So führen Sie die therapeutische Fernüberwachung in Ihrer Praxis ein: Einrichtung, Arbeitsablauf und Abrechnung

Die Abrechnung der therapeutischen Fernüberwachung ist nicht schwer. Schwierig ist es jedoch, sie konsistent abzurechnen, da die Vergütung nicht von einer einmaligen Entscheidung abhängt, sondern von einem Arbeitsablauf, der jeden Monat im Hintergrund reibungslos abläuft. Dieser Leitfaden beschreibt diesen Arbeitsablauf: Was Sie vor dem Start benötigen, wer welche Aufgaben übernimmt, was jeden Monat geschieht und welche konkreten Gründe zur Ablehnung von Abrechnungsanträgen führen.

Was den Codesatz selbst betrifft – also den Leistungsumfang der einzelnen CPT-Codes, die Schwellenwerte und die Änderungen für 2026 – lesen Sie bitte den begleitenden Leitfaden zu den RTM-CPT-Codes für Physiotherapie. Dieser Artikel geht davon aus, dass Sie bereits grob wissen, um welche Codes es sich handelt, und erfahren möchten, wie das Programm konkret anzuwenden ist.

Was benötigen Sie, bevor Sie RTM eine Rechnung stellen können?

Drei Dinge: eine Plattform zur Erfassung von Therapiedaten, Patienten, die in das System aufgenommen und darin geschult wurden, sowie ein dokumentierter Arbeitsablauf, der die von den Kostenträgern erwarteten Nachweise liefert.

Die Plattform ist der Aspekt, über den sich Kliniken oft zu viele Gedanken machen. RTM erfordert keinen Hardware-Sensor. Die CMS definiert das Überwachungsgerät so weit gefasst, dass auch eine App für Heimübungen darunter fällt, da RTM nicht-physiologische Daten erfasst – Therapietreue, Schmerzen, Funktion, Ansprechen auf die Therapie – und diese Daten vom Patienten selbst über eine Software eingegeben werden können. Wenn Ihre Patienten ihr Heimübungsprogramm bereits in einer App protokollieren und Sie sich die Ergebnisse bereits ansehen, verfügen Sie bereits über das Gerät.

Was den Kliniken tatsächlich fehlt, sind der zweite und der dritte Teil. Die Erfassung muss bewusst erfolgen und dokumentiert werden. Und die monatlichen Arbeitsleistungen müssen laufend protokolliert werden, denn gerade bei der nachträglichen Rekonstruktion am Monatsende liegt das Prüfungsrisiko.

Wer im Team ist für was zuständig?

Der betreuende Therapeut ist für den Behandlungsplan und die Abrechnung verantwortlich. Ein Physiotherapieassistent kann Teile der Leistung erbringen, und seit Januar 2025 erlaubt Medicare Physiotherapieassistenten in Privatpraxen, bei entsprechenden ambulanten Therapieleistungen unter allgemeiner Aufsicht zu arbeiten – der betreuende Therapeut muss nicht physisch anwesend sein, während der Physiotherapieassistent Daten überprüft oder den Patienten kontaktiert.

Zwei Regeln bestimmen, wie Sie die Stelle besetzen:

• Wenn ein PTA die klinische Betreuung ganz oder teilweise übernimmt, gilt die 10-Prozent-De-minimis-Regelung, und der CQ-Modifikator ist erforderlich (CO für einen Ergotherapieassistenten). Die Codes für die Bereitstellung von Hilfsmitteln sind davon ausgenommen, sodass ein PTA die Einweisung und die Einrichtung der Datenübertragung vornehmen kann, ohne dass dadurch eine Abrechnung ausgelöst wird.
• Pro Kalendermonat darf nur ein Behandler die Codes für die Behandlungssteuerung für einen bestimmten Patienten abrechnen, auch wenn mehrere Ärzte an der Behandlung beteiligt waren. Legen Sie vor Beginn des Monats fest, wer für welchen Patienten zuständig ist – nicht erst danach.

Das Verwaltungspersonal kann mehr davon übernehmen, als die meisten Kliniken annehmen: Terminplanung für die Aufnahme, Nachfassen bei Patienten, von denen seit längerem nichts mehr zu hören ist, und das Markieren derjenigen, die sich einer Abrechnungsgrenze nähern. Was die Verwaltung nicht leisten kann, ist die klinische Beurteilung oder die interaktive Kommunikation.

Wie nimmt man einen Patienten auf?

Die Registrierung erfolgt direkt am Behandlungsort, d. h. bei dem Termin, bei dem Sie das Programm verschreiben, und stellt einen einzigen abrechnungsfähigen Vorgang dar: die Ersteinrichtung und die Einweisung des Patienten in die Nutzung des Geräts werden einmal pro Behandlungsfall abgerechnet.

Der praktische Ablauf:

1. Verordnen Sie das Heimtrainingsprogramm wie gewohnt.
2. Bringen Sie den Patienten dazu, die App zu nutzen, solange er noch im Zimmer ist. Nicht „Laden Sie sie heute Abend herunter“ – sondern direkt im Zimmer, während Sie dabei zusehen, wie er seine erste Übung öffnet.
3. Vergewissern Sie sich, dass die Erfassung der Therapietreue und der Beschwerden aktiviert ist. Daten, die nicht erfasst werden, können nicht in Rechnung gestellt werden.
4. Erläutern Sie, was Sie sich ansehen werden und warum. Dies ist der pädagogische Teil – dafür wird der Einrichtungscode bezahlt, und er ist zudem der wichtigste Faktor dafür, ob die Teilnehmer weiterhin Protokolle führen.
5. Belegen Sie, dass Sie alle oben genannten Schritte durchgeführt haben.

Um die Aktivität zu erfassen, muss über die Patienten-App auf das Programm zugegriffen werden. Übungen, die als PDF oder über einen Link außerhalb der App geöffnet werden, liefern keine Daten.

Wie sieht der monatliche Rhythmus eigentlich aus?

Zwei Uhren laufen gleichzeitig, und sie sind nicht synchron. Das ist das Wichtigste, was man über den Betrieb von RTM wissen muss.

Die Gerätebereitstellung wird pro 30-Tage-Zeitraum abgerechnet. Dabei werden die einzelnen Tage gezählt, an denen der Patient Daten übermittelt hat. Ein Patient, der sich am Dienstag dreimal anmeldet, hat einen Tag gezählt.

Die Behandlungsbetreuung wird pro Kalendermonat abgerechnet. Dabei wird die Zeit berücksichtigt, die Sie für die Auswertung von Daten und die Betreuung aufwenden, und es ist mindestens eine interaktive Echtzeitkommunikation mit dem Patienten oder der Pflegeperson innerhalb dieses Kalendermonats erforderlich. Eine Nachricht oder eine E-Mail reicht hierfür nicht aus. Es muss eine Live-Kommunikation sein – ein Telefonat oder ein Videoanruf.

Ein Patient, der am 20. Juni aufgenommen wurde, hat also einen Lieferzeitraum für das Gerät bis zum 19. Juli, während die Monate für die Behandlungsbetreuung separat Juni und Juli sind. Kliniken, die beide als „den Monat“ behandeln, lassen entweder einen abrechnungsfähigen Zeitraum aus oder stellen einen Zeitraum in Rechnung, der noch nicht abgeschlossen ist.

Ein praktikabler Arbeitsrhythmus für eine Praxis jeder Größe:

Die wöchentliche Überprüfung ist der Schritt, der sich bezahlt macht. Ein Patient, der in der zweiten Woche aufgehört hat, sich anzumelden, lässt sich mit einem Telefonanruf zurückgewinnen. Derselbe Patient, der erst am Monatsende entdeckt wird, bedeutet einen verlorenen Abrechnungszeitraum und in der Regel auch einen verlorenen Patienten.

Was muss dokumentiert werden?

Das reicht aus, um einem Prüfer nachzuweisen, dass die Dienstleistung in dem von Ihnen in Rechnung gestellten Zeitraum erbracht wurde.

• Die Einführungs- und Informationsveranstaltung, einmal pro Folge.
• An welchen Tagen wurden Daten übertragen, und wie viele verschiedene Tage gab es?
• Die Zeit, die Sie für das Behandlungsmanagement aufgewendet haben, wird laufend erfasst.
• Datum und Art der interaktiven Kommunikation, ausdrücklich als in Echtzeit gekennzeichnet.
• Die klinische Argumentation: Was die Daten zeigten und wie Sie darauf reagiert haben.

Gerade dieser letzte Punkt wird von den Kliniken oft übersehen, ist aber der wichtigste. RTM übernimmt die Kosten dafür, dass der Therapeut die vom Gerät generierten Daten auswertet, den Fortschritt interpretiert und entsprechende Maßnahmen ergreift. Ein Monat voller Therapietreue-Diagramme ohne einen Vermerk darüber, zu welchem Schluss Sie gekommen sind, ist ein Monat der Datenerfassung – kein Monat des Behandlungsmanagements.

Welche Patienten sollten in die Studie aufgenommen werden?

Vor 2026 lautete die ehrliche Antwort „die engagierten Kunden“, da die Schwellenwerte eine „Alles-oder-nichts“-Situation schufen: Bei weniger als 16 Tagen Daten oder weniger als 20 Minuten Verwaltungszeit wurde nichts in Rechnung gestellt. Das trifft nun nicht mehr zu. Der Kodierungssatz von 2026 fügte unterhalb der bestehenden Stufen weitere Stufen mit kürzerer Dauer hinzu, die eine Gerätebereitstellung von 2 bis 15 Tagen und eine Verwaltungszeit von 10 bis 19 Minuten abdecken.

In der Praxis bedeutet dies, dass es sich nun lohnt, auch den „Randfall“ in die Studie aufzunehmen. Der Patient, der acht Tage lang Daten erfasst und zwölf Minuten Ihrer Aufmerksamkeit benötigt, hat früher keinen Nutzen gebracht; jetzt bringt er einen Nutzen. Damit ändert sich die Überlegung von „Nehmen Sie die Patienten auf, die das hervorragend meistern werden“ zu „Nehmen Sie jeden in ein Heimprogramm auf, den Sie ohnehin überwachen wollen“.

In folgenden Fällen ist dies jedoch nicht möglich: bei Patienten, die Sie nicht tatsächlich überwachen, bei Patienten ohne Gerät oder ohne das nötige Selbstvertrauen, ein solches zu bedienen, sowie bei Patienten, bei denen für denselben klinischen Parameter bereits RPM abgerechnet wird – RTM und RPM können nicht beide im selben Monat für denselben Parameter abgerechnet werden.

Worauf sind die Ablehnungen von RTM-Anträgen zurückzuführen?

Vier Dinge, in etwa in dieser Reihenfolge nach Häufigkeit.

Abrechnung beider Hälften eines sich gegenseitig ausschließenden Paares. Die Codes für die Geräteversorgung gelten innerhalb eines Zeitraums entweder der eine oder der andere: entweder der Code für 2–15 Tage oder der Code für 16–30 Tage, niemals beide. Die Codes für die Behandlung funktionieren auf dieselbe Weise: entweder der Code für 10–19 Minuten oder der Code für 20 Minuten, niemals beide innerhalb eines Kalendermonats. Der Code für die Zusatzzeit ist eine Ergänzung zur 20-Minuten-Grundzeit und kann nicht zusätzlich zum kürzeren Code abgerechnet werden.

Keine interaktive Kommunikation. Die Management-Richtlinien verlangen ein Live-Gespräch innerhalb des Kalendermonats. Asynchrone Nachrichten zählen nicht, und „Wir haben ihnen in der App eine Nachricht geschickt“ ist die häufigste Begründung für dieses Versäumnis.

Tageszählung. Es zählen nur einzelne Kalendertage. Mehrere Einträge an einem Tag zählen weiterhin als ein Tag.

Es fehlen Modifikatoren. RTM im Rahmen eines Therapieplans erfordert den entsprechenden Therapiemodifikator – GP für Physiotherapie, GO für Ergotherapie, GN für Logopädie. Fügen Sie CQ oder CO hinzu, wenn ein Assistent einen Teil der klinischen Arbeit übernommen hat.

Ist eine kleine Praxis wirtschaftlich rentabel?

Die Rechnung ist einfach, und es lohnt sich, sie gründlich durchzurechnen, bevor man sich festlegt.

Der Umsatz pro Patient und Monat setzt sich aus dem Code für die Geräteversorgung und dem Code für die Betreuung zusammen. Auf Basis der nationalen Durchschnittswerte für 2026 beläuft sich dieser auf etwa 40 US-Dollar für einen Monat mit vollständiger Geräteversorgung und etwa 54 US-Dollar für einen 20-minütigen Betreuungsblock, wobei in den niedrigeren Stufen weniger gezahlt wird. Die landesweiten Sätze dienen als Anhaltspunkt und sind regional angepasst; der Umrechnungsfaktor für das Jahr 2026 beträgt 33,40 US-Dollar für Anbieter, die nicht am APM-Modell teilnehmen – überprüfen Sie Ihre eigenen Zahlen anhand des CMS-Nachschlagewerkzeugs für die Medicare-Arzthonorare, bevor Sie darauf basierend eine Wirtschaftlichkeitsanalyse erstellen.

Auf der Kostenseite stehen die Plattformkosten sowie der Personalaufwand, abzüglich der Zeit, die Sie ohnehin bereits aufgewendet haben. Genau diesen letzten Punkt vergessen viele Praxen: Wenn Sie bereits Heimtrainingsprogramme verschreiben und überprüfen, ob die Patienten diese auch durchführen, ist ein erheblicher Teil der Arbeit nichts Neues. RTM bezahlt für das, was gute Praxen ohnehin schon kostenlos geleistet haben.

Entscheidend dafür, ob es funktioniert, ist nicht die Quote. Es sind das Teilnehmervolumen und die wöchentliche Überprüfung. Eine Klinik, die jeden geeigneten Patienten aufnimmt und Abbrüche bereits in der zweiten Woche erkennt, schafft es, dass es funktioniert. Eine Klinik, die selektiv Patienten aufnimmt und erst am Monatsende eine Überprüfung durchführt, schafft es nicht.

Wie funktioniert das bei Physitrack?

Die therapeutische Fernüberwachung ist auf Physitrack bereits aktiv und abrechnungsfähig und wird direkt in den Arbeitsablauf integriert, den eine Praxis ohnehin bereits nutzt, anstatt als separat angehängtes System.

So funktioniert es: Sie verschreiben wie gewohnt Übungen aus der Übungsbibliothek, der Patient führt das Programm in PhysiApp, und die Daten zu Therapietreue, Schmerzen und Fortschritten werden an dasselbe Dashboard zurückgemeldet, das Sie bereits nutzen. Die Registrierung erfolgt direkt am Behandlungsort innerhalb Physitrack. Es gibt keine zweite Patienten-App und kein separates Konto, das der Patient einrichten muss. Die Überwachung der Teilnahmeberechtigung, Meilenstein-Benachrichtigungen und exportierbare Abrechnungsberichte gehören zum Standard, sodass bei der wöchentlichen Überprüfung und der Auswahl am Monatsende Daten herangezogen werden, die bereits vorliegen.

Für eine kleinere Praxis ist besonders interessant, was bereits im Basisabonnement enthalten ist. RTM baut auf einem Physitrack auf, sodass das Heimtrainingsprogramm, die Übungsbibliothek, die Patienten-App und die Ergebniserfassung, auf denen RTM basiert, ohnehin die Tools sind, für die Sie bezahlen – und nicht eine separate RTM-Einzelanwendung, die diese Funktionen doppelt bereitstellt.

Physitrack von über 110.000 Fachkräften in 174 Ländern genutzt und verfügt über eine Übungsbibliothek mit mehr als 18.000 Übungen.

Die wichtigsten Erkenntnisse

RTM ist ein Arbeitsablauf, keine Abrechnungsentscheidung. Die Kliniken, die das System erfolgreich umsetzen, nehmen jeden geeigneten Patienten auf – statt nur die vielversprechenden –, führen wöchentliche Erfassungen durch – statt erst am Monatsende – und dokumentieren die klinische Begründung fortlaufend – statt sie später nachträglich zu rekonstruieren. Mit dem Codesatz von 2026 wurden die „Alles-oder-nichts“-Schwellenwerte abgeschafft, die eine selektive Aufnahme gerechtfertigt hatten, sodass sich nun auch die Grenzfälle lohnen. Behalten Sie die beiden Zeitachsen im Blick: Die Geräteversorgung erfolgt pro 30-Tage-Episode, das Behandlungsmanagement pro Kalendermonat – und diese Zeitachsen stimmen nicht überein. Und denken Sie an das interaktive Gespräch – ein monatliches Live-Gespräch ist die am häufigsten vernachlässigte Anforderung und gleichzeitig die kostengünstigste, die es nachzuholen gilt.

Dieser Artikel beschreibt die Abrechnungsregeln für Medicare, wie sie im Jahr 2026 gelten, und dient ausschließlich zu Informationszwecken. Bitte überprüfen Sie Codes, Sätze und Leistungsumfang anhand der aktuellen CMS-Ärztegebührenordnung und bei Ihrer zuständigen MAC, bevor Sie eine Abrechnung vornehmen.