KI und therapeutische Fernüberwachung: Wo sich beide Bereiche tatsächlich überschneiden

Kurz gesagt

• Die in den aktuellen RTM-Arbeitsabläufen integrierte KI wendet in der Regel Regeln auf strukturierte Aktivitäts- und Zeitdaten an. Sie trifft keine klinischen Beurteilungen und sagt auch keine Patientenergebnisse voraus.
• Die RTM-Automatisierung protokolliert die Aktivitäten der in Frage kommenden Patienten, zählt die überwachten Tage, erfasst die Minuten, die das medizinische Personal für das Behandlungsmanagement aufwendet, und benachrichtigt das medizinische Personal, sobald Abrechnungsschwellenwerte erreicht sind.
• Die RTM-Software kann vor der Prüfung des Antrags Belege zusammenstellen, doch sollte ein zugelassener Arzt jeden Abrechnungscode bestätigen.
• Praxisinhaber sollten Behauptungen bezüglich „KI-gestützter RTM“ sorgfältig prüfen. Zuverlässige Software zeigt die zugrunde liegenden Tätigkeiten, die Schwellenwertberechnung und die Dokumentation, die jeden Code untermauern.
• RTM bezieht sich auf ein Abrechnungsverfahren im Rahmen von US-Medicare, und die Automatisierung garantiert weder die Zahlung noch die Einhaltung der Vorschriften.

Was „KI“ bei RTM eigentlich bedeutet

Innerhalb von RTM übernimmt in der Regel eine Software die regelbasierte Nachverfolgung in Verbindung mit Abrechnungsschwellenwerten und der Dokumentation, selbst wenn ein Anbieter das Produkt als KI bezeichnet. Die umfassendere Kategorie der KI in der Physiotherapie umfasst die automatische Erstellung von Notizen und die Suche nach Übungen. Außerdem schätzen Computer-Vision-Tools die Bewegungen der Patienten ein. Keine dieser Methoden bietet die Automatisierung, die für einen RTM-Workflow im Rahmen des US-amerikanischen Medicare-Systems erforderlich ist.

Die RTM-Automatisierung wandelt die Aktivitäten von Patienten und Therapeuten in strukturierte Nachweise zur Überprüfung um. Wenn ein Patient eine qualifizierende Aktivität absolviert, protokolliert die Software den überwachten Tag im Rahmen des entsprechenden Abrechnungszeitraums. Sobald die Anzahl der erfassten Tage oder die Gesamtzahl der Minuten für das Behandlungsmanagement einen festgelegten Schwellenwert erreicht, benachrichtigt die Software den Therapeuten, bevor der Abrechnungszeitraum endet. Während der Überprüfung stellt die Plattform Aktivitätsaufzeichnungen, Aufzeichnungen zur Behandlungszeit und zugehörige Unterlagen zusammen, damit der Therapeut die Nachweise überprüfen kann.

Die Bezeichnung „KI-gestütztes RTM“ gibt keinen Aufschluss über den zugrunde liegenden Mechanismus. Ein Anbieter verwendet diesen Begriff möglicherweise für ein generatives Modell oder ein prädiktives Scoring. Ein anderer nutzt ihn vielleicht für Schwellenwertregeln und die Automatisierung strukturierter Daten. Praxisinhaber sollten sich erkundigen, was die Software tatsächlich erfasst, berechnet und zur Überprüfung darstellt.

Die Automatisierung anhand von Schwellenwerten kann den manuellen Zählaufwand reduzieren, sollte jedoch keine eigenständigen Abrechnungsentscheidungen treffen. Ein zugelassener medizinischer Fachangestellter sollte die Belege prüfen und jeden Abrechnungscode bestätigen.

Die CPT-Codes, die durch die Automatisierung erfasst werden

Die RTM-Automatisierung erfasst die CPT-Schwellenwerte über verschiedene Abrechnungszeiträume hinweg. Für Codes zur Gerätebereitstellung gelten 30-Tage-Zeiträume, während für Codes zur Behandlungssteuerung Kalendermonate zugrunde liegen. Da jeder Code einen anderen Teil der Einrichtung, der Gerätebereitstellung oder der Behandlungssteuerung abdeckt, muss die Software die zugrunde liegenden Aktivitäts- und Zeitaufzeichnungen getrennt führen.

CPT 98975 umfasst die Ersteinrichtung des Geräts und die Patientenaufklärung einmal pro Behandlungsfall. Die Automatisierung kann die Registrierung und den Abschluss der Einrichtung erfassen, jedoch muss ein medizinisches Fachpersonal überprüfen, ob die erforderlichen Maßnahmen tatsächlich durchgeführt wurden.

Die Codes für die Bereitstellung von Geräten hängen von der Anzahl der überwachten Tage ab. CPT 98980 gilt, wenn ein Patient innerhalb eines Zeitraums von 30 Tagen an 2 bis 15 Tagen eine qualifizierende Aktivität aufzeichnet, während CPT 98981 gilt, wenn innerhalb dieses Zeitraums an 16 oder mehr Tagen eine Aktivität aufgezeichnet wird. Ein überwachter Tag setzt voraus, dass der Patient mindestens eine Aktivität in der App absolviert. Das Öffnen eines Links oder das Anzeigen einer PDF-Datei allein reicht nicht aus.

Behandlungsmanagement-Codes hängen vom Zeitaufwand des Behandlers ab und erfordern mindestens eine synchrone Interaktion mit dem Patienten in Echtzeit während des jeweiligen Zeitraums. Ein Telefon- oder Videogespräch kann diese Interaktionsanforderung erfüllen, sofern die Leistung den geltenden Abrechnungsvorschriften entspricht. Eine asynchrone Überprüfung allein reicht dafür nicht aus. Praxen sollten die aktuellen Behandlungsmanagement-Code-Nummern und Mindestzeitvorgaben mit ihren Abrechnungs- und Compliance-Teams abklären, da die Code-Zuweisungen regelmäßig von den CMS aktualisiert werden.

Software zur therapeutischen Fernüberwachung kann die anrechenbaren Tage und die insgesamt erfassten Behandlungsminuten zählen sowie melden, wenn ein Schwellenwert erreicht wurde. Das Erreichen eines numerischen Schwellenwerts begründet jedoch nicht automatisch einen Abrechnungsanspruch. Ein zugelassener Arzt muss die Unterlagen weiterhin prüfen und bestätigen, dass alle Anforderungen für den ausgewählten Code erfüllt wurden.

RTM ist ein Mechanismus des US-amerikanischen Medicare-Systems, der an CPT-Codes gekoppelt ist. Auch andere Länder nutzen möglicherweise die Fernüberwachung in der klinischen Versorgung, wenden jedoch nicht automatisch dieselben Anforderungen hinsichtlich der RTM-Abrechnungskategorie oder der Codes an. Praxen sollten ihre Kodierungsentscheidungen mit ihren Abrechnungs- und Compliance-Teams abklären.

Wo die manuelle Nachverfolgung bei großem Umfang an ihre Grenzen stößt

Unter Verwendung der oben definierten Schwellenwerte muss eine Klinik für jeden registrierten Patienten separate laufende Zählungen führen. Das Personal muss die anrechenbaren Aktivitätstage innerhalb des 30-Tage-Zeitraums jedes Patienten zählen und die Minuten für das Behandlungsmanagement im jeweiligen Monat erfassen. Eine Tabellenkalkulation mag für einen kleinen Patientenbestand ausreichen, doch bei einem höheren Volumen kommt es zu wiederholten Datumsüberprüfungen, verspäteten Eingaben und unklaren Zuständigkeiten.

Die manuelle Tageszählung schlägt gegen Ende eines Abrechnungszeitraums häufig fehl. Ein Arzt sieht zwar die regelmäßige Nutzung der App, übersieht jedoch möglicherweise, an welchen Tagen anspruchsberechtigte Aktivitäten stattfanden. Auch das Personal zählt unter Umständen einen Link-Aufruf, der nicht anspruchsberechtigt ist. Die Klinik verpasst dann möglicherweise einen anspruchsberechtigten Schwellenwert oder betrachtet eine nicht zulässige Zählung als abgeschlossen.

Interaktionsminuten verursachen ein zweites Problem bei der Abstimmung. Das medizinische Personal erfasst synchrone Anrufe möglicherweise an unterschiedlichen Orten, rundet die Zeit uneinheitlich ab oder gibt die Zeit erst nachträglich ein. Bei der gesamten Patientenpopulation können diese Gewohnheiten dazu führen, dass Minuten zu wenig erfasst werden und die Aufzeichnungen klinikweit uneinheitlich sind.

Durch Automatisierung können die tatsächlichen Patientenaktivitäten dem richtigen 30-Tage-Zeitraum zugeordnet und die aktuellen Minutensummen anhand der Eingaben des medizinischen Fachpersonals aktualisiert werden. Schwellenwertwarnungen geben dem Personal Zeit, die Belege zu prüfen, bevor ein Abrechnungszeitraum abläuft. Die Software zeigt die Zahlen und die zugehörigen Unterlagen an, während ein zugelassenes medizinisches Fachpersonal entscheidet, ob die Dokumentation einen Code rechtfertigt.

Warum ein Arzt immer noch jeden Code bestätigt

Die Automatisierung sollte eine RTM-Abrechnungsprüfung vorbereiten, während ein zugelassener Kliniker jeden Code bestätigt. Die Software kann die überwachten Tage und die insgesamt erfasste Behandlungszeit zählen und einen Hinweis ausgeben, wenn ein Patient einen Schwellenwert überschreitet. Das Überschreiten eines Schwellenwerts allein bedeutet noch nicht, dass alle Abrechnungsvoraussetzungen erfüllt sind.

Der Arzt muss die zugrunde liegenden Belege prüfen und bestätigen, dass die erfasste Aktivität die Voraussetzungen erfüllt. Bei der Überprüfung sollten außerdem die erforderliche Echtzeit-Interaktion, die entsprechenden Unterlagen sowie etwaige patientenspezifische Zulassungskriterien überprüft werden. Eine Software kann die medizinische Notwendigkeit nicht eigenständig beurteilen oder unvollständige und widersprüchliche Aufzeichnungen mit der von einem Arzt erwarteten Sorgfalt auflösen.

Angesichts der genauen Prüfung der Abrechnungen für Fernüberwachung durch die CMS ist ein überprüfbarer Überprüfungsprozess besonders wichtig. Eine RTM-Plattform sollte Aktivitätsprotokolle, Zeiteinträge und Schwellenwertberechnungen speichern, damit der Arzt nachvollziehen kann, warum ein Code zur Überprüfung ausgewählt wurde. Software, die Codes automatisch übermittelt, umgeht die fachliche Kontrolle und kann einen Erfassungsfehler in einen unbegründeten Anspruch verwandeln.

Die vorgeschlagenen Änderungen der CMS für das Kalenderjahr 2027 sind noch nicht endgültig beschlossen. Die Vorschläge könnten sich auf die Anspruchsvoraussetzungen der Patienten, Ersttermine, Personalvorschriften und die Kodierungsstruktur auswirken; Praxen sollten ihre Arbeitsabläufe jedoch nicht auf der Grundlage von Annahmen über die möglichen Ergebnisse anpassen. Praxisinhaber sollten sich bei ihren Abrechnungs- und Compliance-Teams über die aktuellen Anforderungen informieren.

Ein fundierter RTM-Arbeitsablauf weist jedem Beteiligten eine bestimmte Rolle zu. Eine Software sammelt und ordnet die Belege. Der zugelassene Arzt prüft diese Belege und bestätigt den Code vor der Abrechnung.

Wie das RTM-Werkzeug von „ Physitrack “ dieses Modell umsetzt

Physitrack wendet im gesamten aktuellen RTM-Workflow eine strukturierte Automatisierung an. Eine Anzeige des Teilnahme-Status zeigt an, welche Patienten teilnehmen, während die automatische Aktivitätsprotokollierung einen überwachten Tag erfasst, an dem ein Patient mindestens eine Aktivität unter PhysiApp absolviert. Das Öffnen eines Links oder einer PDF-Datei führt nicht zur Erstellung eines qualifizierenden Aktivitätsdatensatzes.

Physitrack Außerdem unterstützt es das medizinische Personal dabei, Kriterien zu verfolgen, die manuell nur schwer zu verwalten sind. Ein Timer für das medizinische Personal erfasst die Zeit für die Behandlungsdurchführung, und Schwellenwertwarnungen identifizieren Patienten, die relevante Schwellenwerte hinsichtlich der Anzahl der überwachten Tage oder der Zeit erreicht haben. Das medizinische Personal kann bei Bedarf manuelle Einträge vornehmen, anstatt sich auf eine separate Tabelle oder eine nachträgliche Zählung zu verlassen.

Im Schritt „Review RTM“ werden Behandlungsdaten, die von den medizinischen Fachkräften aufgewendete Zeit und die entsprechenden Belege für die Überprüfung zusammengestellt. Anschließend prüft eine zugelassene medizinische Fachkraft die Belege und bestätigt jeden Abrechnungscode. „ Physitrack “ trifft die Abrechnungsentscheidung nicht eigenständig.

Physitrack bietet ein Beispiel für ein Modell, das Automatisierung mit Bestätigung kombiniert. Da die RTM-Funktionen derzeit außerhalb des Raintree-Diagramms laufen, sollten Kliniken prüfen, inwieweit sich der Arbeitsablauf in ihre bestehenden Dokumentations- und Abrechnungssysteme einfügt.

Ein Rahmenkonzept zur Bewertung der Automatisierungsversprechen beliebiger RTM-Plattformen

Bewerten Sie die RTM-Automatisierung, indem Sie die Anbieter bitten, vier spezifische Funktionen zu demonstrieren.

1. Zählt die Plattform tatsächliche Patientenaktivitäten als überwachte Tage? Das Öffnen eines Links oder das Anzeigen einer PDF-Datei sollte nicht als solcher gelten. Die Plattform sollte einen überwachten Tag nur dann erfassen, wenn der Patient eine qualifizierende Aktivität durchführt.

2. Weist die Plattform auf Schwellenwertüberschreitungen hin, bevor das Abrechnungsfenster schließt? Durch solche Benachrichtigungen sollten medizinische Fachkräfte genügend Zeit erhalten, um die Anzahl der überwachten Tage und die erfassten Behandlungsminuten innerhalb des jeweiligen Zeitraums zu überprüfen.

3. Liefert die Plattform Belege, die eine Prüfung untermauern? Eine aussagekräftige Aufzeichnung verknüpft relevante Aktivitäten mit Datumsangaben und zeigt die erfasste Arbeitszeit des Managements an. Die Aufzeichnung sollte zudem erforderliche Interaktionen in Echtzeit sowie etwaige manuelle Eingaben dokumentieren.

4. Wird jeder Abrechnungscode von einem zugelassenen Kliniker überprüft? Software kann Schwellenwerte aufzeigen und Belege zusammenstellen, sollte jedoch keine eigenständigen Abrechnungsentscheidungen treffen. Die Abrechnungs- und Compliance-Teams der Klinik sollten sicherstellen, dass der Arbeitsablauf den aktuellen Anforderungen entspricht.

Physitrack liefert ein Beispiel für dieses Modell. „ Physitrack “ erfasst die Registrierung und die Aktivitäten der in Frage kommenden Patienten automatisch. Der Timer für medizinische Fachkräfte erfasst die Bearbeitungszeit, während Schwellenwertwarnungen Patienten identifizieren, deren Fall zur Überprüfung bereit ist. Im Schritt „Review RTM“ werden dann die verfügbaren Nachweise zusammengestellt, bevor eine medizinische Fachkraft den Code bestätigt.

Die RTM-Automatisierung sollte die administrative Nachverfolgung und die Zusammenstellung der Belege übernehmen. Die Entscheidung über die Abrechnung sollte weiterhin bei einem zugelassenen Arzt liegen.

FAQs

Gibt es RTM auch außerhalb der USA?

RTM ist ein Abrechnungsverfahren im Rahmen von US-Medicare, das an CPT-Codes gebunden ist. „ Physitrack “ unterstützt die Fernüberwachung in anderen Ländern, doch diese Leistungen werden nicht als RTM-Abrechnungen nach US-amerikanischem Vorbild erfasst. Kliniken außerhalb der USA sollten sich an die lokalen Erstattungsvorschriften halten.

Zählt das Öffnen eines Links oder einer PDF-Datei als überwachter Tag?

An einem überwachten Tag muss der Patient mindestens eine Aktivität in der App ausführen. „ Physitrack “ erfasst die relevanten Patientenaktivitäten, anstatt lediglich den Zugriff auf Links oder PDF-Dateien zu zählen. Aktivitätsbasierte Aufzeichnungen liefern Ärzten klarere Belege für die Kodierungsprüfung.

Wer ist für die Bestätigung des Abrechnungscodes zuständig?

Die zugelassene medizinische Fachkraft und das Abrechnungsteam der Praxis tragen weiterhin die Verantwortung für jeden eingereichten Code. „ Physitrack “ sammelt Nachweise und weist auf Schwellenwerte hin, doch die medizinische Fachkraft bestätigt den Code. Durch die manuelle Bestätigung verbleibt die Entscheidung über die Abrechnung bei der verantwortlichen Fachkraft.

Was passiert, wenn die Anzahl der überwachten Tage falsch ist?

Falsche Zählungen können dazu führen, dass Abrechnungsmöglichkeiten verpasst werden oder Forderungen nicht belegbar sind. Die Aktivitätsprotokolle und der Schritt „Review RTM“ von Physitrackhelfen Ärzten dabei, die zugrunde liegenden Belege vor der Einreichung zu überprüfen. Praxen sollten Unstimmigkeiten klären und die Abrechnungsanforderungen mit ihren Compliance-Teams abgleichen.