungan awal, persyaratan tenaga kerja, dan struktur kode; namun, praktik medis sebaiknya tidak mengubah alur kerja mereka berdasarkan asumsi hasil yang mungkin terjadi. Pemilik klinik disarankan untuk mengonfirmasi persyaratan terkini dengan tim penagihan dan kepatuhan mereka.

Alur kerja RTM yang dapat dipertanggungjawabkan menetapkan peran tertentu bagi setiap pihak yang terlibat. Perangkat lunak mengumpulkan dan mengatur bukti-bukti. Tenaga medis berlisensi meninjau bukti-bukti tersebut dan mengonfirmasi kode sebelum penagihan.

Bagaimana alat RTM dari Physitrack menerapkan model ini

Physitrack Menerapkan otomatisasi terstruktur di seluruh alur kerja RTM yang saat ini digunakan. Indikator status pendaftaran menunjukkan pasien mana saja yang ikut serta, sementara pencatatan aktivitas otomatis mencatat hari pemantauan ketika seorang pasien menyelesaikan setidaknya satu aktivitas di PhysiApp. Membuka tautan atau berkas PDF tidak akan menghasilkan catatan aktivitas yang memenuhi syarat.

Physitrack Selain itu, sistem ini juga membantu tenaga medis melacak kriteria yang sulit dikelola secara manual. Pengatur waktu untuk tenaga medis mencatat durasi pengelolaan perawatan, sementara peringatan ambang batas mengidentifikasi pasien yang telah mencapai ambang batas hari pemantauan atau waktu yang relevan. Tenaga medis dapat menambahkan entri secara manual bila diperlukan, alih-alih mengandalkan spreadsheet terpisah atau penghitungan retrospektif.

Tahap Peninjauan RTM mengumpulkan catatan kegiatan, waktu kerja tenaga medis, dan bukti pendukung untuk ditinjau. Seorang tenaga medis berlisensi kemudian memeriksa bukti tersebut dan mengonfirmasi setiap kode penagihan. Sistem Penagihan Otomatis ( Physitrack ) tidak mengambil keputusan penagihan secara mandiri.

Physitrack menjadi salah satu contoh model otomatisasi-plus-konfirmasi. Saat ini, kemampuan RTM-nya beroperasi di luar diagram Raintree, sehingga klinik sebaiknya mengevaluasi sejauh mana alur kerja tersebut sesuai dengan sistem dokumentasi dan penagihan yang sudah ada.

Kerangka kerja untuk mengevaluasi klaim otomatisasi platform RTM mana pun

Evaluasi otomatisasi RTM dengan meminta vendor untuk mendemonstrasikan empat kemampuan tertentu.

1. Apakah platform tersebut menghitung aktivitas pasien yang sebenarnya sebagai hari yang dipantau? Membuka tautan atau melihat berkas PDF seharusnya tidak termasuk dalam kategori tersebut. Platform tersebut seharusnya hanya mencatat hari yang dipantau apabila pasien menyelesaikan aktivitas yang memenuhi syarat.

2. Apakah platform ini memberi tahu jika batas ambang terlampaui sebelum periode penagihan berakhir? Peringatan tersebut seharusnya memberi waktu kepada tenaga medis untuk meninjau jumlah hari pemantauan dan catatan menit penanganan dalam periode yang bersangkutan.

3. Apakah platform tersebut mengumpulkan bukti yang mendukung proses audit? Catatan yang bermanfaat menghubungkan aktivitas yang memenuhi syarat dengan tanggal-tanggal tertentu serta menunjukkan waktu manajemen yang tercatat. Catatan tersebut juga harus mendokumentasikan interaksi real-time yang diperlukan serta entri manual apa pun.

4. Apakah setiap kode penagihan diverifikasi oleh tenaga medis berlisensi? Perangkat lunak dapat mengidentifikasi batas-batas tertentu dan mengelola bukti pendukung, namun perangkat lunak tersebut tidak boleh mengambil keputusan penagihan secara mandiri. Tim penagihan dan kepatuhan klinik harus memastikan bahwa alur kerja tersebut memenuhi persyaratan yang berlaku.

Physitrack menjadi salah satu contoh dari model ini. Physitrack secara otomatis melacak pendaftaran dan aktivitas pasien yang memenuhi syarat. Penghitung waktu tenaga medisnya mencatat menit pengelolaan, sementara peringatan ambang batas mengidentifikasi pasien yang siap untuk ditinjau. Langkah Review RTM kemudian mengumpulkan bukti yang tersedia sebelum tenaga medis mengonfirmasi kode tersebut.

Otomatisasi RTM seharusnya menangani pelacakan administratif dan pengumpulan bukti. Keputusan terkait penagihan harus tetap berada di tangan tenaga medis berlisensi.

Pertanyaan Umum

Apakah RTM ada di luar AS?

RTM adalah mekanisme penagihan Medicare AS yang terikat dengan kode CPT. Layanan Pemantauan Jarak Jauh ( Physitrack ) mendukung pemantauan jarak jauh di negara lain, namun layanan tersebut tidak termasuk dalam klaim RTM ala AS. Klinik di luar AS sebaiknya mengikuti aturan penggantian biaya setempat.

Apakah membuka tautan atau berkas PDF dihitung sebagai hari yang dipantau?

Pada hari yang dipantau, pasien diharuskan menyelesaikan setidaknya satu aktivitas di dalam aplikasi. Fitur “ Physitrack ” mencatat aktivitas pasien yang memenuhi syarat, bukan sekadar menghitung jumlah klik tautan atau akses berkas PDF. Catatan berbasis aktivitas ini memberikan bukti yang lebih jelas kepada tenaga medis untuk keperluan tinjauan kode.

Siapa yang bertanggung jawab untuk memverifikasi kode penagihan?

Tenaga medis berlisensi dan tim penagihan di praktik tersebut tetap bertanggung jawab atas setiap kode yang diajukan. Physitrack mengumpulkan bukti dan menandai ambang batas, namun tenaga medislah yang mengonfirmasi kode tersebut. Konfirmasi oleh manusia memastikan bahwa keputusan penagihan tetap berada di tangan profesional yang bertanggung jawab.

Apa yang terjadi jika jumlah hari pemantauan salah?

Penghitungan yang salah dapat mengakibatkan hilangnya peluang penagihan atau klaim yang tidak didukung bukti. Catatan aktivitas dan langkah “Review RTM” di Physitrackmembantu tenaga medis memeriksa bukti pendukung sebelum pengajuan. Praktik medis sebaiknya menyelesaikan ketidaksesuaian tersebut dan mengonfirmasi persyaratan penagihan dengan tim kepatuhan mereka.