RTM och HEP för vårdcentraler som behandlar VA-patienter

I korthet

• Klinikerna kan använda terapeutisk fjärrövervakning och ett träningsprogram för hemmabruk för patienter som remitterats av VA Community Care inom ramen för sina befintliga kliniska och faktureringssystem.
• I tillgängliga riktlinjer anges ingen separat RTM-faktureringsprocess som är specifik för VA. Klinikerna använder standardkoder för RTM-fakturering och skickar in ersättningsansökningar via den berörda betalaren eller Community Care-administratören.
• Hinder för resor på landsbygden, begränsad rörlighet och tillstånd som beror på tjänstgöringen kan kräva anpassningar av hur träningen genomförs och övervakas.
• Klinikerna bör planera för kontinuitet mellan godkända besök, uppföljningsperioder och eventuella överlämningar mellan vårdgivare.
• Denna guide innehåller informativ information, inte anvisningar för fakturering. Kontrollera villkoren för täckning, godkännande, dokumentation och anspråk hos den berörda betalaren eller administratören.

Varför remisser från VA Community Care hamnar på fler privata kliniker

Community Care Network ger berättigade veteraner tillgång till privata kliniker när VA:s vårdinrättningar inte kan tillhandahålla lämplig vård. Berättigandet kan bero på tillgången till vård, resavstånd, väntetider, kvalitetsstandarder eller ett gemensamt beslut om att vård i samhället ligger i veteranens medicinska intresse. I de flesta fall krävs godkännande från VA innan behandlingen påbörjas, och antingen VA-personal eller veteranen själv kan boka det godkända besöket.

CCN bedriver sin verksamhet genom fem regionala nätverk som omfattar mer än en miljon vårdgivare i lokalsamhället. Optum förvaltar regionerna 1 till 3, medan TriWest förvaltar regionerna 4 och 5. Klinikcheferna tar därför emot remisser via de regionala nätverksavtalen istället för att registrera sig direkt hos VA.

Den offentliga informationen från VA innehåller inte enhetliga uppgifter om handläggningen av ersättningsansökningar för fysioterapi, besöksbegränsningar eller förlängningar av behandlingsperioder. Klinikerna bör följa sina etablerade rutiner för intag, uppföljning av godkännanden och kontroll av ersättningsansökningar, samtidigt som de bekräftar kraven med den berörda TPA:n. Personalen bör inte utgå från att varje remiss från VA följer en enskild eller enhetlig faktureringsprocess.

Hur RTM och HEP passar in i en vårdperiod inom den kommunala vården

RTM och ett träningsprogram för hemmabruk fyller olika funktioner inom ramen för en vårdperiod inom Community Care. Träningsprogrammet för hemmabruk ger veteranen en fastställd plan att följa mellan besöken. Den terapeutiska fjärrövervakningen ger fysioterapeuten information om hur träningen genomförs, symtom och behandlingssvar mellan besöken.

Godkännandet av vård i samhället fastställer vilken vård som är godkänd. Veteraner behöver i regel godkännande från VA innan de kan få vård i samhället, men i VA:s offentliga informationsmaterial anges inte någon enhetlig övre gräns för antalet besök inom fysioterapi. Din klinik bör granska varje remiss och varje godkännande med avseende på godkänd omfattning, varaktighet och antal besök, istället för att utgå från att varje vårdförlopp följer samma gränser.

När ett tillstånd begränsar fysiska besök kan fysioterapeuten använda det hembaserade träningsprogrammet (HEP) för att genomföra planerade terapeutiska aktiviteter mellan ombedömningarna. Terapeuten kan boka in tider för insatser som kräver direkt undersökning, manuella ingrepp, framstegstester eller praktisk handledning. Ett tydligt program hjälper också veteranen att fortsätta behandlingen när resor eller schemaläggning medför längre intervall mellan besöken.

RTM lägger till en återkopplingsslinga i planen mellan besöken. Sjukgymnasten kan granska överförda behandlingsdata, upptäcka uteblivna sessioner eller försämrade symtom och anpassa programmet när det är kliniskt lämpligt. RTM lägger inte till godkända besök eller förlänger ett godkännande på egen hand. Istället hjälper det terapeuten att hantera den godkända behandlingsperioden med mer information än vad de regelbundna besöken i sig ger.

I din vårdplan bör det framgå vad HEP-programmet omfattar, vilka data RTM samlar in och hur fysioterapeuten kommer att agera utifrån dessa data. Denna struktur säkerställer att aktiviteter på distans förblir kopplade till de godkända behandlingsmålen, istället för att fungera som en separat tjänst.

Fakturering till RTM för patienter inom VA Community Care: samma koder, samma kanal

En remiss från VA Community Care medför inte att det skapas en separat uppsättning RTM-faktureringskoder. Din klinik använder det vanliga CPT-systemet och följer det avtal med betalaren eller den faktureringskanal som gäller för den godkända vården. Om en extern administratör hanterar remissen ska du kontrollera dess godkännande, faktureringsväg, modifierare och dokumentationsregler innan du påbörjar RTM.

• 98975 omfattar initial installation och patientutbildning. En vårdgivare rapporterar detta en gång i början av en RTM-period. Enligt Medicare-reglerna måste vårdgivaren genomföra installationen och utbildningen personligen, inte via Telemedicin. Dokumentationen ska ange vilken teknik som används, vilken utbildning som givits samt när datainsamlingen inleddes. CarePaths sammanfattning av Medicare-riktlinjerna för fakturering förklarar de gällande begränsningarna avseende platsen för tjänstens utförande.

• Kod 98977 avser tillhandahållande av en övervakningsenhet för muskuloskeletala systemet. En vårdgivare rapporterar detta en gång per 30-dagarsperiod efter att patienten har överfört data under minst 16 dagar under den perioden. En patient som registrerar data under färre än 16 dagar uppfyller inte tröskelvärdet för denna kod.

• 98980 omfattar de första 20 minuterna av behandlingshanteringen under en kalendermånad. Den vårdgivare som fakturerar måste granska RTM-uppgifterna, hantera behandlingsplanen och genomföra minst ett direkt, interaktivt samtal med patienten eller vårdgivaren. Ett telefon- eller videosamtal kan uppfylla kommunikationskravet om betalningsansvarig godkänner detta. Aktuella riktlinjer för RTM-koder beskriver de månatliga tids- och kommunikationskraven.

• 98981 avser varje ytterligare 20 minuters behandlingsuppföljning. En vårdgivare kan endast redovisa 98981 tillsammans med 98980 efter att ha slutfört ytterligare ett helt 20-minutersblock. Kravet på direktkommunikation gäller fortfarande för den månatliga uppföljningstjänsten.

Sjukgymnaster kan fakturera RTM inom ramen för sin behörighet när tjänsterna ingår i en behandlingsplan och är försedda med lämplig behandlingskod, vanligtvis GP för sjukgymnastik. Sjukgymnastassistenter kan inte fakturera dessa koder på egen hand, även om deras arbetstid kan räknas enligt gällande regler för tillsyn och ersättning till assistenter. I faktureringsriktlinjerna för behandlingspersonal beskrivs dessa villkor närmare.

Er klinik har fortsatt ansvaret för att kontrollera försäkringsskyddet. Medicare, privata försäkringsgivare och Community Care-administratörer kan tillämpa olika regler gällande godkännande, tillsyn, utrustning eller ansökan om ersättning.

Behandlingsaspekter som är specifika för veteraner som remitterats via Community Care

Resebördan bör ligga till grund för besöksplanen innan behandlingen inleds. Vissa veteraner får vård i samhället eftersom VA inte kan uppfylla gällande tillgänglighetskrav avseende restid eller väntetid. Kontrollera eventuella transportbegränsningar vid intagningen och planera sedan fysiska besök utifrån den godkända behandlingsperioden och veteranens realistiska möjlighet att närvara. Terapeutisk fjärrövervakning kan hjälpa vårdpersonal att granska aktivitet och rapporterade symtom mellan besöken, men den bör fungera som ett komplement till – och inte ersätta – kliniskt nödvändiga fysiska bedömningar.

Varje träningsprogram för hemmabruk bör utgå från veteranens aktuella funktionsförmåga snarare än antaganden baserade på veteranstatus. Tjänstrelaterade besvär kan påverka rörligheten, träningstoleransen eller förmågan att följa standardinstruktioner. Till exempel kan nedsatt greppstyrka kräva annan utrustning, medan svårigheter att förflytta sig kan göra golvövningar opraktiska. Vårdpersonal bör också kontrollera om en anhörig kan hjälpa till och om veteranen har tillförlitlig tillgång till den teknik som krävs.

Klinikerna bör planera för kontinuitet innan en godkännandegräns närmar sig. Utse en medarbetare som ska följa upp den godkända behandlingsperioden och avgöra när kliniken måste begära förtydligande eller förnyat godkännande. Se till att den aktuella träningsplanen, försiktighetsåtgärderna och den dokumenterade behandlingsresponsen är lätta att hitta, så att en administrativ fördröjning inte gör att nästa vårdgivare saknar sammanhang.

Vid eventuella överlämningar krävs en kortfattad journal som en annan fysioterapeut omedelbart kan använda. Journalen bör redogöra för det aktuella behandlingsprogrammet och de senaste framstegen, samt eventuella hinder som påverkar deltagandet. Om VA eller Community Care Network hänvisar veteranen till en annan klinik ska de godkända journalhandlingarna lämnas ut omgående och det ska dokumenteras vilken information som överförts. Tydliga rutiner för överlämning minskar risken för dubbla bedömningar och hjälper nästa behandlare att fortsätta enligt den fastställda planen.

Att säkerställa enhetlighet i programmen vid olika besök, vid överlämningar och vid luckor i uppföljningen

Ett gemensamt digitalt program ger varje vårdgivare tillgång till den aktuella behandlingsplanen när besöken sträcker sig över flera veckor eller när ansvaret övergår till någon annan. Hemträningsprogrammet bör behålla de tilldelade övningarna, doseringen, instruktionerna och ändringshistoriken. Vårdgivarna kan då uppdatera en aktiv plan istället för att skapa den på nytt utifrån anteckningar eller förlita sig på en äldre utskriven version.

Uppföljningsdata hjälper vårdpersonal att hantera tidsperioder mellan schemalagda besök. Uppgifter om genomförda övningar, registrerade serier och repetitioner samt patientrapporterad smärta eller svårigheter kan visa hur patienten har använt programmet mellan besöken. Vårdpersonalen kan granska dessa uppgifter innan man justerar övningarnas svårighetsgrad eller kontaktar en patient som har slutat delta.

En strukturerad överlämning bör överföra det aktiva programmet och patientens behandlingshistorik till nästa vårdgivares arbetsflöde. Den avgående vårdgivaren kan exportera relevanta rapporter till klinikens patientjournal och identifiera senaste ändringar eller olösta problem. Åtkomstkontroller bör också förhindra att tidigare vårdgivare fortsätter att hantera ärendet efter en överlämning.

Physitracks RTM-verktyg visar till exempel uppfyllandet av CPT-kraven i realtid och skickar varningar vid olika milstolpar allteftersom övervakningsdata samlas in. Vårdpersonal kan exportera rapporter för fakturering och dokumentation vid överlämning. Programvaran kontrollerar att verksamheten uppfyller kodkraven, men det är fortfarande kliniken som avgör om betalaren, godkännandet och den kliniska dokumentationen ligger till grund för en ersättningsansökan.

Att komma igång: en praktisk checklista för klinikchefer

Innan du godkänner remisser från VA Community Care bör du kontrollera följande operativa detaljer.

• Kontrollera vilken betalare eller administratör som tar emot ersättningsansökan och om dennes försäkring täcker de tillämpliga RTM-faktureringskoderna.
• Kontrollera giltighetstiderna för tillstånden, godkända besök samt eventuella krav för förlängningar eller ytterligare tjänster.
• Fastställ hur vårdpersonalen ska dokumentera övervakningsdagar, tid för behandlingshantering, kommunikation med patienten och ändringar i vårdplanen.
• Tilldela ansvar för att kontrollera behörighetsstatusen före varje besök och innan en RTM-faktureringsperiod avslutas.
• Utarbeta ett överlämningsprotokoll som omfattar det aktuella träningsprogrammet för hemmet, uppgifter om hur väl programmet har följts, kliniska uppdateringar samt uppgifter om återstående tillstånd.
• Notera vem som ska fortsätta med fjärrövervakningen när en annan fysioterapeut eller klinik tar över vården.

Standardiserade faktureringsrutiner och genomtänkt kontinuitetsplanering gör det möjligt att hantera vårdperioderna inom VA Community Care även när antalet ärenden ökar.

Vanliga frågor

Ersätter VA RTM direkt?

De tillgängliga källorna anger inte någon VA-specifik direkt ersättningsväg för terapeutisk fjärrövervakning. Ersättningsansökningar inom Community Care hanteras inom Community Care Network, som administreras av Optum eller TriWest. Klinikerna bör kontrollera täckningen för RTM och hur ansökningarna ska skickas vidare med den berörda administratören innan fakturering sker.

Kan RTM faktureras om en episod avslutas mitt i övervakningsperioden?

Faktureringen beror på om tjänsten uppfyllde de tillämpliga CPT-kraven innan den godkända behandlingsperioden avslutades. Till exempel kräver kod 98977 i allmänhet 16 övervakningsdagar inom 30 dagar, medan kod 98980 kräver 20 minuter och ett personligt möte med patienten under kalendermånaden. Att uppfylla ett CPT-tröskelvärde innebär inte automatiskt att betalningsansvarig har godkänt kostnaden, så kliniken bör kontrollera täckningen innan ersättningsansökan lämnas in.

Vad händer om en veteran byter till en ny klinik mitt i ett behandlingsförlopp?

Vid en överföring måste den mottagande kliniken bekräfta behörighet, återstående besök och tillgång till relevanta behandlingsjournaler. Endast en vårdgivare får fakturera RTM för samma patient under en given faktureringsperiod. Den tillgängliga forskningen anger inte någon universell överlämningsprocess för VA, varför båda klinikerna bör samordna med den ansvarige administratören.

Skillnader i RTM-reglerna för patienter som remitterats via TRICARE eller VA jämfört med Medicare-patienter?

Standardkraven enligt RTM CPT utgör ett gemensamt ramverk för fakturering. TRICARE, administratörer inom VA Community Care och privata betalare kan tillämpa olika riktlinjer för ersättning eller godkännande. Klinikerna bör kontrollera varje betalares gällande regler istället för att utgå från att Medicare-riktlinjerna gäller.