Checkliste zur Einhaltung der HIPAA-Vorschriften für Einzel- und kleine Physiotherapiepraxen

Kurz gesagt

• Eine kleine Physiotherapiepraxis kann die Einhaltung der HIPAA-Vorschriften auch ohne spezielles Compliance-Personal oder ein großes Budget gewährleisten. Richten Sie regelmäßige Kontrollen ein, die sich auf administrative, physische und technische Sicherheitsmaßnahmen konzentrieren.
• Bestimmen Sie einen Datenschutz- und Sicherheitsbeauftragten. In einer Einzelpraxis kann der Inhaber beide Funktionen übernehmen.
• Führen Sie eine HIPAA-Risikobewertung durch und dokumentieren Sie diese. Überprüfen Sie diese regelmäßig sowie bei jeder Änderung Ihrer Technologie oder Ihrer Betriebsabläufe.
• Schulen Sie das Personal in Datenschutz- und Sicherheitsverfahren und führen Sie Aufzeichnungen über die absolvierten Schulungen.
• Lassen Sie sich von jedem Anbieter, der mit Patientendaten umgeht, eine unterzeichnete Vereinbarung über die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern vorlegen.
• Verschlüsseln Sie Patientendaten, beschränken Sie den Zugriff durch eindeutige Konten und überprüfen Sie die Zugriffsprotokolle.
• Führen Sie einen schriftlichen Plan für den Umgang mit Datenschutzverletzungen, in dem die Zuständigkeiten festgelegt und die Schritte zur Benachrichtigung erläutert werden.

Warum kleine Physiotherapiepraxen häufig ins Visier der OCR geraten

Kleine Physiotherapiepraxen sind von der Durchsetzung der HIPAA-Vorschriften nicht ausgenommen. Das Office for Civil Rights (OCR) kann nach einer Beschwerde, einer gemeldeten Datenschutzverletzung oder einer Compliance-Prüfung Ermittlungen gegen eine Praxis einleiten. Die Größe der Praxis kann zwar Einfluss darauf haben, welche Sicherheitsmaßnahmen angemessen sind, hebt jedoch nicht die Verpflichtung zum Schutz elektronischer geschützter Gesundheitsdaten auf.

OCR-Prüfungen decken häufig Lücken in der Dokumentation auf, noch bevor technische Ausfälle auftreten. Die Prüfer können eine aktuelle Sicherheitsrisikobewertung, schriftliche Richtlinien, Schulungsunterlagen für das Personal sowie unterzeichnete Partnervereinbarungen für Anbieter anfordern, die mit Patientendaten umgehen. Eine kleine Praxis mag zwar täglich angemessene Sicherheitsmaßnahmen anwenden, hat jedoch Schwierigkeiten, die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen, wenn der Inhaber diese nie dokumentiert hat.

Die HIPAA-Sicherheitsvorschrift unterteilt die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen in drei Kategorien. Die administrativen Sicherheitsmaßnahmen umfassen die Zuweisung von Verantwortlichkeiten, das Risikomanagement, Richtlinien und Schulungen. Die physischen Sicherheitsmaßnahmen betreffen den Zugang zur Praxis, Arbeitsplätze, Geräte und die Entsorgung von Unterlagen. Die technischen Sicherheitsmaßnahmen umfassen Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Prüfprotokolle und sichere Kommunikation. Durch die Aufbewahrung von Nachweisen in allen drei Kategorien erhält das OCR einen klaren Überblick darüber, wie Ihre Praxis Datenschutz- und Sicherheitsrisiken identifiziert und handhabt.

Administrative Sicherheitsmaßnahmen: Richtlinien, Rollen und Schulungen

Legen Sie die Zuständigkeiten fest, bevor Sie Richtlinien verfassen. Gemäß HIPAA sind ein Datenschutzbeauftragter und ein Sicherheitsbeauftragter vorgeschrieben, wobei eine Person beide Funktionen übernehmen kann. In einer Einzelpraxis kann der Inhaber diese Aufgaben übernehmen. Ein benannter Beauftragter ist die Person, die für die Pflege der Richtlinien, die Koordination von Schulungen, die Überprüfung von Risiken, die Bearbeitung von Beschwerden und die Dokumentation der Compliance-Maßnahmen zuständig ist. Halten Sie die Ernennung schriftlich fest, auch wenn Sie sich selbst ernennen.

Eine HIPAA-Risikobewertung ermittelt, wo sich elektronische geschützte Gesundheitsdaten befinden, wer darauf zugreifen kann, wodurch sie offengelegt werden könnten und welche Sicherheitsmaßnahmen dieses Risiko mindern. Im Rahmen des HIPAA wird diese Überprüfung üblicherweise als Risikoanalyse bezeichnet. Ihre Bewertung sollte Computer, mobile Geräte, E-Mail, Cloud-Software, Patientenportale, Datensicherungen und Remote-Arbeit umfassen. Halten Sie für jedes Risiko dessen Eintrittswahrscheinlichkeit, mögliche Auswirkungen, derzeitige Kontrollmaßnahmen, geplante Korrekturmaßnahmen, die verantwortliche Person und den Zieltermin fest.

Behandeln Sie die Risikobewertung als ein „lebendiges“ Dokument. Überprüfen Sie sie mindestens einmal jährlich als praktische Grundlage und aktualisieren Sie sie, wenn Sie Software hinzufügen, Geräte austauschen, den Standort wechseln oder die Art und Weise ändern, wie medizinisches Fachpersonal mit Patienten kommuniziert. Bewahren Sie die abgeschlossenen Bewertungen und Aufzeichnungen über Abhilfemaßnahmen auf, da eine undokumentierte Überprüfung einem Ermittler kaum Anhaltspunkte dafür liefert, dass die Praxis bekannte Risiken angegangen ist.

Schulen Sie jeden Mitarbeiter bei Eintritt in das Unternehmen sowie bei jeder Änderung der Richtlinien oder Aufgabenbereiche. Jährliche Auffrischungsschulungen bieten einer kleinen Praxis einen überschaubaren Rhythmus für die Vermittlung von Themen wie sichere Kommunikation, angemessene Zugriffsrechte, Meldung von Vorfällen und Umgang mit Geräten. Dokumentieren Sie das Schulungsdatum, die Themen, die Materialien, die Namen der Teilnehmer und die unterzeichneten Bestätigungen. Auftragnehmer, die mit Patientendaten umgehen, benötigen möglicherweise rollenspezifische Unterweisungen sowie eine Vereinbarung über die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern.

Eine Praxis mit ein bis drei Mitarbeitern kann ein kurzes Richtlinienhandbuch, ein Risikoregister, eine Lieferantenliste und ein Schulungsprotokoll führen. Diese Unterlagen sollten im Rahmen einer jährlich anberaumten Compliance-Sitzung sowie nach wesentlichen betrieblichen Änderungen überprüft werden. Eine größere Praxis sollte Verantwortliche für die Richtlinien benennen, Schulungen entsprechend den Zugriffsberechtigungen der einzelnen Mitarbeiter anpassen, Korrekturmaßnahmen zentral nachverfolgen und regelmäßige Zugriffsprüfungen ansetzen. Bei beiden Modellen sollten schriftliche Nachweise vorliegen, aus denen hervorgeht, wer Entscheidungen getroffen hat, welche Feststellungen die Praxis getroffen hat und wie sie darauf reagiert hat.

Physische Sicherheitsmaßnahmen: Ihre Praxisräume und Geräte

Durch physische Sicherheitsmaßnahmen wird eingeschränkt, wer in Ihrer Praxis Patientendaten einsehen, bearbeiten oder entnehmen darf. Gehen Sie während eines normalen Arbeitstages durch die Räumlichkeiten und überprüfen Sie jeden Ort, an dem Patienten, Besucher und medizinisches Personal Akten einsehen oder darauf zugreifen könnten.

• Stellen Sie die Monitore an der Rezeption außerhalb der Wartebereiche auf und verwenden Sie Sichtschutzfilter, wenn eine versehentliche Einsicht durch eine andere Aufstellung nicht verhindert werden kann.
• Stellen Sie Computer und Bildschirme in den Behandlungsräumen so ein, dass sie sich nach kurzer Zeit automatisch sperren. Das medizinische Personal sollte die Bildschirme zudem sperren, bevor es den Raum verlässt.
• Führen Sie ein Geräteverzeichnis, in dem jeder Computer, jedes Smartphone, jedes Tablet, jedes externe Laufwerk und jedes andere Gerät erfasst wird, auf dem möglicherweise Patientendaten gespeichert sind. Halten Sie den Standort des Geräts sowie die dafür verantwortliche Person fest.
• Verwalten Sie die der Praxis gehörenden Tablets, die für Hausbesuche oder den Zugriff auf das HEP-Programm durch Patienten verwendet werden. Führen Sie ein Ausleihprotokoll, lassen Sie die Tablets nicht in Fahrzeugen liegen und bewahren Sie sie an einem verschlossenen Ort auf, wenn sie nicht in Gebrauch sind.
• Bewahren Sie Papierkarten, ausgedruckte Termine und Aufnahmeformulare so auf, dass Patienten und Besucher keinen Zugriff darauf haben. Achten Sie darauf, dass Namen oder klinische Angaben nicht sichtbar an der Rezeption oder in gemeinsam genutzten Behandlungsräumen liegen bleiben.
• Verwenden Sie eine Querschneide-Aktenvernichtung oder beauftragen Sie einen qualifizierten Vernichtungsdienst für Papier, das geschützte Gesundheitsdaten enthält.
• Löschen Sie Patientendaten, bevor Sie alte Hardware recyceln, spenden, zurückgeben oder verkaufen. Eine physische Vernichtung kann angebracht sein, wenn die sichere Löschung der Daten nicht nachgewiesen werden kann.
• Halten Sie fest, wer Bereiche betreten darf, in denen sich Unterlagen oder Geräte befinden, einschließlich Reinigungskräfte, Auftragnehmer und Gebäudepersonal.

Diese physischen Kontrollmaßnahmen beziehen sich auf Sichtbarkeit, Besitz, Aufbewahrung und Entsorgung. Technische Sicherheitsvorkehrungen regeln, wie Software Patientendaten durch Verschlüsselung, Kontoberechtigungen und Aktivitätsprotokolle schützt.

Technische Sicherheitsmaßnahmen: Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und Prüfpfade

Technische Sicherheitsmaßnahmen regeln, wer Zugriff auf elektronische geschützte Gesundheitsdaten hat, wie diese durch Software geschützt werden und wie Sie Aktivitäten nachverfolgen können. Wenden Sie diese Maßnahmen auf jedes System an, das Patientendaten speichert oder übermittelt, einschließlich Tools für Dokumentation, Terminplanung, Abrechnung, Telemedizin, Patientenbindung und Heimtrainingsprogramme.

Durch Verschlüsselung werden lesbare Patientendaten geschützt, indem sie in verschlüsselte Daten umgewandelt werden. Ihre Software sollte Daten verschlüsseln, während diese auf Servern, Computern, Tablets und in Sicherungskopien gespeichert sind. Die Software sollte Daten außerdem verschlüsseln, während diese zwischen dem Gerät eines Patienten, Ihrem Browser und den Servern des Anbieters übertragen werden. Wenn Sie sich für eine alternative Kontrollmaßnahme entscheiden, sollte Ihre HIPAA-Risikobewertung dokumentieren, warum diese Alternative einen angemessenen Schutz bietet.

Im Rahmen der Zugriffskontrolle sollte jede Person ein eigenes Konto erhalten und nur über die für ihre Arbeit erforderlichen Berechtigungen verfügen. Bei gemeinsam genutzten Zugängen lässt sich nicht nachvollziehen, wer einen Datensatz eingesehen oder geändert hat. Durch rollenbasierte Berechtigungen kann einem Mitarbeiter am Empfang Zugriff auf die Terminplanung gewährt werden, ohne dass klinische Notizen unnötigerweise offengelegt werden. Eine Multi-Faktor-Authentifizierung, automatische Bildschirmsperren und die umgehende Löschung des Kontos nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters sorgen für zusätzlichen Schutz.

Prüfprotokolle dokumentieren die Aktivitäten in den Konten. Eine geeignete Plattform sollte Anmeldungen, fehlgeschlagene Zugriffsversuche, das Aufrufen von Datensätzen, Bearbeitungen, Downloads und Änderungen der Zugriffsrechte aufzeichnen. Ein Mitarbeiter Ihrer Praxis sollte diese Protokolle nach einem vermuteten Vorfall überprüfen und regelmäßig auf ungewöhnliche Aktivitäten hin kontrollieren. Protokolle sind kaum von Nutzen, wenn der Anbieter sie zwar aufzeichnet, sie Ihnen aber nicht zur Verfügung stellen kann, wenn Sie Ermittlungen durchführen müssen.

Unsichere SMS- und E-Mail-Kommunikation mit Patienten sollten Sie als Erstes überprüfen, da bei gewöhnlichen Nachrichtenkonten Patientendaten offengelegt oder außerhalb der zugelassenen Software gespeichert werden könnten. Verwenden Sie für klinische Informationen ein sicheres Patientenportal oder eine verschlüsselte Nachrichtenfunktion. Wenn Patienten eine andere Kommunikationsmethode wünschen, dokumentieren Sie die Anfrage, erklären Sie das Datenschutzrisiko und halten Sie sich an Ihre schriftlichen Richtlinien. Beschränken Sie Terminerinnerungen auf das unbedingt notwendige Minimum und geben Sie niemals Diagnosen, Behandlungsdetails oder Anweisungen zu Übungen in einer ungesicherten Nachricht weiter.

Verträge mit Geschäftspartnern und die Bewertung von HIPAA-konformer Software

Jeder Anbieter, der in Ihrem Auftrag geschützte Gesundheitsdaten erstellt, empfängt, verwaltet oder übermittelt, kann als Geschäftspartner gelten. Überprüfen Sie Software für Terminplanung, Dokumentation, Abrechnung, Patientenbindung, Telemedizin und Heimtrainingsprogramme. Auch Cloud-Speicher, E-Mail, IT-Support und Datensicherungsdienste müssen möglicherweise überprüft werden, wenn diese Zugriff auf Patientendaten haben.

Eine Geschäftspartnervereinbarung (Business Associate Agreement, BAA) legt fest, wie ein Dienstleister Patientendaten nutzen und schützen darf. Die Vereinbarung sollte angemessene Sicherheitsvorkehrungen vorschreiben, die zulässigen Verwendungszwecke und Weitergaben einschränken, den Dienstleister zur Meldung von Sicherheitsvorfällen verpflichten und Bestimmungen zu Unterauftragnehmern enthalten, die mit denselben Daten umgehen. Außerdem sollte darin erläutert werden, was mit den Patientendaten geschieht, wenn der Vertrag endet. Ihre Praxis sollte die BAA unterzeichnen, bevor Sie geschützte Gesundheitsdaten an den Dienstleister weitergeben, und eine Kopie in Ihren Compliance-Unterlagen aufbewahren.

Die Behauptung eines Anbieters, seine Software sei „HIPAA-konform“, ersetzt weder eine BAA noch Ihre eigene Prüfung. Die Bundesregierung stellt keine allgemeine HIPAA-Zertifizierung für Softwareprodukte aus. Die HIPAA-Konformität hängt auch davon ab, wie Ihre Praxis die Software konfiguriert und nutzt. So kann beispielsweise eine sichere Nachrichtenübermittlung ein Patientengespräch nicht schützen, wenn ein Arzt dieselben Informationen in eine gewöhnliche Textnachricht kopiert.

Verwenden Sie die folgende Checkliste bei der Bewertung von Software, die mit Patientendaten in Berührung kommt.

• Unterzeichnete BAA. Vergewissern Sie sich, dass der Anbieter eine BAA unterzeichnet, die den konkreten Dienst abdeckt, den Sie nutzen möchten. Prüfen Sie etwaige Ausschlüsse in der Vereinbarung.
• Verschlüsselung. Fragen Sie nach, ob der Anbieter Patientendaten sowohl bei der Speicherung als auch bei der Übertragung verschlüsselt. Vergewissern Sie sich, dass Sicherungskopien und der mobile Zugriff gleichermaßen geschützt sind.
• Zugriffskontrollen. Verlangen Sie eindeutige Benutzerkonten, sichere Authentifizierungsoptionen und Berechtigungen, die sich nach den jeweiligen Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter richten. Vermeiden Sie gemeinsam genutzte Anmeldedaten für die Praxis.
• Zugriffsprotokollierung. Vergewissern Sie sich, dass die Software aufzeichnet, wer Patienteninformationen eingesehen, geändert, heruntergeladen oder weitergegeben hat. Erkundigen Sie sich, wie lange der Anbieter diese Protokolle aufbewahrt.
• Sichere Kommunikation. Prüfen Sie, ob Patienten und medizinisches Fachpersonal Nachrichten über ein geschütztes Portal oder eine App austauschen können, anstatt auf herkömmliche SMS oder unverschlüsselte E-Mails zurückzugreifen.
• Reaktion auf Sicherheitsvorfälle. Erkundigen Sie sich, wie schnell der Anbieter Ihre Praxis nach einem vermuteten Sicherheitsvorfall benachrichtigen wird und welche Informationen die Benachrichtigung enthalten wird.
• Datenverarbeitung. Klären Sie, wie Sie Patientenakten exportieren können und wie der Anbieter die Daten nach einer Kündigung löscht oder zurückgibt.

Dokumentieren Sie jede Überprüfung, einschließlich der Antworten des Anbieters und der unterzeichneten BAA. Eine aktuelle Anbietersicht erleichtert die Durchführung künftiger Risikobewertungen und Vertragsverlängerungen.

Meldung von Datenschutzverletzungen: Was löst sie aus und was ist zu tun?

Nach dem HIPAA gilt eine unzulässige Nutzung oder Weitergabe ungesicherter geschützter Gesundheitsdaten grundsätzlich als Datenschutzverletzung. Ein Vorfall muss möglicherweise nicht gemeldet werden, wenn eine dokumentierte Bewertung ergibt, dass die Wahrscheinlichkeit gering ist, dass die Daten kompromittiert wurden. Bei der Bewertung sollte berücksichtigt werden, um welche Daten es sich handelte, wer sie erhalten hat, ob jemand darauf zugegriffen hat und wie wirksam Sie den potenziellen Schaden gemindert haben. Ordnungsgemäß verschlüsselte Daten fallen möglicherweise nicht unter die Definition einer Datenschutzverletzung, sofern der Verschlüsselungsschlüssel sicher bleibt.

Ihre Praxis muss betroffene Patienten unverzüglich und spätestens 60 Kalendertage nach Feststellung eines meldepflichtigen Datenschutzverstoßes benachrichtigen. Datenschutzverstöße, von denen 500 oder mehr Personen betroffen sind, müssen zudem unverzüglich dem Ministerium für Gesundheit und Soziales (HHS) gemeldet werden. Kleinere Datenschutzverstöße werden in einer jährlichen Meldung an das HHS erfasst. Ein Datenschutzverstoß, von dem mehr als 500 Einwohner eines Bundesstaates oder eines Verwaltungsgebiets betroffen sind, kann eine Benachrichtigung führender lokaler Medien erfordern. Landesrechtliche Vorschriften können zusätzliche oder kürzere Fristen vorsehen.

Ein schriftlicher Reaktionsplan sollte festlegen, wer einen Vorfall untersucht und wer für die Benachrichtigungen zuständig ist. Der Plan sollte außerdem Vorlagen enthalten, mit denen festgehalten werden kann, was geschehen ist, welche Informationen betroffen waren und wie Ihre Praxis darauf reagiert hat. Wenn ein Dienstleister eine Datenschutzverletzung feststellt, sollte dessen Partnervereinbarung eine unverzügliche Benachrichtigung Ihrer Praxis vorschreiben.

Zugriffskontrollen verringern das Risiko unbefugter Zugriffe, während unterzeichnete BAAs die Reaktionspflichten der einzelnen Anbieter klarstellen. Sollte ein Vorfall eintreten, bewahren Sie relevante Unterlagen auf, begrenzen Sie weitere Risiken, dokumentieren Sie Ihre Einschätzung und holen Sie rechtliche oder Compliance-Beratung ein, wenn die Entscheidung über die Meldung unklar ist. Die meisten Vorfälle lassen sich durch eine besonnene, dokumentierte Reaktion bewältigen.

Wo kleine Physiotherapiepraxen am häufigsten Defizite aufweisen

Kleine Physiotherapiepraxen weisen häufig in drei Bereichen Mängel auf, die zu einer mangelhaften Einhaltung der Vorschriften führen. Überprüfen Sie anhand der folgenden Fragen, ob Ihre bisherigen Sicherheitsvorkehrungen im täglichen Betrieb funktionieren.

• Kommunizieren Ärzte über private SMS oder normale E-Mails? Kehren Sie zu den technischen Sicherheitsvorkehrungen zurück und schreiben Sie eine sichere Patientenkommunikation über zugelassene Konten oder Software vor. Dokumentieren Sie diese Regel und schulen Sie alle Mitarbeiter, die mit Patientendaten umgehen.

• Können Sie für jeden Anbieter, der Patientendaten erhält oder speichert, eine unterzeichnete Vereinbarung über die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern (Business Associate Agreement) vorlegen? Überprüfen Sie dabei Software in den Bereichen Terminplanung, Dokumentation, Abrechnung, Cloud-Speicher, Patientenbindung, Telemedizin und Heimtrainingsprogramme. Die Behauptung eines Anbieters, die HIPAA-Vorschriften einzuhalten, ersetzt keine unterzeichnete Vereinbarung.

• Können Sie Ihre aktuellste dokumentierte Risikobewertung vorlegen? Eine bloße allgemeine Einschätzung Ihrer Risiken liefert einem OCR-Prüfer kaum Anhaltspunkte dafür, dass Sie Schwachstellen identifiziert und behoben haben. Kehren Sie zu den administrativen Sicherheitsmaßnahmen zurück und halten Sie jedes Risiko, die Korrekturmaßnahme, die verantwortliche Person und das Datum der Erledigung fest.

Im Rahmen Ihrer Selbstüberprüfung sollten Sie außerdem sicherstellen, dass Schulungsunterlagen, Zugriffslisten, Geräteverzeichnisse und Verfahren bei Sicherheitsvorfällen auf dem neuesten Stand sind. Überprüfen Sie die Risikobewertung mindestens einmal jährlich sowie immer dann, wenn Sie Software hinzufügen, den Standort wechseln oder die Art und Weise ändern, wie Mitarbeiter auf Patienteninformationen zugreifen. Aktualisieren Sie die Schulungen, wenn sich Richtlinien oder Tools ändern, und bewahren Sie Nachweise darüber auf, dass jede Person die Schulung absolviert hat.

Die Einhaltung der HIPAA-Vorschriften funktioniert am besten als wiederkehrende betriebliche Aufgabe. Eine Kalendererinnerung für Neubewertungen, Schulungen, die Überprüfung von Lieferanten und die Überprüfung der Zugriffsrechte hilft einer kleinen Praxis dabei, die Unterlagen zu führen, die im Falle einer Untersuchung angefordert würden.

Diese Woche geht es los

Ernennen Sie zunächst schriftlich einen Datenschutz- und Sicherheitsbeauftragten. Ein Einzelunternehmer kann beide Funktionen übernehmen. Halten Sie schriftlich fest, wer für Richtlinien, Schulungen, Zugriffsprüfungen, Patientenbeschwerden und die Reaktion auf Vorfälle zuständig ist.

Führen Sie als Nächstes eine dokumentierte Risikobewertung durch. Erfassen Sie, wo Patientendaten in Ihre Praxis gelangen, wie sie dort weiterverarbeitet werden und wo sie die Praxis wieder verlassen. Halten Sie die bereits bestehenden Sicherheitsvorkehrungen fest, ermitteln Sie Lücken, weisen Sie jede Korrekturmaßnahme einer bestimmten Person zu und legen Sie einen Termin fest.

Bevor die Woche zu Ende geht, sollten Sie eine Bestandsaufnahme aller Anbieter vornehmen, die mit Patientendaten umgehen. Dazu gehören Tools für Terminplanung, Dokumentation, Abrechnung, Nachrichtenversand, Cloud-Speicher, Telemedizin und Heimtrainingsprogramme. Vergewissern Sie sich, dass jeder Anbieter eine Vereinbarung für Geschäftspartner unterzeichnet hat, und fordern Sie unverzüglich eine solche an, falls diese in Ihren Unterlagen fehlt.

Planen Sie vierteljährliche Zugriffskontrollen und eine jährliche Neubewertung der Risiken ein, bevor Sie die Checkliste abschließen. Durch regelmäßige Überprüfungen wird die Einhaltung der HIPAA-Vorschriften zu einer überschaubaren Betriebsroutine, die Patientendaten schützt und Ihrer Praxis einen klaren Überblick über ihre Sicherheitsvorkehrungen verschafft.

FAQs

Wie oft sollte eine kleine Praxis eine HIPAA-Risikobewertung durchführen?

Eine HIPAA-Risikobewertung dokumentiert Gefahren für elektronische Patientendaten sowie die entsprechenden Schutzmaßnahmen. Ihre Praxis sollte diese mindestens einmal jährlich sowie nach größeren Veränderungen – wie der Einführung neuer Software oder einem Standortwechsel – überprüfen. Regelmäßige Überprüfungen sorgen dafür, dass das Dokument für Audits auf dem neuesten Stand bleibt, und dienen als Leitfaden für Ihre nächsten Sicherheitsverbesserungen.

Braucht ein selbstständiger Physiotherapeut einen Datenschutzbeauftragten?

Ein Datenschutzbeauftragter ist für die Überwachung der HIPAA-Richtlinien, Beschwerden, Schulungen und der erforderlichen Dokumentation zuständig. Ein selbstständiger Physiotherapeut kann diese Funktion selbst übernehmen und sollte dies schriftlich festhalten. Durch die Benennung dieser Rolle werden klare Zuständigkeiten geschaffen, ohne dass ein weiterer Mitarbeiter oder ein externer Berater erforderlich ist.

Was garantiert „HIPAA-konforme Software“ eigentlich?

Der Begriff „HIPAA-konforme Software“ beschreibt die Sicherheitsvorkehrungen des Anbieters, doch keine behördliche Zertifizierung garantiert, dass die Software die Einhaltung der Vorschriften in Ihrer Praxis gewährleistet. Sie benötigen weiterhin eine unterzeichnete Geschäftspartnervereinbarung und müssen sich von der Verschlüsselung, den Zugriffskontrollen, den Aktivitätsprotokollen und der sicheren Kommunikation überzeugen. Die Überprüfung dieser Punkte vor dem Kauf verringert die mit dem Anbieter verbundenen Datenschutzrisiken.

Welche Sanktionen drohen bei der Beauftragung eines Anbieters ohne BAA?

Das Fehlen einer vorgeschriebenen Vereinbarung über die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern (Business Associate Agreement) kann einen Verstoß gegen das HIPAA darstellen, wenn ein Dienstleister geschützte Gesundheitsdaten erstellt, empfängt, verwaltet oder übermittelt. Das OCR kann Abhilfemaßnahmen verlangen und zivilrechtliche Geldstrafen verhängen, wobei Faktoren wie Verschulden, Dauer und Bemühungen zur Behebung des Problems berücksichtigt werden. Erstellen Sie jetzt eine Bestandsaufnahme Ihrer Dienstleister, fordern Sie fehlende Vereinbarungen an und stellen Sie die Weitergabe von Patientendaten an alle Dienstleister ein, die eine solche Vereinbarung nicht unterzeichnen wollen.