RTM-faktureringskoder för fysioterapi, arbetsterapi och logopedi: En komplett guide till CPT-koder, dokumentation och efterlevnad

I korthet

• Fem RTM CPT-koder gäller för terapiverksamheter. Koderna 98975 (inställning), 98976 (andningshjälpmedel), 98977 (muskuloskeletala hjälpmedel), 98980 (behandlingshantering) och 98981 (tillägg) omfattar programmet (tenovi.com).
• Enhetskoderna ger en ersättning på cirka 43 dollar per 30 dagar och kräver data från minst 16 dagar; behandlingshanteringen kostar från cirka 50 dollar för de första 20 minuterna (tenovi.com).
• Fysioterapeuter, arbetsterapeuter och logopeder har rätt att fakturera när tjänsterna utförs inom ramen för en behandlingsplan med modifierarna GP, GO eller GN (blog.nsightcare.com).
• De vanligaste orsakerna till avslag är att en modifierare saknas, att det saknas interaktiv kommunikation eller att det förekommer samtidig RPM-fakturering.
• Endast en vårdgivare får fakturera per patient och 30-dagarsperiod.

Vad terapeutisk fjärrövervakning är: Varför det är viktigt för fysioterapi-, arbetsterapi- och logopedverksamheter

Genom fjärrövervakning av behandlingen (RTM) får vårdpersonal ersättning för att granska och hantera icke-fysiologiska patientdata som samlas in via en medicinsk enhet mellan besöken. Behandlingsföljsamhet, smärtnivåer, rörelseomfång och funktionsstatus är alla exempel på den typ av data som RTM registrerar (thoroughcare.net). En patient som via en programapp loggar sin efterlevnad av hemträningsprogrammet genererar precis den typ av data som RTM är utformad för att samla in.

Det är just datatypen som skiljer RTM från fjärrövervakning av patienter (RPM), och den skillnaden avgör om du överhuvudtaget kan fakturera. RPM omfattar fysiologiska mätningar som blodtryck, vikt och blodsocker, och listan över godkända vårdgivare utesluter terapeuter (thoroughcare.net). RTM har öppnat listan över godkända fakturerare för fysioterapeuter, arbetsterapeuter och logopeder, vid sidan av läkare, sjuksköterskor med förskrivningsrätt och läkarassistenter. Om du driver en praktik inom fysioterapi, arbetsterapi eller logopedi är RTM den övervakningsväg som du faktiskt kan skicka in ersättningsansökningar enligt.

Denna berättigande innebär en konkret ekonomisk fördel. De fem RTM-koderna ersätter arbete som många mottagningar redan utför informellt, nämligen att sätta upp ett hemträningsprogram för en patient, övervaka hur väl patienten följer programmet och anpassa behandlingen utifrån vad data visar. Enbart CPT 98980 ger en ersättning på cirka 50 dollar för de första 20 minuterna av behandlingshantering under en kalendermånad, med en tilläggskod för varje ytterligare 20 minuter (tenovi.com). För en mottagning som övervakar dussintals patienter mellan besöken blir de månatliga summorna betydande.

CMS införde RTM år 2022, och koderna finns kvar på myndighetens lista över ny teknik fram till april 2030 (blog.nsightcare.com). Denna tidsram ger er en stabil ersättningshorisont att bygga ett program kring, i stället för ett pilotprojekt som kanske försvinner nästa räkenskapsår.

I resten av den här guiden går vi vidare från definition till genomförande. Vi går igenom varje CPT-kod och dess tröskelvärde, den dokumentation som krävs för en korrekt ansökan, de avslagsmönster som ofta överraskar vårdgivare, samt det arbetsflöde som gör det möjligt att skala upp ett RTM-program utan att överbelasta personalen med manuella loggningar.

De fem viktigaste RTM CPT-koderna: Vad var och en av dem omfattar

De fem ursprungliga RTM-koderna är uppdelade i två funktioner. Tre koder (98975, 98976 och 98977) avser tillhandahållande och installation av utrustning och täcker kostnaderna för den utrustning och den utbildning som krävs för att patienten ska kunna övervakas i hemmet. Två koder (98980 och 98981) avser behandlingshantering och täcker kostnaderna för den tid som vårdpersonalen lägger ner på att granska data och kommunicera med patienten. CMS fastställer en nationell genomsnittlig ersättningsnivå för varje kod, även om dessa siffror förändras i enlighet med den årliga ersättningstabellen för läkare (Physician Fee Schedule), och 2026-regeln sänkte tröskelvärdena per dag och minut med tre nya kompletterande koder. I avsnitten nedan redogörs för varje kod, dess tröskelvärde och ersättningsnivån för 2025, så att du kan jämföra dem med ditt eget ärendeunderlag.

CPT 98975: Inledande inställning och patientinformation

CPT 98975 täcker kostnaderna för att sätta en patient på en RTM-enhet och lära patienten hur den ska användas. Koden faktureras en gång per vårdperiod, inte månadsvis, och täcker därmed den engångsinställningen som görs i början av ett övervakningsprogram. Koden omfattar både enhetskonfigurationen och patientutbildningen som säkerställer tillförlitliga uppgifter om behandlingsföljsamhet, inklusive hur man registrerar träning och överför resultat.

Tröskelvärdet på 16 dagars datainsamling avgör om ersättningsansökan kan godkännas. Innan du kan skicka in kod 98975 måste patienten ha samlat in data från minst en medicinteknisk produkt under minst 16 dagar inom en 30-dagarsperiod (tenovi.com). En inställning som inte uppfyller detta minimikrav för datainsamling ger inte stöd för koden, även om patienten har fått en grundlig genomgång.

Det nationella genomsnittet för enheter utan fast anläggning ligger på omkring 20–22 dollar, med en sats för 2025 på 19,73 dollar (tenovi.com). I din installationsdokumentation bör du ange enhetstyp, den utbildning du har tillhandahållit, instruktioner för datainmatning samt den föreskrivna träningsfrekvensen (blog.nsightcare.com). Dessa fyra punkter är vad en revisor kontrollerar när koden 98975 förekommer på en ersättningsansökan.

CPT 98976: Tillhandahållande av utrustning för andningssystemet

CPT 98976 omfattar tillhandahållande av en enhet som övervakar patientens andningssystem genom schemalagda registreringar eller programmerade larmsignaler. Du fakturerar detta en gång per 30-dagars vårdperiod, och samma tröskel på 16 dagar som gäller för de övriga enhetskoderna tillämpas. Patienten måste registrera eller överföra data från minst en medicinsk enhet under minst 16 dagar inom 30-dagarsperioden. Det nationella genomsnittet för icke-vårdinrättningar för 2025 ligger på cirka 43 dollar.

Merparten av RTM-verksamheten inom andningsområdet avser logopedmottagningar som behandlar patienter med tillstånd som påverkar andningen och rösten, även om den också passar in i lungrehabiliteringsprogram. Den programvara som patienten använder för att registrera behandlingsföljsamhet och symtom räknas som en enhet, vilket innebär att logopeder inte behöver någon separat hårdvara för att fakturera tjänsten.

Från och med 2026 har CMS lagt till CPT-kod 98984 som ett komplement till 98976 med lägre tröskelvärde. Den nya koden täcker tillhandahållande av andningsutrustning för 2 till 15 dagars data istället för 16 eller fler, med en ersättning på cirka 40 dollar (Nsight Health). Om en patient överför data för färre än 16 dagar under en period fakturerar du 98984 istället för att helt förlora ersättningsanspråket.

CPT 98977: Leverans av hjälpmedel för rörelseapparaten

CPT 98977 är den kod för utrustningsleverans som de flesta fysioterapi- och arbetsterapikliniker använder vid fakturering, eftersom den omfattar övervakning av muskuloskeletala systemet. Koden ger ersättning för leverans av en FDA-godkänd enhet som utför schemalagda registreringar eller programmerade varningar för att övervaka det muskuloskeletala systemet, inklusive efterlevnad av behandlingen, smärta och rörelseomfång. Du fakturerar den en gång per 30-dagars vårdperiod till ett nationellt genomsnitt på ungefär 43–51 dollar, beroende på år och var du befinner dig (tenovi.com).

Två regler är orsaken till de flesta avslag som gäller denna kod. För det första måste det finnas data från minst 16 dagar, insamlade på minst en enhet, under den 30-dagarsperiod som föregår ansökan för att ansökan ska vara giltig. En patient som endast har loggat 12 dagar uppfyller inte kravet, och ansökan kommer att avslås.

För det andra får endast en vårdgivare fakturera kod 98977 per patient och 30-dagarsperiod. Om två vårdgivare lämnar in ersättningsansökningar ersätter betalningsansvarig den ansökan som mottogs först och avslår de övriga (blog.nsightcare.com).

För 2026 är koden 98977 dessutom ömsesidigt uteslutande med den nya koden 98985 med lägre tröskelvärde inom samma 30-dagarsperiod. Fakturera endast en MSK-enhetskod, aldrig båda.

CPT 98980: Behandlingsplanering, de första 20 minuterna

CPT 98980 ersätter den tid du lägger ner på att hantera en patients behandling utifrån de data som patientens enhet överför. För att kunna fakturera detta måste du registrera minst 20 minuters hanteringstid under en kalendermånad och ha minst en interaktiv kontakt med patienten eller vårdgivaren via telefon eller video under den månaden. Det nationella genomsnittet utanför vårdinrättningar för 2025 är 50,14 dollar. Utan att den direkta konversationen finns dokumenterad kan den tid du har loggat inte ligga till grund för en ersättningsansökan.

Faktureringsperioden för 98980 är kalendermånaden, och denna tidsram skiljer sig från enhetskoderna. CPT 98975, 98976 och 98977 faktureras mot en 30-dagars vårdepisod, medan 98980 och 98981 faktureras mot kalendermånaden. Dessa två tidsramar börjar sällan samma dag, och mottagningar som antar att de sammanfaller lämnar in ersättningsansökningar med felaktiga datum för tjänsten. Om du behandlar en enda 30-dagarsperiod som om den täcker både din förberedelsetid och din behandlingstid riskerar du att få din ansökan avslagen.

Reglerna för handledning av assistenter varierar mellan olika RTM-nivåer. Fysioterapiassistenter (PTA) och arbetsterapiassistenter (OTA) får bidra till den behandlingstid som räknas in i kod 98980, men endast under direkt handledning av den handledande fysioterapeuten eller arbetsterapeuten, vilket innebär att den kliniker som fakturerar befinner sig på samma mottagningsplats. Reglerna för modifierarna CQ och CO gäller för den tid som assistenten tillhandahåller. När fysioterapeuter, arbetsterapeuter eller logopeder fakturerar 98980 måste tjänsten ingå i en behandlingsplan och ha modifieraren GP, GO eller GN.

CPT 98981: Behandlingsledning, varje ytterligare 20 minuter

CPT 98981 omfattar varje ytterligare 20-minutersblock av RTM-behandlingshantering inom en kalendermånad, vilket faktureras utöver de första 20 minuterna. Koden har samma krav som 98980, inklusive minst en interaktiv kommunikation med patienten eller vårdgivaren under månaden samt en tidslogg som visar att varje 20-minutersintervall har uppfyllts (Nsight Health). Det nationella genomsnittet för 2025 ligger nära 39 dollar per enhet, och du kan rapportera 98981 flera gånger när dokumenterade minuter motiverar detta.

Den fasta regeln är att 98981 endast kan kombineras med 98980. I 2026 års arvodeslista för läkare infördes 98979, en kod för behandlingshantering av de första 10 minuterna som gör det möjligt att fakturera under 20-minutersgränsen (Nsight Health). Att lägga till 98981 till 98979 leder alltid till ett avslag, eftersom tilläggskoden endast hör till 20-minutersbaskoden. Om din månatliga hanteringstid når 20 minuter, fakturera 98980 och lägg till 98981 därifrån. Om den hamnar mellan 10 och 20 minuter, fakturera endast 98979 och ange inget tillägg.

RTM kontra RPM: Skillnaderna som avgör vad du kan fakturera

RTM och fjärrövervakning av patienter (RPM) har en liknande struktur, men de övervakar olika saker och riktar sig till olika vårdpersonal, och just dessa två faktorer avgör om en fysioterapeut, arbetsterapeut eller logoped överhuvudtaget kan fakturera. RTM omfattar icke-fysiologiska data såsom behandlingsföljsamhet, funktionsstatus, smärtnivåer och rörelseomfång. RPM omfattar fysiologiska data såsom blodtryck, vikt, blodsocker och syremättnad. Eftersom behandlingsresultat är icke-fysiologiska är RTM den väg som står öppen för behandlingsdisciplinerna.

Listan över vårdgivare följer av denna distinktion. RTM omfattar läkare, sjuksköterskor med utökade befogenheter, läkarassistenter samt fysioterapeuter, arbetsterapeuter och logopeder. RPM omfattar läkare, sjuksköterskor med utökade befogenheter, läkarassistenter och kliniska specialistsjuksköterskor, men inte terapeuter (thoroughcare.net). Om du driver en mottagning för fysioterapi, arbetsterapi eller logopedi är RTM din koduppsättning, medan RPM inte är det.

Tabellen nedan gör det enkelt att överblicka hela jämförelsen.

Det finns en regel som styr förhållandet mellan de två programmen. Man får inte fakturera både RTM och RPM för samma patient under samma månad (blog.nsightcare.com). Om en patient rimligen skulle kunna uppfylla kraven för båda programmen, ska man välja det program som stämmer överens med de uppgifter man faktiskt samlar in och fakturera enligt det programmet, istället för att dela upp övervakningen mellan de båda programmen.

Dokumentationskrav för en giltig RTM-ansökan

En RTM-ansökan som uppfyller kraven bygger på fem dokument som måste finnas tillgängliga före och under övervakningen, inte först efter att en betalare har begärt dem. Integrera vart och ett av dessa i ditt arbetsflöde som ett kontrollsteg, eftersom en revision granskar den dokumentation som fanns vid tidpunkten för tjänstens utförande, inte den version som du sammanställer som svar på ett avslag.

Patientens samtycke

Dokumentera samtycket innan övervakningen påbörjas. CMS tillåter både muntligt och skriftligt samtycke, men ett skriftligt samtycke ger dig betydligt bättre skydd om en ansökan granskas (ccnhealth.com). Dokumentationen måste innehålla fyra uppgifter: att patienten har samtyckt till att delta, att endast en vårdgivare får fakturera RTM per period, att patienten förstår eventuella kostnadsdelningsåtaganden och att patienten kan återkalla sitt samtycke när som helst. Om du förlitar dig på muntligt samtycke ska du notera datumet, vem som inhämtade det samt en sammanfattning av vad som meddelades. Förnya samtycket årligen eller när programmet ändras. Det vanligaste misstaget är att registrera en patient och påbörja övervakningen medan samtyckesdokumentationen sköts i efterhand, vilket medför retroaktiv risk för varje ansökan som lämnats in under den mellanliggande tiden.

Register över enhetskonfigurationer

Dokumentera utlämningen av utrustning till varje patient med utlämningsdatum, utrustningstyp och serienummer, samt en anteckning om att du har informerat patienten om hur den ska användas. För en utrustningsförteckning där utlämning, status och utbyteshistorik registreras, och arkivera utrustningens specifikationer samt dokumentation om FDA-godkännande. Dessa uppgifter bevisar att övervakningsdata härrör från en godkänd utrustning och inte från en overifierad källa.

Överföringsloggar

Håll reda på antalet överföringsdagar under varje faktureringsperiod och för en månatlig logg över de dagliga avläsningarna. Varje enhetsleveranskod kräver minst 16 dagars data inom perioden, vilket innebär att en kontroll i mitten av perioden är viktigare än en sammanräkning vid periodens slut. Granska aktiva patienter ungefär halvvägs in i perioden för att identifiera eventuella patienter som ligger under 16 dagar, medan det fortfarande finns tid att ingripa. En patient som når dag 20 med endast 9 överföringar kan inte nå upp till tröskelvärdet.

Anteckningar från läkaren

Varje anteckning måste innehålla datum för vårdinsatsen samt en läsbar, daterad och tidsstämplad underskrift. Det vanligaste misstaget är ”klonade” dokument, det vill säga anteckningar som kopieras från en patient till en annan eller från ett besök till ett annat utan att uppdateras för det aktuella besöket. Revisorerna betraktar klonade anteckningar som skäl för avslag och återkrav av tidigare utbetalningar (myhealthtoolkitma.com). Varje anteckning måste återspegla vad du faktiskt observerade och beslutade för just den patienten just den dagen.

Tidsredovisning

Dokumentera faktiska minuter, inte enheter. För tidsbaserade koder måste dokumentationen ange antalet minuter eller tidsintervallet från start till slut, och dokumentation uttryckt i enheter avvisas direkt (myhealthtoolkitma.com). Om du anger ett intervall som ”20 till 30 minuter” godkänner granskaren endast det lägsta värdet. Varje post måste innehålla fyra uppgifter: datum, varaktighet i minuter, en beskrivning av aktiviteten samt namnet på den kliniska personalen som utförde den.

Skillnaden mellan en godkänd och en avslagen ansökan om kod 98980 handlar oftast om hur detaljerad denna anteckning är. En anteckning som lyder ”Granskade uppgifter. Ringde patienten. 25 min.” är otillräcklig, eftersom den varken nämner några fynd, något beslut eller något som kopplar tiden till det kliniska arbetet. En tillräcklig anteckning innehåller datum och hur många minuter som ägnats åt granskningen, specifika fynd såsom en försämrad rörelseförmåga, innehållet i samtalet med patienten, patientens svar samt det kliniska beslut du fattade som ett resultat av detta. Skriv anteckningen så att en granskare som aldrig träffat patienten kan se varför de 25 minuterna ägnades åt detta och vad de ledde till.

Varför RTM-ansökningar avslås: Så här undviker du varje misstag

De flesta avslag på RTM-ansökningar beror på samma få antal fel som går att undvika, och för vart och ett av dem finns det en specifik åtgärd som du kan bygga in i ditt faktureringsflöde innan ansökan lämnar din mottagning.

En saknad terapimodifierare förhindrar utbetalningen helt och hållet. När en fysioterapeut, arbetsterapeut eller logoped tillhandahåller RTM inom ramen för en behandlingsplan måste varje ersättningsansökan innehålla modifieraren GP, GO eller GN för att ange vilken disciplin det rör sig om. Bygg in modifieraren i er ansökningsmall så att den läggs till automatiskt utifrån vårdgivartyp, istället för att förlita er på att den som sköter faktureringen kommer ihåg att ange den vid varje ansökan.

Att fakturera fel nivå för en hjälpmedelskod leder till ytterligare ett säkert avslag. Koden 98977 för muskuloskeletala hjälpmedel och koden 98985 (med lägre tröskelvärde) är ömsesidigt uteslutande inom samma 30-dagarsperiod, så du ska fakturera en MSK-hjälpmedelskod, inte båda. Bestäm vilken nivå som gäller utifrån om din patient har nått 16-dagarsgränsen eller det kortare fönstret på 2 till 15 dagar, och håll sedan fast vid det valet under den perioden.

Att lägga till 98981 på fel baskod är ett kodningsfel som ditt system kommer att upprepa i varje ansökan tills du upptäcker det. Tilläggskoden 98981 kan endast kopplas till 98980, aldrig till 98979 (koden för de första 10 minuterna enligt 2026). Om din patients övervakningstid når 20 minuter ska du fakturera 98980 och lägga till 98981 för varje ytterligare 20-minutersblock. Vidarebefordra alla avslag som gäller hanteringskoder till en kodare innan du överklagar, eftersom ett överklagande med en okorrigerad kod är bortkastat.

Avsaknaden av interaktiv kommunikation undergräver grunden för fakturering av behandlingshantering. CMS kräver minst en direktkontakt via telefon eller video med patienten eller vårdgivaren under kalendermånaden innan du kan fakturera 98980 eller 98981. Boka in samtalet tidigt i månaden och dokumentera datumet, så att en bristfällig eller utebliven kontaktanteckning aldrig leder till att en i övrigt giltig faktura avslås.

Om fakturering för både RPM och RTM sker samtidigt för samma patient under samma kalendermånad avslås ansökan automatiskt, eftersom de två programmen utesluter varandra. Markera alla patienter som är inskrivna i fjärrövervakning av fysiologiska parametrar innan du öppnar en RTM-episode, och kontrollera att det inte finns någon överlappande RPM-ansökan för den månaden.

Utgångna beställningar och förfallna behörigheter hindrar utbetalning av skäl som inte har något att göra med ditt kliniska arbete. En RTM-tjänst som utförs efter att vårdplanen har löpt ut, eller av en vårdgivare vars registrering har förfallit, kan inte ersättas. Håll koll på varje vårdplan utifrån start- och utgångsdatum, och ställ in kalenderpåminnelser i god tid före förnyelsedatumet för behörigheten.

Överträdelser av tidsfristerna för inlämning är permanenta. Medicare tillåter 12 månader från datumet för tjänsten, men många privata betalare kräver att ansökningarna lämnas in inom 90 till 180 dagar, och vissa tidsfrister är så korta som 30 dagar. Ingen överklagan kan upphäva en överskriden tidsfrist. För en betalarspecifik inlämningskalender och prioritera avslagna ansökningar utifrån återstående tidsfrist snarare än beloppet i dollar.

Den lösning som ger bättre resultat än alla andra är strukturell. Ta fram en månatlig rapport över avslagstrender, uppdelad efter orsakskod, betalare och vårdgivare, och ta sedan itu med den kategori som har störst volym först. Femton avslag på grund av modifierare från en betalare under en månad tyder på ett fel i arbetsflödet, inte på femton separata misstag. Att korrigera arbetsflödet en gång bryter mönstret, medan det att bearbeta ansökningarna en i taget endast behandlar symptomen.

Att bygga upp ett RTM-program som går att skala upp: Konfiguration, introduktion och arbetsflöde

Ett skalbart RTM-program inleds med en behörighetsprövning, eftersom registrering av patienter som inte uppfyller kraven på medicinsk nödvändighet leder till avslag som inte går att åtgärda i efterhand. Kontrollera varje kandidat mot det tillstånd som ska ligga till grund för din behandlingsplan, bekräfta att patienten har haft minst ett tidigare besök hos den remitterande läkaren och verifiera att patienten inte redan är registrerad i RPM för samma månad. Integrera denna kontroll i din intagsprocess så att felaktiga patienter aldrig når registreringsstadiet.

Dokumentera samtycket innan övervakningen påbörjas, och betrakta denna sekvens som ett obligatoriskt steg snarare än något som kan slutföras i efterhand. En patient som registrerar data innan skriftligt samtycke finns skapar en retroaktiv exponering som en revisor kommer att upptäcka. Dokumentera patientens samtycke till deltagande, bekräftelsen från den enda vårdgivaren, informationen om kostnadsdelning och rätten att återkalla samtycket, och spara sedan alla fyra dokumenten med datum och namnet på den person som inhämtade dem. Skriftligt samtycke ger dig ett betydligt starkare skydd vid revision än muntligt samtycke, så gör det skriftliga till standard.

Därefter följer utlämning av utrustning och patientinformation, och för båda krävs en dokumentation per patient. Dokumentera datum för utlämning, utrustningstyp, serienummer samt bekräftelse på att du har informerat patienten om hur utrustningen ska användas. För fysioterapi- och arbetsterapikliniker som använder en programvara som den av FDA definierade utrustningen gäller samma regel. Dokumentationen bevisar att utrustningen fanns och att patienten visste hur den skulle användas.

Tröskeln på 16 dagar är den punkt där de flesta program förlorar intäkter, eftersom en patient som inte uppfyller kravet med så lite som en dag inte genererar någon fakturerbar enhetskod för den 30-dagarsperioden. Gör kontroller mitt i perioden, omkring dag 12 till 15, så att du kan ingripa om en patient är på väg att hamna under tröskeln medan det fortfarande finns tid att ta igen dagarna. Planera dessutom in den interaktiva kommunikation som krävs enligt CPT 98980, eftersom kalendermånaden för behandlingskoder och den 30-dagarsperioden för utrustningskoder inte sammanfaller. En patient kan klara tröskeln på 16 dagar för utrustningskoder men ändå förlora behandlingskoden eftersom ingen telefon- eller videokontakt ägt rum den månaden.

Er faktureringsprocess bryter samman så fort den är beroende av att någon manuellt räknar överföringsdagar i ett kalkylblad. Tidsredovisningen kräver exakta minuter med datum, varaktighet, beskrivning av aktiviteten och medarbetarens identitet, och läkarens granskningsanteckningar måste vara patientspecifika istället för att kopieras vidare från ett tidigare besök. Ett skalbart program spårar allt detta automatiskt och markerar avvikelser, så att ert faktureringsteam kan hantera avslag utifrån orsakskod istället för att behöva rekonstruera loggar i slutet av månaden.

Hur Physitrack den administrativa bördan

Physitrack den 16-dagars uppföljning av enhetsanvändningen som CMS kräver för koderna 98975 till 98981, övervakar användningsmönster och markerar patienter som riskerar att hamna under tröskelvärdet innan ersättningsperioden löper ut (Physitrack). Patienterna loggar övningar och symtom via PhysiApp , medan vårdpersonalen granskar uppföljnings- och resultatdata i realtid från instrumentpanelen, och plattformen genererar revisionsklara dokument för varje inlämning. PhysiApp erbjuder PhysiApp säker tvåvägskommunikation via meddelanden och videokonsultationer som uppfyller kraven på interaktiv kommunikation för koderna 98980 och 98981.

Physitrack med mer än 50 elektroniska patientjournaler (EMR) och mottagningshanteringssystem, med dubbelriktad synkronisering av patientuppgifter, uppdateringar av recept och uppföljning av behandlingsföljsamhet, samt en inbyggd Epic-integration som överför RTM-data till Epics rehabiliteringsmodul (Physitrack). Plattformen är certifierad enligt ISO 27001 och uppfyller HIPAA-kraven för användning i USA. För en klinik som inför RTM ersätter denna infrastruktur den manuella loggföringen som är orsaken till de flesta avslag på ersättningsansökningar.

RTM-faktureringskoder i korthet: Referenstabell

De fem centrala RTM-koderna är indelade i två funktioner. Koderna för utrustningsleverans (98975, 98976, 98977) omfattar installation och utrustning under en vårdperiod på 30 dagar. Koderna för behandlingshantering (98980, 98981) omfattar den tid som vårdpersonalen ägnar åt granskning per kalendermånad.

Satserna är nationella genomsnitt för 2025 (utanför vårdinrättningar) enligt CMS:s arvodeslista för läkare och justeras efter ort enligt GPCI. Kontrollera satsen för din region innan du skickar in ansökan.

Slutsats

RTM erbjuder fysioterapi-, arbetsterapi- och logopedmottagningar en ersättningsväg som CMS har förbundit sig att upprätthålla fram till april 2030, och koderna förblir kvar på listan över ny teknik under hela den tiden. De flesta ersättningsansökningar avslås inte på grund av brister i det kliniska arbetet, utan på grund av brister i dokumentationen. Tröskelvärdet på 16 dagar, dokumentationen av den interaktiva kommunikationen, terapimodifieraren och minut-för-minut-tidsloggen måste alla finnas på plats innan en ersättningsansökan skickas in.

Physitrack automatiskt tröskelvärdet för 16 dagars användning av enheten, genererar övervakningsloggar som är redo för revision och integreras med mer än 50 elektroniska journalsystem, så att er faktureringsavdelning kan arbeta utifrån korrekta uppgifter istället för manuella kalkylblad. Om er mottagning är redo att använda RTM utan den administrativa bördan som leder till avslag, kan ni begära en genomgång på Physitrack och se hur dokumentationen skapas automatiskt.

Vanliga frågor och svar

Kan fysioterapiassistenter och arbetsterapiassistenter bidra till faktureringstiden för RTM? Ja, fysioterapiassistenter och arbetsterapiassistenter kan bidra med övervakningstid till behandlingshanteringskoderna 98980 och 98981, men endast under allmän övervakning av en ansvarig fysioterapeut eller arbetsterapeut, med modifierarna CQ eller CO tillämpade där så krävs. Den övervakande klinikern förblir ansvarig för vårdplanen och den fakturerade ersättningsansökan. Assistentens tid räknas in i 20-minutersgränserna när reglerna för övervakning och modifierare är uppfyllda.

Kan RTM faktureras under samma månad som ett fysiskt besök? Ja. RTM ersätter fjärrövervakning och behandlingshantering, och det finns inget som hindrar dig från att även träffa patienten på kliniken under samma period. De två tjänsterna avser olika arbetsinsatser, så en fysisk undersökning eller behandlingssession och din RTM-övervakningstid faktureras separat. Förvara separat dokumentation för varje tjänst så att en revisor kan se att RTM-tiden inte har dubbelräknats i anteckningarna från det fysiska besöket.

Vad händer om två vårdgivare båda lämnar in RTM-ansökningar för samma patient? Endast en vårdgivare får fakturera RTM för en patient under en given 30-dagarsperiod. När två vårdgivare lämnar in ansökningar för samma patient ersätts den ansökan som mottas först, medan alla senare ansökningar avslås. Innan du registrerar en patient bör du kontrollera att ingen annan mottagning redan driver ett RTM-program för patienten och dokumentera ett intyg om att endast en vårdgivare är inblandad som en del av samtycket.

Uppfyller muntligt samtycke CMS:s krav? Muntligt samtycke är tillåtet, men det ger ett sämre skydd vid revision än skriftligt samtycke. Om du förlitar dig på muntligt samtycke ska du dokumentera datumet, namnet på den person som inhämtade samtycket samt en sammanfattning av vad som lämnades ut, inklusive kostnadsdelning och patientens rätt att återkalla samtycket. Skriftligt samtycke som dokumenteras innan övervakningen inleds är den säkraste standarden, och du bör förnya samtycket årligen eller varje gång programmet ändras.

Vad är skillnaden mellan en 30-dagars vårdperiod och en kalendermånad när det gäller fakturering? Koderna för utrustningsleverans, däribland 98977, faktureras per 30-dagars vårdperiod som inleds när övervakningen påbörjas. Koderna för behandlingshantering 98980 och 98981 faktureras per kalendermånad som nollställs den första dagen i varje månad. Dessa två perioder sammanfaller sällan, vilket innebär att en enskild patient kan ha en period för utrustningskoder som sträcker sig över två kalendermånader. Håll reda på varje period separat för att undvika avslag på grund av tröskelvärden och tidsgränser.